Nắm bắt quản trị tài chính đúng cách: Tránh những sai lầm thường gặp

Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu biến động không ngừng, quản trị tài chính trở thành một yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn gặp khó khăn trong việc quản lý tài chính hiệu quả. Theo báo cáo, tỷ lệ nợ công của Việt Nam vào cuối năm 2021 chiếm khoảng 43,1% GDP, trong khi nợ Chính phủ là khoảng 39,1% GDP, cho thấy sự cần thiết của việc cải thiện quản lý tài chính để đảm bảo sự phát triển bền vững.

Một trong những sai lầm phổ biến là thiếu kế hoạch tài chính chi tiết và không giám sát chặt chẽ dòng tiền, dẫn đến tình trạng thiếu hụt vốn, không đủ khả năng thanh toán các khoản nợ và chi phí hoạt động. Bên cạnh đó, việc không đánh giá rủi ro trước mỗi khoản chi cũng khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng khủng hoảng tài chính khi gặp biến động thị trường.

Để tránh những sai lầm này, doanh nghiệp cần nắm bắt các nguyên tắc quản trị tài chính, những sai lầm và cách xử lý đúng cách Chỉ khi đó, doanh nghiệp mới có thể đảm bảo sự ổn định và phát triển.

Tìm hiểu thêm: Quản lý vận hành là gì? Những thách thức mà doanh nghiệp không thể “phớt lờ”

Quản trị tài chính là gì ?

Hiểu một cách đơn giản, Quản trị tài chính là việc lập kế hoạch cho doanh nghiệp và đảm bảo mọi phòng ban đều hoạt động theo kế hoạch đó. Khi quản lý tài chính hiệu quả, Giám đốc Tài chính (CFO) hoặc Phó Chủ tịch Tài chính có thể cung cấp dữ liệu cần thiết để xây dựng tầm nhìn dài hạn, đưa ra quyết định về đầu tư, và tìm hiểu cách để tài trợ cho những khoản đầu tư đó. Họ cũng có thể xem xét khả năng thanh khoản, lợi nhuận, và dòng tiền của doanh nghiệp.

Các loại quản trị tài chính hiện hữu ngày nay gồm có:

• Ngân sách vốn

Đây là quá trình lên kế hoạch để công ty đạt được các mục tiêu tài chính ngắn hạn và dài hạn. Cụ thể, nó giúp công ty xác định nên đầu tư vốn vào đâu để phát triển. Ví dụ, công ty có thể quyết định đầu tư vào máy móc mới, mở rộng nhà xưởng, hoặc nghiên cứu sản phẩm mới. Mục tiêu là tối ưu hóa lợi nhuận từ số vốn đầu tư đó, đảm bảo rằng mọi khoản chi tiêu đều có lợi cho sự phát triển của công ty.

• Cơ cấu vốn

Quá trình này liên quan đến việc xác định cách công ty sẽ huy động tiền để tài trợ cho các hoạt động kinh doanh hoặc mở rộng. Công ty cần quyết định xem nên vay nợ hay bán cổ phần để lấy vốn. Nếu lãi suất đang thấp, vay nợ có thể là phương án hợp lý hơn. Ngoài ra, công ty có thể tìm đến các nhà đầu tư tư nhân, bán bất động sản, hoặc phát hành cổ phiếu. Mục tiêu ở đây là cân nhắc giữa rủi ro và lợi nhuận để tìm ra phương án huy động vốn tối ưu.

• Vốn lưu động

Đây là việc đảm bảo công ty luôn có đủ tiền mặt để duy trì hoạt động hàng ngày. Ví dụ, tiền lương cho nhân viên, chi phí mua nguyên liệu, và các khoản chi tiêu vận hành khác cần được thanh toán đúng hạn. Quản lý vốn lưu động tốt giúp công ty duy trì sự ổn định trong hoạt động mà không gặp khó khăn về dòng tiền, từ đó tránh những rủi ro tài chính không đáng có.

Quản trị tài chính là gì? Quản trị tài chính gồm những gì?

Tóm lại, quản trị tài chính là một phần quan trọng trong việc điều hành doanh nghiệp, giúp xây dựng kế hoạch và tối ưu hóa nguồn lực để đạt được sự phát triển bền vững.

>>>> Giải quyết sự “đối phó” của nhân viên với những KPI chăm sóc khách hàng siêu chi tiết dưới đây

Vai trò của quản trị tài chính trong doanh nghiệp

Quản trị tài chính đóng vai trò then chốt trong việc vận hành và phát triển doanh nghiệp. Cụ thể, việc này sẽ mang đến những lợi ích sau:

• Tối đa hóa lợi nhuận, tối ưu hóa chi phí sản xuất

• Theo dõi dòng tiền hoạt động đảm bảo có đủ tiền để chi trả các chi phí và duy trì hoạt động trơn tru

• Tuân thủ các quy định, điều luật ban hành của pháp luật và ngành, tránh rủi ro pháp lý

• Phát triển “kịch bản” tài chính tiếp theo sẵn sàng đối phó với biến động

• Quản lý mối quan hệ tốt với nhà đầu tư và hội đồng quản trị

Tóm lại, quản trị tài chính không chỉ đơn thuần là quản lý tiền bạc mà còn giúp định hướng chiến lược và đảm bảo sự bền vững cho doanh nghiệp.

Các nguyên tắc cơ bản trong quản trị tài chính

Bất kỳ lĩnh vực nào cũng cần có “nguyên tắc” để thực hiện, và quản trị tài chính cũng không phải ngoại lệ. Trên thực tế, những nguyên tắc này được coi là điều kiện bắt buộc nếu bạn muốn triển khai thành công quản trị tài chính trong doanh nghiệp.

4 nguyên tắc quản trị tài chính

Nguyên tắc 1: Luôn bắt đầu bằng một kế hoạch

Một kế hoạch tài chính chi tiết giúp bạn xác định rõ mục tiêu và các bước cần thực hiện để đạt được chúng. Kế hoạch này cần bao gồm dự báo doanh thu, chi phí và dòng tiền trong ít nhất 12 tháng tới. Nó giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu tài chính và phương án hành động cụ thể để đạt được chúng.

Việc lập kế hoạch cẩn thận sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản lý tài chính, thay vì chỉ bị động đối phó với các vấn đề phát sinh.

Nguyên tắc 2: Giám sát dòng tiền nội bộ

Dòng tiền nội bộ là huyết mạch của doanh nghiệp. Việc giám sát dòng tiền giúp bạn đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ tiền mặt để hoạt động. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý tài chính để theo dõi các khoản thu chi hàng ngày, từ đó phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn.

Nguyên tắc 3: Quản lý dòng tiền đầu tư

Quản lý dòng tiền đầu tư giúp bạn tối ưu hóa lợi nhuận từ các khoản đầu tư. Quản lý dòng tiền bao gồm việc đánh giá hiệu quả của các dự án đầu tư và quyết định khi nào nên rút vốn. Khi một dự án không đạt được kỳ vọng lợi nhuận hãy cân nhắc chuyển hướng đầu tư sang dự án khác tiềm năng hơn.

Nguyên tắc 4: Đánh giá rủi ro trước mỗi khoản chi

Trước khi thực hiện bất kỳ khoản chi nào, việc đánh giá rủi ro giúp bạn tránh được những tổn thất không đáng có. Bạn cần xem xét các yếu tố như khả năng hoàn vốn, tác động đến dòng tiền và các rủi ro tiềm ẩn khác. Ví dụ, trước khi mua sắm thiết bị mới, bạn nên đánh giá xem liệu thiết bị đó có thực sự cần thiết và có thể mang lại lợi ích lâu dài hay không ?

Các nguyên tắc cơ bản trong quản trị tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định và hiệu quả cho doanh nghiệp. Khi áp dụng đúng, chúng sẽ giúp bạn kiểm soát tốt dòng tiền, tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo các quyết định tài chính được thực hiện một cách chính xác.

>>>> Có thể bạn sẽ quan tâm: Mô hình Agile - mô hình vòng lặp được các doanh nghiệp ưa chuộng hiện nay

10 Sai lầm trong cách quản trị tài chính của doanh nghiệp

Trong quá trình triển khai kế hoạch, doanh nghiệp có thể gặp phải những sai lầm tài chính tưởng chừng nhỏ, nhưng lại có thể tạo ra "hiệu ứng cánh bướm" với hậu quả nghiêm trọng. Hãy cùng điểm qua những sai lầm phổ biến và cách khắc phục để giúp doanh nghiệp bạn tránh rủi ro và vững bước phát triển.

1. Bỏ qua kiểm soát dòng tiền

Một trong những sai lầm tài chính phổ biến nhất mà các doanh nghiệp gặp phải là không theo dõi chặt chẽ dòng tiền. Ngay cả khi nhìn vào báo cáo tài chính, có thể thấy rằng doanh nghiệp đang có lợi nhuận, nhưng không có nghĩa là họ đang có đủ tiền mặt để trang trải các chi phí hàng ngày. Việc ưu tiên lợi nhuận hơn dòng tiền có thể dẫn đến những vấn đề thanh khoản bất ngờ mà doanh nghiệp không lường trước được.

Để tránh sai lầm này, doanh nghiệp nên thiết lập một hệ thống theo dõi dòng tiền đáng tin cậy và kiểm tra định kỳ các khoản thu và chi để đảm bảo có đủ tiền cho các nghĩa vụ tài chính.

2. Kết hợp tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp

Chủ sở hữu của nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp và nhỏ thường có xu hướng kết hợp tiền cá nhân với tiền doanh nghiệp, khiến việc theo dõi hiệu suất kinh doanh trở nên khó khăn và có thể gây rắc rối về thuế. Hơn nữa, việc này cũng làm tăng rủi ro cá nhân cho các chủ doanh nghiệp nếu xảy ra tranh chấp pháp lý.

Rạch ròi giữa tài chính cá nhân vào tài chính công ty

Một cách hiệu quả để xử lý vấn đề này là mở các tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng riêng cho doanh nghiệp. Việc này giúp bảo vệ tài sản cá nhân và đơn giản hóa quy trình kế toán.

3. Phương pháp định giá không đầy đủ

Một sai lầm tài chính khác mà nhiều doanh nghiệp thường mắc phải là không định giá đúng hàng hóa và dịch vụ của mình. Định giá quá thấp có thể dẫn đến việc doanh nghiệp không đủ chi phí để duy trì hoạt động, trong khi định giá quá cao có thể khiến khách hàng rời bỏ và làm giảm doanh thu.

Vì vậy, doanh nghiệp cần nghiên cứu thị trường để xây dựng một chiến lược giá hợp lý và cạnh tranh, đồng thời đảm bảo điều chỉnh giá thường xuyên để phản ánh tình hình thị trường.

4. Kế hoạch thuế không đầy đủ

Nhiều doanh nghiệp đánh giá thấp nghĩa vụ thuế hoặc không lập kế hoạch thuế đúng mức, dẫn đến các vấn đề về dòng tiền khi đến hạn nộp thuế.

Để khắc phục, doanh nghiệp nên lập kế hoạch thuế với sự tư vấn của chuyên gia và tận dụng các khoản khấu trừ thuế có sẵn. Việc dành một khoản tiền để chuẩn bị cho thuế cũng là cần thiết để tránh bất ngờ.

5. Không có kế hoạch ngân sách

Hoạt động mà không có ngân sách giống như đi mà không có bản đồ. Doanh nghiệp không có ngân sách thường sẽ chi tiêu vượt quá mức hoặc không phân bổ nguồn lực hiệu quả, dẫn đến những khó khăn tài chính không mong muốn.

Để duy trì kiểm soát tài chính, doanh nghiệp cần phát triển một ngân sách thực tế và linh hoạt. Ngân sách này nên bao gồm cả chi phí cố định và biến đổi, cũng như doanh thu dự kiến. Doanh nghiệp cũng cần thường xuyên so sánh chi tiêu thực tế với ngân sách để điều chỉnh kịp thời, giúp ngăn chặn tình trạng chi tiêu không cần thiết.

Luôn phải lên kế hoạch về ngân sách

6. Bỏ qua các khoản phải thu

Một số doanh nghiệp không theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán hoặc có điều khoản tín dụng quá dễ dãi. Việc này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền của doanh nghiệp. Các khoản thanh toán trễ hoặc nợ không thu hồi được sẽ làm giảm số tiền có sẵn, khiến doanh nghiệp khó khăn trong việc chi trả cho các chi phí cần thiết.

Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp cần thiết lập một chính sách thu hồi nợ rõ ràng. Cần phải đưa ra các điều khoản thanh toán cụ thể, gửi hóa đơn kịp thời và theo dõi những khoản thanh toán trễ. Doanh nghiệp cũng có thể xem xét việc cung cấp giảm giá cho những khách hàng thanh toán sớm hoặc tính lãi suất cho các khoản nợ quá hạn.

7. Phụ thuộc quá nhiều vào nợ

Mặc dù nợ có thể là một công cụ hữu ích để tài trợ cho sự phát triển, nhưng việc phụ thuộc quá mức vào vay mượn có thể dẫn đến những khoản thanh toán lãi suất cao và giảm tính linh hoạt tài chính. Nếu doanh nghiệp vay mượn quá nhiều, có thể ảnh hưởng xấu đến điểm tín dụng và làm tăng nguy cơ phá sản

Doanh nghiệp nên tìm cách cân bằng trong việc tài trợ. Sử dụng sự kết hợp giữa nợ, vốn cổ phần và lợi nhuận tái đầu tư sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sức khỏe tài chính tốt hơn. Đồng thời, thường xuyên xem xét mức nợ của doanh nghiệp để đảm bảo chúng nằm trong khả năng chi trả và tránh vay mượn quá mức.

Đừng để doanh nghiệp bạn mắc nợ quá nhiều

8. Bỏ qua báo cáo tài chính

Không thường xuyên xem xét các báo cáo tài chính, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ những thông tin quý giá về tình hình tài chính của mình. Việc không theo dõi các báo cáo này có thể dẫn đến việc ra quyết định kém và bỏ lỡ nhiều cơ hội cải thiện.

Do đó, doanh nghiệp nên phân tích định kỳ các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập để nắm bắt tình hình tài chính một cách rõ ràng.

9. Thiếu quỹ khẩn cấp

Không có quỹ dự phòng có thể làm doanh nghiệp dễ bị tổn thương trong những tình huống khẩn cấp hoặc bất ngờ.

Do đó, xây dựng quỹ khẩn cấp đủ để trang trải ít nhất 3-6 tháng chi phí hoạt động là rất cần thiết để đối phó với các tình huống khó khăn.

10. Không tìm kiếm lời khuyên chuyên môn

Cố gắng tự quản lý tất cả các khía cạnh tài chính của doanh nghiệp mà không có sự tư vấn từ chuyên gia có thể dẫn đến những sai lầm tốn kém, đặc biệt khi doanh nghiệp phát triển và tài chính trở nên phức tạp hơn.

Vì vậy, tìm kiếm sự hỗ trợ từ các kế toán viên hoặc cố vấn tài chính sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn về tài chính.

Những sai lầm trong quản trị tài chính có thể gây ra những hệ lụy không nhỏ cho doanh nghiệp. Hãy nhớ rằng, việc học hỏi từ sai lầm là một phần quan trọng trong hành trình quản trị tài chính hiệu quả.

Một số phương pháp hỗ trợ quản lý tài chính

Để giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và quản lý tài chính một cách chính xác, có nhiều phương pháp và công cụ hỗ trợ ngày càng phát triển:

Phương pháp truyền thống với Excel

Excel là công cụ phổ biến và dễ sử dụng để quản lý tài chính. Bạn có thể tạo các bảng tính để theo dõi thu chi, lập ngân sách và phân tích dữ liệu tài chính. cel cũng cho phép bạn tạo biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu, giúp bạn dễ dàng nhận diện xu hướng và đưa ra quyết định.

Quản trị tài chính bằng excel

Nhưng bên cạnh đó, nó cũng tồn tại một số hạn chế:

• Dễ xảy ra sai sót: Việc nhập liệu thủ công có thể dẫn đến sai sót, đặc biệt khi bạn phải xử lý một lượng dữ liệu lớn. Một lỗi nhỏ trong công thức hoặc nhập sai số liệu có thể dẫn đến kết quả không chính xác và ảnh hưởng đến quyết định tài chính.

• Khó quản lý dữ liệu lớn: Khi dữ liệu tài chính của bạn trở nên phức tạp và nhiều hơn, Excel có thể trở nên khó quản lý và không hiệu quả. Ví dụ, việc tìm kiếm và lọc dữ liệu trong một bảng tính lớn có thể mất nhiều thời gian và dễ gây nhầm lẫn.

• Thiếu tính năng tự động hóa: Excel không có khả năng tự động cập nhật dữ liệu từ các nguồn khác nhau, có thể làm mất nhiều thời gian và công sức. Bạn phải nhập liệu thủ công hoặc cập nhật dữ liệu từ các hệ thống khác, nhưng gây ra tốn thời gian và dễ gây ra sai sót.

Phương pháp tiên tiến quản lý bằng phần mềm

Các phần mềm quản lý tài chính như QuickBooks, Xero hay Zoho Books mang đến nhiều tính năng vượt trội hơn hẳn so với Excel. Chúng tự động hóa các quy trình như ghi nhận giao dịch, theo dõi tài khoản, và lập báo cáo tài chính. Chẳng hạn, phần mềm có thể tự động cập nhật số dư tài khoản ngân hàng, gửi nhắc nhở thanh toán, và tạo báo cáo tài chính chi tiết. Nhờ vậy, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót, đồng thời có được cái nhìn chính xác và toàn diện về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Khi các quy trình tài chính được thực hiện một cách hiệu quả, doanh nghiệp sẽ có thêm cơ hội tập trung vào việc phát triển và mở rộng. Hãy lựa chọn và áp dụng các phương pháp phù hợp để đưa doanh nghiệp của bạn vươn xa hơn.

Phần mềm CRM quản lý khách hàng có thể quản trị tài chính được không?

Câu trả lời là có. Dù CRM (Customer Relationship Management) chủ yếu được tạo ra để quản lý quan hệ khách hàng, nhưng nhiều phần mềm CRM hiện nay tích hợp thêm các tính năng quản lý tài chính. Doanh nghiệp không chỉ quản lý thông tin khách hàng mà còn theo dõi và xử lý các hoạt động tài chính một cách hiệu quả.

Tuy CRM không thể chi tiết như các phần mềm tài chính chuyên dụng, nhưng nó vẫn cung cấp một số tính năng tài chính hữu ích như:

• Quản lý hóa đơn bán hàng và thanh toán

• Theo dõi doanh số, dòng tiền cho doanh nghiệp

• Lập báo cáo tài chính cơ bản

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện, giúp quản lý cả khách hàng lẫn các vấn đề tài chính quan trọng, phần mềm CRM của CloudGO là lựa chọn đáng đầu tư cho doanh nghiệp.

Một số giao diện từ CloudSALES thuộc Phần mềm CRM CloudGO hỗ trợ quản lý tài chính cho khách hàng

Yêu cầu cần có để trở thành một nhà quản trị tài chính chuyên nghiệp

Để trở thành một nhà quản trị tài chính chuyên nghiệp, bạn cần có:

• Kiến thức chuyên môn vững chắc về tài chính, kế toán và kinh tế, cùng với các nguyên tắc quản lý tài chính (các chứng chỉ nên trau dồi: CFA, CPA, FRM hay CFP,...)

• Kỹ năng phân tích và ra quyết định là yếu tố then chốt để bạn đánh giá rủi ro và lập kế hoạch tài chính.

• Kỹ năng giao tiếp tốt giúp bạn làm việc hiệu quả với các phòng ban khác nhau và truyền đạt thông tin tài chính một cách dễ hiểu.

• Khả năng làm việc dưới áp lực sẽ giúp bạn xử lý tốt những tình huống căng thẳng trong công việc.

• Tư duy chiến lược để phát triển kế hoạch tài chính lâu dài cho doanh nghiệp.

• Am hiểu về công nghệ và các phần mềm tài chính giúp bạn quản lý số liệu hiệu quả và đưa ra những phân tích chính xác.

• Tính chính trực và tuân thủ đạo đức nghề nghiệp đảm bảo rằng mọi quyết định tài chính đều minh bạch và có lợi cho doanh nghiệp.

Những yêu cầu này sẽ là bước đệm để bạn trở thành một nhà quản trị tài chính chuyên nghiệp và mở ra con đường dẫn đến thành công lâu dài trong sự nghiệp của bạn trong lĩnh vực tài chính. Hãy nhớ, việc tích lũy kinh nghiệm thực tiễn cũng là yếu tố quan trọng giúp bạn nắm vững kiến thức và áp dụng hiệu quả vào công việc.

Tạm kết

Vậy CloudGO đã giới thiệu cho đầy đủ những phạm vi chính trong quản trị tài chính. Bạn muốn đạt đến thành công, đừng chỉ “nhìn” và “đọc” hãy bắt tay vào hành động và triển khai. Chúc doanh nghiệp của bạn thành công. Và nếu bạn đang ý định hoặc trong quá trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp - CloudGO sẽ đồng hành cùng bạn.

XEM THÊM VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP:

Hiểu đúng và đủ về quản trị marketing để tiết kiệm thời gian/tiền bạc cho doanh nghiệp

12 phần mềm quản lý doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc