Vì sao chọn Phường Số để điều hành phường, xã sau sáp nhập?

Phường, xã chọn Phường Số vì ba lý do. Thứ nhất, mọi khâu từ tiếp nhận người dân đến ra quyết định nằm trên một hệ thống. Thứ hai, kết quả công việc được đo bằng mức hài lòng của người dân. Thứ ba, dữ liệu luôn sẵn sàng cho đánh giá công chức theo Nghị định 335. Phường không phải ghép nhiều phần mềm rời rạc như trước.

Từ ngày 01/7/2025, chính quyền địa phương vận hành theo mô hình hai cấp. Phường sau sáp nhập rộng hơn, nhiều đầu việc hơn, trong khi kênh tiếp nhận vẫn rải rác: điện thoại, nhóm Zalo khu phố, sổ tiếp dân. Cùng lúc đó, Nghị định 335/2025/NĐ-CP yêu cầu đánh giá công chức dựa trên kết quả thực hiện nhiệm vụ, tức là phường cần số liệu, không chỉ nhận xét. Hai áp lực này là lý do nhiều phường tìm đến một nền tảng hợp nhất ngay lúc này.

1. 6 Lý do phường, xã chọn Phường Số

Phường, xã chọn Phường Số vì nền tảng này gỡ đúng những việc lãnh đạo đang phải làm thủ công sau sáp nhập: gom yêu cầu của người dân, nắm tiến độ xử lý, có số liệu đánh giá cán bộ. Mỗi lý do dưới đây gắn với một lợi ích phường nhận được ngay trong vận hành hằng ngày, không phải một tính năng để trưng bày.

Không bỏ sót yêu cầu nào của người dân

Một người dân nhắn phản ánh về đèn đường hỏng vào Zalo cá nhân của cán bộ khu phố. Đúng tuần đó cán bộ nghỉ phép. Phản ánh nằm im trong điện thoại, và người dân chỉ biết là chưa ai trả lời. Sau sáp nhập, khi địa bàn rộng hơn và cán bộ luân chuyển nhiều hơn, những trường hợp như vậy dễ xảy ra hơn.

Trên Phường Số, mọi yêu cầu được ghi nhận vào hệ thống của phường, không nằm trong điện thoại của một cá nhân nào:

• Người dân gửi yêu cầu qua Mini App Phường Số trên Zalo, hoặc qua Kiosk tự phục vụ tại trụ sở.
• Mỗi yêu cầu có mã theo dõi, thời hạn xử lý (SLA) và cán bộ phụ trách rõ ràng.
• Khi yêu cầu sắp quá hạn, hệ thống cảnh báo cán bộ phụ trách.
• Người dân tự theo dõi tiến độ và nhận thông báo khi có kết quả.

Không bỏ sót yêu cầu nào của người dân

Lãnh đạo nắm tình hình theo thời gian thực

Sáng thứ Hai, lãnh đạo phường muốn biết tuần trước có bao nhiêu phản ánh, bao nhiêu việc quá hạn, và lĩnh vực nào đang dồn việc. Nếu dữ liệu nằm ở nhiều nơi, câu trả lời phải chờ cán bộ tổng hợp. Khi con số có trong tay thì tình hình đã khác.

BI Dashboard của Phường Số cho lãnh đạo câu trả lời ngay trên một màn hình:

• Chỉ số toàn phường: tổng số yêu cầu, số đang xử lý, số đã hoàn thành, số quá hạn, tỷ lệ đúng hạn.
• Dashboard riêng cho từng phòng ban, để thấy đơn vị nào đang dồn việc hoặc có yêu cầu sắp quá hạn.
• Phân tích theo lĩnh vực, khu vực, mức độ ưu tiên và thời gian xử lý.
• Phê duyệt hoặc từ chối đề xuất ngay trên mobile app, không cần có mặt tại trụ sở.

Lãnh đạo chuyển từ chờ báo cáo sang chủ động điều phối, vì số liệu cập nhật liên tục.

Lãnh đạo nắm tình hình theo thời gian thực

Có sẵn dữ liệu đánh giá công chức

Nghị định 335/2025/NĐ-CP đánh giá công chức theo thang 100 điểm. Trong đó, 70 điểm dành cho kết quả thực hiện nhiệm vụ, 30 điểm cho tiêu chí chung. Phần 70 điểm khó chấm công bằng nếu chỉ dựa vào nhận xét định tính. Đây là lý do cấp thiết nhất để phường triển khai sớm.

Trên Phường Số, dữ liệu đánh giá được tạo ra ngay trong công việc hằng ngày, theo ba nhóm:

• Số lượng: Thống kê tự động hồ sơ và yêu cầu cán bộ đã xử lý.
• Chất lượng: Tỷ lệ đạt và mức độ hài lòng của người dân.
• Tiến độ: Thời gian xử lý và các trường hợp trễ hạn.

Dữ liệu này được đồng bộ sang hệ thống tính điểm, xếp loại của Sở Nội vụ. Ranh giới thẩm quyền được giữ rõ: Phường Số chỉ cung cấp dữ liệu đầu ra trung thực, không thay thế công thức chấm điểm của Sở Nội vụ.

Có sẵn dữ liệu đánh giá công chức

Giảm tải việc lặp lại cho cán bộ

Hồ sơ xác nhận cư trú cần giấy tờ gì? Lệ phí bao nhiêu? Mất mấy ngày? Mỗi ngày, cán bộ tiếp dân trả lời những câu hỏi quen thuộc này nhiều lần. Thời gian đó lẽ ra dành cho những hồ sơ cần chuyên môn.

Phường Số giảm tải cho cán bộ ở ba điểm:

• Trợ lý AI trả lời thủ tục thay cán bộ: Trợ lý được huấn luyện trên dữ liệu văn bản pháp luật lĩnh vực hành chính công. Phường bổ sung thêm câu hỏi thường gặp, tài liệu và biểu mẫu riêng của địa phương.
• Bàn làm việc số gom việc về một màn hình: Việc hôm nay, việc đến hạn, việc trễ hạn và yêu cầu khẩn cấp.
• Báo cáo tự động: Số liệu tự tổng hợp lên dashboard, cán bộ không phải lập báo cáo tay.

Giảm tải việc lặp lại cho cán bộ

Đúng khung chuyển đổi số, không làm lại hạ tầng

Phường Số được thiết kế bám theo khung chuyển đổi số cấp xã gồm 8 lớp của Công văn 7370/UBND-VX TP.HCM, với vai trò nền tảng bổ trợ. Với cơ quan nhà nước, đây là điều kiện tiên quyết: giải pháp phải đúng chủ trương và không trùng lặp với hạ tầng đã có.

• Nguyên tắc xuyên suốt: Không trùng lặp, không thay thế, tích hợp đồng bộ với các nền tảng dùng chung của Thành phố và Trung ương.
• Hạ tầng kế thừa từ Thành phố: Các lớp nền tảng lõi (LGSP, SSO, GIS),an ninh mạng (SOC) và hạ tầng số.
• Kết nối dữ liệu: Dữ liệu đồng bộ hai chiều với kho dữ liệu dùng chung của Thành phố, tích hợp với hệ thống IOC. Dữ liệu dân cư được khai thác thông qua hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của địa phương, vốn đã kết nối cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Chi tiết cách Phường Số đáp ứng từng lớp của khung có trong bài Phường Số là gì.

Đúng khung chuyển đổi số, không làm lại hạ tầng

Đầu tư vừa sức, mở rộng dần

Phường có thể chọn thuê hoặc mua, dùng toàn bộ hoặc chỉ một số phân hệ, tùy nhu cầu và ngân sách của địa phương. Không phải phường nào cũng cần triển khai toàn bộ ngay từ đầu.

• Bắt đầu từ khâu cấp thiết nhất: Thường là Mini App và khâu tiếp nhận yêu cầu người dân.
• Bổ sung dần theo nhu cầu: Kiosk, dashboard, các phân hệ kinh tế số như G-Connect và Chợ OCOP.
• Dữ liệu vẫn liên thông: các phân hệ dùng chung một kho dữ liệu, nên mở rộng không phải làm lại.

2. Phường Số so với các cách làm khác

Sau sáp nhập, phường thường đứng trước ba lựa chọn: tiếp tục dùng công cụ quen thuộc, mua thêm từng phần mềm riêng lẻ, hoặc chuyển sang một nền tảng hợp nhất. Khác biệt giữa ba cách này không nằm ở số lượng tính năng, mà ở việc dữ liệu có đi liền một mạch hay không.

Công cụ quen thuộc phù hợp khi phường còn ít đầu việc. Khi địa bàn mở rộng sau sáp nhập, chi phí ẩn của cách làm này lớn dần: thời gian tổng hợp, phản ánh bị sót, và không có số liệu để đánh giá cán bộ.

3. 7 điểm khác biệt của Phường Số

Phường Số làm được 6 điều trên nhờ cách được thiết kế ngay từ đầu, không phải nhờ ghép thêm tính năng. Điểm khác biệt nền tảng là tư duy quản trị doanh nghiệp. 6 điểm còn lại là cách tư duy đó được hiện thực hóa thành sản phẩm.

Tư duy quản trị doanh nghiệp trong chính quyền

Một doanh nghiệp tốt biết rõ khách hàng là ai, từng yêu cầu đang nằm ở khâu nào, và khách có hài lòng không. Phường Số mang cách làm đó vào điều hành phường, xã. Người dân và doanh nghiệp là đối tượng trung tâm để phục vụ, còn sự hài lòng của họ là tiêu chí đánh giá kết quả công việc đầu ra.

Đây là thay đổi về cách vận hành và đo lường. Phường Số không thay đổi thẩm quyền, trình tự hay quy trình pháp lý của cơ quan nhà nước.

6 điểm khác biệt còn lại

4. Phường Số phù hợp với phường, xã nào?

Phường Số phù hợp nhất với phường, xã đang gặp khó ở khâu gom và đo dữ liệu. Nếu phường có từ hai dấu hiệu dưới đây trở lên, nền tảng hợp nhất sẽ mang lại giá trị rõ nhất:

• Vừa sáp nhập, dữ liệu kế thừa từ nhiều đơn vị cũ chưa thống nhất.
• Đang tiếp nhận yêu cầu người dân qua từ 3 kênh trở lên.
• Báo cáo cho lãnh đạo phải tổng hợp thủ công, mất nhiều ngày.
• Muốn đo mức độ hài lòng của người dân nhưng chưa có công cụ.
• Cần dữ liệu định lượng để đánh giá cán bộ theo Nghị định 335.

Ngược lại, nếu phường chỉ cần một kênh đăng thông báo, tin tức, một nền tảng hợp nhất có thể là nhiều hơn mức cần thiết. Phường có thể bắt đầu với một phân hệ và mở rộng khi nhu cầu điều hành tăng. Các tiêu chí chung để chọn nền tảng được phân tích thêm trong bài nền tảng quản trị hợp nhất cho phường, xã.

Phường Số phù hợp với phường, xã gặp khó ở khâu gom và đo dữ liệu

Nhận tư vấn lộ trình: phường chỉ cần mô tả hiện trạng, buổi trao đổi không ràng buộc cam kết triển khai.

Khi so sánh các giải pháp chính quyền số, danh sách tính năng dễ khiến phường chọn nhầm, vì bên nào cũng có tiếp nhận, báo cáo và AI. Câu hỏi đáng đặt hơn là: sau một năm vận hành, lãnh đạo sẽ nhìn vào con số nào để biết phường phục vụ người dân tốt hơn? Nếu câu trả lời vẫn chỉ là số hồ sơ đã xử lý, giải pháp đó mới số hóa cách làm cũ. Phường Số được thiết kế để con số đó là mức độ hài lòng của người dân, đo liên tục trên một dữ liệu gốc. Thời điểm tốt nhất để bắt đầu là ngay sau sáp nhập, trước khi những cách làm rời rạc thành thói quen.

5. Câu hỏi thường gặp

Vì sao nên triển khai Phường Số ngay sau sáp nhập?

Vì đây là lúc dữ liệu từ các đơn vị cũ cần được chuẩn hóa về một mối. Nếu chờ lâu hơn, mỗi bộ phận sẽ quen với cách lưu trữ riêng và việc thống nhất về sau sẽ khó hơn. Ngoài ra, đánh giá công chức theo Nghị định 335/2025/NĐ-CP cần số liệu định lượng. Triển khai sớm giúp phường có dữ liệu ngay từ kỳ đánh giá gần nhất.

Tư duy quản trị doanh nghiệp có phù hợp với cơ quan nhà nước không?

Có, nếu hiểu đúng là thay đổi cách vận hành và đo lường, không phải thay đổi thẩm quyền. Phường Số áp dụng những nguyên tắc như lấy người dân làm trung tâm, theo dõi thời hạn xử lý và đo mức hài lòng. Mọi trình tự, thủ tục pháp lý vẫn giữ nguyên theo quy định. Phường có thêm công cụ phục vụ tốt hơn mà không phải thay đổi khung pháp lý đang áp dụng.

Phường có phải thay các hệ thống đang dùng không?

Không. Phường Số là nền tảng bổ trợ, tích hợp đồng bộ với các nền tảng dùng chung của Thành phố như LGSP, kho dữ liệu dùng chung và IOC. Những nghiệp vụ đã có nền tảng dùng chung, như nộp hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công, vẫn chạy trên nền tảng đó. Phường Số tập trung vào những khâu còn trống: tương tác, đo lường và điều hành nội bộ.

Phường có thể bắt đầu với một phân hệ không?

Có. Phường Số cho phép dùng toàn bộ hoặc chỉ một số phân hệ, theo hình thức thuê hoặc mua. Cách phổ biến là bắt đầu với Mini App và khâu tiếp nhận yêu cầu, sau đó bổ sung Kiosk, dashboard và các phân hệ kinh tế số. Dữ liệu giữa các phân hệ vẫn liên thông khi phường mở rộng.

CloudGO - Giải pháp CRM & AI chuyên sâu theo ngành

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/