Chi tiết 05 bước thực hiện tự động hoá doanh nghiệp thành công ngoài mong đợi

Hãy thử hình dung một ngày làm việc mà bạn không phải tất bật với hàng chục email, không phải tham gia những cuộc họp dài lê thê về các vấn đề lặp đi lặp lại, và đặc biệt, không còn phải "chạy nước rút" với các deadline chồng chất. Tự động hóa doanh nghiệp giúp giải phóng con người khỏi các công việc lặp đi lặp lại, tối ưu quy trình, và tăng tốc độ ra quyết định. Nhưng áp dụng tự động hóa không phải là việc chỉ cần bấm nút "bắt đầu". Rất nhiều doanh nghiệp đã thất bại khi vội vàng triển khai mà thiếu chiến lược rõ ràng.

Để đi từ lý thuyết đến thực tiễn, bạn cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng và những hướng dẫn đúng đắn. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ 5 bước quan trọng để doanh nghiệp của bạn triển khai tự động hóa một cách hiệu quả và bền vững.

>>>>> Đạt kỷ luật Leads thu về nhờ 10 cách tương tác với khách hàng cho Sales

Bản chất tự động hóa doanh nghiệp là gì?

Tự động hóa doanh nghiệp, nói một cách đơn giản nhất, chính là sự hỗ trợ từ công nghệ để công việc "tự chạy" mà không cần sự can thiệp thường xuyên của con người.

Bản chất của tự động hóa không phải là việc thay thế con người bằng máy móc, mà là giải phóng con người khỏi những công việc lặp đi lặp lại, những quy trình có thể dự đoán được. Thay vì dành 70% thời gian cho việc nhập liệu, gửi email xác nhận hay tổng hợp báo cáo, nhân viên giờ đây có thể tập trung vào những công việc đòi hỏi óc sáng tạo, khả năng phân tích và đưa ra quyết định - những điều mà máy móc chưa thể thay thế.

Lợi ích nổi bật của tự động hóa doanh nghiệp mang lại

Vậy tự động hóa thực sự có thể mang lại những gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu những lợi ích nổi bật mà tự động hóa có thể mang lại trong hành trình chuyển đổi số.

Lợi ích từ việc tự động hóa doanh nghiệp

1. Tăng cường hiệu quả công việc

Một trong những lợi ích rõ rệt nhất mà tự động hóa mang lại là tăng cường hiệu quả công việc. Khi các quy trình thủ công, lặp đi lặp lại được chuyển sang tự động, nhân viên không còn phải dành thời gian vào những nhiệm vụ tẻ nhạt. Họ có thể tập trung vào các công việc đòi hỏi sự sáng tạo và chiến lược hơn. Việc tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian quý báu và nâng cao năng suất công việc, đồng thời đảm bảo mọi thứ được thực hiện đúng tiến độ và chính xác.

2. Tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận

Không ai có thể phủ nhận rằng chi phí vận hành là một yếu tố quan trọng quyết định sự bền vững của doanh nghiệp. Với tự động hóa, bạn có thể giảm bớt sự phụ thuộc vào nguồn nhân lực cho các công việc thủ công, từ đó giảm chi phí nhân sự mà vẫn duy trì hiệu quả công việc. Hơn nữa, tự động hóa còn giúp giảm thiểu lỗi trong quy trình, tránh được những chi phí phát sinh không đáng có, chẳng hạn như những sai sót trong việc nhập liệu hay xử lý đơn hàng.

3. Hỗ trợ ra quyết định chính xác

Một lợi ích mà ít người nghĩ đến là việc hỗ trợ ra quyết định chính xác hơn. Các công cụ tự động hóa cung cấp cho bạn một lượng dữ liệu khổng lồ về hiệu suất công việc, hành vi của khách hàng và quá trình sản xuất. Những dữ liệu này giúp bạn nhận diện các điểm yếu trong quy trình, từ đó đưa ra những quyết định cải tiến hợp lý. Việc có trong tay một kho dữ liệu đáng tin cậy giúp bạn làm chủ được những thay đổi trong công ty và thị trường.

4. Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Ngày nay, khách hàng kỳ vọng những trải nghiệm cá nhân hóa và liên tục. Tự động hóa doanh nghiệp giúp bạn duy trì một mối quan hệ liền mạch với khách hàng qua các công cụ như hệ thống CRM tự động, chatbot hỗ trợ 24/7, hay các chiến dịch marketing tự động được cá nhân hóa. Khi tự động hóa các quy trình tiếp cận khách hàng, bạn không chỉ tăng cường sự hài lòng mà còn xây dựng được lòng trung thành từ khách hàng, vì họ cảm nhận được sự quan tâm và chăm sóc tốt hơn.

5. Tăng cường sự hài lòng và động lực của nhân viên

Khi công việc được tự động hóa, nhân viên không phải chịu áp lực từ các công việc tẻ nhạt hay lặp đi lặp lại. Thay vào đó, họ có thể dành thời gian cho các công việc có giá trị cao hơn, chẳng hạn như phát triển ý tưởng mới, giải quyết các vấn đề phức tạp, hoặc xây dựng chiến lược dài hạn.

6. Khả năng mở rộng quy mô dễ dàng

Khi doanh nghiệp phát triển, việc mở rộng quy mô là một thách thức lớn. Tuy nhiên, với tự động hóa, bạn có thể mở rộng hoạt động kinh doanh mà không gặp khó khăn trong việc duy trì hiệu quả. Các quy trình đã được chuẩn hóa và tự động giúp bạn quản lý tốt hơn các đơn hàng, xử lý khách hàng và duy trì chất lượng dịch vụ dù quy mô công ty có tăng lên nhanh chóng. Chắc chắn rằng tự động hóa chính là công cụ giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt và dễ dàng mở rộng quy mô mà không gặp phải những rào cản lớn.

Như vậy, tự động không phải là một giải pháp ngắn hạn, mà là một chiến lược dài hạn giúp doanh nghiệp đổi mới, sáng tạo và khả năng thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh hiện đại.

Các lĩnh vực trong doanh nghiệp có thể tự động hóa

Nghiên cứu từ McKinsey cho thấy tự động hóa doanh nghiệp có thể tiết kiệm 20-30% chi phí quản lý vận hành thông qua tự động hóa. Dưới đây là những lĩnh vực cụ thể trong doanh nghiệp mà việc tự động hóa có thể mang lại hiệu quả rõ rệt.

1. Quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng

Quản lý sản xuất là một trong những lĩnh vực đầu tiên có thể được tối ưu hóa nhờ tự động hóa. Thông qua các hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning),doanh nghiệp có thể giám sát quy trình sản xuất, theo dõi tiến độ công việc và quản lý tồn kho trong thời gian thực.

Tự động hóa doanh nghiệp trong lĩnh vực logistic

Các công cụ tự động giúp cải thiện độ chính xác của việc dự báo nhu cầu, từ đó điều chỉnh kế hoạch sản xuất hợp lý. Đồng thời, các phần mềm quản lý chuỗi cung ứng tự động sẽ giúp giám sát quá trình vận chuyển, lưu trữ, phân phối hàng hóa một cách hiệu quả, giảm thiểu chi phí vận hành và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

>>>>> SO SÁNH CRM VÀ ERP : SỰ KHÁC BIỆT GIỮA 2 GIẢI PHÁP

2. Marketing và bán hàng

Trong marketing, tự động hóa đang dần trở thành công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả chiến dịch quảng cáo. Các công cụ tự động như phần mềm quản lý chiến dịch email marketing, social media scheduling, hay các hệ thống phân tích dữ liệu khách hàng có thể giúp doanh nghiệp tạo ra các chiến dịch quảng cáo cá nhân hóa, tối ưu hóa ngân sách quảng cáo và theo dõi hiệu quả trong thời gian thực.

Đồng thời, tự động hóa trong quy trình bán hàng, như hệ thống CRM (Customer Relationship Management),giúp quản lý và phân loại khách hàng tiềm năng, theo dõi tiến trình của từng giao dịch, từ đó nâng cao tỷ lệ chuyển đổi và tăng trưởng doanh thu.

3. Quản lý nhân sự

Trong lĩnh vực nhân sự, tự động hóa doanh nghiệp mang lại rất nhiều lợi ích, đặc biệt là trong việc tuyển dụng, quản lý lương bổng, và đánh giá hiệu suất. Việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự không chỉ giúp xử lý nhanh chóng các công việc hành chính mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

Ví dụ, việc ứng dụng các công cụ quản lý hồ sơ ứng viên giúp tìm kiếm, sàng lọc và phỏng vấn ứng viên một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hơn nữa, các hệ thống tự động trong quản lý lương thưởng và phúc lợi sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót trong việc tính toán và đảm bảo mọi quyền lợi của nhân viên được thực hiện đúng hạn.

4. Kế toán và tài chính

Tự động hóa trong kế toán và tài chính giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khối lượng công việc lớn và nâng cao tính chính xác trong các giao dịch tài chính. Các phần mềm kế toán hiện đại có thể tự động xử lý hóa đơn, quản lý các giao dịch ngân hàng, tính toán thuế và tạo ra báo cáo tài chính chính xác mà không cần phải mất quá nhiều thời gian.

Tự động hóa doanh nghiệp trong lĩnh vực tài chính - kế toán

Hơn nữa, các công cụ phân tích tài chính tự động giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính một cách nhanh chóng, hỗ trợ ra quyết định kịp thời và chính xác, đặc biệt trong các tình huống cần phải thay đổi chiến lược tài chính ngay lập tức.

5. Dịch vụ chăm sóc khách hàng

Chăm sóc khách hàng là yếu tố quan trọng không thể bỏ qua trong sự thành công của doanh nghiệp. Tự động hóa trong lĩnh vực này có thể nâng cao trải nghiệm của khách hàng một cách rõ rệt. Chẳng hạn, các công cụ chatbot có thể giải đáp câu hỏi của khách hàng 24/7, giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng cường sự hài lòng.

Các hệ thống tự động quản lý yêu cầu hỗ trợ khách hàng (ticketing system) giúp phân loại và xử lý yêu cầu nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và đảm bảo chất lượng dịch vụ. Những công cụ này không chỉ giúp tiết kiệm nguồn lực mà còn tạo ra một môi trường chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, hiệu quả.

Tóm lại, việc tự động hóa các lĩnh vực này sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp giảm chi phí và tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc, từ đó phát triển bền vững hơn trong tương lai. Với sự tiến bộ của công nghệ, doanh nghiệp nào biết tận dụng triệt để những công cụ tự động hóa này sẽ có lợi thế rõ rệt trong việc tăng trưởng và duy trì sự cạnh tranh trên thị trường

>>>>> Click ngay: Tăng sức mạnh cho thương hiệu khi marketer sử dụng email doanh nghiệp gửi tin đúng cách

05 bước giúp tự động hóa doanh nghiệp của bạn

Bắt đầu tự động hóa doanh nghiệp từ đâu? Đây có lẽ là câu hỏi mà nhiều chủ doanh nghiệp trăn trở khi đứng trước áp lực phải tối ưu hóa hoạt động và bắt kịp xu hướng công nghệ. Hãy bắt đầu với một lộ trình rõ ràng qua 5 bước:

05 giai đoạn tự động hóa doanh nghiệp

1. Đơn giản hóa (simplization)

Như Albert Einstein từng nói: "Nếu bạn không thể giải thích một điều gì đó đơn giản, thì bạn chưa hiểu nó đủ sâu." Đơn giản hóa là bước đầu tiên để chuẩn bị cho một hệ thống tự động hiệu quả. Không chỉ là loại bỏ các chi tiết thừa, mà còn là cách tổ chức mọi thứ sao cho dễ hiểu và dễ tiếp cận hơn.

Để bắt đầu, bạn cần đánh giá lại toàn bộ quy trình công việc của doanh nghiệp. Đặt ra các câu hỏi để xác định những yếu tố có thể làm giảm sự phức tạp:

• Có nhiệm vụ nào không cần thiết mà bạn có thể loại bỏ không?

• Các bước nào có thể kết hợp lại để giảm thiểu thời gian thực hiện?

• Các quy trình hiện tại có thể rút ngắn hoặc tái cấu trúc để tiết kiệm nguồn lực không?

Ví dụ: Nếu bạn có một quy trình bán hàng mà cần nhiều bước xác nhận thông tin, hãy xem xét việc tích hợp các công cụ CRM để tự động thu thập và lưu trữ dữ liệu khách hàng. Từ đó giúp giảm thiểu việc nhập liệu thủ công và tăng tốc quy trình bán hàng.

Đơn giản hóa giúp chúng ta tiết kiệm thời gian, công sức và làm việc hiệu quả hơn. Cắt giảm các bước không cần thiết, không gian lãng phí, những cuộc họp vô nghĩa sẽ tạo ra một không gian làm việc thông thoáng, giúp nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

>>>> Một quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn gồm những gì ?

2. Hệ thống hóa (systemization)

Mọi công việc đều cần một hệ thống. Nếu không có hệ thống, mọi thứ chỉ là ngẫu nhiên và khó kiểm soát. Để hệ thống hóa, bạn cần thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và mạch lạc. Việc này không chỉ giúp quản lý công việc hiệu quả mà còn giúp nhân viên làm quen và thực hiện công việc mà không bị lạc hướng.

• Xây dựng biểu đồ quy trình cho từng nhiệm vụ trong doanh nghiệp.

• Đặt ra các hướng dẫn chi tiết cho nhân viên về các quy trình làm việc.

• Sử dụng công cụ quản lý dự án để theo dõi và cập nhật tiến độ công việc.

Ví dụ: Đối với quy trình chăm sóc khách hàng, bạn có thể tự động hóa doanh nghiệp từ việc xây dựng một hướng dẫn chi tiết từ việc tiếp nhận khách hàng đến việc giải quyết khiếu nại. Sử dụng phần mềm quản lý khách hàng (CRM) để theo dõi từng bước trong quy trình và thông báo cho nhân viên khi có sự kiện cần hành động.

3. Tối ưu hóa (optimization)

Tối ưu hóa là bước giúp bạn làm việc thông minh hơn, không phải chăm chỉ hơn. Thomas Edison đã từng phát biểu: "Tôi chưa bao giờ thất bại. Tôi chỉ tìm ra 10.000 cách không hiệu quả." Tối ưu hóa đòi hỏi bạn phải nhìn nhận quy trình hiện tại và tìm cách cải thiện chúng.

Để tối ưu hóa, bạn cần phải phân tích và cải thiện từng quy trình hiện có để đảm bảo hiệu suất tối đa:

• Thu thập dữ liệu và phân tích kết quả của các quy trình hiện tại.

• Xác định các điểm nghẽn hoặc các bước mất thời gian và tìm cách cải tiến.

• Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu và đánh giá hiệu quả của từng bước.

Ví dụ: Nếu việc quản lý tồn kho của bạn mất nhiều thời gian, hãy thử sử dụng phần mềm quản lý kho tự động, giúp theo dõi và cập nhật mức tồn kho liên tục, cảnh báo khi hàng hóa gần hết, giúp bạn tiết kiệm thời gian kiểm tra thủ công.

>>>>> CRM B2B: Bí quyết quản lý và tối ưu hóa quy trình vận hành cho doanh nghiệp B2B

4. Tự động hóa (automation)

Chúng ta luôn ước ao có thể làm được tất cả, nhưng thời gian của chúng ta có hạn. Chính vì vậy, việc tự động hóa các quy trình là cách duy nhất để chúng ta có thể tận dụng hết khả năng của mình.

Tự động hóa là bước quan trọng để giảm thiểu công việc thủ công và tiết kiệm thời gian:

• Chọn những nhiệm vụ lặp đi lặp lại mà bạn có thể tự động hóa, như gửi email marketing, xử lý đơn hàng, hoặc tạo báo cáo.

• Áp dụng các công cụ tự động hóa có sẵn như phần mềm CRM, phần mềm kế toán, hoặc hệ thống quản lý đơn hàng để xử lý các tác vụ tự động.

Ví dụ: Sử dụng một công cụ như Mailchimp để tự động gửi email tiếp thị tới khách hàng trong danh sách của bạn, hoặc tích hợp hệ thống bán hàng của bạn với phần mềm kế toán để tự động hóa quá trình lập hóa đơn.

5. Nhân bản hóa (humanization)

Cuối cùng, mặc dù tự động hóa doanh nghiệp mang lại rất nhiều lợi ích, nhưng yếu tố con người vẫn là cốt lõi trong mọi doanh nghiệp. Câu nói kinh điển của Cựu tổng giám đốc điều hành của Apple Steve Jobs luôn nhắc nhở chúng ta: "Công nghệ chỉ là công cụ. Con người mới là yếu tố quan trọng để thay đổi thế giới."

Nhân bản hóa không có nghĩa là bạn phải từ bỏ công nghệ, mà là làm sao để giữ được sự kết nối con người trong môi trường tự động hóa. Hãy duy trì sự tương tác và kết nối giữa các nhân viên và khách hàng thông qua các bước sau:

• Đảm bảo rằng công nghệ được sử dụng để hỗ trợ công việc, không phải thay thế sự sáng tạo và giao tiếp giữa các cá nhân.

• Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên để họ có thể làm việc hiệu quả hơn trong môi trường tự động hóa.

• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mà trong đó sự đổi mới, sáng tạo và đóng góp từ nhân viên luôn được khuyến khích.

Ví dụ: Sau khi tự động hóa quy trình tiếp nhận đơn hàng, nhân viên có thể dành nhiều thời gian hơn để chăm sóc khách hàng, tư vấn sản phẩm, hoặc đưa ra những giải pháp sáng tạo giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng. Bạn cũng có thể tổ chức các buổi đào tạo để giúp nhân viên hiểu rõ hơn về các công cụ công nghệ mới.

Sự thay đổi bắt đầu từ việc cải thiện các quy trình hiện tại, và mỗi bước thực hiện đều giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu xây dựng một doanh nghiệp tự động hóa hoàn hảo.

>>>>> Đừng vội bỏ đi nếu bạn không muốn Doanh số tăng “bất ngờ” cùng 12 cách quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả

Thách thức khi triển khai tự động hóa trong doanh nghiệp

Tự động hóa mang lại nhiều lợi ích, nhưng để bắt đầu không hề dễ dàng. Một trong những rào cản lớn nhất là chi phí đầu tư ban đầu. Với các doanh nghiệp nhỏ, khoản chi cho phần mềm và công nghệ mới đôi khi khiến họ đắn đo. Tuy nhiên, thay vì chỉ nhìn vào con số trước mắt, hãy nghĩ đến những gì bạn có thể tiết kiệm về thời gian và chi phí trong tương lai. Một kế hoạch rõ ràng, cùng với những giải pháp phù hợp, sẽ giúp bạn vượt qua thách thức này.

Việc tích hợp công nghệ mới vào hệ thống cũ cũng là một bài toán nan giải. Đôi khi, phần mềm hiện tại không "ăn khớp" với các công cụ tự động hóa mới, gây ra sự gián đoạn trong công việc. Để tránh rủi ro, bạn có thể thử nghiệm trước ở quy mô nhỏ, sau đó mở rộng dần. Lựa chọn các công cụ dễ dàng kết nối và đảm bảo nhân viên được đào tạo kỹ lưỡng cũng sẽ giúp mọi thứ vận hành trơn tru hơn.

Ngoài ra, việc kháng cự từ nhân viên là điều không tránh khỏi khi thay đổi quy trình. Để giảm lo ngại, bạn cần giao tiếp rõ ràng về lợi ích của tự động hóa và khẳng định rằng công nghệ chỉ hỗ trợ, không thay thế con người. Đào tạo và khuyến khích sự tham gia của nhân viên sẽ giúp họ dễ dàng thích ứng hơn.

Cuối cùng, bảo mật dữ liệu và đo lường hiệu quả là yếu tố quan trọng. Lựa chọn phần mềm bảo mật tốt và xác định các chỉ số hiệu suất rõ ràng sẽ giúp bạn bảo vệ dữ liệu và đánh giá chính xác hiệu quả của tự động hóa.

Tạm kết

Tự động hóa doanh nghiệp không phải là việc đột ngột thay thế toàn bộ quy trình bằng máy móc và phần mềm. Đó là một hành trình có hệ thống, từng bước, đảm bảo sự chuyển đổi suôn sẻ và bền vững. Với hơn 14 năm kinh nghiệm trong việc hỗ trợ chuyển đổi số cho hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam, CloudGO tự tin là người bạn đồng hành đáng tin cậy của bạn. Liên hệ ngay để bắt đầu hành trình tự động hóa cho doanh nghiệp của bạn.

XEM THÊM CÁC GIẢI PHÁP QUẢN LÝ CHO CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP KHÁC NHAU:

1. Phần mềm chấm công

2. Phần mềm quản lý dự án

3. Phần mềm quản lý công việc

4. Phần mềm quản lý bán hàng

5. Phần mềm CRM