Cách bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp khi ứng dụng Cloud CRM

Việc triển khai Cloud CRM mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng tiềm ẩn nguy cơ về bảo mật dữ liệu. Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho bạn những bí quyết thiết yếu để bảo vệ thông tin nhạy cảm của khách hàng và doanh nghiệp một cách hiệu quả khi sử dụng CRM trên nền tảng đám mây

Khái niệm Cloud CRM

Cloud CRM (Customer Relationship Management) là một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng được triển khai trên nền tảng đám mây. Thay vì cài đặt và vận hành trên các máy chủ và hạ tầng nội bộ của một doanh nghiệp, hệ thống CRM trên nền tảng đám mây được cung cấp như một dịch vụ trực tuyến thông qua mô hình SaaS (Software as a Service).

Cloud CRM được cung cấp qua mô hình SaaS

Với phần mềm CRM, dữ liệu và các chức năng quản lý khách hàng được lưu trữ và xử lý trên các máy chủ đám mây từ xa. Người dùng có thể truy cập vào hệ thống từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Các nhà cung cấp dịch vụ Cloud CRM chịu trách nhiệm quản lý và duy trì hạ tầng công nghệ, bảo mật dữ liệu và cung cấp các tính năng và phiên bản mới nhất.

Cloud CRM cung cấp nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm tiết kiệm chi phí vì không cần đầu tư vào phần cứng và phần mềm, tính linh hoạt trong việc mở rộng hoặc thu hẹp quy mô theo nhu cầu, truy cập linh hoạt từ xa và cập nhật tự động của phần mềm. Bên cạnh đó, hệ thống CRM trên nền tảng đám mây cũng tạo điều kiện cho doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh chính mà không phải lo lắng về việc quản lý và duy trì CRM.

>>> Xem thêm: Top 06 phần mềm chăm sóc khách hàng giúp tối ưu trải nghiệp & tăng hiệu suất kinh doanh

Các nguy cơ nếu Cloud CRM không có biện pháp bảo mật

Các nguy cơ tiềm ẩn khi sử dụng Cloud CRM nếu không có biện pháp bảo mật như sau:

Mất dữ liệu

• Do tấn công mạng: Hacker có thể xâm nhập vào hệ thống Cloud CRM và đánh cắp dữ liệu khách hàng.

• Do lỗi phần mềm: Lỗi phần mềm có thể dẫn đến mất dữ liệu hoặc hỏng dữ liệu.

• Do lỗi của người dùng: Người dùng có thể vô tình xóa hoặc ghi đè dữ liệu

Nguy cơ mất dữ liệu khi hệ thống không bảo mật tốt

Truy cập trái phép

• Hacker có thể truy cập trái phép vào dữ liệu khách hàng thông qua các lỗ hổng bảo mật.

• Nhân viên nội bộ có thể truy cập trái phép vào dữ liệu khách hàng cho mục đích xấu.

Dữ liệu bị sử dụng sai mục đích

• Dữ liệu khách hàng có thể bị sử dụng sai mục đích bởi nhà cung cấp Cloud CRM hoặc các bên thứ ba.

• Dữ liệu khách hàng có thể bị bán cho các bên thứ ba mà không có sự đồng ý của khách hàng

Dữ liệu bị sử dụng sai mục đích

Ngoài ra, còn tồn tại một số nguy cơ khác như: Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền hoặc chịu trách nhiệm pháp lý nếu không tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu; mất uy tín và niềm tin của khách hàng nếu dữ liệu khách hàng bị đánh cắp hoặc rò rỉ.

Năm 2019, Salesforce, một nhà cung cấp Cloud CRM lớn, đã bị tấn công mạng khiến dữ liệu của hơn 2,5 triệu khách hàng bị rò rỉ.

Năm 2021, một công ty khởi nghiệp đã bị phạt 1 triệu USD vì vi phạm quy định về bảo mật dữ liệu do không bảo mật dữ liệu khách hàng trong Cloud CRM. Hậu quả dẫn đến là mất mát tài chính do bị phạt tiền hoặc chi phí để khắc phục sự cố. Mất uy tín và niềm tin của khách hàng, dẫn đến giảm doanh thu. Nguy cơ bị kiện tụng.

Như vậy, bảo mật dữ liệu là yếu tố quan trọng khi sử dụng Cloud CRM. Doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp cần thiết để bảo vệ dữ liệu khách hàng khỏi các nguy cơ bảo mật.

>>> Tham khảo ngay: SO SÁNH CRM VÀ ERP : SỰ KHÁC BIỆT GIỮA 2 GIẢI PHÁP

10 cách bảo mật dữ liệu khi sử dụng Cloud CRM

Việc bảo mật dữ liệu khi sử dụng Cloud CRM là vô cùng quan trọng, vì nó liên quan đến thông tin nhạy cảm của khách hàng và doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách để bảo mật dữ liệu khi sử dụng CRM:

10 Cách bảo mật dữ liệu khách hàng trên Cloud CRM

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

• Chọn nhà cung cấp có cam kết bảo mật cao, sử dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến và có chính sách bảo mật rõ ràng.

• Đánh giá uy tín và kinh nghiệm của nhà cung cấp trong việc cung cấp dịch vụ Cloud CRM.

• Tham khảo ý kiến của các khách hàng đã sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp.

Sử dụng mật khẩu mạnh và xác thực đa yếu tố

• Sử dụng mật khẩu mạnh cho tài khoản Cloud CRM và thay đổi mật khẩu thường xuyên.

• Kích hoạt xác thực đa yếu tố (MFA) để tăng cường bảo mật cho tài khoản.

• Sử dụng các phương thức MFA như mã OTP, xác thực sinh trắc học hoặc khóa bảo mật.

Hạn chế quyền truy cập dữ liệu

• Hạn chế quyền truy cập dữ liệu chỉ cho những người dùng cần thiết.

• Sử dụng phân quyền theo vai trò để cấp quyền truy cập phù hợp cho từng người dùng.

• Theo dõi và giám sát hoạt động truy cập dữ liệu của người dùng.

Mã hóa dữ liệu

• Sử dụng mã hóa để bảo vệ dữ liệu khi lưu trữ và truyền tải.

• Chọn giải pháp mã hóa được NIST (National Institute of Standards and Technology) khuyến nghị.

• Sử dụng các công cụ mã hóa được tích hợp sẵn trong Cloud CRM hoặc sử dụng các công cụ mã hóa của bên thứ ba.

Sao lưu dữ liệu

• Thường xuyên sao lưu dữ liệu Cloud CRM để đảm bảo dữ liệu không bị mất trong trường hợp xảy ra sự cố.

• Sử dụng các giải pháp sao lưu đám mây uy tín để lưu trữ dữ liệu sao lưu.

• Xác minh tính toàn vẹn của dữ liệu sao lưu định kỳ.

>>> Khám phá thêm về: Dịch vụ tư vấn CRM cho doanh nghiệp

Cập nhật phần mềm

• Luôn cập nhật phần mềm Cloud CRM lên phiên bản mới nhất để vá các lỗ hổng bảo mật.

• Bật tính năng cập nhật tự động để đảm bảo phần mềm luôn được cập nhật.

• Sử dụng các công cụ quét phần mềm độc hại để kiểm tra phần mềm CRM trên đám mây thường xuyên.

Nâng cao nhận thức của nhân viên

• Đào tạo nhân viên về các biện pháp bảo mật dữ liệu khi sử dụng Cloud CRM.

• Nâng cao nhận thức của nhân viên về các mối đe dọa an ninh mạng và cách thức phòng tránh.

• Khuyến khích nhân viên báo cáo các sự cố bảo mật cho bộ phận IT.

Sử dụng các công cụ bảo mật bổ sung

• Sử dụng các công cụ bảo mật bổ sung như tường lửa ứng dụng web (WAF) và hệ thống phát hiện xâm nhập (IDS) để tăng cường bảo mật cho CRM trên nền tảng đám mây.

• Sử dụng các công cụ giám sát để theo dõi hoạt động của Cloud CRM và phát hiện các hành vi bất thường.

Tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu

• Tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu như GDPR (General Data Protection Regulation) và CCPA (California Consumer Privacy Act).

• Áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng.

Lập kế hoạch dự phòng

• Lập kế hoạch dự phòng để xử lý các sự cố bảo mật dữ liệu.

• Kế hoạch dự phòng nên bao gồm các bước để xác định, ngăn chặn và khắc phục sự cố bảo mật.

• Kế hoạch dự phòng cũng nên bao gồm các bước để khôi phục dữ liệu trong trường hợp dữ liệu bị mất hoặc bị hỏng.

Việc bảo mật dữ liệu khi sử dụng Cloud CRM là trách nhiệm chung của nhà cung cấp và doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp bảo mật phù hợp để bảo vệ dữ liệu của mình và khách hàng.

>>> Tìm hiểu về: Chi phí cho 1 phần mềm CRM là bao nhiêu?

Tạm kết

Dữ liệu khách hàng là tài sản quý giá của doanh nghiệp, cần được bảo vệ khỏi các nguy cơ tiềm ẩn như tấn công mạng, truy cập trái phép, và sử dụng sai mục đích.

Doanh nghiệp hãy đánh giá mức độ bảo mật dữ liệu hiện tại của hệ thống Cloud CRM và thực hiện các biện pháp cần thiết để nâng cao hiệu quả bảo mật. Đồng thời, tham khảo thêm ý kiến của các chuyên gia về bảo mật để được tư vấn giải pháp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Hãy bảo vệ dữ liệu khách hàng của bạn ngay hôm nay!