08/10/2026 1.269 lượt xem

Chuyển đổi số chính quyền địa phương cấp xã gồm những gì?

Chuyển đổi số chính quyền địa phương ở cấp xã là quá trình phường, xã thay đổi cách điều hành, cách phục vụ người dân và cách hỗ trợ kinh tế địa phương, dựa trên dữ liệu và môi trường số. Việc này gồm ba mảng: chính quyền số, xã hội số và kinh tế số. Điểm bắt đầu hợp lý nhất là chuẩn hóa dữ liệu.

Sau sáp nhập, lãnh đạo một phường thường nhận cùng lúc rất nhiều câu hỏi. Văn bản nào là căn cứ? Mô hình chuẩn trông thế nào? Việc gì làm trước? Kinh phí lấy từ đâu, ai quyết định thuê? Chọn giải pháp nào để không trùng với hệ thống tỉnh đã cấp? Mỗi câu hỏi đều có câu trả lời, nhưng chúng nằm rải rác ở nhiều văn bản khác nhau.

Đặt các câu trả lời cạnh nhau, có thể thấy chúng nối thành một chuỗi. Căn cứ pháp lý quyết định mô hình. Mô hình cho biết phần việc nào thuộc về xã. Phần việc đó quyết định lộ trình, kinh phí và giải pháp cần chọn. Các phần dưới đây đi theo đúng chuỗi ấy.

1. Chuyển đổi số chính quyền địa phương ở cấp xã là gì?

Chuyển đổi số ở cấp xã không chỉ là đưa giấy tờ lên máy tính. Đó là thay đổi cách phường, xã làm việc: quyết định dựa trên dữ liệu thật, người dân tương tác với chính quyền không cần đến trụ sở, và kinh tế địa phương có thêm kênh số để phát triển.

Điểm khác với chính phủ điện tử nằm ở mục tiêu. Chính phủ điện tử chủ yếu đưa quy trình hiện có lên môi trường mạng. Nếu quy trình cấp một giấy xác nhận vẫn qua đủ số bước cũ và vẫn chờ ký từng khâu, việc đưa lên phần mềm chỉ chuyển chỗ chờ đợi từ bàn giấy sang màn hình. Chuyển đổi số đi xa hơn: thay đổi chính quy trình và cách ra quyết định. Vì vậy, chuyển đổi số bắt đầu từ dữ liệu và quy trình, chưa bắt đầu từ phần mềm.

Ở cấp xã, chuyển đổi số gồm ba mảng:

Mảng	Là gì	Ví dụ ở cấp xã
Chính quyền số	Cách phường, xã điều hành công việc trên môi trường số	Tiếp nhận, phân công, theo dõi xử lý công việc trên một hệ thống; lãnh đạo có màn hình điều hành
Xã hội số	Cách người dân tương tác với phường, xã	Người dân gửi phản ánh, tra cứu thủ tục, đặt lịch trực tuyến
Kinh tế số	Cách hộ kinh doanh, doanh nghiệp trên địa bàn tham gia thị trường số	Đưa sản phẩm địa phương lên kênh số, kết nối giao thương

Sau sáp nhập từ ngày 01/7/2025, phường, xã quản lý địa bàn rộng hơn với dữ liệu kế thừa từ nhiều đơn vị cũ. Khi không còn cấp trung gian tổng hợp số liệu, phường cần một nguồn dữ liệu thống nhất để tự điều hành. Người dân ở xa trụ sở hơn cũng cần thêm kênh để làm việc với chính quyền. Đây là lý do chuyển đổi số trở thành việc cấp thiết ở cấp xã.

Ba mảng có liên quan với nhau nhưng không triển khai cùng lúc. Chính quyền số và xã hội số thường đi trước, kinh tế số đi sau.

2. Chuyển đổi số cấp xã cần những quyết định nào?

Lãnh đạo phường, xã cần đưa ra năm quyết định theo thứ tự: xác định căn cứ, khoanh phạm vi phần việc của xã, chọn lộ trình, xác định nguồn kinh phí và chọn giải pháp. Mỗi quyết định dựa trên kết quả của quyết định trước. Có quyết định do phường chủ động, có quyết định phụ thuộc vào tỉnh.

Quyết định	Câu hỏi cần trả lời	Ai quyết định	Phường cần chuẩn bị
1. Căn cứ	Văn bản nào giao nhiệm vụ trực tiếp cho phường?	Tỉnh ban hành kế hoạch; phường thực hiện	Kế hoạch chuyển đổi số của tỉnh, thành phố
2. Phạm vi	Phần nào xã tự làm, phần nào dùng hệ thống của tỉnh?	Theo mô hình và kế hoạch của tỉnh; ứng dụng bổ sung cần tỉnh đồng ý	Danh sách hệ thống, dữ liệu phường đang dùng
3. Lộ trình	Bắt đầu từ đâu, làm theo thứ tự nào?	Lãnh đạo phường, xã	Hiện trạng dữ liệu và quy trình
4. Kinh phí	Phường tự thuê hay chờ tỉnh tổ chức?	Tỉnh phân cấp; phường lập dự toán với nhiệm vụ được phân cấp	Danh mục nhiệm vụ năm, kinh phí đã giao
5. Giải pháp	Chọn giải pháp nào để không trùng lặp?	Phường (nhiệm vụ được phân cấp) hoặc tỉnh (nhiệm vụ dùng chung)	Bảng đối chiếu chức năng với hệ thống tỉnh

Quyết định 1: Văn bản nào là căn cứ cho phường?

Không phải văn bản nào cũng có vai trò như nhau với phường. Cách phân biệt đơn giản nhất là hỏi: văn bản này định hướng, hướng dẫn, bắt buộc tuân thủ hay giao nhiệm vụ trực tiếp?

Loại văn bản	Ví dụ	Vai trò với phường
Định hướng	Nghị quyết 57-NQ/TW ngày 22/12/2024	Xác định chuyển đổi số là đột phá quan trọng
Khung kiến trúc	Quyết định 292/QĐ-BKHCN ngày 25/3/2025 (Khung kiến trúc Chính phủ số 4.0)	Khung chung để các cấp xây dựng đồng bộ
Hướng dẫn mô hình	Công văn 2763/BKHCN-CĐSQG ngày 29/4/2026	Mô tả mô hình chuyển đổi số cấp xã
Luật	Luật Chuyển đổi số số 148/2025/QH15, hiệu lực 01/7/2026	Cơ quan nhà nước phải tuân thủ các nguyên tắc tại Điều 6
Giao nhiệm vụ	Kế hoạch của tỉnh, ví dụ Công văn 7370/UBND-VX của TP.HCM	Giao việc, thời hạn cụ thể cho phường

Văn bản phường cần đọc kĩ nhất là kế hoạch của tỉnh mình, vì đây là văn bản giao việc trực tiếp. Các văn bản còn lại giúp hiểu vì sao tỉnh giao những việc đó. Phân tích chi tiết từng văn bản có trong bài Phường Số đáp ứng văn bản pháp lý nào.

Quyết định 2: Phần việc nào thuộc về xã?

Mô hình theo Công văn 2763 chia trách nhiệm giữa tỉnh và xã thành ba nhóm: phần xã dùng nguyên trạng từ hệ thống chung, phần xã tự vận hành tại chỗ, và phần cần tỉnh đồng ý trước khi triển khai. Tiêu chí để xếp một việc vào nhóm nào khá rõ:

Tỉnh đã có hệ thống dùng chung: phường dùng hệ thống đó, không đầu tư lại.
Việc vận hành hằng ngày tại phường như dữ liệu địa bàn, quy trình nội bộ, kênh tương tác với người dân: phường chủ động làm.
Ứng dụng bổ sung ngoài hệ thống chung: cần xin ý kiến tỉnh trước.

Nhìn theo 4 lớp của mô hình, phần nền của hai lớp dưới là hạ tầng số và dữ liệu, nền tảng lõi do tỉnh và Trung ương cung cấp. Định hướng chung là ưu tiên trung tâm dữ liệu dùng chung, hạn chế đầu tư phân tán ở cấp xã. Phần việc của xã tập trung nhiều ở hai lớp trên: ứng dụng nghiệp vụ và kênh tương tác với người dân. Ở hai lớp dưới, xã vẫn có phần việc tại chỗ như thiết bị, tài khoản cán bộ và cập nhật dữ liệu địa bàn theo mẫu của tỉnh.

Đối chiếu đúng ở bước này giúp phường tránh đầu tư trùng lặp. Cụ thể từng lớp của mô hình có trong bài mô hình chuyển đổi số cấp xã theo Công văn 2763.

Quyết định 2: Phần việc nào thuộc về xã?

Quyết định 3: Bắt đầu từ đâu, đi theo thứ tự nào?

Đây là quyết định phường chủ động nhiều nhất. Tiêu chí quan trọng là hiện trạng dữ liệu: nếu cùng một con số mà các bộ phận trả lời khác nhau, phường nên bắt đầu từ chuẩn hóa dữ liệu, chưa vội số hóa quy trình.

Thứ tự hợp lý thường đi qua bốn giai đoạn: chuẩn hóa dữ liệu, số hóa quy trình lõi, mở rộng nghiệp vụ, rồi hỗ trợ kinh tế số. Mỗi giai đoạn cần bám 8 nguyên tắc tại Điều 6 Luật Chuyển đổi số, như lấy người sử dụng làm trung tâm và khai báo một lần là mặc định. Việc cần làm ở từng giai đoạn có trong bài lộ trình chuyển đổi số cấp xã, cùng phần phân tích nguyên tắc triển khai chuyển đổi số.

Quyết định 3: Bắt đầu từ đâu, đi theo thứ tự nào?

Quyết định 4: Phường tự thuê hay chờ tỉnh tổ chức?

Câu trả lời nằm ở văn bản phân cấp của tỉnh. Theo Chỉ thị 29/CT-TTg ngày 16/7/2026, Chủ tịch UBND tỉnh đánh giá năng lực đầu tư, mua sắm, thuê dịch vụ công nghệ số của tuyến cơ sở để phân cấp. Nhiệm vụ phức tạp, có tính chất dùng chung do cấp tỉnh tổ chức.

Tiêu chí cho phường:

Nhiệm vụ dùng chung toàn tỉnh: phối hợp, cung cấp nhu cầu, chờ tỉnh tổ chức.
Nhiệm vụ đã được phân cấp: phường lập dự toán, tổ chức thuê theo Nghị định 224/2026/NĐ-CP.
Chưa rõ thuộc nhóm nào: đề nghị tỉnh hướng dẫn bằng văn bản trước khi làm việc với nhà cung cấp.

Quyết định 4: Phường tự thuê hay chờ tỉnh tổ chức?

Với nhiệm vụ được phân cấp, phường còn một lựa chọn nữa: thuê dịch vụ hay mua và tự vận hành. Không có phương án đúng cho mọi nơi. Lựa chọn phụ thuộc vào ngân sách, năng lực vận hành và mức độ đặc thù của nghiệp vụ.

Tiêu chí	Thuê dịch vụ	Mua và tự vận hành
Chi phí ban đầu	Thấp, trả theo kỳ	Cao, đầu tư một lần
Thời gian triển khai	Nhanh hơn, dùng nền tảng có sẵn	Lâu hơn, cần cài đặt và cấu hình
Nhân lực kỹ thuật	Ít, nhà cung cấp lo vận hành	Cần người hoặc đơn vị bảo trì
Tùy chỉnh sâu	Trong phạm vi nền tảng	Cao hơn, chi phí tăng theo
Điều cần lưu ý	Phụ thuộc nhà cung cấp nếu ngừng dịch vụ	Cần kinh phí nâng cấp để hệ thống không lạc hậu

Với phường, xã chưa có cán bộ công nghệ chuyên trách, thuê dịch vụ thường phù hợp hơn ở giai đoạn đầu. Nếu thuê, hợp đồng cần ghi rõ dữ liệu thuộc về ai và cách lấy dữ liệu ra khi đổi nhà cung cấp. Các mốc thời hạn trong năm 2026 có trong bài Chỉ thị 29/CT-TTg.

Quyết định 5: Chọn giải pháp theo tiêu chí nào?

Giải pháp nên được chọn sau cùng, khi bốn quyết định trên đã rõ. Lúc đó phường biết mình cần giải pháp cho phần việc nào, giai đoạn nào và theo hình thức nào.

Câu hỏi quan trọng nhất không phải là hệ thống có bao nhiêu tính năng, mà là hệ thống kết nối với hạ tầng của tỉnh bằng cách nào. Một giải pháp chạy tốt nhưng không chia sẻ được dữ liệu sẽ tạo thêm một "ốc đảo dữ liệu", đúng điều mô hình cấp xã muốn tránh. Năm tiêu chí nên đặt lên bàn:

Kết nối được với hạ tầng của tỉnh và không trùng chức năng với hệ thống tỉnh đã cấp.
Dữ liệu thuộc về phường, lấy lại được khi ngừng sử dụng.
Chia được theo giai đoạn của lộ trình.
Có dùng thử trên quy trình thật của phường.
Nhà cung cấp nói rõ những gì chưa làm được.

So sánh các nhóm giải pháp đang có trên thị trường có trong bài Phường Số khác gì các giải pháp trên thị trường.

Quyết định 5: Chọn giải pháp theo tiêu chí nào?

3. Phường Số hỗ trợ ở những quyết định nào?

Khi đã rõ căn cứ, câu hỏi tiếp theo của lãnh đạo phường thường là: phần việc của xã cần công cụ gì, làm trong bao lâu và thuê theo cách nào. Phường Số đồng hành với phường, xã từ chính những câu hỏi đó. Đây là nền tảng quản trị – điều hành hợp nhất cho phường, xã do CloudGO, công ty cung cấp giải pháp CRM & AI chuyên sâu theo ngành, phát triển. Phường Số giữ vai trò bổ trợ cho hệ thống dùng chung của tỉnh.

Khi phường, xã đến bước	Phường Số đồng hành thế nào
Khoanh phạm vi	Nhóm triển khai Phường Số cùng phường khảo sát hiện trạng, chỉ ra phần Phường Số bổ trợ và phần hệ thống tỉnh đã đảm nhận
Chọn lộ trình	8 dự án thành phần đi theo 4 giai đoạn. Giai đoạn đầu là chuẩn hóa dữ liệu, giai đoạn 1 tập trung vào 4 dự án lõi
Xác định kinh phí	Thuê dịch vụ theo giai đoạn. Phạm vi mỗi giai đoạn được hai bên thống nhất sau khảo sát
Chọn giải pháp	Có dùng thử. Dữ liệu thuộc về phường và lấy lại được khi ngừng sử dụng

Phường, xã cũng nên biết ngay từ đầu ba giới hạn hiện tại. Kiosk Công dân số tại trụ sở dự kiến ra mắt tháng 12/2026. Phường Số chưa đấu nối trực tiếp với Trung tâm điều hành thông minh (IOC) và kho dữ liệu dùng chung, nhưng kết nối được khi tỉnh, thành phố cho phép. Chi phí được xác định sau khảo sát hiện trạng.

Phường Số hỗ trợ ở những quyết định

Chi tiết 8 dự án có trong bài Phường Số là gì. Lý do phường, xã lựa chọn có trong bài vì sao chọn Phường Số.

Vài năm trước, câu hỏi của nhiều địa phương là chuyển đổi số nên theo mô hình nào. Năm 2026 thì khác: mô hình cấp xã đã có hướng dẫn, Luật Chuyển đổi số đã có hiệu lực, việc thuê dịch vụ công nghệ số đã có nghị định. Rủi ro lớn nhất vì thế không còn là đi sai hướng, mà là làm lệch thứ tự, chẳng hạn chọn phần mềm khi phạm vi và quy trình chưa rõ. Chuyển đổi số chính quyền địa phương ở cấp xã thực chất là một chuỗi quyết định, và đi đúng thứ tự giúp mỗi đồng kinh phí gắn với một kết quả cụ thể. Mỗi phường, xã có hiện trạng khác nhau, nhưng thứ tự các quyết định này thì giống nhau.

4. Câu hỏi thường gặp

Chuyển đổi số cấp xã khác chính phủ điện tử thế nào?

Chính phủ điện tử chủ yếu đưa quy trình hiện có lên môi trường mạng. Chuyển đổi số thay đổi chính quy trình và cách ra quyết định dựa trên dữ liệu. Vì vậy, chuyển đổi số cấp xã bắt đầu từ chuẩn hóa dữ liệu và quy trình, chưa bắt đầu từ phần mềm.

Phường, xã có bắt buộc phải chuyển đổi số không?

Phường, xã thực hiện nhiệm vụ chuyển đổi số theo kế hoạch do tỉnh, thành phố giao. Công văn 2763/BKHCN-CĐSQG là văn bản hướng dẫn mô hình, cần đọc cùng kế hoạch triển khai của tỉnh. Ngoài ra, Luật Chuyển đổi số 2025 yêu cầu cơ quan nhà nước tuân thủ các nguyên tắc chuyển đổi số tại Điều 6.

Chuyển đổi số cấp xã mất bao lâu?

Cộng các mốc tham khảo, bốn giai đoạn của lộ trình mất khoảng 8–17 tháng. Thời gian thực tế phụ thuộc vào hiện trạng dữ liệu và phạm vi phường, xã chọn. Chi tiết từng giai đoạn có trong bài lộ trình chuyển đổi số cấp xã.

Ai chịu trách nhiệm chuyển đổi số ở địa phương?

Theo Chỉ thị 29/CT-TTg, người đứng đầu bộ, cơ quan, địa phương trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm toàn diện về tiến độ, chất lượng và kết quả giải ngân. Chủ tịch UBND tỉnh còn chịu trách nhiệm về việc sử dụng kinh phí chuyển đổi số cấp xã đúng mục tiêu. Ở phường, xã, lãnh đạo định hướng, xác định ưu tiên và quyết định phạm vi triển khai.

Phường, xã nên đọc tài liệu nào trước?

Nên đọc kế hoạch chuyển đổi số của tỉnh, thành phố mình trước, vì đây là văn bản giao nhiệm vụ trực tiếp. Sau đó đọc hướng dẫn mô hình tại Công văn 2763 để biết phần nào xã tự làm. Cuối cùng, đối chiếu với văn bản phân cấp kinh phí của tỉnh trước khi lập dự toán.

CloudGO - Giải pháp CRM & AI chuyên sâu theo ngành