Làm “xiêu lòng” khách hàng với những ưu điểm của phần mềm CRM

Khi bắt đầu tính đến việc tìm kiếm, lựa chọn những công cụ hỗ trợ cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi. Ngoài việc quan tâm đến sự uy tín của nhà cung cấp, thì những tính năng, sự tương thích, … của công cụ cũng đáng để xem xét. Lựa chọn CRM - Giải pháp quản lý quan hệ khách hàng cũng vậy. Ưu điểm của phần mềm CRM có những gì nổi bật mà độ “hot” khủng như vậy?

07 ưu điểm của phần mềm CRM

Ưu điểm của phần mềm CRM thể hiện như thế nào? Nó đóng vai trò hết sức quan trọng khi doanh nghiệp đang phát triển. Nhằm giải quyết những vấn đề CSKH của doanh nghiệp. Đặc biệt là thông tin khách hàng. Vì khách hàng luôn là sự ưu tiên hàng đầu của mỗi doanh nghiệp nên tất cả mọi quy trình đều nhằm đạt được mục đích cuối là “làm hài lòng người tiêu dùng”.

Chính vì điều này, các công ty đang cung cấp phần mềm CRM cũng tích cực triển khai, tối ưu, đưa ra những tính năng, ưu điểm của phần mềm CRM để đạt được mục đích trên:

Kết nối khách hàng trên nền tảng đa kênh

Ưu điểm của phần mềm CRM đầu tiên có thể kể đến là kết nối khách hàng trên nền tảng đa kênh. Đội ngũ sales có thể phản hồi nhanh chóng tin nhắn của khách hàng từ nguồn đa kênh: Mạng xã hội, website, email, hotline, … thông qua kênh Live-chat duy nhất.

Phần mềm CRM sẽ tự động lưu trữ mọi thông tin yêu cầu, vấn đề của khách hàng. Sau đó sẽ phân loại phù hợp theo các trường dữ liệu đã được cài đặt từ trước. Nhân viên sẽ dễ dàng truy cập, nắm bắt thông tin. Và khách hàng sẽ không phải chờ đợi quá lâu để vấn đề được giải quyết. Mọi thắc mắc đều phản hồi nhanh chóng, thỏa đáng tùy theo từng nền tảng mà doanh nghiệp sử dụng.

>>> Xem thêm: Ứng dụng CRM - Yếu tố giúp doanh nghiệp thành công và dẫn đầu thị trường

Quy trình bán hàng tự động hóa

Ưu điểm của phần mềm CRM tiếp theo là giúp chuẩn hóa và tự động hóa quy trình bán hàng. Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý và đo lường hiệu quả các chiến dịch tiếp thị từ nhiều kênh như Email, Telemarketing, thư tín, mạng xã hội…

Điều này giúp doanh nghiệp lọc khách hàng một cách chặt chẽ và quản lý đội bán hàng hiệu quả hơn. Từ việc đo lường hiệu quả, liên tục cập nhật và cải tiến quy trình. Doanh nghiệp có thể nhanh chóng nâng cao chất lượng tiếp cận khách hàng tiềm năng.

Tích hợp trợ lý ảo thông minh

Nổi trội nhất trong ưu điểm của phần mềm CRM là tích hợp AI. Được sử dụng để tự động tương tác với khách hàng khi họ quan tâm đến sản phẩm. AI tích hợp sẵn câu trả lời cho những câu hỏi thông thường và cung cấp thông tin cơ bản về sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn nhân lực trong quá trình tương tác ban đầu với khách hàng.

Báo cáo và phân tích chi tiết real time

Ưu điểm của phần mềm CRM còn là báo cáo và phân tích. Việc báo cáo được liên tục cập nhật theo số liệu thời gian thực. Để đảm bảo tính chính xác cao nhất. Dựa vào đây, doanh nghiệp có thể phân tích được hành vi của khách hàng. Và dự đoán được xu hướng mua hàng tiếp theo của người tiêu dùng. Với báo cáo Theo thời gian thực, bạn có thể ngay lập tức và liên tục giám sát tác động của những chiến dịch mới. Và những thay đổi hiện có để kịp thời điều chỉnh.

>>> Xem thêm: Điều gì diễn ra tại doanh nghiệp sau khi triển khai CRM?

Tạo hình ảnh chuyên nghiệp lúc tư vấn với khách hàng

Ưu điểm của phần mềm CRM còn thể hiện ở chỗ - Tạo thiện cảm, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp khi chăm sóc khách hàng. Tất cả những thông tin cần thiết đều được phần mềm đồng bộ hóa, linh động.

Từng hồ sơ của khách hàng, mọi vấn đề đều được lưu trữ cụ thể, chi tiết. Tư vấn viên giải đáp đúng vấn đề, thắc mắc của khách hàng. Từ đó, niềm tin, sự uy tín, tính chuyên nghiệp được tăng cao. Tỷ lệ chuyển đổi cải thiện, khách hàng cũ quay lại và phát triển thêm Lead tiềm năng.

Bảo mật an toàn dữ liệu, gọn nhẹ

Phần mềm CRM là phần mềm online nên sẽ được truy cập bằng trình duyệt web. Lưu trữ trên Icloud. Không cần lo lắng về vấn đề máy không đủ bộ nhớ. Đây là một trong những ưu điểm của phần mềm CRM thực sự hữu ích. Hay phụ thuộc vào bất kỳ máy chủ nào. Dữ liệu lưu trên hệ thống sẽ được đảm bảo an toàn tuyệt đối. Không lo bị mất bởi những nguyên do không lường trước được như: Virus, cài lại win, đổi máy, …

Tối ưu nhân lực và thời gian

Vì ưu điểm của phần mềm CRM là mọi thứ đều được tự động hóa nên tất cả thông tin đều tích hợp trên một phần mềm. Chỉ cần click chuột là quá trình tra cứu vấn đề sẽ diễn ra nhanh chóng, tinh gọn, hiệu quả.

Việc tích hợp công nghệ Chatbot, Callbot,…vào phần mềm CRM sẽ giúp tối ưu nguồn nhân lực tốt hơn. Các trợ lý ảo sẽ làm việc 24/24, kể cả ngày lễ hay thứ 7, chủ nhật. Cho nên mọi thông tin khách hàng đều được tích hợp trên hệ thống phần mềm.

Có thể thấy rằng, với những ưu điểm của phần mềm CRM đã liệt kê ở trên. Doanh nghiệp có thể hoàn toàn tin tưởng triển khai giải pháp CRM vào quá trình xây dựng chiến lược kinh doanh của mình.

>>> Xem thêm: Những cách tích hợp CRM cho doanh nghiệp nhỏ và lớn hiệu quả cao

03 Nhược điểm phần mềm CRM

Bên cạnh những ưu điểm của phần mềm CRM thì crm cũng có những nhược điểm sau:

Đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và nguồn lực

Triển khai và sử dụng phần mềm CRM đòi hỏi thời gian và nguồn lực để đào tạo nhân viên, nhập dữ liệu, tạo quy trình và tích hợp hệ thống. Điều này có thể gây ra sự gián đoạn trong hoạt động kinh doanh. Và yêu cầu sự cam kết từ các bộ phận trong doanh nghiệp.

Khả năng tích hợp và tương thích

Một số phần mềm CRM không tương thích hoặc khó tích hợp với các hệ thống hiện có trong doanh nghiệp. Điều này có thể gây khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu và tương tác giữa các bộ phận khác nhau.

Chi phí

Cài đặt, mua sắm và duy trì phần mềm CRM có thể là một khoản đầu tư lớn đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa. Đồng thời, cần tính đến các chi phí phát sinh như cập nhật, nâng cấp và hỗ trợ kỹ thuật.

>>> Xem thêm: “Thách thức” của các công ty đang cung cấp phần mềm CRM ở Việt Nam

Tính năng của giải pháp CRM mà doanh nghiệp B2B cần hiện nay

Hiện tại, hai xu hướng trong CSKH là “tối đa trải nghiệm khách hàng” và “cá nhân hóa” đang cực kỳ phát triển. Đây là xu thế tất yếu của mọi doanh nghiệp. Bởi lẽ thông qua những chiến lược cá nhân hóa trải nghiệm, doanh nghiệp không chỉ thiết lập mối quan hệ dài hạn với khách hàng. Mà còn tạo hiệu ứng lan truyền khiến chính bản thân khách hàng trở thành ‘đại sứ’ quảng bá thương hiệu.

Thế nhưng cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng không phải là điều dễ dàng. Bởi vì:

• Khó có được cái nhìn tổng thể về Lead mục tiêu khi không thể kết nối đa nền tảng.

• Dữ liệu phân tán, khó theo dõi

• Phòng ban không có sự phối hợp ăn ý, khiến trải nghiệm khách hàng không có sự liền mạch.

Chính vì vậy, điều mà doanh nghiệp cần nhất ở một giải pháp CRM là hỗ trợ giải quyết được khó khăn trên. Theo một nghiên cứu của Software Advice, những tính năng như: Quản lý dữ liệu khách hàng; tracking tương tác; lên lịch và nhắc nhở công việc là 3 tính năng phổ biến nhất mà doanh nghiệp muốn có.

Dựa vào đây, các công ty cung cấp phần mềm CRM có thể tối ưu, cải tiến những tính năng này nhiều hơn. Nâng cấp thêm những ưu điểm của phần mềm CRM. Để có thể đảm ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong việc đáp ứng nhu cầu “cá nhân hóa” của khách hàng.

>>> Xem thêm: Đối tượng sử dụng phần mềm CRM trong doanh nghiệp là những ai?

Tạm kết

Thông tin trên đây đã tổng hợp những ưu điểm của phần mềm CRM nổi bật nhất. Dù ở bất kỳ hoàn cảnh nào, chỉ cần có CRM sẽ có thể cập nhật được thông tin, đặc biệt là đi công tác, gặp mặt khách hàng ngoài khu vực công ty. Mọi thứ đều có sẵn trong phần mềm thay vì phải chuẩn bị và sắp xếp một cách thủ công như trước.