Chấm công khuôn mặt | Giải pháp hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp

Cùng với sự phát triển của công nghệ, đã có vô vàn phương thức chấm công được biết đến và sử dụng rộng rãi, trong đó cách chấm công bằng khuôn mặt được xem là giải pháp tối ưu nhất cho vận hành doanh nghiệp. Hãy cùng CloudGO tìm hiểu hiểu thêm về cách hoạt động cũng như những lưu ý của giải pháp chấm công này trong bài viết dưới đây nhé!

Định nghĩa chấm công khuôn mặt

Nói một cách đơn giản, chấm công khuôn mặt là sử dụng công nghệ nhận dạng khuôn mặt để xác minh và định danh một người đồng thời tự động cập nhật điểm danh bao gồm hình ảnh, thời gian (có thể có địa điểm) bạn có mặt.

Công nghệ này hoạt động dựa trên sinh trắc học cùng với cơ chế quét và nhận diện khuôn mặt tiên tiến. Một khuôn mặt có khoảng 80 vị trí quan trọng giúp phân biệt giữa mọi người với nhau. Dựa trên cơ sở đó, những đặc điểm nhận dạng này sẽ được thiết bị lưu trữ lại dựa trên các bộ phận như mắt, mũi, miệng, cấu trúc xương gò má,...

Có thể thấy hệ thống quét vân tay gần như là tiêu chuẩn cho các hệ thống chấm công, nhưng trong quá trình xảy ra đại dịch COVID - 19 đã làm nảy sinh vấn đề với các hệ thống yêu cầu tiếp xúc vật lý. Đây cũng là bước tiến mạnh mẽ cho các hệ thống chấm công nhận dạng khuôn mặt - một công nghệ không tiếp xúc giúp hạn chế nhất có thể tương tác vật lý giữa con người và máy móc hay con người với con người.

Định nghĩa chấm công khuôn mặt

Phần sau đây chỉ ra cách hoạt động của công nghệ nhận dạng khuôn mặt, sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách hệ thống chấm công này sẽ checkin / checkout thế nào.

So sánh ưu nhược điểm các hình thức chấm công bằng khuôn mặt

Việc kiểm soát chấm công là một nhiệm vụ quan trọng và cần thiết đối với mỗi một doanh nghiệp bất kể quy mô cũng như ngành nghề kinh doanh. Người quản lý có vai trò theo dõi và ghi nhận lại quá trình chấm công một cách chính xác nhằm cung cấp trực tiếp cho bộ phận nhân sự có liên quan sử dụng cho mục đích lương công hay nghỉ phép.

Cách chấm công bằng khuôn mặt có 2 hình thức là chấm công khuôn mặt trên máy chấm công và chấm công khuôn mặt trên phần mềm chấm công kèm theo đó là những ưu và nhược điểm khác nhau. Hãy cùng nhau khám phá đâu mới là phương pháp chấm công bằng khuôn mặt mang lại hiệu quả tốt nhất.

Chấm công qua thiết bị

Chấm công bằng thiết bị là một giải pháp hiện đại giúp quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả và chính xác. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của phương pháp chấm công này:

• Chấm công nhanh nhờ cảm biến nhạy bén: Các cảm biến này có khả năng nhận diện và xác thực khuôn mặt trong vòng vài giây, giúp quá trình chấm công diễn ra nhanh chóng và thuận tiện mà không cần bất kỳ thao tác phức tạp nào.

• Có tính bảo mật cao, tránh gian lận: Hệ thống sử dụng các thuật toán phức tạp để phân tích các đặc điểm khuôn mặt, đảm bảo chỉ có người thật mới có thể chấm công. Điều này giúp ngăn chặn tình trạng gian lận như chấm công hộ, đồng thời bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên.

• Lưu trữ lượng lớn dữ liệu sinh trắc học: Thiết bị chấm công bằng khuôn mặt có thể lưu trữ lượng lớn mẫu khuôn mặt và thông tin liên quan, đồng thời dễ dàng truy xuất và phân tích khi cần thiết. Điều này giúp theo dõi thời gian làm việc và đánh giá hiệu suất của nhân viên một cách chính xác.

• Camera góc rộng, nhận diện trong bán kính lớn: Nhiều thiết bị chấm công bằng khuôn mặt được trang bị camera góc rộng, có khả năng nhận diện khuôn mặt trong phạm vi lớn. Điều này giúp nhân viên không cần phải đứng quá gần thiết bị, giảm thiểu tình trạng tắc nghẽn tại điểm chấm công.

• Nâng cao tính ý thức đúng giờ của nhân viên: Hệ thống chấm công ghi nhận thời gian ra vào một cách chính xác, giúp nhân viên tự giác tuân thủ giờ giấc làm việc. Điều này không chỉ nâng cao kỷ luật và hiệu suất làm việc mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý nhân sự.

Những lợi ích trên cho thấy việc áp dụng thiết bị chấm công bằng khuôn mặt là một giải pháp hiệu quả và an toàn, giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Chấm công khuôn mặt qua thiết bị

Tuy vậy, vẫn còn có những mặt hạn chế cần phải lưu ý qua như:

• Máy quá nhạy có thể chấm công liên tục nếu có người đi qua: Thiết bị chấm công bằng khuôn mặt sử dụng các cảm biến và camera độ phân giải cao để nhận diện khuôn mặt nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu cảm biến quá nhạy, máy có thể nhận diện và ghi nhận dữ liệu mỗi khi có người đi qua, dẫn đến việc chấm công liên tục và không chính xác.

• Chi phí đầu tư tốn kém hơn so với những phương pháp khác: Chi phí ban đầu để triển khai hệ thống này bao gồm mua thiết bị, cài đặt phần mềm, và đào tạo nhân viên. So với các phương pháp chấm công truyền thống như sử dụng thẻ từ, mã số hoặc vân tay, việc triển khai hệ thống nhận diện khuôn mặt có thể tốn kém hơn nhiều.

• Chưa thật sự hiệu quả trong việc phân biệt sinh đôi: Một trong những hạn chế lớn của công nghệ nhận diện khuôn mặt là khả năng phân biệt giữa các cặp sinh đôi. Do các cặp sinh đôi thường có các đặc điểm khuôn mặt rất giống nhau, hệ thống nhận diện khuôn mặt có thể gặp khó khăn trong việc phân biệt họ.

Mặc dù chấm công bằng khuôn mặt mang lại nhiều lợi ích về hiệu quả và bảo mật, nhưng cũng có những nhược điểm cần xem xét. Để đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa chi phí đầu tư và lợi ích mang lại, cũng như áp dụng các biện pháp khắc phục để giảm thiểu những nhược điểm của hệ thống.

Chấm công qua phần mềm

Chấm công bằng khuôn mặt qua phần mềm có phần hiện đại hơn. Khi doanh nghiệp không cần thiết bị nào, chỉ đơn giản là cần một thiết bị di động, doanh nghiệp đã có thể chấm công qua camera của điện thoại, mà không cần phải tới công ty, chỉ cần kết nối internet. Chấm công qua phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp:

• Đảm bảo tỷ lệ chính xác, bảo mật cao.

• Có khả năng tổng kết, phân tích và trích xuất dữ liệu để báo cáo.

• Nhân viên có thể chủ động kiểm tra thời gian chấm công.

• Tích hợp với những phần mềm khác như tính lương, kế toán.

• Thuận tiện trong việc quản lý nhân sự.

Chấm công bằng phần mềm CloudCHECKIN

Thực hiện chấm công bằng khuôn mặt mang tới nhiều ưu điểm đáng chú ý giúp doanh nghiệp giải quyết khó khăn trong quản lý nhân sự, nhưng cũng kèm theo đó là những hạn chế nhất định. Tuy nhiên, có thể nhận thấy rằng việc ứng dụng phần mềm chấm công khuôn mặt, điển hình như CloudCHECKIN, có phần hiệu quả hơn so với dùng thiết bị để truy quét nhận diện, những hạn chế của phần mềm cũng không đáng kể và dễ dàng để khắc phục. CloudCHECKIN - Giải pháp chấm công đa kênh sẽ là lựa chọn đúng đắn cho sự đổi mới tích cực trong quy trình quản lý chấm công của doanh nghiệp:

• Chấm công nhân viên đa thiết bị: Không chỉ là chấm công bằng khuôn mặt, CloudCHECKIN còn tích hợp chấm công bằng vân tay, GPS, Wifi, Camera mobile, …

• Đa loại hình chấm công và tăng ca: Chấm công theo ca, theo ngày, liên ca, liên ngày, tăng ca theo ca và theo giờ

• Phân ca làm việc theo tuần, tháng, theo hợp đồng

• Tự động chuẩn đoán bất thường với các trường hợp đi trễ, vắng, quên checkin - checkout

• Sử dụng mọi lúc mọi nơi trên nền tảng mobile app, xuất báo cáo tự động thông minh và linh hoạt

Việc lựa chọn phần mềm chấm công khuôn mặt mang lại hiệu quả tối ưu nhất cho doanh nghiệp không phải là một điều dễ dàng. Tuy nhiên, đối với CloudCHECKIN - phần mềm chấm công đa kênh, chắc chắn sẽ mang lại một hiệu quả tuyệt vời giúp cho doanh nghiệp có cơ hội cải thiện trọn vẹn quy trình chấm công, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành kinh doanh.

>>Tham khảo: Bảng giá phần mềm CloudCHECKIN - Giải pháp chấm công bằng AI Camera cho doanh nghiệp.

Quy trình chấm công bằng khuôn mặt

Quy trình chấm công bằng khuôn mặt là một giải pháp công nghệ tiên tiến được sử dụng trong nhiều doanh nghiệp để quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác và hiệu quả. Để thực hiện chấm công khuôn mặt, cần thực hiện các bước cụ thể sau:

Đăng ký khuôn mặt

Mỗi nhân viên sẽ được yêu cầu đăng ký khuôn mặt của mình vào hệ thống. Thông qua một thiết bị có tích hợp camera, hình ảnh khuôn mặt sẽ được chụp lại và lưu trữ dưới dạng dữ liệu sinh trắc học.

Hình ảnh khuôn mặt được chuyển đổi thành dữ liệu số, thường là một chuỗi các điểm đặc trưng, sau đó được mã hóa và lưu trữ an toàn trong cơ sở dữ liệu.

Xác thực và nhận diện khuôn mặt

Khi đến hoặc rời khỏi nơi làm việc, nhân viên sẽ đứng trước thiết bị quét khuôn mặt. Thiết bị này sẽ chụp và so sánh khuôn mặt hiện tại với dữ liệu đã lưu trữ trong hệ thống.

Nếu dữ liệu khuôn mặt khớp với dữ liệu đã đăng ký, hệ thống sẽ xác nhận và ghi nhận thời gian nhân viên đó bắt đầu hoặc kết thúc ca làm việc.

Ghi nhận thời gian và dữ liệu

Sau khi xác thực thành công, hệ thống sẽ tự động ghi lại thời gian vào/ra của nhân viên vào cơ sở dữ liệu quản lý thời gian làm việc.

Dữ liệu này sẽ được cập nhật trong thời gian thực và có thể được truy cập bởi quản lý để theo dõi và kiểm soát giờ làm việc của nhân viên.

Bảo mật và xử lý dữ liệu

Do tính chất nhạy cảm của dữ liệu khuôn mặt, quy trình chấm công bằng khuôn mặt yêu cầu mức độ bảo mật cao. Dữ liệu phải được mã hóa và lưu trữ trong các hệ thống bảo mật, chỉ có thể truy cập bởi những người có thẩm quyền.

Dữ liệu chấm công có thể được phân tích để tạo các báo cáo về thời gian làm việc, thời gian nghỉ, và hiệu suất lao động của nhân viên.

Quy trình chấm công bằng khuôn mặt

Những lợi ích của chấm công bằng khuôn mặt

Nói về lợi ích khi ứng dụng chấm công bằng khuôn mặt trong thời đại công nghệ số, chấm công bằng khuôn mặt đã trở thành một giải pháp hiện đại và hiệu quả cho doanh nghiệp. Công nghệ này không chỉ đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý thời gian cũng như ý thức làm việc của nhân viên mà còn mang lại nhiều lợi ích đáng kể khác.

• Quản lý chấm công trên thời gian thực: Hệ thống nhận diện khuôn mặt không chỉ xác định chính xác danh tính của nhân viên mà còn tự động ghi nhận thời gian vào ra một cách nhanh chóng và chính xác. Tất cả dữ liệu ra vào của nhân viên được ghi nhận và lưu trữ trong hệ thống theo thời gian thực, dễ dàng truy xuất và kiểm tra khi cần thiết.

• Không xảy ra lỗi, tỷ lệ chính xác cao: Với khả năng nhận diện khuôn mặt nhanh chóng và chính xác, hệ thống này cung cấp dữ liệu chấm công gần như hoàn hảo, giảm thiểu tối đa các sai sót có thể xảy ra như khi sử dụng chấm công bằng vân tay hay thẻ từ. Các lỗi phổ biến như việc quên thẻ, thẻ bị hỏng, hoặc nhận diện sai vân tay đều được loại bỏ hoàn toàn, đảm bảo rằng mỗi lần chấm công đều chính xác và không thể bị giả mạo.

• Tích hợp với các hệ thống khác: Hệ thống nhận diện khuôn mặt có thể được kết nối dễ dàng với các phần mềm quản lý khác và cả hệ thống bảo mật nội bộ. Việc này không chỉ tạo ra một luồng thông tin liên tục và đồng bộ mà còn giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chi tiết về hoạt động của nhân viên, từ việc chấm công đến phân tích hiệu suất làm việc.

• Nâng cao bảo mật và an ninh: Việc nhận diện khuôn mặt giúp loại bỏ nguy cơ mất thẻ hoặc thẻ giả mạo, vốn là những lỗ hổng bảo mật phổ biến trong các hệ thống chấm công truyền thống. Mỗi lần một nhân viên đi qua các điểm kiểm soát, hệ thống sẽ tự động xác thực danh tính và ghi lại thời gian, từ đó tạo ra một lớp bảo vệ chắc chắn cho cơ sở của doanh nghiệp.

• Trích xuất báo cáo nhanh chóng: Hệ thống này tự động ghi lại và lưu trữ thông tin ra vào, cho phép quản lý truy cập dữ liệu thời gian thực cũng như các báo cáo chi tiết chỉ với vài thao tác đơn giản. Việc này giúp giảm khối lượng công việc thủ công và tiết kiệm thời gian so với các phương pháp truyền thống, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu.

• Chi phí đầu tư thấp: So với các phương pháp chấm công truyền thống, hệ thống này tự hoạt động và liên tục, không cần sự can thiệp thường xuyên của con người, từ đó giảm thiểu chi phí vận hành và bảo trì. Đồng thời, việc lắp đặt và triển khai hệ thống nhận diện khuôn mặt cũng không đòi hỏi quá nhiều thiết bị phức tạp hay hạ tầng phức tạp, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu một cách đáng kể.

Lợi ích của chấm công bằng khuôn mặt

Những điều cần lưu ý khi đăng ký chấm công bằng khuôn mặt

Để có thể chấm công bằng khuôn mặt một cách chính xác và nhanh chóng, điều kiện tiên quyết chính là để thông tin dữ liệu về nhận diện khuôn mặt được rõ ràng. Dưới đây là một số lưu ý khi thực hiện bước đầu đăng ký khuôn mặt cho việc chấm công:

• Luôn luôn giữ khuôn mặt cách máy chấm công trong khoảng từ 40cm đến 80cm.

• Cẩn thận và cố gắng giữ cho nét mặt được cố định, tự nhiên nhất có thể, không nên cười, chớp mắt hay vẽ bậy lên mặt.

• Không che mắt, lông mày, không đội mũ hay đeo kính râm. Tùy từng độ tiên tiến của dòng máy mà có thể nhận diện khuôn mặt khi đeo khẩu trang, tuy nhiên thì tốt nhất bạn nên bỏ khẩu trang khi đăng ký.

• Đối với trường hợp người đeo kính cận, nên đăng ký cả hai khuôn mặt lúc đeo kính và lúc không đeo kính để tránh nhầm lẫn.

• Lưu ý khi đăng ký hãy lần lượt từng người một, không hiển thị khuôn mặt của hai hay nhiều hơn một người trên màn hình.

• Nghiêm túc thực hiện theo các chỉ dẫn trên màn hình để có thể nhanh chóng kết thúc quá trình, bằng không, việc đăng ký có thể mất nhiều thời gian, thậm chí có thể không đăng ký thành công.

Ngoài ra, trong quá trình đăng ký dữ liệu và xác nhận khuôn mặt, người đăng ký cần chú ý về khoảng cách đứng và giữ biểu lộ trên khuôn mặt được tự nhiên. Vì vậy, hãy cố gắng làm theo các chỉ dẫn chấm công khuôn mặt đúng cách dưới đây:

• Khoảng cách kiến nghị: Thường thì máy chấm công khuôn mặt sẽ được đặt cố định trên tường với chiều cao cách mặt đất khoảng 1,5 mét. Khoảng cách giữa máy và người nên được duy trì trong khoảng 1,5 đến 1,7 mét để máy có thể nhận diện chính xác. Ngoài ra thì theo như nhà sản xuất, khoảng cách máy nhận diện khuôn mặt tốt nhất là 0,3 đến 2,5 mét và người đăng ký có thể di chuyển nhẹ về phía trước hoặc sau để cải thiện.

• Biểu cảm mặt và tư thế đứng: Người đăng ký cần giữ nét mặt tự nhiên, không biểu lộ sự ủ rũ hoặc cười quá mức, thả lỏng khuôn mặt để máy có thể ghi nhận một cách chính xác nhất. Cùng với đó là đứng và giữ đầu được thẳng, trực diện với máy.

Tạm kết

Như vậy có thể thấy rằng dưới sự thay đổi và phát triển của công nghệ, đổi mới vận hành là điều cần thiết mà doanh nghiệp cần phải thực hiện để tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi hơn. Vì vậy chấm công bằng khuôn mặt sẽ là giải pháp công nghệ tốt nhất để thay thế cho các quy trình chấm công phức tạp như trước đây.

Tuy nhiên nếu doanh nghiệp nâng cấp lên các sản phẩm như CloudCHECKIN của CloudGO, là giải pháp chấm công đa kênh không riêng chấm công khuôn mặt thì sẽ giảm thiểu rủi ro cho các tổ chức trong việc ghi nhận công của người lao động

>>Tìm hiểu ngay: 14 ngày dùng thử miễn phí CloudCHECKIN - Giải pháp chấm công bằng AI Camera hiệu quả cho doanh nghiệp

• Email: support@cloudgo.vn

• Tổng đài tư vấn và hỗ trợ: 1900 29 29 90