Mô hình chuyển đổi số cấp xã theo Công văn 2763: xã cần làm gì?

Mô hình chuyển đổi số cấp xã là khung hướng dẫn thống nhất toàn quốc cho xã, phường và đặc khu. Khung này do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành kèm Công văn số 2763/BKHCN-CĐSQG ngày 29/4/2026. Điểm quan trọng nhất của văn bản là phân vai. Phần lớn nền tảng do Trung ương và cấp tỉnh xây dựng; cấp xã khai thác mà không phải đầu tư mới. Xã chỉ tự triển khai một số nội dung tại cơ sở, còn các nội dung bổ sung phải có ý kiến thống nhất của cấp tỉnh.

Văn bản dài, dày đặc mã thành phần như HTS, DL, UDCQS, KTT. Người đọc dễ lạc giữa các bảng mà vẫn chưa trả lời được ba câu hỏi thực tế: phường mình phải tự làm phần nào, phần nào tỉnh đã lo, và muốn triển khai thêm một ứng dụng thì cần thủ tục gì. Các mục dưới đây đi thẳng vào ba câu hỏi đó.

1. Công văn 2763/BKHCN-CĐSQG quy định những gì?

Công văn 2763 không yêu cầu xã mua phần mềm nào cụ thể. Văn bản đặt ra một khung kiến trúc chung và phân vai rõ giữa ba cấp, để hạn chế tình trạng mỗi xã đầu tư một kiểu. Trước khi ban hành, Bộ Khoa học và Công nghệ đã khảo sát thực tiễn tại một số xã và lấy ý kiến các bộ, ngành, địa phương trên cả nước. Vì vậy mô hình bám khá sát điều kiện thực tế ở cơ sở.

• Phạm vi áp dụng

Mô hình áp dụng cho xã, phường, đặc khu và các loại hình tương đương theo quy định hiện hành. Nói cách khác, dù đơn vị của bạn là phường nội đô hay xã vùng cao, mô hình này đều là khung tham chiếu.

Các tỉnh, thành đã bắt đầu cụ thể hóa văn bản. Hà Nội ban hành Kế hoạch 235/KH-UBND về thí điểm, trong đó yêu cầu các đơn vị triển khai mô hình phù hợp đặc thù địa bàn nhưng phải tuân thủ Khung kiến trúc số Thành phố và hướng dẫn tại Văn bản 2763.

• Nguyên tắc xây dựng mô hình

Có một nguyên tắc gốc: mô hình phải đồng bộ với Khung kiến trúc số tham chiếu cấp xã, thống nhất với Khung kiến trúc số cấp tỉnh và Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số.

Từ nguyên tắc đó, văn bản đưa ra bốn định hướng triển khai:

1. Ưu tiên hạ tầng dùng chung: Dùng Trung tâm dữ liệu cấp tỉnh hoặc quốc gia, hạn chế đầu tư phân tán tại cấp xã.
2. Chia sẻ và nhân rộng: Giải pháp hiệu quả được khuyến khích áp dụng giữa các xã trong tỉnh và giữa các tỉnh với nhau.
3. Đi theo lộ trình phù hợp: Lộ trình gắn với từng loại địa bàn (đô thị, nông thôn, miền núi, biên giới, hải đảo) và năng lực tổ chức thực hiện.
4. Nâng dần mức độ trưởng thành chuyển đổi số: Làm từng bước, có trọng tâm, trọng điểm.

• Phân vai Trung ương, tỉnh và xã

Mỗi cấp giữ một phần việc riêng:

Cách chia này có một hệ quả thực tế. Trước khi đề xuất kinh phí cho bất kỳ hạng mục nào, câu hỏi đầu tiên là: tỉnh đã có cái này chưa?

2. Mô hình chuyển đổi số cấp xã gồm những lớp nào?

Mô hình gồm 4 lớp kiến trúc: hạ tầng số và an ninh mạng; dữ liệu và nền tảng lõi; ứng dụng và nghiệp vụ; kênh tương tác và đo lường hiệu quả. Ngoài ra có hai thành phần xuyên suốt cả 4 lớp là vận hành – quản trị và nguồn lực – nhân lực. Mỗi lớp lại chia thành phần do Trung ương, tỉnh cung cấp và phần xã triển khai.

Hạ tầng số và an ninh mạng

Ở lớp hạ tầng, xã không cần máy chủ riêng. Phần thiết yếu xã lo gồm mạng LAN/Intranet, Internet băng rộng và kết nối mạng truyền số liệu chuyên dùng. Kèm theo là thiết bị đầu cuối cho cán bộ, thiết bị số hóa hồ sơ và thiết bị họp trực tuyến tùy điều kiện.

Về an toàn thông tin, cấp xã khai thác hệ thống giám sát an toàn thông tin/SOC (trung tâm giám sát an ninh mạng) dùng chung theo phân cấp, và phối hợp với đầu mối chuyên môn khi có sự cố. Việc của xã là giữ kỷ luật ở phía mình: quản lý tài khoản, phân quyền đúng người, không dùng chung mật khẩu.

Hạ tầng số và an ninh mạng (Nguồn Internet)

Dữ liệu và nền tảng lõi

Lớp dữ liệu là nơi xã có nhiều việc nhất. Ba đầu việc thiết yếu gồm:

• Số hóa hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính; lưu trữ, tra cứu, tái sử dụng dữ liệu số theo quy trình một cửa điện tử.
• Cập nhật dữ liệu kinh tế – xã hội và dữ liệu quản lý địa bàn theo danh mục, biểu mẫu số do tỉnh ban hành.
• Chuẩn hóa dữ liệu theo sáu nguyên tắc, được trình bày ở mục riêng bên dưới.

Danh mục và biểu mẫu do tỉnh ban hành. Xã không tự đặt ra cấu trúc dữ liệu riêng.

Dữ liệu và nền tảng lõi (Nguồn Internet)

Ứng dụng và nghiệp vụ

Lớp ứng dụng chia làm ba khối: phục vụ Chính quyền số, Kinh tế số và Xã hội số.

Phần lớn ứng dụng điều hành do tỉnh cung cấp để xã khai thác. Ví dụ: hệ thống chỉ đạo điều hành cấp tỉnh, trung tâm giám sát điều hành thông minh, nền tảng AI cấp tỉnh, cùng các ứng dụng quản lý công việc, báo cáo, họp trực tuyến.

Riêng ở cấp xã, văn bản nêu một thành phần đáng chú ý: công cụ hỗ trợ tác nghiệp số cho cán bộ, gồm trợ lý ảo, tổng hợp thông tin, hỗ trợ soạn thảo văn bản và thực hiện quy trình công vụ. Đây là lần đầu các công cụ AI hỗ trợ cán bộ được gọi tên trong khung chuẩn cho cấp xã.

Ứng dụng và nghiệp vụ (Nguồn Internet)

Kênh tương tác và đo lường

Đây là lớp người dân nhìn thấy trực tiếp. Tỉnh và Trung ương đã có sẵn Cổng Dịch vụ công quốc gia và ứng dụng VNeID. Cấp xã cần vận hành tốt Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã, trang/cổng thông tin điện tử cấp xã và kênh tiếp nhận phản ánh, kiến nghị.

Với cán bộ, lớp này còn có một thành phần mới. Bàn làm việc số cấp tỉnh được định hướng trở thành điểm truy cập thống nhất để cán bộ khai thác các hệ thống và dữ liệu dùng chung. Cán bộ cấp xã được cấp tài khoản, phân quyền để xử lý văn bản, hồ sơ, lịch công tác, nhiệm vụ và báo cáo.

Kênh tương tác và đo lường (Nguồn Internet)

Hai thành phần xuyên suốt

Vận hành – quản trị và nguồn lực – nhân lực không phải là một lớp riêng. Chúng là điều kiện để cả bốn lớp chạy được. Văn bản xác định hai thành phần này bảo đảm điều kiện tổ chức thực hiện, vận hành ổn định và phát triển bền vững cho toàn bộ kiến trúc.

Ví dụ về nguồn lực: TP.HCM đã thống nhất phân bổ 408 chỉ tiêu nhân sự từ lực lượng không chuyên trách hiện hữu để hỗ trợ nhiệm vụ chuyển đổi số tại cấp xã. Nói cách khác, có hệ thống mà không có người vận hành thì mô hình vẫn chỉ nằm trên giấy.

3. Cấp xã tự triển khai những phần nào?

Đây là câu hỏi cán bộ quan tâm nhất. Văn bản trả lời bằng ba nhóm trách nhiệm. Nhóm thứ nhất do Trung ương và tỉnh xây dựng, xã chỉ khai thác, không đầu tư mới. Nhóm thứ hai do xã có trách nhiệm triển khai, vận hành tại cơ sở. Nhóm thứ ba xã chỉ được triển khai khi cấp tỉnh có ý kiến thống nhất, nhằm tránh trùng lặp, phân tán.

Nhóm thứ ba là chỗ dễ vướng nhất. Một ứng dụng hữu ích cho phường chưa chắc đã được triển khai ngay. Nếu nó trùng với thứ tỉnh đang làm, hoặc không kết nối được với hệ thống của tỉnh, rủi ro là đầu tư xong nhưng không được nghiệm thu hoặc phải bỏ.

4. Đô thị, nông thôn, miền núi ưu tiên gì?

Văn bản không bắt mọi xã làm giống nhau. Với mỗi lớp, thành phần bổ sung được gợi ý theo ba loại địa bàn. Bảng dưới tổng hợp các ưu tiên chính, dựa trên các bảng thành phần của mô hình:

Đọc bảng theo chiều dọc sẽ thấy logic chung.

• Đô thị ưu tiên quản lý: trật tự, môi trường, phản ánh.
• Nông thôn ưu tiên sinh kế: sản xuất, tiêu thụ nông sản.
• Miền núi ưu tiên tiếp cận: đưa dịch vụ đến được với người dân.

Chọn sai loại địa bàn thường dẫn đến đầu tư thứ người dân không dùng.

5. Dữ liệu cấp xã phải đạt chuẩn nào?

Dữ liệu đạt chuẩn theo Công văn 2763 phải đáp ứng sáu nguyên tắc:

Trong sáu nguyên tắc, "sống" là khó giữ nhất. Số hóa một lần không khó. Cái khó là sáu tháng sau dữ liệu vẫn còn đúng. Điều đó chỉ xảy ra khi mỗi nhóm dữ liệu có một người chịu trách nhiệm cập nhật rõ ràng.

Một số địa phương đã đi xa hơn khung chung. Công văn 7370/UBND-VX của TP.HCM định hướng triển khai mô hình theo phương châm "Một dữ liệu – Một bản đồ GIS – Một hệ KPI – Một kho dữ liệu thành phố". Phương châm này chính là nguyên tắc "thống nhất" và "dùng chung" được cụ thể hóa thành mục tiêu đo được.

Chuẩn hóa dữ liệu cũng là điều kiện để làm báo cáo điều hành tự động. Nội dung này được phân tích kỹ hơn trong bài dữ liệu trong cơ quan nhà nước.

6. Xã thông minh khác gì mô hình mới?

Xã thông minh là cách làm cũ, còn mô hình theo Công văn 2763 là khung mới thay thế. Khác biệt nằm ở tính thống nhất và cách phân vai. Trước đây, Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành hướng dẫn mô hình thí điểm xã thông minh và triển khai thí điểm tại một số xã, đồng thời lồng ghép vào chương trình xây dựng nông thôn mới.

Các sản phẩm của giai đoạn trước, như làng thông minh hay xã thương mại điện tử, không mất giá trị. Tuy nhiên từ nay, mọi mở rộng phải đặt vào đúng lớp, đúng nhóm trách nhiệm của mô hình mới. Việc có văn bản điều hành riêng cho thấy chuyển đổi số cấp xã không còn là thử nghiệm riêng lẻ, mà đã trở thành nội dung có định hướng rõ ràng của chính quyền số cơ sở.

7. Triển khai mô hình theo lộ trình nào?

Văn bản không ấn định số bước cụ thể. Tuy nhiên tinh thần "từng bước, có trọng tâm" cho phép rút ra một lộ trình bốn chặng. Tinh thần này cũng được nhấn mạnh tại hội thảo của Cục Chuyển đổi số quốc gia: đại diện Cục khuyến nghị ưu tiên hạ tầng Trung tâm dữ liệu dùng chung, hạn chế đầu tư phân tán tại cấp xã.

• Rà soát hiện trạng

Liệt kê những gì phường, xã đang dùng: phần mềm, bảng tính, báo cáo, nguồn dữ liệu. Sau đó đối chiếu từng thứ với ba nhóm trách nhiệm ở trên. Mục tiêu của bước này là tìm chỗ nhập liệu trùng và chỗ dữ liệu bị chậm, chứ không phải tìm thêm phần mềm.

• Chọn bài toán ưu tiên

Chọn một hoặc hai nghiệp vụ ảnh hưởng rõ nhất đến điều hành hoặc người dân. Ví dụ: theo dõi hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, hoặc xử lý phản ánh hiện trường. Nếu bài toán cần một ứng dụng thuộc nhóm bổ sung, đây là lúc lấy ý kiến tỉnh.

• Chuẩn hóa dữ liệu

Với mỗi nhóm dữ liệu, xác định bốn thứ: nguồn phát sinh, biểu mẫu theo danh mục của tỉnh, người chịu trách nhiệm cập nhật và cách kiểm tra chất lượng. Thiếu bước này, dữ liệu vẫn được số hóa nhưng nhanh chóng mất giá trị.

• Đo lường bằng dashboard

Dashboard (bảng điều hành) chỉ có ích khi lấy số trực tiếp từ hệ thống nghiệp vụ và trả lời được câu hỏi của lãnh đạo: việc gì sắp trễ, ai đang giữ. Định hướng này khớp với yêu cầu mới. Chỉ thị 29/CT-TTg yêu cầu người đứng đầu trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm về tiến độ, chất lượng, hiệu quả triển khai. Vì vậy kết quả phải được đo bằng chỉ số, không phải bằng số phần mềm đã triển khai.

Nếu phường, xã của bạn đang ở bước chọn bài toán ưu tiên và cần người cùng rà xem giải pháp có khớp kiến trúc của tỉnh không, CloudGO có thể trao đổi miễn phí. Buổi trao đổi không kèm demo hay báo giá. Trao đổi với chuyên gia

8. Giải pháp chính quyền số cơ sở từ CloudGO

CloudGO là công ty cung cấp giải pháp CRM & AI chuyên sâu theo ngành. Giải pháp chuyển đổi số của CloudGO có tên trong danh mục giải pháp chuyển đổi số quốc gia (STT 46, Công văn 2765/BKHCN-CĐSQG) với tên đăng ký "Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn". Với khối chính quyền cơ sở, CloudGO phát triển Phường Số, nền tảng quản trị – điều hành hợp nhất dành cho phường, xã.

Xét theo mô hình của Công văn 2763, Phường Số nằm ở lớp ứng dụng và lớp kênh tương tác. Nền tảng hỗ trợ cán bộ xử lý công việc, theo dõi nhiệm vụ và giúp lãnh đạo nắm tình hình điều hành trên một nơi thống nhất.

Cũng cần nói rõ giới hạn. Phường Số không thay thế các hệ thống dùng chung mà tỉnh và Trung ương đã cung cấp, như Một cửa điện tử, Cổng Dịch vụ công hay VNeID. Nền tảng cần được triển khai theo hướng kết nối với các hệ thống đó. Với những thành phần thuộc nhóm bổ sung, phường, xã vẫn cần có ý kiến thống nhất của tỉnh trước khi triển khai. Cách tổ chức một nền tảng điều hành cho phường, xã sau sắp xếp được trình bày chi tiết tại bài nền tảng quản trị hợp nhất phường xã. Bức tranh rộng hơn nằm ở bài chuyển đổi số chính quyền địa phương.

Giải pháp chính quyền số cơ sở từ CloudGO

9. Câu hỏi thường gặp

Công văn 2763 có bắt buộc không?

Công văn 2763 là văn bản hướng dẫn gửi UBND các tỉnh, không phải luật. Tuy vậy, đây là khung thống nhất toàn quốc, và các tỉnh đang cụ thể hóa bằng kế hoạch riêng, như Hà Nội với Kế hoạch 235/KH-UBND. Trên thực tế, đề án chuyển đổi số của xã cần bám khung này để được tỉnh chấp thuận và kết nối. Cách an toàn là đọc song song Công văn 2763 với kế hoạch triển khai của tỉnh mình.

Xã có được tự mua phần mềm không?

Câu trả lời tùy theo phần mềm thuộc nhóm nào. Với thành phần tỉnh đã cung cấp dùng chung, xã khai thác mà không đầu tư mới. Với thành phần thiết yếu, tỉnh hoặc xã triển khai tùy thực tế. Với thành phần bổ sung theo địa bàn, xã chỉ triển khai khi có ý kiến thống nhất của tỉnh. Vì vậy, trước khi lập dự toán, hãy xác định phần mềm đó thuộc nhóm nào.

Mô hình áp dụng cho phường và đặc khu không?

Có. Mô hình áp dụng cho xã, phường, đặc khu và các loại hình tương đương. Điểm khác nhau nằm ở danh mục ưu tiên: phường đô thị tập trung vào trật tự đô thị, môi trường, phản ánh hiện trường; đặc khu hải đảo ưu tiên kết nối và dịch vụ lưu động. Phần lõi gồm bốn lớp và ba nhóm trách nhiệm thì giống nhau.

Gặp vướng mắc khi triển khai thì hỏi ai?

Văn bản chỉ định đầu mối là Bộ Khoa học và Công nghệ (Cục Chuyển đổi số quốc gia),cụ thể là Trung tâm Công nghệ – Chính phủ số. Ở địa phương, Sở Khoa học và Công nghệ là nơi hướng dẫn trực tiếp và cho ý kiến với các thành phần bổ sung. Nên hỏi Sở trước để có câu trả lời gắn với kiến trúc của tỉnh.

Công văn 2763 giải quyết một băn khoăn lâu nay của cấp xã: làm chuyển đổi số đến đâu là đủ, và đâu là phần không phải việc của mình. Khi phần lớn hạ tầng và nền tảng đã chuyển lên tỉnh, sức lực của xã được dồn vào hai việc khó thay thế nhất: giữ dữ liệu địa bàn luôn đúng, và phục vụ người dân tốt ở từng điểm tiếp xúc. Một phường không cần nhiều phần mềm để được coi là "số". Phường cần dữ liệu sống và cán bộ dùng được hệ thống mỗi ngày. Nếu bắt đầu từ một bài toán cụ thể thay vì một danh sách mua sắm, lộ trình sẽ nhẹ hơn nhiều so với độ dày của văn bản.