Top 05 phần mềm tổng đài: Hỗ trợ “gỡ rối” khi tư vấn tiếp thị và CSKH qua điện thoại
Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, việc duy trì kết nối hiệu quả với khách hàng trở thành yếu tố quan trọng hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp. Phần mềm tổng đài chính là giải pháp tối ưu giúp cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng trưởng doanh thu.
Với tính năng gọi điện thoại tự động, quản lý cuộc gọi thông minh và tích hợp các công cụ hiện đại, phần mềm tổng đài không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả làm việc.
>>> Xem thêm: Tổng đài voip giá rẻ: Lựa chọn “đáng mua nhất” cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Phần mềm tổng đài là gì? Vì sao doanh nghiệp nên đầu tư vào phần mềm tổng đài?
Phần mềm tổng đài là một giải pháp công nghệ được thiết kế để quản lý và điều hành các cuộc gọi điện thoại trong doanh nghiệp hoặc tổ chức. Thay vì sử dụng hệ thống tổng đài truyền thống (PBX) dựa trên phần cứng, phần mềm tổng đài tận dụng công nghệ để xử lý các cuộc gọi qua internet (VoIP) hoặc qua mạng điện thoại truyền thống.
Phần mềm tổng đài có thể dùng để quản lý cuộc gọi, tích hợp đa kênh/phần mềm CRM, ghi âm nội dung cuộc gọi, hỗ trợ tự động hóa,...
Phần mềm tổng đài là gì?
Vậy đầu tư vào một phần mềm tổng đài ảo, tự động hóa sẽ đem đến những lợi ích ưu việt nào mà các doanh nghiệp có thể cân nhắc và xem xét đến việc đầu tư?
Trước hết, chúng ta đều phải công nhận rằng việc nói chuyện với khách hàng qua điện thoại bao giờ cũng khó khăn hơn các phương thức liên lạc khác. Lý do chính là vì chúng ta thường xuyên khiến khách hàng phải chờ đợi, để tra cứu và cân nhắc các phương thức phản hồi thích hợp. Thứ hai, với hình thức tổng đài truyền thống, doanh nghiệp không thể xem tóm tắt cuộc gọi hoặc lịch sử khách hàng khi đang nói chuyện điện thoại với khách, vì vậy sẽ rất dễ quên nội dung cuộc gọi. Để những khó khăn trên được giải quyết cũng như đơn giản hóa quy trình này, đầu tư vào một phần mềm tổng đài thông minh là điều cần thiết.
Cụ thể, khi đầu tư phát triển, doanh nghiệp sẽ gặt hái được những lợi ích như sau:
Tăng số lượng khách hàng tiềm năng
Hệ thống CRM được tích hợp tổng đài ảo sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thu thập và quản lý thông tin khách hàng một cách cụ thể và khoa học hơn. Qua đó doanh nghiệp có thể dễ dàng nâng cao chất lượng dịch vụ của mình và đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Giảm thiểu chi phí tiếp thị và tiết kiệm thời gian
Tổng đài ảo tích hợp phần mềm CRM sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí marketing nhưng vẫn đạt hiệu quả bán hàng cao. Phần mềm tổng đài thông minh có thể tự động cập nhật mọi thông tin khách hàng, giúp quản lý tập tin ghi âm.
Ngoài ra, nó còn giúp lưu trữ lịch sử ghi chú cuộc gọi và tương tác giữa cố vấn và khách hàng, vì thế doanh nghiệp không còn cần tốn thời gian cập nhật dữ liệu và thông qua những hình thức chăm sóc khách hàng thông minh, nhanh chóng, tự động, phần mềm tổng đài đã góp phần cho quá trình tiếp thị và quảng bá thương hiệu đến người tiêu dùng mà không phải tốn nhiều chi phí phát sinh khác so với khi thực hiện chạy một chiến dịch quảng bá, truyền thông.
Tiết kiệm chi phí và thời gian
Cải thiện năng suất và hiệu quả
Để tối đa hóa doanh số bán hàng của công ty, nhân viên bán hàng phải xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng. CRM tích hợp trong phần mềm sẽ giúp bạn giữ liên lạc với khách hàng của mình và tăng sự thân thiết với khách hàng tiềm năng một cách tự động và dễ dàng. Nhân viên bán hàng có quyền truy cập thông tin theo thời gian thực về những người họ gọi, điều này cho phép người bán tìm hiểu kỹ các thông tin về khách hàng để đưa ra lập luận thuyết phục hơn trong quá trình chào hàng và cuối cùng, có thể chốt được nhiều giao dịch hơn.
Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng
Việc có phần mềm tổng đài đã tích hợp hệ thống chăm sóc khách hàng CRM sẽ giúp nhân viên chăm sóc khách hàng tra cứu thông tin khách hàng nhanh hơn, với những khách hàng thân thiết đã từng mua hàng hoặc tương tác với thương hiệu/doanh nghiệp, các thông tin ấy sẽ được tổng hợp dễ dàng, từ đó mọi khách hàng khi có nhu cầu liên hệ với doanh nghiệp đều nhận được sự chào đón, quan tâm chuẩn mực và chuyên nghiệp, đồng thời tạo được cảm giác thoải mái và giảm thiểu tối đa thời gian chờ đợi của khách hàng trong quá trình trao đổi/giao tiếp.
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
Vượt mặt đối thủ cạnh tranh
Với mức độ cạnh tranh gay gắt trên thương trường như hiện nay thì việc giúp bạn có lợi thế hơn so với đối thủ chính là chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng. Với việc đầu tư vào một tổng đài thông minh được tích hợp nhiều tính năng sẽ làm nổi bật thương hiệu của bạn giữa vô vàn thương hiệu khác. Nếu biết cách tận dụng công nghệ mới như một phần trong chiến lược kinh doanh bền vững điều này sẽ đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn vẫn phù hợp và thành công trong nhiều năm tới.
>> Xem thêm: Cách thu thập những phản hồi khách hàng về sản phẩm nhanh chóng dễ dàng trong thời gian ngắn
Top 05 phần mềm tổng đài tiếp thị và chăm sóc khách hàng toàn diện
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp những giải pháp công nghệ về phần mềm tổng đài tiếp thị và chăm sóc khách hàng thông minh. Nhưng trong số đó để có thể chọn ra những nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ và linh hoạt về mọi mặt như tính năng và chi phí thì hãy cùng tham khảo về top 05 phần mềm tổng đài tiếp thị và chăm sóc khách hàng toàn diện dưới đây.
CloudCALL - Phần mềm tổng đài bán hàng, chăm sóc khách hàng đa kênh với khả năng nhận diện khách hàng thân thiết ở kênh nào, thu thập toàn diện thông tin khách hàng giúp tư vấn viên có cái nhìn tổng quan về người tiêu dùng để chăm sóc hiệu quả hơn. Các doanh nghiệp cần một tổng đài hỗ trợ tiếp thị (telemarketing),bán hàng (telesales) và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp thì CloudCALL là một lựa chọn rất phù hợp.
Phần mềm tổng đài CloudCALL
CloudCALL sẽ giúp bạn thiết lập một tổng đài bán hàng đa kênh, tích hợp liền mạch, giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng, tăng hiệu suất bán hàng và giảm thiểu rủi ro mất khách với đầy đủ tính năng của 1 tổng đài IP chuyên nghiệp như:
Lời chào điều hướng cuộc gọi (IVR)
Log call
Ghi âm cuộc gọi
Nghe lại ghi âm
Giám sát cuộc gọi
Tích hợp nhiều đầu số gọi vào - gọi ra
Quản lý máy nhánh (ext)
Quản lý cuộc gọi ngoài giờ
CloudCALL không chỉ đáp ứng vai trò của một hạ tầng tổng đài đơn thuần, mà CloudCALL sẽ tập trung hơn vào việc giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi: Làm thế nào để doanh nghiệp thực hiện hoạt động tiếp thị, bán hàng & CSKH hiệu quả qua kênh tổng đài?
CloudCALL có khả năng hoạt động độc lập tuy nhiên khi cần CloudCALL có thể mở rộng chức năng cũng như phạm vi ứng dụng một cách nhanh chóng bằng các kết hợp với các giải pháp khác trong hệ sinh thái số của CloudGO như CloudSALES, CloudCARE, CloudWORK…
Salesforce Service Cloud
Salesforce Service Cloud là một nền tảng quản lý dịch vụ khách hàng tích hợp, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hỗ trợ, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa quy trình chăm sóc trên nhiều kênh. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn triển khai tổng đài thông minh tích hợp CRM để quản lý các tương tác khách hàng một cách toàn diện.
Salesforce Service Cloud
Doanh nghiệp có thể sử dụng Salesforce Service Cloud để quản lý khối lượng lớn cuộc gọi từ khách hàng, đảm bảo mỗi cuộc gọi được xử lý hiệu quả. Đồng thời, phần mềm này cũng hỗ trợ việc chăm sóc khách hàng đa kênh và cung cấp tính năng hỗ trợ đa ngôn ngữ 24/7.
>>> Cách lựa chọn tổng đài phù hợp nhu cầu doanh nghiệp
OMI Call
OMI Call là một phần mềm tổng đài tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, đặc biệt là những doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí và dễ dàng triển khai. Với khả năng tích hợp đa kênh, hệ thống trả lời tự động và hỗ trợ làm việc từ xa, OMI Call không chỉ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả chăm sóc khách hàng mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp.
OMI Call hoạt động dựa trên công nghệ VoIP, giúp doanh nghiệp thực hiện và quản lý cuộc gọi qua internet thay vì các đường dây điện thoại truyền thống. Nền tảng này tích hợp với nhiều công cụ và mạng xã hội phổ biến như Facebook, Zalo, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.
Tổng đài ảo OMICall
Một số tính năng nổi bật của OMI Call:
Quản lý cuộc gọi thông minh: Ghi âm cuộc gọi, hiển thị số điện thoại khách hàng
IVR (Hệ thống trả lời tự động)
Tích hợp đa kênh
Tích hợp SMS Brandname
Zendesk Support
Zendesk Support là một phần của hệ sinh thái Zendesk, tập trung vào việc quản lý yêu cầu hỗ trợ khách hàng trên nhiều kênh như điện thoại, email, live chat, mạng xã hội và trung tâm hỗ trợ (helpdesk).
Zendesk Support cũng có những tính năng thông minh tương tự như phần mềm OMI Call, một đặc điểm nổi bật là phần mềm này có tính năng chatbot AI với hơn 40 ngôn ngữ được hỗ trợ, thích hợp cho các doanh nghiệp nước ngoài và tập đoàn đa quốc gia muốn tìm kiếm một phần mềm tổng đài để chăm sóc toàn diện các khách hàng quốc tế của mình.
Tuy nhiên, so với các phần mềm tổng đài khác, chi phí của Zendesk Support lại khá cao, có thể là trở ngại đối với doanh nghiệp nhỏ.
Zendesk Support
Call Center Viettel
Call Center Viettel là một giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng do Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel cung cấp, thiết kế riêng cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Với nền tảng ổn định, tích hợp công nghệ hiện đại và dịch vụ hỗ trợ toàn diện, Call Center Viettel đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề, từ nhỏ đến lớn.
Call Center Viettel là hệ thống tổng đài điện thoại ứng dụng công nghệ VoIP (Voice over IP),cho phép doanh nghiệp thực hiện, nhận và quản lý các cuộc gọi thông qua đường truyền internet.
Tổng đài viettel Telecome
Một ưu điểm không thể chối cãi của phần mềm Call Center Viettel chính là chất lượng trong cuộc gọi vì hệ thống này được xây dựng trên hạ tầng viễn thông hàng đầu của Viettel, nên việc chất lượng cuộc gọi và an toàn dữ liệu là điều có thể đảm bảo.
Tuy nhiên Call Center Viettel vẫn có những hạn chế trong việc hỗ trợ các kênh giao tiếp khác ngoài gọi thoại (như email hoặc chat). Thiết kế giao diện và chức năng còn mang tính cơ bản, không có nhiều tính năng cao cấp.
>>>> Tất cả các chi phí khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài IP
Tạm kết
Đã đến lúc chuyển hóa những trải nghiệm tích cực của khách hàng thành tăng trưởng doanh thu trong quá trình tư vấn khách hàng! Hãy trang bị cho chuỗi cửa hàng của bạn các phần mềm tổng đài tiên tiến trên để biến mọi tương tác khách hàng thành cơ hội bán hàng, cải thiện lòng trung thành và thúc đẩy doanh thu bền vững.
>> TƯ VẤN CHUYÊN NGHIỆP VÀ BÁN HÀNG, QUẢN LÝ VẬN HÀNH HIỆU QUẢ HƠN VỚI:
CloudGO - Giải pháp quản lý tiếp thị, bán hàng
và chăm sóc khách hàng toàn diện
Hơn 2500+ doanh nghiệp Việt đã lựa chọn và triển khai
