So sánh phần mềm CRM tiêu chuẩn và CRM "may đo": Đâu là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp của bạn?

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, việc ứng dụng phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) đã trở thành một chiến lược cốt lõi của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Giải pháp này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng mà còn cung cấp dữ liệu sâu sắc để ban lãnh đạo đưa ra quyết định kinh doanh chính xác. Tuy nhiên, khi đứng trước lựa chọn, doanh nghiệp thường phân vân giữa hai loại chính: CRM tiêu chuẩn (đóng gói sẵn) và CRM "may đo" (tùy chỉnh theo yêu cầu). Mỗi loại đều có những ưu và nhược điểm riêng, vậy đâu là sự khác biệt và giải pháp nào sẽ thực sự phù hợp với quy mô và quy trình của bạn? Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện để giúp bạn đưa ra lựa chọn đúng đắn nhất.

1. CRM tiêu chuẩn và CRM "may đo" là gì?

Trước khi đi vào so sánh chi tiết, chúng ta cần hiểu rõ bản chất của từng loại. Về cơ bản, CRM là một hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý mọi tương tác và mối quan hệ với khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại. Mục tiêu cuối cùng là cải thiện mối quan hệ kinh doanh để phát triển công ty. Dựa trên mức độ tùy biến và đối tượng phục vụ, CRM được chia thành hai loại chính.

CRM tiêu chuẩn và CRM “may đo”

CRM tiêu chuẩn (Standard CRM)

CRM tiêu chuẩn là phần mềm được xây dựng và đóng gói sẵn với một bộ các tính năng phổ biến, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu chung của đa số doanh nghiệp trên thị trường. Các chức năng cốt lõi như quản lý thông tin khách hàng, quy trình bán hàng, marketing và báo cáo đã được chuẩn hóa.

• Ưu điểm: Thời gian triển khai nhanh chóng, chi phí đầu tư ban đầu thấp (thường theo dạng thuê bao SaaS),và giao diện người dùng thân thiện.
• Nhược điểm: Khả năng tùy chỉnh theo các quy trình đặc thù của từng doanh nghiệp sẽ bị hạn chế.
• Ví dụ phổ biến tại Việt Nam: Các giải pháp quốc tế như Salesforce, HubSpot, Zoho CRM hoặc các nền tảng trong nước.

CRM tiêu chuẩn (Standard CRM)

CRM "may đo" (Custom CRM)

CRM "may đo" là phần mềm được thiết kế và xây dựng riêng biệt để hoàn toàn tương thích với quy trình hoạt động và những đặc thù của một doanh nghiệp cụ thể.

• Ưu điểm: Linh hoạt gần như tuyệt đối; mọi tính năng, luồng công việc, và trường dữ liệu đều có thể được xây dựng theo yêu cầu. Điều này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình kinh doanh phức tạp hoặc hoạt động trong các ngành đặc thù.
• Nhược điểm: Đòi hỏi chi phí đầu tư cao hơn, thời gian triển khai kéo dài và cần sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà phát triển.
• Ví dụ thực tế: Một tập đoàn bất động sản có thể xây dựng CRM riêng để quản lý giỏ hàng sản phẩm, theo dõi dòng tiền thanh toán phức tạp theo từng đợt của khách hàng và tích hợp sâu với hệ thống công chứng, pháp lý.

CRM "may đo" (Custom CRM)

2. Bảng so sánh chi tiết: CRM tiêu chuẩn và CRM "may đo"

Để có cái nhìn trực quan, bảng so sánh dưới đây sẽ làm rõ những khác biệt cốt lõi giữa hai giải pháp.

3. Nên chọn CRM tiêu chuẩn hay CRM may đo (CRM tùy chỉnh)?

Việc lựa chọn giữa CRM tiêu chuẩn và CRM "may đo" không có câu trả lời đúng hay sai tuyệt đối. Quyết định tối ưu nhất phụ thuộc hoàn toàn vào bối cảnh, nguồn lực và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp bạn. Dưới đây là những gợi ý cụ thể để bạn xác định hướng đi phù hợp.

Doanh nghiệp nên chọn CRM tiêu chuẩn khi:

• Là doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME),startup hoặc các đội nhóm bán hàng quy mô nhỏ.
• Quy trình kinh doanh, bán hàng và chăm sóc khách hàng tương đối đơn giản, không có nhiều bước phức tạp hay yêu cầu phê duyệt đa cấp.
• Ngân sách dành cho công nghệ còn hạn chế, ưu tiên một giải pháp có thể sử dụng ngay lập tức mà không cần đầu tư nhiều thời gian và chi phí ban đầu.
• Nhu cầu chính là quản lý thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, theo dõi cơ hội bán hàng một cách cơ bản.
• Không có yêu cầu cấp thiết về việc tích hợp sâu với các phần mềm quản trị nội bộ đặc thù khác như ERP, phần mềm kế toán riêng.

Lựa chọn CRM tiêu chuẩn phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên chọn CRM tùy chỉnh (may đo) khi:

• Là doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, hoạt động trong các lĩnh vực có quy trình đặc thù như Bất động sản, Tài chính - Bảo hiểm, Giáo dục, Sản xuất.
• Cần một hệ thống CRM có thể tùy biến hoàn toàn theo quy trình vận hành nội bộ, ví dụ như thêm các luồng phê duyệt, phân quyền nâng cao, hay phân loại khách hàng theo các tiêu chí phức tạp.
• Có yêu cầu tích hợp CRM với các hệ thống lõi khác như ERP, phần mềm kế toán, DMS, hệ thống tổng đài để tạo thành một hệ sinh thái dữ liệu đồng bộ.
• Có định hướng số hóa toàn diện, muốn tối ưu hóa hiệu suất nhân sự và tự động hóa các quy trình từ Marketing, Bán hàng đến Chăm sóc sau bán.
• Sở hữu đội ngũ nhân sự có kỹ năng công nghệ tốt hoặc có đối tác công nghệ uy tín để hỗ trợ xuyên suốt quá trình triển khai và vận hành.

Lựa chọn CRM "may đo" phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp

4. Phân tích tác động dài hạn: ROI, chi phí ẩn và khả năng nâng cấp

Việc lựa chọn CRM không chỉ là chi phí trước mắt mà còn là một khoản đầu tư chiến lược.

Tỷ suất hoàn vốn (ROI):

• CRM tiêu chuẩn: Thường mang lại ROI nhanh hơn do chi phí ban đầu thấp và thời gian triển khai ngắn. Doanh nghiệp có thể nhanh chóng thấy được lợi ích từ việc chuẩn hóa quy trình bán hàng và quản lý dữ liệu.
• CRM "may đo": Yêu cầu một khoản đầu tư lớn và thời gian chờ đợi lâu hơn, do đó ROI sẽ đến chậm hơn. Tuy nhiên, khi hệ thống đi vào vận hành, nó có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh đột phá bằng cách tối ưu hóa sâu sắc các quy trình cốt lõi, mang lại ROI vượt trội trong dài hạn.

Tổng chi phí sở hữu (TCO) và Chi phí ẩn:

• CRM tiêu chuẩn: TCO khá dễ đoán, chủ yếu là phí thuê bao định kỳ. Chi phí ẩn có thể phát sinh khi bạn cần mua thêm các module mở rộng hoặc vượt quá giới hạn người dùng/dữ liệu.
• CRM "may đo": Chi phí ban đầu chỉ là một phần. TCO còn bao gồm phí bảo trì hàng năm, chi phí nâng cấp khi quy trình thay đổi, và chi phí nhân sự nội bộ để quản lý và vận hành hệ thống.

Khả năng nâng cấp và phát triển:

• CRM tiêu chuẩn: Bạn phụ thuộc hoàn toàn vào lộ trình phát triển sản phẩm của nhà cung cấp. Đôi khi, một tính năng bạn rất cần lại không nằm trong ưu tiên của họ.
• CRM "may đo": Doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc nâng cấp, mở rộng tính năng để đáp ứng kịp thời sự thay đổi của thị trường và chiến lược kinh doanh.

5. Câu hỏi thường gặp

Văn hóa doanh nghiệp có ảnh hưởng đến quyết định chọn CRM tiêu chuẩn hay CRM tùy chỉnh không?

Có, văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng. Một doanh nghiệp có văn hóa linh hoạt, cởi mở và sẵn sàng điều chỉnh quy trình để phù hợp với công nghệ sẽ dễ dàng áp dụng CRM tiêu chuẩn. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có các quy trình đã được thiết lập cứng nhắc, khó thay đổi thì CRM tùy chỉnh để bám sát quy trình hiện có sẽ là lựa chọn phù hợp hơn.

CRM tiêu chuẩn có thể tùy chỉnh không?

Vẫn có thể nhưng ở mức độ rất hạn chế. Các phần mềm CRM tiêu chuẩn thường chỉ cho phép người dùng tùy chỉnh những yếu tố cơ bản như giao diện, thêm/bớt các trường thông tin đơn giản hoặc điều chỉnh các bước trong một quy trình có sẵn. Chúng khó có thể đáp ứng tốt các yêu cầu về nghiệp vụ đặc thù và phức tạp.

CRM tùy chỉnh có phù hợp doanh nghiệp nhỏ không?

Vẫn có thể phù hợp trong một số trường hợp. Nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn hoạt động trong một lĩnh vực rất đặc thù hoặc có một quy trình kinh doanh độc nhất tạo nên lợi thế cạnh tranh, việc đầu tư vào CRM tùy chỉnh có thể là một chiến lược dài hạn đúng đắn. Tuy nhiên, chi phí và thời gian triển khai sẽ là những rào cản lớn cần cân nhắc kỹ lưỡng.

Chi phí trung bình CRM tùy chỉnh?

Chi phí cho một dự án CRM tùy chỉnh có thể dao động từ vài chục triệu đến hàng trăm triệu đồng, phụ thuộc lớn vào mức độ phức tạp của các tính năng và yêu cầu tích hợp. Chi phí này thường chưa bao gồm các khoản phí duy trì, bảo trì hàng năm hoặc chi phí phát sinh khi cần tích hợp với các hệ thống phức tạp khác.

CRM tiêu chuẩn và CRM "may đo" đều là những công cụ tiềm năng giúp doanh nghiệp phát triển mối quan hệ với khách hàng. Lựa chọn thông minh không nằm ở việc tìm ra phần mềm "tốt nhất", mà là tìm ra phần mềm "phù hợp nhất" với quy mô, quy trình, ngân sách và định hướng phát triển của chính doanh nghiệp bạn. Hy vọng bài viết đã cung cấp đủ thông tin để bạn đưa ra quyết định sáng suốt.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website:https://cloudgo.vn/