KPI là gì? Cách áp dụng KPI hiệu quả - công bằng - chất lượng cho nhân viên

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, thuật ngữ "KPI" thường xuyên xuất hiện và được coi là một công cụ quan trọng giúp đo lường và đánh giá hiệu suất công việc. Vậy KPI là gì? KPI giúp các doanh nghiệp theo dõi tiến độ đạt được các mục tiêu chiến lược, từ đó đưa ra những điều chỉnh kịp thời nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Bài viết này sẽ đi sâu vào khái niệm KPI, cách thức xây dựng và ứng dụng phù hợp cho từng phòng ban của doanh nghiệp

>>> Xem thêm: 10+ phần mềm quản lý dự án miễn phí: Quản lý không tốn kém nhưng lại hiệu quả

KPI là gì?

Do đó, KPI áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Hay nói cách khác, KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác, chức danh đó.

Dựa trên việc hoàn thành KPI, tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. KPI cho thấy được hiệu quả hoạt động về kinh doanh của một doanh nghiệp, tổ chức cũng như để đánh giá xem người thực thi công việc đó có đạt được mục tiêu hay không.

Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI là gì trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể.

Tùy theo doanh nghiệp, tổ chức mà KPI sẽ khác nhau và ngay cả mỗi bộ phận cũng sẽ có một KPI khác nhau (Sales, Marketing, Product) và ngay cả mỗi người trong một bộ phận cũng có KPI khác nhau (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs).

Ngoài ra, hãy cùng tìm hiểu những báo cáo hỗ trợ nhà quản lý đánh giá hoạt động của doanh nghiệp:

• Báo cáo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
• Báo cáo hoạt động chăm sóc khách hàng

Phân loại KPI

Bạn đã hiểu KPI là gì rồi. Vậy KPI có bao nhiêu cách phân loại, bạn đã biết chưa? Thực tế, có rất nhiều KPIs khác nhau, nhưng ta phân thành 2 loại:

1. KPIs được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược: Các mục tiêu mang tính chiến lược thì thường là tiền, profit, market share => tác động trực tiếp đến sự sống còn của công ty.

Ví dụ: KPI chiến lược là phải đạt doanh số 10 tỷ tháng và mỗi năm 120 tỷ, không đạt được mục tiêu đó thì có khả năng công ty sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư rút vốn, giám đốc Sales và Marketing bị cho thôi việc.

2. KPIs được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật: Các chiến thuật là những hoạt động nhỏ nhằm giúp công ty đến được gần hơn với việc đạt mục tiêu chiến lược.

Ví dụ: Social KPI là mỗi tháng cần phải đạt được 100,000 engagements, tuy nhiên, số engagements này dù có đạt được cũng không đảm bảo sẽ giúp công ty đạt được doanh số. Nhưng các KPI này là một chỉ số mang tính đo lường sự phát triển và hiệu quả của các chiến thuật đang được thực thi và đồng thời bản thân các KPI này phải link trực tiếp tới việc nó sẽ tác động tới việc đạt mục tiêu chiến lược ra sao. Ví dụ: nhiều engagements => nhiều comments, nhiều inbox => nhiều người tìm hiểu về dịch vụ => nhiều khả năng bán hàng hơn => tăng doanh thu.

Cho nên các tầng cấp quản lý (directors, managers) là người sẽ bị ép KPI chiến lược và các bạn này phải tạo ra các KPI chiến thuật để phục vụ việc đạt mục tiêu KPI chiến lược mà các bạn đang chịu. Các KPI chiến lược này sẽ được áp cho các bạn cấp dưới đang thực thi các công việc tương ứng.

Vậy khi thấy tình trạng các KPI chiến thuật đều được đạt được nhưng các KPI chiến lược thì lại không thì nó có thể đến từ một số lý do:

• KPI chiến thuật hiện tại được thiết lập không có đóng góp vào việc đạt được các KPI chiến lược. Ví dụ: đặt KPI là chỉ số bounce rate(Tỷ lệ thoát) của website, trong khi đó chỉ số này vốn không nói lên được gì và cũng không gắn kết được nó với KPI chiến lược.
• KPI chiến thuật nếu đặt không đúng đôi lúc không những không có đóng góp gì cho việc đạt được KPI chiến lược mà thậm chí còn gây khó khăn cản trở. Ví dụ: đặt KPI là số like page quá cao sẽ khiến các bạn social executive làm nhiều biện pháp để đạt được mục tiêu đó như clickbait, câu like với nội dung không phù hợp nhằm tăng số lượng like cho đủ chỉ tiêu. Nhưng những người like fanpage lại là những người không có hứng thú với các nội dung khác của trang và do đó vô hình chung làm giảm lượng tương tác và ảnh hưởng tới hoạt động social chung về sau.
• KPI chiến thuật đặt ra mà đạt được hết (mà còn vượt xa hạn mức) thì cái đó chưa chắc đã là tốt, mà có thể là bạn đặt mục tiêu quá dễ dàng và đánh giá mục tiêu không chính xác và do đó không đủ để giúp đạt được KPI chiến lược.

Còn nếu KPI chiến thuật bạn đặt ra mà không đạt được và kém quá xa thì có thể bạn đang đối đầu với các vấn đề:

• KPI chiến thuật được đặt ra quá tham vọng xa rời thực tế nên không thể đạt được. KPI ngoài mục đích để đo lường hiệu quả nó còn có thể hoạt động như một tác nhân có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến tâm lý nhân viên của bạn. Bạn sẽ không muốn họ cảm thấy quanh nắm suốt tháng không đạt được chỉ tiêu và làm việc kém hiệu quả?
• Đội ngũ nhân viên của bạn yếu, không đủ khả năng đạt được KPI chiến thuật bạn đặt ra. Lúc này bạn cần coi lại cấu trúc team, các công việc mà họ đang thực hiện cũng như quy trình tuyển người từ đầu vào.

Vậy quan trọng nhất chính là KPI chiến thuật được đặt ra cho người thực thi phải thực sự phù hợp và bám sát với KPI chiến lược. Các KPI này là khi hoàn thành và đạt được phải tác động một cách tích cực và giúp doanh nghiệp, tổ chức đến gần hơn mục tiêu kinh doanh đề ra.

>>> Xem thêm: Tìm hiểu Timesheet là gì? Lý do Timesheet quan trọng với doanh nghiệp

Cách ứng dụng KPI cho nhân viên các phòng ban

Để ứng dụng KPI là gì cho nhân viên các phòng ban hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

Những cách áp dụng KPI phù hợp cho từng phòng ban

Xác định mục tiêu chung của doanh nghiệp

• Mục tiêu chung cần SMART (cụ thể, đo lường được, khả thi, có liên quan và có thời hạn).

• Mục tiêu chung cần được truyền đạt đến tất cả các phòng ban và nhân viên trong doanh nghiệp.

Xác định mục tiêu của từng phòng ban

• Mục tiêu của từng phòng ban cần phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

• Mục tiêu của phòng ban cần được thảo luận và thống nhất giữa lãnh đạo phòng ban và nhân viên.

Xác định KPI cho từng phòng ban

• KPI cần SMART và liên quan trực tiếp đến mục tiêu của phòng ban.

• Số lượng KPI cần vừa đủ để theo dõi hiệu quả hoạt động của phòng ban, nhưng không quá nhiều để gây rối cho nhân viên.

• Cần có cách thức đo lường và đánh giá KPI rõ ràng.

Giao KPI cho từng nhân viên

• Mỗi nhân viên cần được giao một số KPI phù hợp với chức vụ và năng lực của mình.

• Nhân viên cần hiểu rõ cách thức đo lường và đánh giá KPI của mình.

Theo dõi và đánh giá KPI

• Doanh nghiệp cần theo dõi KPI là gì của các phòng ban và nhân viên một cách thường xuyên.

• Kết quả đánh giá KPI cần được sử dụng để khen thưởng, động viên nhân viên, cũng như để điều chỉnh KPI cho phù hợp.

Thưởng phạt công bằng

• Áp dụng các chính sách khen thưởng và kỷ luật dựa trên việc hoàn thành hoặc không hoàn thành KPI. Điều này giúp tạo động lực cho nhân viên và thúc đẩy họ làm việc hiệu quả hơn.

Liên tục cải tiến

• Liên tục theo dõi và cải tiến hệ thống KPI là gì dựa trên những phản hồi từ nhân viên và kết quả đạt được. Điều này giúp hệ thống KPI ngày càng hoàn thiện và phù hợp hơn với mục tiêu của doanh nghiệp.

Một số lưu ý khi ứng dụng KPI cho nhân viên các phòng ban

• Cần sự tham gia của tất cả các bên liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng KPI.

• KPI cần được truyền thông một cách hiệu quả đến tất cả các nhân viên.

• Cần có hệ thống đào tạo để giúp nhân viên hiểu rõ cách thức sử dụng KPI.

• Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh KPI để phù hợp với tình hình thực tế.

Áp dụng các bước trên sẽ giúp doanh nghiệp triển khai KPI là gì một cách hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra.

>>> Xem thêm: Các chiến lược giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết

KPI không giúp đánh giá hoàn toàn kết quả làm việc của nhân viên?

KPI là gì? KPI là công cụ đánh giá hiệu quả công việc. Tuy nhiên, khẳng định "KPI không giúp đánh giá kết quả làm việc của nhân viên" có thể không hoàn toàn chính xác. Key Performance Indicators (KPIs) thường được sử dụng để đo lường hiệu suất công việc của nhân viên và các hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc sử dụng KPI cũng có một số hạn chế và có thể không phản ánh đầy đủ tất cả các khía cạnh của hiệu suất công việc. Dưới đây là một số điểm quan trọng cần xem xét:

1. Thiết kế KPI: Nếu KPI được thiết kế không phù hợp hoặc không liên quan trực tiếp đến mục tiêu công việc, chúng có thể không phản ánh chính xác hiệu suất của nhân viên. KPI nên được xây dựng một cách cẩn thận, dựa trên các mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được.

2. Thiếu toàn diện: KPI thường chỉ tập trung vào một số yếu tố cụ thể và có thể bỏ qua các khía cạnh khác của công việc, như sự sáng tạo, tư duy chiến lược, hoặc khả năng làm việc nhóm. Do đó, chỉ dựa vào KPI có thể không cung cấp một cái nhìn toàn diện về hiệu suất của nhân viên.

3. Áp lực không cần thiết: Đôi khi, việc tập trung quá mức vào các KPI có thể tạo ra áp lực không cần thiết và khuyến khích nhân viên tập trung vào việc đạt được các chỉ số này mà bỏ qua những yếu tố khác quan trọng không kém, như chất lượng công việc hay sự hài lòng của khách hàng.

4. Thay đổi môi trường làm việc: Môi trường làm việc thay đổi nhanh chóng có thể làm cho một số KPI trở nên lỗi thời hoặc không còn phù hợp. Trong những trường hợp như vậy, việc đánh giá hiệu suất dựa trên KPI có thể không còn chính xác.

5. Kết hợp với các phương pháp khác: Để đánh giá hiệu suất công việc một cách toàn diện, nên kết hợp KPI với các phương pháp đánh giá khác, như phản hồi 360 độ, đánh giá từ đồng nghiệp, và tự đánh giá.

Tóm lại, KPI là gì có thể là một công cụ hữu ích trong việc đánh giá hiệu suất công việc nếu được thiết kế và sử dụng đúng cách. Tuy nhiên, chúng không nên là công cụ duy nhất và cần được kết hợp với các phương pháp đánh giá khác để đảm bảo một cái nhìn toàn diện và công bằng về hiệu suất của nhân viên.

KPI với CloudPro CRM - công cụ hỗ trợ quản lý KPI hiệu quả

KPI là gì mà trở thành một phần không thể thiếu trong kinh doanh? Và ngày càng trở nên cần thiết với nhiều doanh nghiệp trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp của những nhà quản lý. Tuy nhiên, làm thế nào để có thể đánh giá và quản lý KPI trong doanh nghiệp một cách hiệu quả vẫn là câu hỏi khiến nhiều nhà quản lý phải đau đầu.

Hiểu được những trăn trở đó, CloudGO đã phát triển tính năng quản lý KPI ngay trên phần mềm CloudPro CRM với mục đích duy nhất là có thể biến CRM không chỉ là một phần mềm hỗ trợ tiếp thị, bán hàng và chăm sóc khách hàng mà còn là một trợ thủ đắc lực của nhà quản lý quản lý hiệu quả nhất doanh nghiệp của mình.

CloudGO giải pháp hỗ trợ quản lý khách hàng và bán hàng tối ưu

Tạm kết

Bằng cách sử dụng KPI, các doanh nghiệp có thể theo dõi tiến trình, điều chỉnh kế hoạch và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế. Tóm lại, hiểu rõ KPI là gì và áp dụng chúng một cách hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh mẽ trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.

Tìm hiểu thêm về những lợi ích và khó khăn trong quá trình đánh giá KPI tại KPI – CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC (Phần 2)

Tìm hiểu thêm về lợi ích của CRM qua bài viết CRM giúp doanh nghiệp tăng doanh thu như thế nào?

Tìm hiểu xu hướng chấm công đa kênh hiện nay Chấm công khuôn mặt | Giải pháp hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp