Phường Số là gì? Nền tảng quản trị, điều hành hợp nhất cho phường, xã

Phường Số là hệ thống điều hành số cấp phường, xã do CloudGO phát triển. Hệ thống giúp phường, xã tiếp nhận, xử lý, điều hành công việc và phục vụ người dân, doanh nghiệp trên môi trường số. Đồng thời, Phường Số kết nối, khai thác và chia sẻ dữ liệu với các nền tảng, cơ sở dữ liệu dùng chung của Thành phố và Trung ương.

Từ ngày 01/7/2025, chính quyền địa phương vận hành theo mô hình hai cấp. Nhiều phường mới được hình thành từ hai, ba đơn vị cũ, nên địa bàn rộng hơn và đầu việc cũng nhiều hơn. Trong khi đó, kênh tiếp nhận vẫn rải rác: điện thoại, nhóm Zalo khu phố, sổ tiếp dân, email.

Khi lãnh đạo muốn biết tuần này có bao nhiêu phản ánh quá hạn, cán bộ phải gom số liệu từ từng nơi. Phường Số được xây dựng để giải quyết đúng điểm nghẽn này. Mọi điểm chạm được đưa về một hệ thống, và kết quả công việc được đo bằng mức độ hài lòng của người dân.

1. Phường Số là gì?

Phường Số là nền tảng chính quyền số ứng dụng tư duy quản trị doanh nghiệp vào quản trị, điều hành chính quyền phường, xã. Người dân và doanh nghiệp là đối tượng trung tâm để phục vụ. Sự hài lòng của họ là tiêu chí đánh giá kết quả công việc đầu ra.

Phường Số được phát triển bởi CloudGO, công ty cung cấp giải pháp CRM & AI chuyên sâu theo ngành. Những kinh nghiệm quản lý khách hàng, quy trình và chỉ số hiệu suất trong doanh nghiệp được chuyển thành cách quản lý người dân, yêu cầu và cán bộ ở cấp phường. Thông tin chi tiết về giải pháp có tại phuongso.vn.

Phường Số được phát triển bởi CloudGO

Nền tảng vận hành theo bốn phương châm bám sát Công văn 7370/UBND-VX:

Mỗi nhóm người dùng nhận một giá trị khác nhau trên cùng hệ thống:

Phường Số không phải một phần mềm lẻ. Đây là một hệ thống điều hành, trong đó dữ liệu người dân, công việc và chỉ số hiệu suất liên thông với nhau.

2. Vì sao phường, xã cần một nền tảng hợp nhất?

Phường, xã cần nền tảng hợp nhất vì bài toán sau sáp nhập nằm ở khâu dữ liệu, không phải ở chỗ thiếu công cụ. Mỗi đơn vị cũ mang theo cách lưu trữ và kênh tiếp nhận riêng. Khi dữ liệu không nằm chung một chỗ, báo cáo phải làm thủ công và lãnh đạo luôn nhìn thấy số liệu chậm vài ngày.

Dữ liệu phân tán cũng là rào cản lớn nhất khi khai thác dữ liệu trong cơ quan nhà nước. Bảng dưới đây so sánh từng khâu công việc:

3. Hệ sinh thái 6 phân hệ của Phường Số

Phường Số gồm 6 phân hệ dùng chung một kho dữ liệu, phục vụ đồng thời ba mảng: chính quyền số, xã hội số và kinh tế số. Người dân có hai kênh tương tác: trực tuyến qua Zalo và trực tiếp qua Kiosk. Cán bộ và lãnh đạo làm việc trên website và mobile app, còn doanh nghiệp có kênh kết nối và giao thương riêng. Phường có thể triển khai toàn bộ hoặc chọn một số phân hệ theo nhu cầu.

Zalo Mini App Phường Số

Mini App Phường Số là kênh để người dân và chủ doanh nghiệp tương tác với chính quyền ngay trên Zalo, không cần cài thêm ứng dụng. Có ba cách vào: quét mã QR, bấm đường link được chia sẻ, hoặc tìm "Phường Số" trên thanh tìm kiếm Zalo.

Trên Mini App, người dân có thể:

• Hỏi Trợ lý AI về hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình, thời hạn, lệ phí và cách điền biểu mẫu.
• Tìm đúng thủ tục, xem hướng dẫn rồi được điều hướng sang Cổng Dịch vụ công để nộp hồ sơ. Khi quay lại Mini App, trợ lý vẫn nắm được thủ tục người dân đang thực hiện.
• Gửi phản ánh kiến nghị kèm vị trí trên bản đồ, hình ảnh và video; theo dõi tiến độ xử lý và xem các phản ánh đã được công khai.
• Đặt lịch hẹn, bốc số thứ tự trực tuyến và theo dõi lượt phục vụ.
• Đánh giá mức độ hài lòng với cán bộ; xem tin tức, lịch tiếp công dân và đường dây nóng.

Mini App không thay thế Cổng Dịch vụ công: hồ sơ vẫn được nộp trên Cổng. Vai trò của Mini App là giúp người dân đến đúng chỗ nhanh hơn và được hướng dẫn suốt quá trình.

Zalo Mini App Phường Số

Kiosk tự phục vụ

Một bác lớn tuổi đến phường làm xác nhận cư trú nhưng không dùng Zalo. Bác vẫn có thể tự lấy số, tra cứu thủ tục và nộp tài liệu ngay tại sảnh. Kiosk tự phục vụ là kênh tiếp nhận trực tiếp của Phường Số, dành cho người dân và doanh nghiệp đến tận trụ sở. Kiosk bổ sung cho Mini App chứ không thay thế nó.

Kiosk được thiết kế thân thiện với người lớn tuổi và người khuyết tật: chữ lớn, độ tương phản cao, có hỗ trợ giọng nói và đa ngôn ngữ. Máy có thể vận hành cả ngoài giờ hành chính tại sảnh. Khi mất mạng tạm thời, kiosk vẫn chạy và tự đồng bộ dữ liệu khi có kết nối trở lại. Phường quản lý nhiều kiosk từ xa, kết nối được màn hình LED và loa gọi số. Cán bộ theo dõi lưu lượng, thời gian chờ và mức hài lòng trên dashboard.

Có hai giới hạn cần nói rõ:

• Kiosk không tự tạo ra giá trị pháp lý: Giấy tờ xác nhận chỉ có hiệu lực khi được cơ quan ký số bằng con dấu điện tử, và bản in có mã QR để bất kỳ ai cũng kiểm chứng được.
• Kiosk không kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu dân cư: Kiosk tích hợp với hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của địa phương, vốn đã được kết nối hợp pháp với cơ sở dữ liệu này.

Kiosk tự phục vụ

Nền tảng quản trị / điều hành số

Đây là nơi cán bộ phường làm việc hằng ngày, trên cả website và mobile app. Buổi sáng, cán bộ mở bàn làm việc số là thấy ngay việc hôm nay, việc đến hạn, việc trễ hạn và các yêu cầu khẩn cấp trên một màn hình. Cán bộ không cần lục lại tin nhắn hay sổ sách.

Các nghiệp vụ chính:

• Tiếp nhận và xử lý yêu cầu: phân công, cập nhật trạng thái, phản hồi người dân kèm hình ảnh minh chứng, theo dõi thời hạn xử lý.
• 360 độ công dân: xem tập trung thông tin liên hệ, hồ sơ, phản ánh và lịch sử tương tác của từng người dân.
• Huấn luyện trợ lý ảo: trợ lý đã có sẵn kho tri thức nền do CloudGO xây dựng. Cán bộ bổ sung thêm câu hỏi thường gặp, tài liệu, đường link và biểu mẫu riêng của phường.
• Khảo sát: tạo khảo sát và phát hành trên Mini App. Phản hồi đánh giá 1–3 sao tự động tạo yêu cầu xử lý.
• Đầu tư công: theo dõi dự án, nguồn vốn, tiến độ và các vướng mắc.
• Lịch hẹn, bốc số và điều phối quầy: quản lý hàng chờ, trạng thái quầy và thời gian chờ.
• Đề xuất và phê duyệt: lập đề xuất, chuyển qua các bước thẩm định cho đến khi lãnh đạo UBND phê duyệt.
• Quản lý mục tiêu và thi đua: đặt mục tiêu phục vụ người dân, mục tiêu hiệu suất và phát triển cá nhân; tích điểm và xếp hạng thi đua.

Nền tảng quản trị / điều hành số

BI Dashboard điều hành

BI Dashboard giúp lãnh đạo phường, xã theo dõi tình hình, phê duyệt, đánh giá hiệu quả xử lý và ra quyết định trên website hoặc mobile app. Dashboard tổng quan hiển thị tổng số yêu cầu, số đang xử lý, số đã hoàn thành, số quá hạn và tỷ lệ đúng hạn. Lãnh đạo có thể phân tích các chỉ số này theo lĩnh vực, khu vực và mức độ ưu tiên.

Mỗi phòng ban có dashboard riêng. Nhờ đó, lãnh đạo thấy ngay đơn vị nào đang dồn việc hoặc có yêu cầu sắp quá hạn để điều phối nguồn lực kịp thời. Các đề xuất chờ phê duyệt cũng hiển thị trên mobile app, nên lãnh đạo có thể xem chi tiết, phê duyệt hoặc từ chối mà không cần có mặt tại trụ sở.

BI Dashboard điều hành

Mini App G-Connect

G-Connect là Mini App trên Zalo dành cho hiệp hội, cộng đồng doanh nghiệp và hộ kinh doanh địa phương, đồng thời kết nối với doanh nghiệp trên cả nước. Trên G-Connect, doanh nghiệp tạo hồ sơ và danh thiếp số, đăng nhu cầu giao thương, tham gia hội nhóm theo ngành nghề, đăng ký và check-in các sự kiện xúc tiến thương mại.

Với phường, G-Connect là kênh gần gũi để tiếp cận cộng đồng doanh nghiệp. Qua từng hoạt động trên kênh này, dữ liệu kinh tế – xã hội của địa bàn cũng được số hóa dần.

Mini App G-Connect

Chợ OCOP địa phương

Chợ OCOP địa phương là sàn thương mại điện tử trên nền website, dành cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh sản phẩm OCOP. Người bán tạo gian hàng, đăng sản phẩm và được trợ lý bán hàng AI hỗ trợ. Phân hệ này giúp phường thúc đẩy kinh tế số, đưa sản phẩm đặc trưng của địa phương đến với người mua trên cả nước.

Tổng hợp 6 phân hệ

4. Dữ liệu chạy thế nào từ người dân đến lãnh đạo?

Giá trị của một nền tảng hợp nhất thể hiện rõ nhất khi theo dõi một phản ánh từ lúc gửi đến lúc đóng. Giả sử sau cơn mưa, một người dân phát hiện đoạn cống trước nhà bị nghẹt:

1. Người dân mở Mini App Phường Số, chọn "Phản ánh kiến nghị", ghim vị trí trên bản đồ và chụp ảnh hiện trường.
2. Phản ánh được ghi nhận thành một yêu cầu có mã theo dõi và thời hạn xử lý.
3. Cán bộ tiếp nhận chuyển yêu cầu đến đúng bộ phận phụ trách.
4. Cán bộ xử lý nhận thông báo trên mobile app, cập nhật tiến độ và gửi phản hồi kèm ảnh sau khi khắc phục.
5. Người dân nhận thông báo kết quả và đánh giá mức độ hài lòng. Phản ánh có thể được công khai để cộng đồng cùng theo dõi.
6. Toàn bộ số liệu đi thẳng vào BI Dashboard: lĩnh vực, khu vực, thời gian xử lý, mức hài lòng.

Ở bước nào cũng không ai phải nhập lại dữ liệu. Đó chính là ý nghĩa thực tế của "một dữ liệu gốc". Cơ chế này cũng chạy theo chiều ngược lại: khi phường phát khảo sát và nhận phản hồi 1–3 sao, hệ thống tự tạo yêu cầu để cán bộ tìm hiểu nguyên nhân. Nhờ vậy, ý kiến không hài lòng không bị bỏ qua.

Dữ liệu chạy từ người dân đến lãnh đạo

5. Phường Số đáp ứng khung chuyển đổi số cấp xã ra sao?

Phường Số được thiết kế bám theo khung chuyển đổi số cấp xã của TP.HCM, với vai trò là nền tảng bổ trợ. Nguyên tắc xuyên suốt là không trùng lặp, không thay thế và tích hợp đồng bộ với các nền tảng dùng chung của Thành phố, Trung ương. Nhờ vậy, phường không phải làm lại những gì hạ tầng chung đã có.

Tương thích khung 8 lớp theo Công văn 7370

Công văn 7370/UBND-VX đưa ra mô hình chuyển đổi số cấp xã gồm 8 lớp. Phường Số tập trung vào các lớp tương tác và ứng dụng xã hội số, kinh tế số, chính quyền số. Các lớp nền tảng lõi (LGSP, SSO, GIS),an ninh mạng (SOC) và hạ tầng số được kế thừa từ Thành phố.

Kết nối kho dữ liệu Thành phố và Trung ương

Phường Số là cơ sở dữ liệu tập trung cấp phường, xã. Dữ liệu nghiệp vụ như tổ chức, công dân, lịch sử giao dịch và yêu cầu hỗ trợ được số hóa, lưu trữ và đồng bộ hai chiều với kho dữ liệu dùng chung của Thành phố qua trục liên thông LGSP. Mục tiêu là bảo đảm dữ liệu đúng, đủ, sạch, sống.

Ở chiều điều hành, dữ liệu được tích hợp với hệ thống IOC của Tỉnh, Thành phố để phục vụ điều hành theo thời gian thực. Bản đồ địa bàn được số hóa trên nền GIS, phục vụ quản lý đất đai và quy hoạch. Với dữ liệu dân cư và định danh, Phường Số tích hợp với hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của địa phương, vốn đã kết nối Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo Đề án 06. Phần xác thực danh tính dùng VNeID hoặc dịch vụ xác thực điện tử được cấp phép.

Dữ liệu đánh giá công chức theo Nghị định 335

Nghị định 335/2025/NĐ-CP đánh giá công chức theo thang 100 điểm: 70 điểm cho kết quả thực hiện nhiệm vụ, 30 điểm cho tiêu chí chung. Phần 70 điểm thường khó chấm vì phụ thuộc nhiều vào nhận xét định tính.

Phường Số chuyển các tác vụ hằng ngày thành dữ liệu định lượng theo ba nhóm:

• Số lượng: thống kê tự động hồ sơ, yêu cầu đã xử lý.
• Chất lượng: tỷ lệ đạt, mức độ hài lòng của người dân.
• Tiến độ: thời gian xử lý, cảnh báo trễ hạn.

Dữ liệu được đồng bộ sang hệ thống tính điểm, xếp loại của Sở Nội vụ. Ranh giới thẩm quyền được giữ rõ ràng: Phường Số chỉ cung cấp dữ liệu đầu ra trung thực, không thay thế công thức chấm điểm của Sở Nội vụ.

Phường Số lấp khoảng trống ở khâu tương tác và đo lường, còn hạ tầng lõi vẫn thuộc Thành phố. Nhờ đó, phường triển khai mà không phá vỡ kiến trúc chung.

6. Phường Số khác các giải pháp khác ở đâu?

Khác biệt lớn nhất của Phường Số là quản lý toàn trình trên một hệ thống, từ lúc người dân tương tác đến lúc lãnh đạo ra quyết định. Nhiều giải pháp chính quyền số chỉ phủ một khâu, như mini app tiếp nhận phản ánh hoặc dashboard báo cáo, và phường phải tự nối các mảnh lại với nhau.

Phường Số không thay thế mọi hệ thống phường đang dùng. Những nghiệp vụ đã có nền tảng dùng chung của Thành phố, như nộp hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công, vẫn chạy trên nền tảng đó. Phường Số kết nối và hỗ trợ, không làm lại.

Nhận tư vấn lộ trình: phường chỉ cần mô tả hiện trạng, buổi trao đổi không ràng buộc cam kết triển khai.

7. Triển khai Phường Số gồm những bước nào?

Mục tiêu của lộ trình triển khai là đưa hệ thống vào vận hành mà không làm gián đoạn công việc hiện tại của phường. Theo lộ trình dự kiến, quá trình đi từ khảo sát thực tế đến mở rộng dần:

1. Khảo sát: tìm hiểu mô hình vận hành, quy trình, dữ liệu và hạ tầng hiện có.
2. Phân tích: xác định phạm vi nghiệp vụ, thứ tự ưu tiên và phương án tích hợp.
3. Cấu hình: thiết lập Mini App, nền tảng quản trị, dashboard, phân quyền và quy trình dữ liệu.
4. Đào tạo và kiểm thử: đào tạo cán bộ, kiểm thử nghiệm thu (UAT),rà soát dữ liệu và hiệu chỉnh hệ thống.
5. Go-live: đưa vào vận hành thực tế, hỗ trợ xử lý vướng mắc giai đoạn đầu.
6. Mở rộng và tối ưu: đánh giá dữ liệu vận hành, bổ sung nghiệp vụ và tích hợp theo nhu cầu.

Phường có thể bắt đầu từ phân hệ cấp thiết nhất, thường là Mini App và khâu tiếp nhận yêu cầu, rồi mở rộng dần.

Một phường số không được đo bằng số phần mềm đang dùng. Thước đo là lãnh đạo có trả lời được ngay câu hỏi "người dân đang hài lòng đến đâu" hay không. Khi mọi yêu cầu có mã theo dõi, mọi phản hồi có đánh giá và mọi con số tự lên dashboard, việc điều hành chuyển từ phản ứng sang chủ động. Đó là lý do Phường Số chọn đi từ dữ liệu gốc thay vì bổ sung thêm công cụ. Với các phường vừa sáp nhập, thời điểm tốt nhất để chuẩn hóa dữ liệu là ngay bây giờ, trước khi những cách làm rời rạc trở thành thói quen.

Các bước triển khai Phường Số

8. Câu hỏi thường gặp về Phường Số

Phường Số có thay thế hệ thống dùng chung của Thành phố không?

Không. Phường Số là nền tảng bổ trợ, vận hành theo nguyên tắc không trùng lặp, không thay thế và tích hợp đồng bộ. Các nền tảng lõi như LGSP, SSO, GIS và an ninh mạng vẫn kế thừa từ hạ tầng Thành phố. Phường Số tập trung vào khâu tương tác, đo lường và điều hành nội bộ của phường.

Người dân sử dụng Phường Số bằng cách nào?

Người dân có hai kênh. Kênh trực tuyến là Mini App Phường Số trên Zalo: quét mã QR, bấm đường link được chia sẻ, hoặc tìm "Phường Số" trên thanh tìm kiếm Zalo. Kênh trực tiếp là Kiosk tự phục vụ tại trụ sở, dành cho người không quen dùng điện thoại hoặc cần scan, in giấy tờ tại chỗ.

Kiosk tự phục vụ có in được giấy xác nhận có giá trị pháp lý không?

Có, nhưng chỉ với giấy tờ đủ điều kiện cấp tự động theo danh mục địa phương phê duyệt. Kiosk gửi yêu cầu đến hệ thống một cửa của địa phương; cơ quan ký số văn bản bằng con dấu điện tử, sau đó kiosk mới in ra kèm mã QR để kiểm chứng. Những thủ tục cần cán bộ duyệt vẫn đi qua bước duyệt trước khi ký số.

Phường có thể chỉ dùng một vài phân hệ không?

Có. Phường Số cho phép dùng toàn bộ hoặc chỉ một số phân hệ, theo hình thức thuê hoặc mua. Khi phường mở rộng sau này, dữ liệu giữa các phân hệ vẫn liên thông. Cách phổ biến là bắt đầu từ Mini App và khâu tiếp nhận yêu cầu, sau đó bổ sung Kiosk, dashboard và các phân hệ kinh tế số.

Trợ lý AI của Phường Số trả lời dựa trên nguồn nào?

Trợ lý dùng hai nguồn tri thức. Thứ nhất là kho tri thức chung do CloudGO xây dựng và huấn luyện về thủ tục hành chính. Thứ hai là kho tri thức riêng do cán bộ phường bổ sung, gồm câu hỏi thường gặp, tài liệu, đường link và biểu mẫu. Khi quy trình hoặc thông tin địa phương thay đổi, phường chủ động cập nhật kho riêng.

Phường Số hỗ trợ đánh giá cán bộ như thế nào?

Phường Số chuyển các tác vụ hằng ngày thành dữ liệu định lượng về số lượng, chất lượng và tiến độ xử lý. Dữ liệu này phục vụ phần 70 điểm kết quả thực hiện nhiệm vụ theo Nghị định 335/2025/NĐ-CP. Hệ thống chỉ cung cấp dữ liệu đầu ra; việc tính điểm và xếp loại vẫn thuộc thẩm quyền của Sở Nội vụ.

CloudGO - Giải pháp CRM & AI chuyên sâu theo ngành

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website:https://cloudgo.vn/