Kaizen là gì? Lợi ích khi ứng dụng phương pháp Kaizen vào kinh doanh

Mỗi doanh nghiệp thành công đều có phương pháp riêng để tối ưu hiệu quả. Một trong những phương pháp phổ biến và hiệu quả được áp dụng nhiều nhất hiện nay là phương pháp Kaizen. Phương pháp này giúp giảm lãng phí, hoàn thiện quy trình và tăng sức cạnh tranh. Do đó, nhiều doanh nghiệp đã coi Kaizen là chiến lược quan trọng trong mô hình kinh doanh của mình. Trong bài viết này, CloudGO sẽ cung cấp cái nhìn sâu hơn về lợi ích và nguyên tắc áp dụng Kaizen trong bài viết dưới đây.

1. Kaizen là gì?

Kaizen (改善) trong tiếng Nhật có nghĩa là “cải tiến liên tục” hay “ongoing improvement” trong tiếng Anh. Từ “Kai” nghĩa là thay đổi không ngừng, còn “Zen” nghĩa là cải tiến để tốt hơn. Những cải tiến trong Kaizen là những cải tiến nhỏ,mang tính chất tăng dần, đem lại kết quả ấn tượng trong một thời gian dài.

Kaizen cũng được coi như là một dạng vận động và phát triển cải tiến đổi mới nhưng ít tốn kém vì chúng giúp nâng cao được công việc và ghi nhận các nhà quản lý cũng như nhân viên của họ để nâng cao chất lượng chất lượng sản phẩm và dịch vụ đồng thời giúp cắt giảm chi phí hoạt động, đây được xem là một điểm hấp dẫn của Kaizen khi không đòi hỏi các kỹ thuật phức tạp hay công nghệ mới. Để thực hiện Kaizen, chỉ cần các kỹ thuật đơn giản (biểu đồ Pareto, nhân quả, tổ chức, kiểm soát, phân tán, các đồ thị và phiếu kiểm tra).

Kaizen (改善)

Kaizen ra đời sau Thế chiến thứ hai, khi Nhật Bản cần tái thiết ngành công nghiệp, dưới sự hướng dẫn của tiến sĩ W. Edwards Deming và các chuyên gia Mỹ. Toyota là doanh nghiệp tiên phong áp dụng Kaizen, giúp nâng cao năng suất và chất lượng vượt trội, đồng thời khuyến khích sự tham gia tích cực của cả lãnh đạo và nhân viên trong việc cải tiến.

Vậy Kaizen mang lại những lợi ích gì khiến nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới áp dụng rộng rãi?

2. Lợi ích của phương pháp Kaizen

Sở dĩ nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng phương pháp Kaizen bởi 6 lợi ích thiết thực mà nó mang lại.

• Kaizen giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên thông qua việc cải tiến liên tục các quy trình.

• Giảm chi phí vận hành bằng cách loại bỏ lãng phí và tối ưu nguồn lực.

• Chất lượng sản phẩm và dịch vụ cũng được nâng cao

• Tăng sự hài lòng của khách hàng.

• Kaizen còn góp phần nâng cao tinh thần, trách nhiệm và kỹ năng của nhân viên, xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tích cực và bền vững.

• Tất cả những điều này giúp doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh vững chắc trên thị trường.

Làm thế nào để đạt được những lợi ích ấy và những điều cần biết khi áp dụng Kaizen thì doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc nào?

Những lợi ích thiết thực mà Kaizen mang lại

3. 10 nguyên tắc của triết lý Kaizen trong doanh nghiệp

Để đạt được hiệu quả khi áp dụng phương pháp Kaizen một cách tối ưu nhất, các doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ 10 nguyên tắc cốt lõi sau đây để đạt hiệu quả tối ưu.

• Nguyên tắc 1. Lấy khách hàng làm trung tâm

Mọi sản phẩm hay dịch vụ cần được thiết kế và cải tiến dựa trên nhu cầu thực tế từ khách hàng. Mục tiêu chính là không ngừng nâng cao chất lượng nhằm mang lại giá trị thật sự, đồng thời loại bỏ những hoạt động không trực tiếp phục vụ người sử dụng cuối cùng.

• Nguyên tắc 2. Luôn cải tiến không ngừng

Khách hàng luôn mong đợi sản phẩm hoặc dịch vụ tốt hơn trong tương lai. Vì vậy, không có khái niệm "đã hoàn tất" trong Kaizen – mọi quy trình đều cần được cải tiến liên tục. Việc tối ưu sản phẩm hiện có sẽ tiết kiệm chi phí và thời gian hơn nhiều so với việc làm lại từ đầu.

• Nguyên tắc 3. Xây dựng tinh thần trách nhiệm thay vì đổ lỗi

Mỗi cá nhân cần chủ động chịu trách nhiệm với công việc được giao. Khi xảy ra lỗi, việc nhận sai đúng cách và hợp tác khắc phục là điều cần thiết. Cả tập thể cùng nhau cải thiện thay vì tìm lý do biện minh sẽ tạo ra môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.

• Nguyên tắc 4. Khuyến khích văn hóa phản hồi và chia sẻ

Một môi trường làm việc cởi mở sẽ giúp nhân viên không ngại chỉ ra những điểm chưa tốt, đồng thời tạo điều kiện tiếp thu ý kiến và học hỏi từ đồng nghiệp. Hệ thống thông tin nội bộ cần được xây dựng để mọi người dễ dàng cập nhật, kết nối và trao đổi kinh nghiệm.

• Nguyên tắc 5. Tăng cường làm việc theo nhóm

Để Kaizen hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần tổ chức các nhóm làm việc có định hướng rõ ràng. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên, đặc biệt là vai trò lãnh đạo của trưởng nhóm, là yếu tố then chốt để cả đội cùng phát triển

• Nguyên tắc 6. Phối hợp đa bộ phận trong công việc

Nguồn lực từ các phòng ban trong công ty cần được điều phối linh hoạt khi thực hiện dự án. Khi cần thiết, có thể huy động thêm nguồn lực từ bên ngoài để tối ưu hiệu quả thực thi.

• Nguyên tắc 7. Xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp

Doanh nghiệp nên đầu tư vào các chương trình huấn luyện kỹ năng giao tiếp cho cả nhân viên và quản lý. Đây là nền tảng để tạo dựng sự tin cậy, tinh thần gắn bó lâu dài và lòng trung thành từ nhân sự.

• Nguyên tắc 8. Nâng cao ý thức kỷ luật và tinh thần trách nhiệm

Nhân viên cần tự giác chấp hành các chuẩn mực chung của xã hội và tổ chức, biết điều chỉnh hành vi vì lợi ích tập thể. Việc ưu tiên mục tiêu chung hơn lợi ích cá nhân là điều cần thiết để phát triển bền vững.

• Nguyên tắc 9. Cập nhật thông tin minh bạch, kịp thời

Thông tin nội bộ cần được truyền tải đến tất cả nhân viên một cách rõ ràng và liên tục. Sự hiểu biết đầy đủ về tình hình công ty là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả làm việc.

• Nguyên tắc 10. Tăng cường hiệu suất thông qua trao quyền

Để nhân viên phát huy tối đa năng lực, cần có sự phân công trách nhiệm rõ ràng, tạo điều kiện cho họ tự đưa ra quyết định và công nhận kịp thời những đóng góp xứng đáng thông qua đào tạo, khen thưởng và ghi nhận cụ thể.

Việc áp dụng đúng những nguyên tắc này sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được một quy trình làm việc hiệu quả, bền vững và phát triển không ngừng.

10 Nguyên tắc của Kaizen trong doanh nghiệp

4. Quy trình áp dụng phương pháp Kaizen cho doanh nghiệp

Để thực hiện phương pháp Kaizen được hiệu quả và đảm bảo được cảm tiến liên tục thì doanh nghiệp cần tiến hành theo 7 bước cơ bản như sau:

Quy trình áp dụng Kaizen hiệu quả cho doanh nghiệp

​​Bước 1. Đánh giá hiện trạng và xác lập mục tiêu cải tiến

Trước khi bắt đầu áp dụng Kaizen, doanh nghiệp cần hiểu rõ tình hình thực tế hiện tại để xác định mục tiêu cải tiến phù hợp. Dù Kaizen không yêu cầu đầu tư lớn, nhưng nó đòi hỏi sự tham gia nghiêm túc và cam kết lâu dài từ tất cả các bộ phận. Việc khởi động cải tiến có thể được thử nghiệm trên một phạm vi nhỏ, rồi nhân rộng dần theo kết quả đạt được.

Bước 2. Tìm ra nguyên nhân cốt lõi

Sau khi đánh giá tổng thể, bước tiếp theo là truy tìm nguyên nhân gốc rễ dẫn đến các vấn đề đang tồn tại. Có thể là do tồn kho, sai sót quy trình, chất lượng kém hoặc thiếu sự phối hợp. Để phân tích chính xác, cần dựa vào dữ liệu thực tế và thu thập ý kiến từ nhiều nhân viên để có cái nhìn khách quan và toàn diện.

Bước 3. Đưa ra giải pháp và lựa chọn hướng đi phù hợp

Khi đã rõ nguyên nhân, các thành viên trong nhóm cải tiến sẽ cùng nhau đề xuất các giải pháp. Lãnh đạo cần tạo môi trường khuyến khích mọi người đóng góp ý tưởng. Sau đó, chọn ra phương án tối ưu nhất và lập kế hoạch triển khai với các chỉ số cụ thể để đo lường tiến độ và hiệu quả.

Bước 4. Triển khai theo kế hoạch Kaizen

Bắt đầu thực thi giải pháp theo kế hoạch đã xây dựng. Có thể tiến hành từ một nhóm nhỏ hoặc thử nghiệm một phần quy trình trước khi mở rộng. Trong quá trình triển khai, cần giám sát sát sao và liên tục cập nhật thông tin để điều chỉnh kịp thời khi phát sinh tình huống bất thường.

Bước 5. Đo lường kết quả và so sánh với mục tiêu ban đầu

Kết thúc giai đoạn triển khai, doanh nghiệp cần đánh giá kết quả đạt được dựa trên dữ liệu thu thập được. Việc đối chiếu kết quả với mục tiêu ban đầu sẽ cho thấy mức độ thành công và giúp xác định giá trị thực tế mà cải tiến Kaizen mang lại.

Bước 6. Chuẩn hóa và duy trì kết quả cải tiến

Khi giải pháp đã chứng minh hiệu quả, cần chuyển hóa nó thành một phần của quy trình chuẩn. Bao gồm việc ghi chép đầy đủ cách thực hiện, kết quả đạt được và những điểm cần lưu ý. Tài liệu chuẩn hóa này không chỉ giúp duy trì thành quả mà còn làm cơ sở để đào tạo nhân viên và áp dụng cho các lần cải tiến tiếp theo.

Bước 7. Tiếp tục cải tiến theo chu trình mới

Kaizen là một quá trình liên tục, không dừng lại ở một lần cải tiến. Sau khi áp dụng thành công, doanh nghiệp cần tiếp tục tìm kiếm những điểm chưa tối ưu mới phát sinh. Dựa vào phản hồi từ thực tế, công cụ phân tích như 5W1H, sơ đồ Ishikawa, hay biểu đồ Pareto sẽ giúp nhận diện vấn đề và bắt đầu chu trình cải tiến tiếp theo một cách có hệ thống

5. Những ví dụ thực tế khi doanh nghiệp ứng dụng Kaizen

Khám phá những ví dụ thực tế về cách doanh nghiệp áp dụng Kaizen để cải tiến quy trình, nâng cao năng suất và tối ưu hiệu quả hoạt động, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

Toyota – Tinh thần Kaizen trong từng chi tiết

Một trong những ví dụ nổi bật nhất chính là Toyota – nơi tinh thần Kaizen được thể hiện trong từng chi tiết nhỏ. Tại đây, mỗi công nhân đều có quyền kéo dây Andon để dừng dây chuyền sản xuất ngay khi phát hiện sai sót, bởi Toyota tin rằng “chất lượng được sinh ra trong quá trình”, không phải chỉ kiểm tra cuối cùng. Triết lý “Kaizen everyday” đã giúp Toyota cải thiện được tình trạng lãng phí tài chính và nhân lực , cải tiến bố trí xưởng và rút ngắn thời gian giao hàng. Tính đến năm 2001, hãng đã ghi nhận hơn 7 triệu đề xuất cải tiến từ chính nhân viên của mình.

Kaizen giúp Toyota cải thiện tình trạng lãng phí tài chính và nhân lực

Canon – Cải tiến nhỏ nhưng đều đặn

Một ví dụ khác là Canon, nơi chương trình “Suggestion System” được triển khai từ năm 1965 để khuyến khích mọi nhân viên đóng góp ý tưởng cải tiến. Đến năm 2020, Canon đã nhận hơn 450.000 đề xuất từ các nhà máy tại Nhật Bản. Một cải tiến nhỏ như thay đổi cách đặt khay mực giúp công nhân tiết kiệm 3 giây mỗi sản phẩm, nhưng với quy mô sản xuất hàng triệu đơn vị, Canon đã tiết kiệm được hàng tỷ yên mỗi năm. Những câu chuyện này cho thấy sức mạnh của Kaizen trong việc tạo ra giá trị từ những bước cải tiến nhỏ nhưng đều đặn.

Kaizen giúp tiết kiệm được hàng tỷ yên mỗi năm

6. Câu hỏi thường gặp

Ở Việt Nam có những doanh nghiệp nào đã áp dụng phương pháp Kaizen?

Hiện nay ở Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng phương pháp Kaizen thành công tiêu biểu như FPT, Công ty May Nhà Bè, Công ty CP Bao bì Thủ đô hay Công ty CP Phong Phú... Những doanh nghiệp này đã ứng dụng phương pháp dụng Kaizen để nâng cao năng suất, cải tiến quy trình và tăng chất lượng sản phẩm, đồng thời xây dựng văn hóa làm việc tích cực, sáng tạo.

Có thể thấy, Kaizen đang dần trở thành công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp Việt nâng cao sức cạnh tranh và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng khắt khe.

Việc áp dụng phương pháp Kaizen có những điểm hạn chế nào không?

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật thì việc áp dụng Kaizen cũng tồn tại một số hạn chế như có thể khó triển khai trong các hệ thống quản lý hiện có hoặc trong môi trường văn hóa khép kín, thiếu cởi mở. Đôi khi, Kaizen đòi hỏi thời gian, nỗ lực và chi phí đào tạo đáng kể. Ngoài ra, nếu không có sự tham gia đồng bộ từ các bộ phận hoặc sự ủng hộ từ ban lãnh đạo, Kaizen có thể không đạt được hiệu quả như mong đợi. Hơn nữa, một số ý kiến cho rằng Kaizen có thể chỉ mang lại hiệu quả ngắn hạn và thiếu tính bền vững.

Qua đó có thể thấy, phương pháp Kaizen là một phương làm việc hiệu quả giúp doanh nghiệp không ngừng cải tiến, nâng cao năng suất và chất lượng, đồng thời xây dựng văn hóa làm việc tích cực và bền vững. Mặc dù có một số thách thức khi áp dụng, nhưng với sự cam kết và tuân thủ đúng các nguyên tắc, Kaizen vẫn là chìa khóa giúp nhiều doanh nghiệp phát triển và giữ vững lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Địa chỉ: Số 13 Đường 37 - Vạn Phúc City, P. Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, TP. HCM
• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/
• Map: https://www.google.com/maps?cid=16122953290831912914