Vì sao chọn Phường Số để điều hành phường, xã sau sáp nhập?

Phường, xã chọn Phường Số vì mọi khâu, từ tiếp nhận yêu cầu của người dân đến chỉ đạo, điều hành, đều nằm trên một hệ thống dùng chung một dữ liệu. Kết quả công việc được đo bằng mức hài lòng của người dân. Số liệu cũng sẵn sàng cho việc đánh giá công chức theo Nghị định 335/2025/NĐ-CP.

Sau sáp nhập, phường quản lý địa bàn rộng hơn và trực tiếp giải quyết phần lớn thủ tục hành chính. Một phản ánh có thể đến qua điện thoại, Zalo cá nhân hay sổ tiếp dân. Đến kỳ báo cáo, cán bộ lại mất nhiều ngày ghép số liệu từ từng bộ phận. Đây là thời điểm dữ liệu của các đơn vị cũ cần được gom về một mối, trước khi mỗi bộ phận quen một cách làm riêng.

Sáu lý do dưới đây giúp lãnh đạo phường đánh giá Phường Số có phù hợp với đơn vị mình hay không.

1. 6 Lý do phường, xã chọn Phường Số

Trước khi quyết định một giải pháp, lãnh đạo phường thường cân nhắc ba điều: giải pháp có giải quyết được việc hằng ngày không, có căn cứ để triển khai không, và rủi ro có kiểm soát được không. Sáu lý do sau đi lần lượt qua cả ba điều đó, từ công việc tiếp nhận, điều hành đến căn cứ và cách đầu tư.

Không bỏ sót yêu cầu nào của người dân

Khi yêu cầu nằm trong điện thoại cá nhân, chỉ một lần cán bộ nghỉ phép hay chuyển công tác là việc đang dở có thể bị bỏ quên. Phường Số đưa mọi yêu cầu vào hệ thống của phường, để người tiếp nhận sau vẫn thấy đầy đủ.

• Người dân gửi yêu cầu qua Mini App Phường Số trên Zalo (phục vụ 24/7),Kiosk Công dân số tại trụ sở, đường dây nóng hoặc bộ phận một cửa. Tất cả về cùng một hệ thống.
• Mỗi yêu cầu có mã theo dõi, thời hạn xử lý và cán bộ phụ trách.
• Hệ thống nhắc khi yêu cầu sắp đến hạn.
• Người dân tự theo dõi tiến độ và nhận kết quả.

Không bỏ sót yêu cầu nào của người dân

Lãnh đạo nắm tình hình theo thời gian thực

Lãnh đạo không phải chờ đến buổi giao ban mới biết việc nào đang chậm. Màn hình điều hành cập nhật ngay khi cán bộ thao tác trên hệ thống, giúp lãnh đạo nhìn toàn cảnh hoạt động và chỉ đạo dựa trên dữ liệu thật.

• Màn hình điều hành tổng hợp chỉ tiêu, bản đồ, phân tích, cảnh báo và báo cáo, theo mạch theo dõi – phân tích – cảnh báo – quyết định.
• Lãnh đạo theo dõi số yêu cầu đang xử lý, đã hoàn thành, quá hạn và tỷ lệ đúng hạn, cho toàn phường và cho từng bộ phận.
• Đề xuất được phê duyệt ngay trên ứng dụng di động, để lãnh đạo điều hành mọi lúc, mọi nơi.

Lãnh đạo nắm tình hình theo thời gian thực

Có dữ liệu phục vụ đánh giá công chức

Nghị định 335/2025/NĐ-CP đánh giá công chức theo thang 100 điểm. Trong đó, 70 điểm dành cho kết quả thực hiện nhiệm vụ và 30 điểm cho tiêu chí chung. Muốn chấm phần 70 điểm công bằng, phường cần số liệu định lượng thay cho nhận xét cảm tính.

Phường Số ghi nhận số liệu này ngay từ công việc hằng ngày của cán bộ, theo ba nhóm:

Phường Số chỉ cung cấp dữ liệu đầu ra, không thay công thức chấm điểm của cơ quan có thẩm quyền. Việc quy đổi ra điểm vẫn theo quy định hiện hành.

Giảm tải việc lặp lại cho cán bộ

Nhiều câu hỏi người dân gửi đến có cùng một nội dung: cần giấy tờ gì, nộp ở đâu, bao lâu có kết quả. Khi trợ lý AI trả lời phần lặp lại, cán bộ có thêm thời gian cho những hồ sơ thực sự cần xử lý.

Đúng khung chuyển đổi số, không làm lại hạ tầng

Phường Số được xây dựng bám sát chuỗi căn cứ từ Nghị quyết 57-NQ/TW, Quyết định 292/QĐ-BKHCN, Công văn 2763/BKHCN-CĐSQG đến hướng dẫn triển khai của từng tỉnh, thành phố. Tại TP.HCM, đó là Công văn 7370/UBND-VX. Với lãnh đạo phường, điều này nghĩa là quyết định triển khai có căn cứ và đi đúng hướng dẫn của cấp trên.

• Nguyên tắc: không thay thế, chỉ tích hợp với các hệ thống hiện có của phường và của tỉnh, thành phố, Trung ương.
• Phường Số tích hợp với Trung tâm điều hành thông minh (IOC),Cổng Dịch vụ công và hệ thống một cửa, hệ thống quản lý văn bản, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và dùng chung.
• Phường không phải đầu tư lại hạ tầng mà tỉnh, thành phố đã triển khai.

Chi tiết từng văn bản có trong bài Phường Số là gì. Nội dung mô hình cấp xã được phân tích trong bài mô hình chuyển đổi số cấp xã theo Công văn 2763.

Đúng khung chuyển đổi số, không làm lại hạ tầng

Đầu tư vừa sức, mở rộng dần

Phường không phải triển khai cả 8 dự án thành phần cùng lúc. Phường Số áp dụng nguyên tắc chia nhỏ mục tiêu để kiểm chứng kết quả sớm, đo lường rồi mới mở rộng.

• Phường chọn thuê hoặc mua, triển khai toàn bộ hoặc từng dự án thành phần theo nhu cầu và hiện trạng.
• Giai đoạn 0 (dự kiến 1–2 tháng): kiểm kê, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu trước khi số hóa.
• Giai đoạn 1 (dự kiến 1–3 tháng): triển khai 4 dự án lõi gồm Nền tảng quản trị – điều hành, Mini App Phường Số, Kiosk Công dân số và Trợ lý AI Hành chính công.
• Giai đoạn 2 và 3 (dự kiến mỗi giai đoạn 3–6 tháng): mở rộng cả 8 dự án, bổ sung Trợ lý AI Công dân số, CloudEVENT, G-Connect và Chợ OCOP.
• Dự án bắt đầu bằng thí điểm, đánh giá hiệu quả rồi mới mở rộng. Dữ liệu dùng chung nên phần mở rộng không phải làm lại.

Đầu tư vừa sức, mở rộng dần

Một giải pháp phù hợp với phường phải vừa giải quyết được công việc tiếp nhận, điều hành hằng ngày, vừa có căn cứ rõ ràng và mức đầu tư phường chủ động được.

Đăng ký ngay buổi tư vấn Phường Số để tận mắt kiểm chứng sáu lý do trên. Hãy mang theo những tình huống đang làm phường mất nhiều thời gian nhất, nhóm triển khai sẽ trình diễn cách xử lý ngay trên hệ thống.

2. Phường Số so với các cách làm khác

So với công cụ quen thuộc và nhiều phần mềm riêng lẻ, Phường Số khác ở chỗ dữ liệu nằm chung một kho. Công cụ quen thuộc gần như không tốn chi phí ban đầu, nhưng đổi lại là báo cáo làm thủ công và dữ liệu phụ thuộc vào từng cá nhân.

3. Điều gì giúp Phường Số làm được những việc này?

Nền tảng của sáu lý do trên là tư duy quản trị doanh nghiệp: lấy người dân làm trung tâm và đo kết quả bằng sự hài lòng của họ. Trình tự, thủ tục và thẩm quyền pháp lý vẫn giữ nguyên, chỉ cách theo dõi và đo lường công việc thay đổi. Từ nguyên tắc đó, Phường Số được xây dựng thành một hệ sinh thái 8 dự án thành phần dùng chung một kho dữ liệu, đa kênh và có trợ lý AI cho cả người dân lẫn cán bộ. Các điểm khác biệt này được phân tích trong bài Phường Số có gì khác.

4. Phường Số phù hợp với phường, xã nào?

Phường Số phục vụ phường, xã ở các tỉnh, thành phố, theo hướng dẫn chuyển đổi số của từng địa phương. Nền tảng phù hợp nhất khi phường có từ hai dấu hiệu dưới đây trở lên:

• Vừa sáp nhập, dữ liệu từ nhiều đơn vị cũ chưa thống nhất.
• Tiếp nhận yêu cầu của người dân qua nhiều kênh khác nhau.
• Báo cáo cho lãnh đạo phải tổng hợp thủ công, mất nhiều ngày.
• Muốn đo mức hài lòng của người dân nhưng chưa có công cụ.
• Cần số liệu định lượng để đánh giá cán bộ theo Nghị định 335/2025/NĐ-CP.

Nếu quy trình tiếp nhận giữa các bộ phận chưa thống nhất, phường nên bắt đầu từ việc chuẩn hóa dữ liệu và quy trình. Đây cũng là nội dung giai đoạn 0 trong lộ trình Phường Số. Lý do nên chuẩn hóa trước khi số hóa được trình bày trong bài chuyển đổi số chính quyền địa phương

Phường Số phục vụ phường, xã ở các tỉnh, thành phố, theo hướng dẫn chuyển đổi số của từng địa phương

Đăng ký buổi trao đổi hiện trạng ngay hôm nay để cùng nhóm triển khai xác định phường đang có những dấu hiệu nào và nên bắt đầu từ đâu. Phường chỉ cần mô tả hiện trạng; buổi trao đổi không ràng buộc cam kết triển khai.

Sáu lý do trên cùng hướng về một điểm: đưa việc điều hành phường từ cảm nhận sang số liệu. Lãnh đạo biết việc nào đang chậm, cán bộ biết mình được đánh giá dựa trên điều gì, người dân biết hồ sơ của mình đang ở đâu. Triển khai ngay sau sáp nhập giúp phường gom dữ liệu một lần, thay vì phải thay đổi thói quen của từng bộ phận về sau. Một đợt thí điểm với các dự án lõi là cách để phường kiểm chứng hiệu quả trước khi mở rộng.

5. Câu hỏi thường gặp

Vì sao nên triển khai Phường Số ngay sau sáp nhập?

Đây là lúc dữ liệu từ các đơn vị cũ cần được chuẩn hóa về một mối. Nếu chờ lâu, mỗi bộ phận sẽ quen cách lưu trữ riêng và việc thống nhất về sau khó hơn. Đánh giá công chức theo Nghị định 335/2025/NĐ-CP cũng cần số liệu định lượng. Triển khai sớm giúp phường tích lũy dữ liệu cho các kỳ đánh giá tiếp theo.

Tư duy quản trị doanh nghiệp có phù hợp với cơ quan nhà nước không?

Có, nếu hiểu đúng là thay đổi cách vận hành và đo lường, không thay đổi thẩm quyền. Phường Số lấy người dân làm trung tâm, theo dõi thời hạn xử lý và đo mức hài lòng. Mọi trình tự, thủ tục pháp lý vẫn giữ nguyên.

Phường có phải thay các hệ thống đang dùng không?

Không. Phường Số không thay thế mà chỉ tích hợp với các hệ thống hiện có của phường và của tỉnh, thành phố, Trung ương. Các nghiệp vụ đã có nền tảng dùng chung, như nộp hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công, vẫn thực hiện trên nền tảng đó.

Phường có thể bắt đầu với một vài dự án thành phần không?

Có. Lộ trình đề xuất bắt đầu bằng chuẩn hóa dữ liệu, sau đó triển khai 4 dự án lõi: Nền tảng quản trị – điều hành, Mini App Phường Số, Kiosk Công dân số và Trợ lý AI Hành chính công. Phạm vi cụ thể được thống nhất sau khảo sát. Các dự án bổ sung về sau vẫn dùng chung dữ liệu với phần đã triển khai.

Phường, xã ngoài TP.HCM có triển khai Phường Số được không?

Được. Phường Số phục vụ phường, xã ở các tỉnh, thành phố, theo hướng dẫn chuyển đổi số của từng địa phương. Công văn 7370/UBND-VX chỉ là ví dụ về cách TP.HCM cụ thể hóa mô hình cấp xã. Khi triển khai ở địa phương khác, phạm vi và thứ tự ưu tiên được thống nhất sau khảo sát hiện trạng.

CloudGO - Giải pháp CRM & AI chuyên sâu theo ngành

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/