Lộ trình chuyển đổi số cấp xã sau sáp nhập: làm gì trước, làm gì sau?

Lộ trình chuyển đổi số cấp xã sau sáp nhập đi qua bốn giai đoạn, phủ ba mảng: chính quyền số, xã hội số và kinh tế số. Phường, xã bắt đầu bằng việc chuẩn hóa dữ liệu kế thừa từ các đơn vị cũ, rồi số hóa quy trình lõi, mở rộng nghiệp vụ và cuối cùng là phát triển kinh tế số

Từ ngày 01/7/2025, nhiều phường, xã bắt đầu làm việc với một địa bàn rộng hơn và một khối hồ sơ từ nhiều đơn vị cũ. Danh sách hộ kinh doanh mỗi nơi ghi một kiểu. Phản ánh của người dân đến qua sổ tiếp dân, điện thoại, tin nhắn. Đến buổi giao ban, lãnh đạo hỏi một con số và nhận về mấy câu trả lời khác nhau.

Việc cần chuyển đổi số thì không thiếu, vì kế hoạch nào cũng đã ghi đủ ba mảng. Điều phường, xã thiếu là một thứ tự rõ ràng: làm việc nào trước để việc sau không phải làm lại. Đó cũng là câu hỏi cốt lõi của chuyển đổi số chính quyền địa phương ở cấp xã hiện nay. Các phần dưới đây trả lời câu hỏi đó theo từng giai đoạn, kèm thời gian và kết quả phường có được sau mỗi bước.

1. Sau sáp nhập, xã cần chuyển đổi số những gì?

Phường, xã cần chuyển đổi số ở ba mảng :

1. Chính quyền số là cách phường, xã điều hành công việc
2. Xã hội số là cách người dân tương tác với phường
3. Kinh tế số là cách hộ kinh doanh, doanh nghiệp trên địa bàn tham gia thị trường số

Sau sáp nhập, mỗi mảng có một việc cấp bách riêng.

Ba mảng này nằm trong mô hình chuyển đổi số cấp xã chung của cả nước. Phần kiến trúc của mô hình, gồm các lớp và phân vai giữa tỉnh với xã, được trình bày trong bài mô hình chuyển đổi số cấp xã theo Công văn 2763.

2. Lộ trình chuyển đổi số cấp xã gồm mấy giai đoạn?

Lộ trình gồm bốn giai đoạn, đi theo trình tự: số hóa dữ liệu, số hóa quy trình, rồi chuyển đổi cách vận hành. Cộng các mốc tham khảo, toàn bộ lộ trình mất khoảng 8–17 tháng. Thời gian thực tế phụ thuộc vào hiện trạng dữ liệu và phạm vi phường, xã chọn.

Lộ trình này dựa trên phương pháp ba bước:

1. Bước đầu tạo dựng dữ liệu làm nền.
2. Bước hai số hóa quy trình nghiệp vụ theo thứ tự ưu tiên.
3. Bước ba mới chuyển đổi cách vận hành và cách tạo giá trị cho người dân.

Giai đoạn 0 tương ứng bước đầu, giai đoạn 1 và 2 tương ứng bước hai. Giai đoạn 3 là lúc phường bắt đầu tạo giá trị mới cho kinh tế địa phương.

Lộ trình chuyển đổi số cấp xã

Đăng ký buổi xác định lộ trình chuyển đổi số cho phường. Hãy mang theo kế hoạch năm của phường. Nhóm triển khai sẽ cùng phường xác định đang ở giai đoạn nào và việc gì nên làm tiếp.

3. Mỗi giai đoạn xã cần làm gì?

Mỗi giai đoạn có việc cần làm, kết quả đầu ra và dấu hiệu cho biết phường, xã đã sẵn sàng chuyển tiếp. Phường, xã không nên chuyển sang giai đoạn sau khi chưa có đầu ra của giai đoạn trước. Đầu ra của bước này là đầu vào của bước kế tiếp.

Giai đoạn 0: chuẩn hóa dữ liệu

Sau sáp nhập, dữ liệu của một phường, xã có thể nằm rải rác ở nhiều nơi: sổ sách của các đơn vị cũ, file của từng cán bộ, danh sách riêng của từng bộ phận. Giai đoạn 0 gom các nguồn này về một chỗ và đưa về cùng một chuẩn, trước khi số hóa bất kỳ quy trình nào.

Việc cần làm:

1. Kiểm kê: liệt kê các nguồn dữ liệu kế thừa và bộ phận đang giữ từng nguồn.
2. Làm sạch: xử lý dữ liệu trùng, thiếu hoặc sai.
3. Chuẩn hóa: thống nhất cách ghi, cách phân loại giữa các bộ phận.
4. Tổ chức: sắp xếp dữ liệu theo từng nghiệp vụ để sẵn sàng đưa lên hệ thống.

Kết quả đầu ra: một bộ dữ liệu nghiệp vụ thống nhất, dùng chung cho cả phường.

Dấu hiệu sẵn sàng chuyển tiếp: khi lãnh đạo hỏi cùng một con số, các bộ phận đưa ra cùng một câu trả lời.

Đây là giai đoạn ít được nhìn thấy nhất, nhưng là nền của mọi giai đoạn sau. Dữ liệu chưa thống nhất thì hệ thống mới cũng chỉ hiển thị lại những con số chưa khớp.

Giai đoạn 0: chuẩn hóa dữ liệu

Giai đoạn 1: số hóa quy trình lõi

Khi dữ liệu đã thống nhất, phường, xã bắt đầu đưa những quy trình phục vụ người dân thường xuyên nhất lên môi trường số. Giai đoạn này đồng thời mở kênh để người dân tương tác với phường không cần đến trụ sở.

Việc cần làm:

1. Chuẩn bị hạ tầng số: thiết bị, kết nối, tài khoản cho cán bộ.
2. Số hóa quy trình lõi: tiếp nhận, phân công và xử lý yêu cầu của người dân trên một hệ thống.
3. Mở kênh tương tác: người dân gửi phản ánh, tra cứu, đặt lịch trực tuyến.

Kết quả đầu ra: hệ thống điều hành số cấp xã vận hành được với các quy trình lõi; người dân có kênh tương tác trực tuyến với phường.

Dấu hiệu sẵn sàng chuyển tiếp: lãnh đạo nắm được tình hình xử lý công việc mà không cần tổng hợp thủ công.

Giai đoạn 1: số hóa quy trình lõi

Giai đoạn 2: số hóa quy trình mở rộng

Các quy trình lõi đã chạy ổn định là lúc phường, xã đưa nốt những nghiệp vụ còn lại lên cùng hệ thống. Mục tiêu là để công việc của phường không còn chia đôi giữa hệ thống mới và sổ sách cũ.

Việc cần làm:

1. Số hóa nghiệp vụ còn lại: lần lượt đưa các quy trình chính quyền số, xã hội số chưa làm ở giai đoạn 1 lên hệ thống.
2. Mở rộng tiện ích cho người dân: bổ sung các dịch vụ trên kênh trực tuyến đã có.

Kết quả đầu ra: phần lớn công việc của phường được theo dõi trên một hệ thống.

Dấu hiệu sẵn sàng chuyển tiếp: báo cáo định kỳ được lấy trực tiếp từ hệ thống.

Giai đoạn 2: số hóa quy trình mở rộng

Giai đoạn 3: hỗ trợ phát triển kinh tế số

Khi bộ máy đã vận hành trên môi trường số, phường, xã có điều kiện hỗ trợ kinh tế địa phương. Danh sách hộ kinh doanh từ giai đoạn 0 và kênh tương tác từ giai đoạn 1 trở thành nền để triển khai các dự án kinh tế số.

Việc cần làm:

1. Đưa sản phẩm địa phương lên kênh số: hỗ trợ hộ kinh doanh, doanh nghiệp giới thiệu và bán sản phẩm trực tuyến.
2. Kết nối cộng đồng doanh nghiệp: tạo kênh để doanh nghiệp trên địa bàn kết nối giao thương.

Kết quả đầu ra: sản phẩm địa phương có kênh giới thiệu và kết nối giao thương.

Dấu hiệu lộ trình đi đúng hướng: hộ kinh doanh, doanh nghiệp chủ động sử dụng kênh số do phường hỗ trợ.

Giai đoạn 3: hỗ trợ phát triển kinh tế số

4. Xã nên bắt đầu chuyển đổi số từ đâu?

Phường, xã nên bắt đầu từ giai đoạn 0, tức là từ dữ liệu. Song song, phường, xã kiểm tra xem quy trình nào đã đủ chuẩn để đưa vào giai đoạn 1. Quy trình chưa thống nhất mà đã số hóa thì chỉ đưa cách làm cũ lên môi trường số, chưa thay đổi được cách làm việc.

Một cách kiểm tra nhanh: chọn một quy trình và hỏi bốn câu.

1. Quy trình có bao nhiêu bước?
2. Mỗi bước do ai phụ trách?
3. Bước nào thường chậm nhất?
4. Bước nào có thể tự động hóa?

Nếu các cán bộ cùng làm quy trình đó mô tả khác nhau, quy trình chưa đủ chuẩn để số hóa. Việc đầu tiên khi đó là thống nhất cách làm, chưa phải chọn phần mềm.

Với nhiều phường, xã, quy trình nên làm đầu tiên là tiếp nhận và xử lý phản ánh của người dân. Quy trình này tác động trực tiếp tới người dân, có điểm đầu, điểm cuối rõ ràng và dễ đo kết quả. Yêu cầu chất lượng đối với dữ liệu cấp xã đã được phân tích trong bài mô hình chuyển đổi số cấp xã theo Công văn 2763.

Xã nên bắt đầu chuyển đổi số từ đâu

Đăng ký khảo sát hiện trạng dữ liệu và quy trình ngay hôm nay để biết phường có thể bắt đầu từ quy trình nào.

5. Hệ thống điều hành số cấp xã hình thành khi nào?

Hệ thống điều hành số cấp xã hình thành ở cuối giai đoạn 1, khi các quy trình lõi đã được số hóa trên nền dữ liệu chuẩn. Hệ thống này không hình thành ngay khi cài đặt phần mềm. Nó là kết quả của giai đoạn 0 và giai đoạn 1 cộng lại.

Hệ thống được xem là đã hình thành khi đạt ba kết quả:

Hệ thống điều hành của phường, xã giữ vai trò bổ trợ cho các hệ thống dùng chung của tỉnh, không thay thế chúng. Nguyên tắc này được phân tích trong bài Phường Số đáp ứng văn bản pháp lý nào.

6. Xã có phải làm cả ba mảng cùng lúc không?

Không. Chính quyền số và xã hội số đi cùng nhau từ giai đoạn 1, vì cùng phục vụ người dân và dùng chung dữ liệu. Kinh tế số đi sau, khi phường, xã đã có dữ liệu và kênh tương tác ổn định.

Kinh tế số đi sau vì nó dựa vào kết quả của hai mảng còn lại. Muốn hỗ trợ hộ kinh doanh đưa sản phẩm lên kênh số, phường, xã cần có danh sách hộ kinh doanh chuẩn từ giai đoạn 0. Phường cũng cần kênh tương tác đã quen thuộc với người dân từ giai đoạn 1.

Phường, xã đã triển khai một phần thì không cần bắt đầu lại từ đầu. Hãy đối chiếu những gì đã có với đầu ra của từng giai đoạn để vào đúng giai đoạn. Ví dụ, một phường đã có kênh tiếp nhận phản ánh trực tuyến nhưng dữ liệu các bộ phận chưa thống nhất. Trường hợp này vẫn nên quay lại hoàn thiện giai đoạn 0 trước khi mở rộng.

Xã có phải làm cả ba mảng cùng lúc không

7. Nguyên tắc triển khai chuyển đổi số ở cấp xã là gì?

Luật Chuyển đổi số số 148/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, quy định 8 nguyên tắc chuyển đổi số tại Điều 6. Luật yêu cầu cơ quan nhà nước tuân thủ các nguyên tắc này, nên UBND phường, xã cũng thuộc đối tượng áp dụng. Ở cấp xã, các nguyên tắc được thể hiện cụ thể qua từng giai đoạn của lộ trình.

Theo Thư viện Pháp luật và Cổng phổ biến pháp luật Cần Thơ, 7 nguyên tắc đầu của Điều 6 có thể áp dụng vào lộ trình cấp xã như sau. Khoản 8 là yêu cầu cơ quan nhà nước tuân thủ.

Khi bắt tay vào làm, ba nguyên tắc vận hành sau giúp phường, xã đi đúng tinh thần của luật. Đây cũng là ba nguyên tắc nhóm triển khai Phường Số áp dụng xuyên suốt:

1. Dữ liệu là gốc: luôn bảo đảm dữ liệu đúng, đủ, sạch, sống trước khi đưa vào quy trình.
2. Chia để trị: chia mục tiêu lớn thành phần nhỏ để kiểm chứng kết quả nhanh, giảm rủi ro.
3. Kiểm nghiệm, đo lường, kế thừa và mở rộng: luôn đánh giá, đo hiệu quả rồi mới cải tiến và mở rộng.

8. Phường Số đi theo lộ trình này thế nào?

Với Phường Số, mỗi giai đoạn của lộ trình gắn với những dự án thành phần cụ thể. Giai đoạn 1 chỉ tập trung vào 4 dự án lõi, các giai đoạn còn lại triển khai trên cả 8 dự án. Nhờ vậy, ngay từ đầu phường, xã biết ở từng bước mình đưa gì vào sử dụng và cán bộ, người dân sẽ thấy thay đổi gì. Phường không phải chờ hết lộ trình mới có kết quả.

Phường, xã không bắt buộc đi đủ bốn giai đoạn hay dùng cả 8 dự án thành phần. Phạm vi từng giai đoạn được hai bên thống nhất sau khi khảo sát hiện trạng và mục tiêu của phường, xã. Phường Số giữ vai trò bổ trợ, phường, xã vẫn dùng song song các hệ thống dùng chung của tỉnh. Chi tiết từng dự án có trong bài Phường Số là gì.

Sau sáp nhập, câu hỏi khó nhất không phải "chuyển đổi số những gì", vì danh sách việc đã khá rõ. Câu hỏi khó là làm theo thứ tự nào để mỗi bước dùng được kết quả của bước trước. Phường, xã đi đúng thứ tự thường thấy kết quả sớm hơn nơi làm nhiều việc cùng lúc, vì mỗi giai đoạn đều để lại một kết quả dùng được ngay. Dữ liệu sạch giúp giao ban nhanh hơn ngay ở giai đoạn 0, trước khi có bất kỳ hệ thống mới nào. Lộ trình vì thế không phải gánh nặng thêm, mà là cách để mỗi tháng phường, xã đều có một bước tiến đo được.

9. Câu hỏi thường gặp

Lộ trình chuyển đổi số cấp xã mất bao lâu?

Cộng các mốc tham khảo, bốn giai đoạn mất khoảng 8–17 tháng. Giai đoạn chuẩn hóa dữ liệu mất 1–2 tháng, giai đoạn số hóa quy trình lõi 1–3 tháng, hai giai đoạn sau mỗi giai đoạn 3–6 tháng. Thời gian thực tế phụ thuộc vào hiện trạng dữ liệu và phạm vi phường chọn.

Chuyển đổi số khác chính phủ điện tử thế nào?

Chính phủ điện tử chủ yếu đưa quy trình hiện có lên môi trường mạng. Chuyển đổi số đi xa hơn: thay đổi chính quy trình và cách ra quyết định dựa trên dữ liệu. Vì vậy lộ trình chuyển đổi số bắt đầu từ dữ liệu và chuẩn hóa quy trình, chưa bắt đầu từ phần mềm.

Ngân sách hạn chế thì xã nên bắt đầu từ đâu?

Bắt đầu từ giai đoạn 0 và một quy trình lõi, thường là tiếp nhận và xử lý phản ánh của người dân. Cách làm này giúp phường tập trung nguồn lực vào phần việc nền tảng nhất. Kết quả của giai đoạn này là căn cứ tốt để trình kinh phí cho giai đoạn sau.

Không có cán bộ công nghệ thì xã có triển khai được không?

Được. Phường nên chọn giải pháp không đòi hỏi đội kỹ thuật riêng. Phường cũng cần hỏi rõ nhà cung cấp chịu trách nhiệm phần nào trong vận hành và xử lý sự cố. Vai trò chính của cán bộ phường là làm rõ quy trình, dữ liệu và dùng thử để góp ý.

Phường đã có một số phần mềm thì vào giai đoạn nào?

Đối chiếu những gì đã có với đầu ra của từng giai đoạn. Nếu dữ liệu giữa các bộ phận chưa thống nhất, phường vẫn nên hoàn thiện giai đoạn 0 trước. Phần mềm đã có được giữ lại nếu không trùng chức năng và dùng được trong lộ trình.

CloudGO - Giải pháp CRM & AI chuyên sâu theo ngành

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/