Dữ liệu trong cơ quan nhà nước: Phân loại, quản lý và quyền của doanh nghiệp

Tỷ lệ hồ sơ dịch vụ công trực tuyến toàn trình đạt 45% vào năm 2024 tăng 2,5 lần so với năm 2023. Con số này không chỉ phản ánh tốc độ chuyển đổi số quốc gia mà còn cho thấy khối lượng dữ liệu mà cơ quan nhà nước đang tạo ra, quản lý và chia sẻ đang tăng trưởng với quy mô chưa từng có.

Với sự ra đời của Luật Dữ liệu số 60/2024/QH15 (hiệu lực từ 1/7/2025) cùng hàng loạt nghị định hướng dẫn, Việt Nam lần đầu tiên có một hành lang pháp lý toàn diện để quản trị dữ liệu số.

Bài viết dành cho lãnh đạo doanh nghiệp và quản lý vận hành cần nắm rõ 3 vấn đề cốt lõi: dữ liệu trong cơ quan nhà nước là gì, được phân loại và quản lý theo nguyên tắc nào, và doanh nghiệp có quyền và nghĩa vụ gì khi làm việc với hệ thống dữ liệu này.

1. Dữ liệu trong cơ quan Nhà nước là gì?

Dữ liệu trong cơ quan nhà nước là toàn bộ thông tin được thu thập, tạo lập, xử lý và lưu trữ trong quá trình hoạt động của các cơ quan này, tồn tại dưới nhiều dạng từ dữ liệu số, hồ sơ điện tử đến thông tin trong các hệ thống chuyên ngành. Theo Luật Dữ liệu 2025, đây là tài sản số thuộc sở hữu nhà nước và chịu sự quản lý thống nhất theo quy định pháp luật.

Tùy theo phạm vi và mục đích quản lý, dữ liệu được lưu trữ trong 4 nhóm cơ sở dữ liệu chính:

• Cơ sở dữ liệu quốc gia: Phạm vi toàn quốc, ví dụ dữ liệu dân cư và đăng ký doanh nghiệp. Tính đến nay, Việt Nam đã đưa vào vận hành 7 cơ sở dữ liệu quốc gia, trong đó 5 hệ thống đã cơ bản hoàn thành gồm dữ liệu dân cư, đăng ký doanh nghiệp, bảo hiểm, hộ tịch điện tử và cán bộ công chức viên chức.
• Cơ sở dữ liệu của bộ và ngành: Do từng bộ, ngành chuyên trách xây dựng để phục vụ quản lý lĩnh vực của mình. Số lượng đã tăng trưởng mạnh trong các năm gần đây.
• Cơ sở dữ liệu của địa phương: Phục vụ điều hành tại cấp tỉnh, huyện, xã với dữ liệu đặc thù như cấp phép xây dựng, quản lý đô thị.
• Cơ sở dữ liệu nội bộ: Phục vụ các nghiệp vụ riêng biệt của từng đơn vị, thường không liên thông ra bên ngoài.

Với doanh nghiệp, loại dữ liệu nhà nước tiếp xúc nhiều nhất trong thực tế là CSDL đăng ký doanh nghiệp (khai báo thay đổi thông tin pháp nhân),CSDL bảo hiểm (đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên) và CSDL hộ tịch (xác minh thông tin cá nhân khi ký kết hợp đồng). Đây cũng là những hệ thống đã hoàn thành trong số 5 CSDL quốc gia được vận hành ổn định tính đến nay.

Dữ liệu trong cơ quan nhà nước thường tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau

2. Phân loại dữ liệu trong cơ quan Nhà Nước

Việc phân loại dữ liệu là nền tảng để xây dựng các cơ chế quản lý, chia sẻ và khai thác thông tin phù hợp, từ đó định hình kiến trúc dữ liệu và quy trình nghiệp vụ trong Chính phủ số. Ở góc độ thực tiễn, có hai tiêu chí phân loại quan trọng nhất cần nắm rõ.

Phân loại theo hệ thống cơ sở dữ liệu

Cách phân loại này phản ánh kiến trúc tổ chức của hệ thống dữ liệu quốc gia — quyết định phạm vi chia sẻ, cơ quan chủ quản và mức độ liên thông của từng nhóm. Được quy định tại Nghị định 47/2020/NĐ-CP và củng cố trong Luật Dữ liệu 2025, 3 nhóm gồm:

Điểm khác biệt quan trọng: CSDL quốc gia có mức độ liên thông cao nhất và là nguồn dữ liệu mà doanh nghiệp tiếp xúc nhiều nhất trong thực tế vận hành.

Phân loại theo mức độ chia sẻ

Cách phân loại này xác định quyền tiếp cận và phạm vi lưu thông của dữ liệu, ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức và cá nhân có thể khai thác dữ liệu nhà nước ở mức độ nào.

• Dữ liệu dùng chung trong hệ thống cơ quan nhà nước được phép chia sẻ rộng rãi giữa các bộ, ngành, địa phương để tối ưu hóa quy trình liên thông và tránh thu thập trùng lặp. Tỷ lệ cơ quan công bố kế hoạch và danh mục dữ liệu mở đã tăng từ 9% lên 50% trong năm 2023. Với doanh nghiệp SME, giải pháp chuyển đổi số CloudGO giúp số hóa và lưu trữ tập trung hồ sơ pháp lý đảm bảo thông tin luôn sẵn sàng khi cơ quan nhà nước yêu cầu, không cần tìm lại từ nhiều nguồn rời rạc.
• Dữ liệu chia sẻ cho tổ chức và cá nhân là phần dữ liệu được công khai hoặc cung cấp theo quy định của pháp luật, thường là dữ liệu mở nhằm thúc đẩy đổi mới sáng tạo và phát triển kinh tế số.
• Dữ liệu hạn chế chia sẻ liên quan đến bí mật nhà nước, quốc phòng, an ninh hoặc thông tin cá nhân nhạy cảm, chỉ được phép truy cập theo các quy trình và thẩm quyền đặc biệt.

Dữ liệu trong cơ quan nhà nước được phân thành 2 loại

3. Khung pháp lý điều chỉnh dữ liệu trong cơ quan Nhà Nước

Trước năm 2025, Việt Nam chưa có đạo luật chuyên biệt về dữ liệu các quy định nằm rải rác trong nhiều văn bản khác nhau. Luật Dữ liệu số 60/2024/QH15 đánh dấu bước ngoặt quan trọng: lần đầu tiên tập hợp toàn bộ quy định về xây dựng, bảo vệ, quản trị và sử dụng dữ liệu số vào một hành lang pháp lý thống nhất. 6 Văn bản dưới đây là bộ khung pháp lý đầy đủ mà doanh nghiệp cần nắm:

Với doanh nghiệp SME, việc tuân thủ các quy định này đòi hỏi hệ thống lưu trữ và quản lý dữ liệu nội bộ phải được chuẩn hóa. CloudBI giúp doanh nghiệp tổng hợp và quản lý dữ liệu tập trung sẵn sàng đáp ứng yêu cầu báo cáo và cung cấp thông tin khi cơ quan nhà nước có yêu cầu hợp lệ.

Lưu ý quan trọng với doanh nghiệp: theo Khoản 2 Điều 18 Luật Dữ liệu 2025, cung cấp dữ liệu cho cơ quan nhà nước về nguyên tắc là tự nguyện. Tuy nhiên có 4 trường hợp bắt buộc không cần sự đồng ý của chủ thể dữ liệu:

• Ứng phó tình trạng khẩn cấp quốc gia
• Nguy cơ đe dọa an ninh quốc gia chưa đến mức ban bố khẩn cấp
• Thảm họa
• Phòng chống bạo loạn, khủng bố

Trong cả 4 trường hợp, cơ quan nhà nước bắt buộc phải có văn bản yêu cầu chính thức, nêu rõ mục đích sử dụng và thời hạn đồng thời phải hủy dữ liệu khi không còn cần thiết. Doanh nghiệp có quyền từ chối nếu yêu cầu không đáp ứng đủ điều kiện pháp lý.

4. Cơ chế quản lý và kết nối dữ liệu cơ quan nhà nước

Ai chịu trách nhiệm về dữ liệu?

Hệ thống phân định rõ vai trò của 3 nhóm chủ thể chính.

• Cơ quan chủ quản dữ liệu chịu trách nhiệm xây dựng, vận hành và duy trì tính toàn vẹn của một cơ sở dữ liệu cụ thể. Cơ quan này có nghĩa vụ công bố thông tin về dữ liệu đang quản lý và các điều kiện tiếp cận trên môi trường mạng.
• Cơ quan khai thác dữ liệu sử dụng dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác để phục vụ công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công. Khi đã được chia sẻ dữ liệu chủ qua kết nối điện tử, cơ quan này không được yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân cung cấp lại thông tin tương đương bằng văn bản giấy.
• Cán bộ đầu mối phụ trách dữ liệu là người được chỉ định tại mỗi cơ quan, chịu trách nhiệm về kết nối và chia sẻ dữ liệu. Thông tin liên hệ của cán bộ này phải được công khai để tạo điều kiện phối hợp giữa các đơn vị.

Cơ chế quản lý dữ liệu trong cơ quan Nhà nước yêu cầu phân rõ ai là người chịu trách nhiệm

Mô hình kết nối và chia sẻ dữ liệu

Theo Điều 42 Luật Giao dịch điện tử (đã được sửa đổi bởi Luật Dữ liệu 2025) và Nghị định 194/2025/NĐ-CP, cơ quan nhà nước áp dụng mô hình kết nối theo thứ tự ưu tiên như sau:

NDXP hiện ghi nhận trung bình 1,78 triệu giao dịch mỗi ngày, với tổng số giao dịch tích lũy vượt 1,65 tỷ kể từ khi vận hành, minh chứng cho quy mô phụ thuộc của hệ thống hành chính vào nền tảng dữ liệu.

Cơ chế sẽ ưu tiên kết nối qua hệ thống trung gian rồi mới kết nối trực tiếp giữa các hệ thống

Các nguyên tắc quản lý cốt lõi

Bốn nguyên tắc nền tảng chi phối mọi hoạt động liên quan đến dữ liệu nhà nước:

• Nguyên tắc "Once-Only": Người dân và doanh nghiệp không phải cung cấp lại thông tin mà cơ quan nhà nước đã có trong hệ thống. Được quy định từ Nghị định 47/2020 và củng cố trong Luật Dữ liệu 2025.
• Quản lý thống nhất, chính xác và cập nhật: Dữ liệu phải được quản lý tập trung, tránh trùng lặp và luôn phản ánh trạng thái mới nhất theo đúng quy định của Nghị định 278/2025.
• Đảm bảo quyền riêng tư: Mọi hoạt động chia sẻ dữ liệu phải đảm bảo quyền riêng tư và bí mật cá nhân, không làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức và cá nhân.
• Không thu phí chia sẻ dữ liệu nội bộ: Chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước là không thu phí, trừ trường hợp Luật Phí và Lệ phí có quy định khác. Tuy nhiên, tổ chức và cá nhân bên ngoài khai thác các cơ sở dữ liệu quốc gia có thể phát sinh phí theo quy định của Luật Dữ liệu 2025.

Đảm bảo quyền riêng tư là 1 trong những nguyên tắc vận hành cơ chế quản lý dữ liệu nhà nước

5. Doanh nghiệp có quyền và nghĩa vụ gì với dữ liệu trong cơ quan nhà nước?

Đây là phần nhiều doanh nghiệp bỏ qua nhưng lại trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động vận hành và tuân thủ pháp luật.

Khi nào bạn phải cung cấp dữ liệu cho cơ quan nhà nước?

Theo Khoản 2 Điều 18 Luật Dữ liệu 2025, việc cung cấp dữ liệu về nguyên tắc là tự nguyện. Tuy nhiên, tổ chức và cá nhân bắt buộc phải cung cấp khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền mà không cần chủ thể dữ liệu đồng ý trong 4 trường hợp:

• Ứng phó với tình trạng khẩn cấp
• Khi có nguy cơ đe dọa an ninh quốc gia nhưng chưa đến mức ban bố tình trạng khẩn cấp
• Thảm họa
• Phòng, chống bạo loạn, khủng bố

Yêu cầu cung cấp dữ liệu phải đáp ứng những điều kiện gì?

Theo Nghị định 165/2025/NĐ-CP, một yêu cầu cung cấp dữ liệu hợp lệ từ cơ quan nhà nước bắt buộc phải có văn bản chính thức, trong đó ghi rõ đủ 8 nội dung sau thiếu bất kỳ nội dung nào, doanh nghiệp có quyền yêu cầu bổ sung trước khi thực hiện:

• Loại dữ liệu cần cung cấp và mức độ chi tiết
• Khối lượng dữ liệu và tần suất truy cập
• Phương thức cung cấp dữ liệu
• Cơ sở pháp lý cho yêu cầu
• Mục đích sử dụng dữ liệu
• Thời hạn sử dụng dữ liệu
• Các hoạt động xử lý dữ liệu dự kiến
• Chế tài áp dụng nếu không thực hiện

Việc bàn giao và tiếp nhận dữ liệu phải được lập thành biên bản, có đủ các bên liên quan tham gia. Nếu dữ liệu bàn giao không đúng phạm vi yêu cầu, bên yêu cầu có quyền đề nghị bổ sung.

Thẩm quyền yêu cầu thuộc về: Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Chủ tịch UBND tỉnh/thành phố, Giám đốc Trung tâm dữ liệu quốc gia, Giám đốc Công an tỉnh/thành phố trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Yêu cầu sẽ bị hủy bỏ nếu trái với quy định của Luật Dữ liệu hoặc trong trường hợp dữ liệu không còn tồn tại vì lý do khách quan.

Chi phí khai thác dữ liệu từ hệ thống nhà nước

Doanh nghiệp và tổ chức bên ngoài khi được cơ quan nhà nước cho phép khai thác dữ liệu có trách nhiệm chi trả các khoản phí liên quan đến khai thác và sử dụng thông tin theo quy định về phí, chi phí kết nối với hệ thống, cũng như chi phí thực tế để xử lý, sao chép, chuyển đổi và truyền đưa dữ liệu. Riêng chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước với nhau là không thu phí, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Doanh nghiệp cần nắm rõ quyền và nghĩa vụ khi làm việc với dữ liệu cơ quan nhà nước

6. Dữ liệu trong cơ quan nhà nước được ứng dụng thực tế như thế nào?

Dữ liệu không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà nó đang thay đổi cách chính phủ vận hành và tương tác với doanh nghiệp theo những cách rất cụ thể.

Quản lý và điều hành dựa trên dữ liệu

Các cơ quan nhà nước đang dần chuyển từ điều hành dựa trên kinh nghiệm chủ quan sang quản trị dựa trên bằng chứng và phân tích thực tiễn. Thông tin được tổng hợp từ nhiều nguồn, tạo ra báo cáo thống kê phục vụ giám sát, đánh giá hiệu quả và hoạch định chính sách. Với sự phát triển của NDXP và hệ thống dữ liệu liên ngành, việc điều phối giữa các bộ, ngành trong xử lý các vấn đề phức tạp như quản lý đô thị và môi trường ngày càng hiệu quả hơn.

Dịch vụ công trực tuyến và nguyên tắc "một lần khai báo"

Nhờ kết nối các cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành, người dân không cần nộp lại các giấy tờ đã có thông tin trong hệ thống. Hệ thống xử lý hồ sơ được tự động hóa, giảm thiểu can thiệp thủ công và rút ngắn thời gian giải quyết. Tỷ lệ hồ sơ trực tuyến toàn trình đạt 45% vào năm 2024, tăng 2,5 lần so với năm 2023.

Ứng dụng dữ liệu trong hoạt động của cơ quan nhà nước để tối ưu công tác quản lý

7. Thách thức trong quản lý và chia sẻ dữ liệu nhà nước

Dù đã đạt được nhiều kết quả đáng khích lệ, hệ thống dữ liệu nhà nước Việt Nam vẫn đối mặt với những rào cản đáng kể. Bộ Thông tin và Truyền thông đã thẳng thắn thừa nhận tình trạng dữ liệu bị cát cứ, chưa kết nối và khai thác hiệu quả vẫn là hạn chế đáng chú ý hiện nay.

Về mặt kỹ thuật, hệ thống dữ liệu của nhiều cơ quan chưa được chuẩn hóa và đồng bộ, dẫn đến thiếu nhất quán về định dạng và cấu trúc dữ liệu giữa các đơn vị. Tình trạng thông tin trùng lặp ở nhiều nơi gây lãng phí và khó tổng hợp chính xác. Nhiều cơ quan chưa có hạ tầng đủ mạnh để đảm bảo hiệu suất và an toàn cho khối lượng dữ liệu ngày càng lớn.

Về con người và văn hóa tổ chức, đây là nhóm thách thức khó giải quyết nhất, vì không thể luật hóa thói quen hay ban hành nghị định về tư duy. 3 rào cản cụ thể đang tồn tại:

• Thiếu hụt nhân lực chuyên môn về quản trị dữ liệu đặc biệt ở cấp huyện, xã nơi cán bộ thường kiêm nhiệm nhiều vai trò, ít có thời gian đào tạo chuyên sâu
• Văn hóa cát cứ dữ liệu nhiều cơ quan coi dữ liệu là tài sản riêng, không sẵn sàng chia sẻ dù đã có quy định bắt buộc, vì lo ngại mất kiểm soát thông tin
• Tâm lý thụ động chờ hướng dẫn thể chế đã đi trước một bước nhưng nhiều đơn vị vẫn chờ văn bản hướng dẫn cụ thể thay vì chủ động triển khai theo tinh thần Luật Dữ liệu 2025

Tuy nhiên vẫn còn 1 số thách thức trong quản lý và chia sẻ dữ liệu nhà nước

8. Định hướng phát triển hệ sinh thái dữ liệu quốc gia

Để vượt qua những thách thức nêu trên, Việt Nam đang triển khai đồng bộ các giải pháp chiến lược đã được luật hóa.

• Xây dựng và vận hành Trung tâm dữ liệu quốc gia: Theo Luật Dữ liệu 2025, trung tâm này sẽ tích hợp, đồng bộ, lưu trữ và điều phối dữ liệu của toàn bộ hệ thống cơ quan nhà nước, với yêu cầu đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật quốc tế và đảm bảo khả năng chống thảm họa.
• Hoàn thiện Cơ sở dữ liệu tổng hợp quốc gia: Đây là nền tảng cho phép khi một thông tin được thay đổi bởi cơ quan chủ quản, hệ thống tự động cập nhật sang các cơ sở dữ liệu khác, người dân không phải thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin theo từng lĩnh vực.
• Chuẩn hóa dữ liệu và kết nối bắt buộc: Nghị định 278/2025 giao Bộ Công an chủ trì xây dựng Từ điển dữ liệu dùng chung, đồng thời xác định danh mục cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành trọng điểm phải kết nối, đồng bộ và chia sẻ bắt buộc nhằm tạo sức ép thể chế để phá vỡ rào cản cát cứ dữ liệu.
• Mở rộng dữ liệu mở và đầu tư công nghệ mới: Chính phủ khuyến khích các cơ quan công khai dữ liệu phi nhạy cảm nhằm thúc đẩy đổi mới sáng tạo, đồng thời đầu tư vào ứng dụng AI và Big Data trong quản lý và khai thác dữ liệu.

Xây dựng và vận hành Trung tâm dữ liệu quốc gia là 1 trong những định hướng phát triển HST dữ liệu quốc gia

Dữ liệu trong cơ quan nhà nước là tài sản chiến lược, đóng vai trò nền tảng trong hành trình xây dựng Chính phủ số tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp vấn đề với dữ liệu phân tán, thiếu báo cáo realtime hoặc muốn xây dựng nền tảng chuyển đổi số tinh gọn phù hợp với quy mô SME, đăng ký dùng thử CloudGO miễn phí để được tư vấn cụ thể theo nhu cầu của tổ chức bạn.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/