Kaizen là gì? Học tập phong cách “sự cải tiến liên tục” của người Nhật

Nhật Bản - nơi sản sinh ra nhiều “ông lớn” trong ngành công nghiệp sản xuất, nổi tiếng với quy trình làm việc năng suất, hiệu quả. Các phương pháp từ Nhật Bản về việc cải tiến trong sản xuất được ứng dụng phổ biến và rộng rãi trên khắp thế giới, một trong số đó là phương pháp Kaizen.

Vậy phương pháp Kaizen là gì? Các chủ doanh nghiệp có thể ứng dụng được những gì trong phương pháp Kaizen vào hoạt động kinh doanh của mình? Đặc biệt là trong thời đại hội nhập, chuyển đổi số, làn sóng AI mạnh mẽ như hiện nay.

>>> Phần mềm quản lý dự án

Kaizen là gì? Lịch sử hình thành và phát triển

Kaizen là gì? Nó là triết lý sản xuất và kinh doanh nổi tiếng của Nhật Bản, Kaizen là sự kết hợp của hai từ: Kai (liên tục) và Zen (cải tiến). Theo The New Shorter Oxford English Dictionary (1993),từ "Kaizen" đã được thêm vào và định nghĩa là sự cải tiến liên tục quá trình làm việc, nâng cao năng suất,… như một triết lý kinh doanh. Vì vậy, triết lý Kaizen có nghĩa là không ngừng phấn đấu để cải tiến liên tục và xây dựng dựa trên những gì sẵn có cho mọi người trong công ty, từ các phòng ban cấp cao đến nhân viên.

Phương pháp Kaizen là gì?

Một trong những đặc điểm của Kaizen là ''Nỗ lực nhỏ tạo nên kết quả lớn'', những thay đổi nhỏ và cải tiến nhỏ khi được tích lũy sẽ lớn dần và đạt thành tựu theo thời gian. Đó là lý do tại sao Kaizen yêu cầu sự tham gia của mọi người với tinh thần “mọi thứ đều có thể được cải thiện”.

Tại Nhật Bản, nơi khai sinh ra ngành công nghiệp sản xuất trên thế giới, triết lý Kaizen đã tồn tại hơn 50 năm, trong đó Toyota là công ty đầu tiên áp dụng thành công mô hình này, tiếp theo là các doanh nghiệp khác như Suzuki, Canon và Honda. Sau đó, Kaizen dần dần lan rộng đến tất cả các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như dịch vụ, kinh doanh, công nghệ ở nhiều nước trên thế giới, trong đó có Việt Nam.

>> Xem thêm: Quản lý thời gian dự án với các quy trình và phương pháp khoa học, chuyên nghiệp

Lý do doanh nghiệp Việt nên ứng dụng Kaizen từ những case study của các doanh nghiệp trên thế giới

Tại sao nhiều tập đoàn lớn ở nước ngoài họ thành công vượt ngoài mong đợi? Là vì kinh tế, nguồn lực của họ tốt hơn Việt Nam? Điều đó cũng một phần, nhưng hơn hết, sự chấp nhận thay đổi, niềm tin vào chiến lược của mình, … là điều quan trọng nhất để giúp các tập đoàn ấy lớn mạnh và trụ vững. Để có được những thành quả đó, các lãnh đạo cấp cao đã không ngừng tìm tòi, phát triển, ứng dụng các phương pháp khác nhau. Trong đó có Kaizen là gì. Để chuyển mình vượt trội, họ buộc phải thách thức, “được ăn cả, ngã thì làm tiếp”. Những doanh nghiệp sau đây là minh chứng cho sự tiên phong, đổi mới, ứng dụng giải pháp đáng để doanh nghiệp Việt phải học hỏi:

Toyota

Toyota - thương hiệu dẫn đầu ứng dụng triết lý kinh doanh Kaizen. Đến nỗi người ta còn nghĩ Toyota là “cha đẻ” của phương pháp Kaizen này. Để có được thành công ấy không phải điều dễ dàng, trước đó, Toyota đã phải đối mặt với nhiều biến cố và khó khăn phải kể đến như cuộc khủng hoảng tài chính vào năm 2008 và tác động nghiêm trọng từ các trận động đất kinh hoàng ở Nhật Bản cộng với sóng thần lịch sử tại Thái Lan. Tuy nhiên, trong những thời kỳ khó khăn nhất và thậm chí đối mặt với nguy cơ phá sản, Toyota đã quyết định duy trì chính sách “nói không với sa thải nhân viên”.

Khi Toyota bắt đầu thiết kế và xây dựng dòng xe chiến lược tại khu vực Châu Á, chính là dòng xe Tercel (còn được gọi là Soluna tại Thái Lan),ông Takeshi Yoshida – kỹ sư trưởng, đã đề xuất một phương pháp thú vị: Sản xuất dòng xe Soluna dự định bán ở Thái Lan, yêu cầu đặt ra cho các kỹ sư là phải thiết kế một mẫu xe có giá bán thấp hơn so với dòng xe Corolla. Ông đã hỏi các kỹ sư: “Có thể loại bỏ phần nào từ Corolla không?” thì tất cả đều trả lời rằng không thể.

Không lâu sau đó, ông Yoshida đã cố tình tạo ra một mẫu xe rất kém chất lượng và giá rẻ để mọi người xem. Khi họ “chiêm ngưỡng” chiếc xe “tệ hại” này, một loạt ý kiến đã được đưa ra. Từ ý tưởng ban đầu không tốt của ông Yoshida, đã tạo ra nhiều ý tưởng hay từ mọi người và kết quả là mẫu xe Soluna đã ra đời.

Triết lý Kaizen của Toyota

Triết lý Kaizen của Toyota là tận dụng trí tuệ con người. Vai trò của người lãnh đạo là tạo ra môi trường để khai thác và giữ lấy những trí tuệ đó. Thông qua việc tích lũy những cải tiến nhỏ nhặt, sẽ tạo ra những thành công lâu dài.

Tại Toyota, thường xảy ra tình trạng lãng phí như hàng hóa tồn kho, sản xuất dư thừa, thời gian vận chuyển hàng hóa chậm, thời gian đi lại của công nhân, kỹ năng của người lao động,… Nhận thức được những vấn đề của doanh nghiệp, Toyota đã ứng dụng Kaizen vào quy trình sản xuất của Toyota bằng việc dùng giỏ nhựa để phân loại theo từng mẫu xe và đặc tính riêng của bộ phận phụ tùng.

Từ các bộ phận có sẵn trong dây chuyền và sáng tạo thêm các động cơ, phương tiện xe chuyên chở trong phạm vi khu vực nhà máy ra đời mang nhiều tiện ích cho công nhân. Toyota có thể tiết kiệm gần 3000 USD cho chi phí mua sắm xe chở hàng. Toyota đã có những cải thiện đáng kể, từ cung cấp nguyên liệu hợp lý tùy thuộc vào khối lượng được tiêu thụ, đến giảm thiểu công việc trong quy trình cũng như việc sắp xếp hàng hóa tồn kho.

Nhờ vậy, công nhân chỉ cần dự trữ một khối lượng nhỏ cho mỗi sản phẩm và thường xuyên bổ sung chúng dựa trên những yêu cầu của khách hàng. Điều này giảm đáng kể những thao tác dư thừa của mỗi công nhân, thiết bị máy móc. Và giúp doanh nghiệp tăng cao năng suất lao động, chất lượng công việc, giảm giá thành sản phẩm thu hút khách hàng.

Phương pháp ứng dụng quy trình thực hiện Kaizen tại Toyota đã mang đến những cải tiến tuyệt vời, hình thành nên văn hóa công ty sâu sắc. Đó là văn hóa ứng xử giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các nhân viên với nhau, sự tiết kiệm, bảo vệ thương hiệu của công ty, sự cố gắng hết mình cho công việc với tinh thần ham học hỏi. Tinh thần của Kaizen cũng được thể hiện trong thông điệp quan trọng của Toyota là “Developing People First” and “Respect for People”.

Nestlé

Việc áp dụng tư duy đổi mới liên tục đã giúp cho công ty Nestlé SA của Thụy Sĩ giữ vị trí là công ty thực phẩm lớn nhất thế giới. Trong một cuộc phỏng vấn với The Leadership Network, Faith Burned – “nhà vô địch” của Nestlé tại Trung tâm công nghệ sản phẩm Nestle York – đã nhận xét rằng một trong những thách thức lớn nhất để thực hiện Kaizen thành công là “đặt sự tập trung quá nhiều vào các công cụ thay vì phát triển tư duy”.

Triết lý Kaizen của Nestle

Chính vì lý do này mà công ty sản xuất thực phẩm tập trung vào việc trang bị cho các nhà lãnh đạo kỹ năng và sự tự tin để họ duy trì vai trò là hình mẫu trong các hoạt động tinh gọn.

Như Burndred đã nói: “Nếu các nhà lãnh đạo luôn thể hiện tầm quan trọng của mình và tự mình làm gương cho những hành vi đúng đắn, thì điều này tự nhiên sẽ thúc đẩy sự thay đổi văn hóa”. Minh chứng này bao gồm sự hỗ trợ và khuyến khích liên tục của nhân viên, cũng như những thách thức đang diễn ra để thúc đẩy các cải tiến trong quy trình hoạt động.

Sản phẩm của Nestle bao gồm thức ăn trẻ em, thực phẩm y tế, nước đóng chai, ngũ cốc, cà phê, trà, bánh kẹo, các sản phẩm từ sữa, thực phẩm đông lạnh, thực phẩm vật nuôi và đồ ăn nhẹ. Giảm thiểu lãng phí là một nhiệm vụ thường xuyên và liên tục của Nestle trong mọi hoạt động, trong đó vai trò của sản xuất tinh gọn và Kaizen ngày càng trở nên quan trọng.

Samsung

Samsung là một trong những công ty đi đầu cho sự trỗi dậy của Hàn Quốc. Công nhân tại các nhà máy của Samsung được đào tạo chuyên sâu và là những nhân sự lành nghề. Trong các nhà máy này, chúng ta sẽ thấy hệ thống sản xuất tiên tiến và phương pháp Kaizen được áp dụng cho các các chiến lược cải tiến quy trình tại chỗ với nhịp độ nhanh. Kaizen nhấn mạnh vào khả năng cạnh tranh sản xuất và hiệu quả hoạt động, kỷ luật tổ chức nghiêm ngặt, lòng trung thành của nhân viên, khen thưởng và sự tham gia của người lao động trong vai trò quản lý, lãnh đạo.

Triết lý Kaizen của Samsung

Lockheed Martin

Là công ty hàng không vũ trụ, quốc phòng, an ninh và công nghệ nổi tiếng tiên tiến nổi tiếng toàn cầu. Công ty có khoảng 116.000 nhân viên trên toàn thế giới và được chọn là một trong 10 nhà máy hàng đầu của ngành công nghiệp vào năm 1998. Trong giai đoạn từ năm 1992 - 1997, công ty đã giảm đáng kể:

• Chi phí sản xuất

• Tỷ lệ khiếm khuyết xuống còn ¾ trường hợp trên mỗi mặt phẳng

• giảm thời gian giao hàng từ 42 tháng xuống chỉ dưới 12 tháng

• giảm thời gian chuyển các bộ phận từ nơi nhận đến kho từ 30 ngày xuống còn 4h đồng hồ

Triết lý Kaizen của Lockheed Martin

>>> Bạn sẽ đánh mất danh tiếng của mình nếu còn giữ những kỹ năng quản lý đội nhóm này

NISSAN – Cải tiến liên tục và tiết kiệm triệt để

Tuy Kaizen được nhiều người biết đến nhờ TOYOTA nhưng chính Nissan mới thực sự là người dẫn đầu phong trào áp dụng phương pháp này. Chủ tịch Carlos Ghonsn của NISSAN từng nói: “Nếu TOYOTA được biết đến với danh tiếng cắt giảm tối đa chi phí thì Nissan còn có thể làm tốt hơn thế”.

Họ đã vận dụng triệt để 10 nguyên tắc của Kaizen là gì với dây chuyền sản xuất khép kín, kết hợp với sử dụng các loại vật tư, thiết bị đầu vào chất lượng cao để bảo đảm quy trình hoạt động liên tục, không có thời gian chết.

Triết lý Kaizen của Nissan

Tất cả nhân viên của hãng đều được khuyến khích đề xuất ý tưởng cải tiến hoạt động sản xuất. Từ những điều lặt vặt tưởng chừng như không mang lại lợi ích gì như xê dịch các thùng chúa, thay đổi ánh sáng nơi làm việc, sử dụng bì thư đến khi rách mới được bỏ đi,… cùng vô vàn sáng kiến nhỏ nhặt khác đã giúp NISSAN tiết kiệm hàng tỷ yên Nhật.

“Tiết kiệm vô tận” khiến 1 chiếc ô tô NISSAN giảm giá thành từ 10.000 đến 12.000 yên, nâng cao khả năng cạnh tranh với các dòng ô tô khác của đối thủ

Nguyên tắc khi sử dụng phương pháp Kaizen doanh nghiệp Việt phải nắm để triển khai thành công

Từ những gì mà các doanh nghiệp, tập đoàn lớn của nước ngoài triển khai phương pháp này, có thể tổng hợp lại thành những kinh nghiệm. Nguyên tắc khi ứng dụng phương pháp Kaizen là gì? Đó chính là doanh nghiệp cần:

• Quyết định duy trì chính sách “nói không với sa thải nhân viên”: Cái cần thay đổi là quy trình, không phải con người

• Tận dụng trí tuệ con người. Vai trò của người lãnh đạo là tạo ra môi trường để khai thác và giữ lấy những trí tuệ đó

• Tạo nên văn hóa ứng xử hài hòa giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các nhân viên với nhau, sự tiết kiệm, bảo vệ thương hiệu của công ty, sự cố gắng hết mình cho công việc với tinh thần ham học hỏi. Đây chính là cốt lõi cho mọi phương pháp triển khai đều thành công và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

• Nói không với lãng phí: Lãng phí là tốn chi phí, là thừa thãi, là thất thoát, …

• Tập trung vào việc trang bị cho các nhà lãnh đạo kỹ năng và sự tự tin thay vì tập trung vào quá nhiều công cụ: Đừng nghĩ rằng, chuyển đổi số, hội nhập công nghệ số là ứng dụng càng nhiều công nghệ. Cái cần tập trung là kỹ năng số

• Tập trung và khả năng cạnh tranh sản xuất và hiệu quả hoạt động, kỷ luật tổ chức nghiêm ngặt, lòng trung thành của nhân viên, khen thưởng và sự tham gia của người lao động trong vai trò quản lý, lãnh đạo

• Sử dụng các biện pháp kiểm tra kiểm soát chất lượng: Đảm bảo cho sản phẩm/dịch vụ cuối luôn có chất lượng tốt nhất

• Vận dụng triệt để 10 nguyên tắc của Kaizen với dây chuyền sản xuất khép kín, kết hợp với sử dụng các loại vật tư, thiết bị đầu vào chất lượng cao để bảo đảm quy trình hoạt động liên tục, không có thời gian chết

Thời điểm và trường hợp thích hợp nhất để doanh nghiệp Việt ứng dụng phương pháp Kaizen

Phương pháp Kaizen là gì?, Là tập trung vào cải tiến liên tục và sự tham gia của toàn bộ nhân viên. Là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và chất lượng. Sau đây là những trường hợp cụ thể khi Kaizen có thể mang lại hiệu quả rõ rệt cho doanh nghiệp Việt:

Sắp xếp lại nơi làm việc lãng phí, bừa bộn

Một môi trường làm việc bừa bộn, thiếu tổ chức thường dẫn đến lãng phí về thời gian, tài nguyên và ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên. Áp dụng Kaizen sẽ giúp doanh nghiệp sắp xếp lại không gian làm việc thông qua các công cụ như 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng). Điều này không chỉ cải thiện môi trường làm việc mà còn giúp nâng cao năng suất và sự chuyên nghiệp

Cần sự chủ động, ý kiến của nhân viên nhiều hơn

Kaizen khuyến khích mọi thành viên trong doanh nghiệp, từ quản lý đến nhân viên, đều có thể đóng góp ý tưởng cải tiến. Trong những thời điểm cần ý kiến sáng tạo hoặc sự chủ động từ đội ngũ, Kaizen tạo ra văn hóa khuyến khích sự tham gia, giúp nhân viên cảm thấy có giá trị và gắn kết hơn với công việc. Do đó, áp dụng Kaizen sẽ giúp khai thác tối đa tiềm năng sáng tạo từ nhân sự. Để thực hiện được điều này, bản thân người lãnh đạo phải tiên phong trước, tạo ra tình huống linh hoạt để có thể “khơi lên” được sự mạnh dạn đóng góp, sáng tạo của nhân viên mình.

Áp lực từ đối thủ cạnh tranh và biến động thị trường

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động và cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp luôn cần tìm cách tối ưu chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Kaizen giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến các quy trình, từ đó tối ưu hóa hoạt động và duy trì lợi thế cạnh tranh. Áp dụng Kaizen trong thời điểm này sẽ giúp doanh nghiệp linh hoạt thích ứng và phản ứng nhanh với thay đổi thị trường

Cải tiến quy trình cũ hoặc triển khai các dự án mới

Các quy trình cũ thường tiềm ẩn nhiều hạn chế và lãng phí không nhận thấy ngay. Khi cần cải tiến các quy trình này, Kaizen cung cấp một phương pháp tiếp cận từng bước, liên tục kiểm tra và cải thiện. Tương tự, khi triển khai các dự án mới, việc áp dụng Kaizen giúp nhanh chóng nhận diện và điều chỉnh các vấn đề phát sinh, đảm bảo các dự án mới đi vào hoạt động một cách hiệu quả

Mở rộng quy mô hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức

Khi doanh nghiệp mở rộng hoặc thay đổi, các quy trình và cách thức làm việc cũ có thể không còn phù hợp. Kaizen giúp các doanh nghiệp nhận diện và xử lý các tắc nghẽn trong quy trình làm việc, đồng thời xây dựng các quy trình mới phù hợp với quy mô và cấu trúc mới. Điều này giúp doanh nghiệp chuyển đổi và mở rộng một cách suôn sẻ mà không bị gián đoạn hay mất kiểm soát

>>> Ứng dụng công nghệ trong quản lý task công việc - bước đột phá cho lãnh đạo thời đại 4.0

Tạm kết

Không có doanh nghiệp nào có thể phát triển mạnh mẽ chỉ sau một đêm; việc phát triển bền vững đòi hỏi quá trình cải tiến không ngừng và thực hiện thay đổi khi cần thiết. Việc áp dụng phương pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp cải thiện liên tục mà còn nâng cao động lực làm việc của nhân viên.

Mong rằng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích về phương pháp Kaizen là gì? Và đừng quên kết hợp phương pháp Kaizen và CloudWORK để quy trình cải tiến tốt hơn.