Hệ thống CRM 5 in 1 dùng cho bộ phận nào và ứng dụng trong doanh nghiệp?

Nhiều chủ doanh nghiệp băn khoăn liệu hệ thống CRM 5 in 1 chỉ dành riêng cho phòng kinh doanh hay có thể phục vụ được cả công ty. Thực tế, đặc trưng lớn nhất của CRM 5 in 1 là cùng lúc phục vụ nhiều bộ phận trên một nền tảng duy nhất, nơi mỗi phòng dùng một mảng chức năng riêng nhưng tất cả chia sẻ chung một nguồn dữ liệu. Bài viết này chỉ rõ từng bộ phận trong doanh nghiệp dùng module nào và ứng dụng cụ thể vào công việc hằng ngày ra sao. Nội dung dành cho chủ doanh nghiệp và quản lý đang đánh giá xem CRM 5 in 1 có khớp với cơ cấu phòng ban hiện tại của mình hay không.

1. Hệ thống CRM 5 in 1 được sử dụng bởi những bộ phận nào?

Phần này trả lời trực tiếp câu hỏi chính của bài viết trước khi đi vào phân tích chi tiết. Hệ thống CRM 5 in 1 không phải công cụ của riêng một phòng, mà là nền tảng dùng chung cho nhiều bộ phận cùng lúc. Dưới đây là bản đồ tổng quan về việc bộ phận nào dùng thành phần nào, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đối chiếu với cơ cấu tổ chức của mình trước khi tìm hiểu sâu hơn.

Hệ thống CRM 5 in 1 thường được sử dụng bởi bộ phận Marketing, Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng, Nhân sự và Ban lãnh đạo. Ngoài ra, các phòng ban còn lại trong công ty đều có thể dùng chung phần quản lý công việc. Cụ thể, mỗi bộ phận đảm nhiệm một mảng tương ứng như sau:

• Marketing dùng CloudLEAD để thu hút và quản lý lead
• Kinh doanh dùng CloudSALES để bán hàng và quản lý pipeline
• Chăm sóc khách hàng dùng CloudCARE để xử lý yêu cầu và giữ chân khách
• Nhân sự và Hành chính dùng CloudCHECKIN để chấm công và quản lý nhân sự
• Mọi phòng ban dùng CloudWORK để giao việc và đo KPI
• Ban lãnh đạo dùng dữ liệu tổng hợp 360 độ để ra quyết định

Doanh nghiệp tổ chức nhiều sự kiện có thể dùng CloudEVENT giải pháp quản lý sự kiện chuyên nghiệp, toàn diện thay cho CloudCHECKIN tùy theo nhu cầu thực tế. Điểm đặc biệt của mô hình này là tất cả các bộ phận trên dùng chung một hệ thống dữ liệu duy nhất, không phải là nhiều phần mềm rời rạc ghép lại.

Hệ thống CRM 5 in 1 được sử dụng ở nhiều bộ phận

Doanh nghiệp bạn đang có cơ cấu phòng ban khớp với bản đồ trên? Gọi ngay 1900 29 29 90 chuyên gia CloudGO tư vấn miễn phí cách mapping từng phòng vào module CRM 5 in 1 phù hợp.

2. CRM 5 in 1 ứng dụng cụ thể trong từng bộ phận như thế nào?

Phần này đi sâu vào cách từng bộ phận khai thác hệ thống CRM 5 in 1 trong công việc hằng ngày. Mỗi mục dưới đây được phân tích theo cùng một cấu trúc gồm khó khăn thường gặp của bộ phận, module phụ trách, ứng dụng thực tế và giá trị mang lại. Cách trình bày này giúp doanh nghiệp hình dung rõ ràng từng phòng sẽ thay đổi cách làm việc như thế nào sau khi đưa CRM vào vận hành.

Bộ phận Marketing dùng CloudLEAD để thu hút và quản lý lead

Khó khăn thường gặp của bộ phận Marketing là lead đổ về từ nhiều kênh khác nhau nhưng nằm rải rác, không xác định được kênh nào thực sự hiệu quả, và lead dễ nguội vì phản hồi chậm. Module phụ trách giai đoạn này là CloudLEAD giải pháp thu lead và quản lý data Marketing đa kênh.

Về ứng dụng thực tế, CloudLEAD gom toàn bộ lead từ các kênh về một nơi, phân loại theo mức độ tiềm năng và chuyển cho bộ phận kinh doanh đúng thời điểm. Cơ chế phân loại này thường dựa trên lead scoring chấm điểm lead theo hành vi và mức độ tương tác để ưu tiên đúng tệp tiềm năng nhất. Giá trị mang lại cho phòng Marketing là đo được hiệu quả của từng chiến dịch và không bỏ sót bất kỳ lead nào. Lấy một ví dụ cụ thể, phòng marketing của một trung tâm đào tạo có thể thấy rõ nguồn nào mang về học viên chất lượng để dồn ngân sách vào đúng kênh đó.

Bộ phận Marketing dùng CloudLEAD để thu hút và quản lý lead

Bộ phận Kinh doanh dùng CloudSALES để chốt đơn và quản lý pipeline

Khó khăn thường gặp của bộ phận Kinh doanh là không theo dõi được từng cơ hội đang ở giai đoạn nào, dễ sót việc follow up và báo cáo doanh số thường bị chậm. Module phụ trách giai đoạn này là CloudSALES, công cụ quản lý bán hàng B2B và B2C đa kênh.

Về ứng dụng thực tế, CloudSALES giải pháp quản lý bán hàng B2B, B2C đa kênh cho phép theo dõi từng cơ hội qua các giai đoạn của pipeline, nắm trạng thái của mọi giao dịch và biết cần ưu tiên khách nào trước. Giá trị mang lại cho phòng Kinh doanh là rút ngắn chu kỳ bán hàng, đồng thời giúp quản lý nắm doanh số mà không cần chờ tổng hợp thủ công. Để minh họa, một trưởng phòng kinh doanh chỉ cần nhìn vào pipeline là biết ngay deal nào sắp mất để kịp thời can thiệp.

Bộ phận Kinh doanh dùng CloudSALES để chốt đơn và quản lý pipeline

Bộ phận Chăm sóc khách hàng dùng CloudCARE để giữ chân khách

Khó khăn thường gặp của bộ phận Chăm sóc khách hàng là yêu cầu của khách đến từ nhiều kênh nên dễ bị bỏ sót, nhân viên không nắm được lịch sử nên phải hỏi lại từ đầu, và việc chăm sóc thường mang tính thụ động. Module phụ trách giai đoạn này là CloudCARE giải pháp CRM chăm sóc khách hàng và xử lý phản hồi đa kênh. Tập trung toàn bộ ticket từ Zalo, Email v, công cụ chăm sóc khách hàng đa kênh.

Về ứng dụng thực tế, CloudCARE tiếp nhận và xử lý yêu cầu tập trung tại một nơi, cho phép nhân viên xem trọn lịch sử của khách ngay khi tiếp xúc và triển khai chăm sóc chủ động định kỳ. Giá trị mang lại cho phòng là giảm khiếu nại và tăng tỷ lệ khách quay lại. Lấy một ví dụ thực tế, nhân viên CSKH của một spa có thể biết ngay khách đang dùng liệu trình nào để tư vấn đúng nhu cầu.

Bộ phận Chăm sóc khách hàng dùng CloudCARE để giữ chân khách

Bộ phận Nhân sự dùng CloudCHECKIN để chấm công và quản lý nhân sự

Khó khăn thường gặp của bộ phận Nhân sự là chấm công thủ công dễ sai sót, khó quản lý khi có nhiều ca làm việc và nhiều chi nhánh, và việc tổng hợp công cuối kỳ tốn nhiều thời gian. Module phụ trách giai đoạn này là CloudCHECKIN CRM quản lý nhân sự, chấm công tinh gọn.

Về ứng dụng thực tế, CloudCHECKIN chấm công chính xác, theo dõi ca làm và mức độ chuyên cần, đồng thời xuất dữ liệu công một cách tự động. Giá trị mang lại cho phòng là giảm gánh nặng hành chính và đảm bảo dữ liệu chấm công minh bạch. Để minh họa, một chuỗi bán lẻ có nhiều cửa hàng có thể quản lý chấm công tập trung trên một hệ thống thay vì gom bảng công thủ công từ từng nơi. Khi cần đồng bộ thêm hồ sơ nhân viên, lương thưởng và đánh giá hiệu suất, doanh nghiệp có thể tham khảo CRM tích hợp HRM để mở rộng dữ liệu nhân sự sang các module khác.

Bộ phận Nhân sự dùng CloudCHECKIN để chấm công và quản lý nhân sự

Mọi phòng ban dùng CloudWORK để quản lý công việc và đo KPI

Khó khăn thường gặp ở đây mang tính toàn công ty: công việc bị phân tán, không rõ ai đang phụ trách việc gì và KPI khó đo lường một cách minh bạch. Module phụ trách giai đoạn này làCloudWORK CRM quản trị công việc, dự án & KPI tinh gọn.

Về ứng dụng thực tế, CloudWORK cho phép giao và theo dõi nhiệm vụ trên cùng một nền tảng, đồng thời đo hiệu suất của từng người gắn với kết quả công việc cụ thể. Điểm khác biệt của module này là nó dùng chung cho mọi phòng chứ không riêng một bộ phận nào, nhờ đó kết nối được công việc của toàn công ty. Lấy một ví dụ cụ thể, một nhiệm vụ chăm sóc khách phát sinh ở phòng CSKH có thể trở thành đầu việc có hạn chót rõ ràng mà quản lý theo dõi được tiến độ.

Mọi phòng ban dùng CloudWORK để quản lý công việc và đo KPI

Ban lãnh đạo dùng dữ liệu 360 độ để ra quyết định

Khó khăn thường gặp của Ban lãnh đạo là phải nhận nhiều báo cáo rời từ mỗi phòng, số liệu giữa các nguồn thường lệch nhau, dẫn đến việc ra quyết định bị chậm. Khác với các bộ phận còn lại, lãnh đạo không trực tiếp nhập liệu mà khai thác lớp dữ liệu tổng hợp được tạo ra từ tất cả các module.

Về ứng dụng thực tế, Ban lãnh đạo có thể nhìn toàn cảnh hoạt động marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng và nhân sự trên cùng một bức tranh thống nhất. Giá trị mang lại là mọi quyết định đều dựa trên một nguồn sự thật chung, nhờ đó vừa nhanh hơn vừa chính xác hơn so với cách tổng hợp báo cáo thủ công trước đây.

Ban lãnh đạo dùng dữ liệu 360 độ để ra quyết định

3. CloudGO CRM 5 trong 1 đáp ứng nhu cầu đa phòng ban như thế nào?

Phần này trình bày cách CloudGO hiện thực hóa mô hình đa phòng ban vào một sản phẩm cụ thể. Sau khi đã hiểu từng bộ phận dùng module nào, câu hỏi tiếp theo của doanh nghiệp thường là liệu có một nền tảng nào thực sự gánh được tất cả các nhu cầu đó cùng lúc hay không. Phần dưới đây làm rõ cách CloudGO giải quyết bài toán phối hợp giữa nhiều phòng ban trên một hệ thống duy nhất.

CloudGO CRM 5 trong 1 là nền tảng đầu tiên tại Việt Nam hợp nhất 5 mảng vận hành lõi, phục vụ đồng thời các bộ phận Marketing, Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng, Nhân sự và Ban lãnh đạo trên một hệ thống. Điểm cốt lõi tạo nên giá trị là dữ liệu giữa các phòng ban liên thông với nhau, tạo thành bức tranh 360 độ, đáp ứng đúng nhu cầu phối hợp đa bộ phận trong vận hành thực tế. Cách 5 mảng này liên kết với nhau được trình bày chi tiết trong mô hình chuỗi giá trị CRM 5 in 1 từ Marketing thu lead, Kinh doanh chốt đơn đến CSKH giữ chân khách.

Bên cạnh khả năng liên thông, CloudGO còn nổi bật ở 2 điểm quan trọng:

• Tính linh hoạt: Mô hình All-in-One kết hợp Modular cho phép từng phòng vào hệ thống trước theo nhu cầu riêng, sau đó mở rộng dần sang các phòng khác mà vẫn dùng chung một nguồn dữ liệu.
• Yếu tố đồng hành: CloudGO không chỉ cung cấp phần mềm mà còn kèm tư vấn quy trình, giúp doanh nghiệp thiết kế cách dùng phù hợp với đặc thù của từng phòng.

CloudGO CRM 5 trong 1

Doanh nghiệp muốn biết nên triển khai phòng nào trước với CRM 5 in 1? Để lại số điện thoại, chuyên gia CloudGO sẽ gọi lại trong 30 phút để rà soát mức độ ưu tiên giữa các phòng ban và đề xuất lộ trình triển khai phù hợp với quy mô hiện tại không cam kết mua phần mềm.

Vì sao một hệ thống CRM 5 in 1 phục vụ được nhiều bộ phận cùng lúc?

Khả năng phục vụ nhiều bộ phận cùng lúc bắt nguồn từ cơ chế nền tảng: mọi bộ phận thao tác trên cùng một nguồn dữ liệu, nên đầu ra của phòng này tự động trở thành đầu vào của phòng kia mà không phải nhập lại. Khi doanh nghiệp đã có sẵn phần mềm khác (kế toán, ERP, website…),có thể kết nối thêm qua API tích hợp CRM để giữ luồng dữ liệu hai chiều mà không phải thay toàn bộ hệ thống cũ. Chính cơ chế này tạo ra lợi ích liên phòng rõ rệt. Marketing nhìn thấy lead nào đã thành đơn hàng, kinh doanh biết khách nào đang được chăm sóc, và lãnh đạo thấy được toàn bộ, không còn tình trạng mỗi phòng giữ một con số khác nhau.

Mô hình này cũng linh hoạt theo quy mô. Nhờ kiến trúc Modular, một doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ dùng 2 đến 3 bộ phận cốt lõi trước, rồi mở rộng dần khi lớn lên. Mô hình CRM 5 in 1 đặc biệt phù hợp với 3 nhóm doanh nghiệp: doanh nghiệp có nhiều phòng ban cần phối hợp chặt chẽ, doanh nghiệp đang dùng nhiều phần mềm rời rạc và muốn hợp nhất, và doanh nghiệp mong muốn ban lãnh đạo nắm được toàn cảnh hoạt động. Với nhóm thứ hai, có thể tham khảo trước lộ trình chuyển dữ liệu từ Excel sang CRM để hình dung 6 bước migration an toàn không mất dữ liệu.

4. Câu hỏi thường gặp về bộ phận sử dụng CRM 5 in 1

Hệ thống CRM 5 in 1 thường được dùng bởi bộ phận nào trong doanh nghiệp?

Hệ thống CRM 5 in 1 thường được sử dụng bởi 5 nhóm chính gồm Marketing, Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng, Nhân sự và Ban lãnh đạo. Ngoài ra, mọi phòng ban trong công ty đều có thể dùng chung phần quản lý công việc và đo KPI. Điểm đặc biệt là tất cả các bộ phận này cùng làm việc trên một hệ thống dữ liệu duy nhất thay vì nhiều phần mềm tách rời.

Phòng nhân sự có dùng được CRM 5 in 1 không?

Phòng nhân sự hoàn toàn dùng được CRM 5 in 1 thông qua thành phần CloudCHECKIN. Module này phụ trách chấm công bằng AI, theo dõi ca làm việc và mức độ chuyên cần, đồng thời tính công tự động. Nhờ đó, phòng nhân sự giảm được gánh nặng tổng hợp thủ công và có dữ liệu chấm công minh bạch, đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có nhiều ca và nhiều chi nhánh.

Ban lãnh đạo khai thác CRM 5 in 1 để làm gì?

Ban lãnh đạo khai thác CRM 5 in 1 để có cái nhìn toàn cảnh về hoạt động của doanh nghiệp. Thay vì nhập liệu, lãnh đạo sử dụng lớp dữ liệu tổng hợp được tạo ra từ tất cả các module để nhìn thấy bức tranh 360 độ về marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng và nhân sự. Nhờ dựa trên một nguồn sự thật chung, các quyết định được đưa ra nhanh hơn và chính xác hơn.

Doanh nghiệp nhỏ ít phòng ban có nên dùng CRM 5 in 1 không?

Doanh nghiệp nhỏ ít phòng ban vẫn nên cân nhắc CRM 5 in 1, vì mô hình này cho phép bắt đầu từ 2 đến 3 bộ phận cốt lõi trước thay vì dùng đủ cả 5 mảng ngay. Doanh nghiệp có thể khởi đầu với thu lead và bán hàng, sau đó mở rộng sang chăm sóc khách hàng, quản lý công việc và nhân sự khi quy mô lớn dần, trong khi dữ liệu vẫn liên thông xuyên suốt.

Có thể chỉ cho một vài bộ phận dùng trước rồi mở rộng không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể cho một vài bộ phận dùng trước rồi mở rộng dần, bởi đây chính là ưu điểm của mô hình CRM 5 trong 1 (All-in-one) kết hợp Modular. Một vài phòng có thể vào hệ thống trước theo nhu cầu cấp thiết nhất, vận hành ổn định rồi mới bổ sung các phòng còn lại. Trong suốt quá trình mở rộng, các bộ phận vẫn dùng chung một nguồn dữ liệu nên không phát sinh tình trạng phân tán hay phải làm lại từ đầu.

Hệ thống CRM 5 in 1 không phải công cụ riêng của phòng kinh doanh, mà là nền tảng dùng chung cho toàn doanh nghiệp. Marketing dùng CloudLEAD để thu hút lead, Kinh doanh dùng CloudSALES để chốt đơn, Chăm sóc khách hàng dùng CloudCARE để giữ chân khách, Nhân sự dùng CloudCHECKIN để chấm công, mọi phòng ban dùng CloudWORK để quản lý công việc, và Ban lãnh đạo khai thác dữ liệu 360 độ để ra quyết định. Doanh nghiệp không cần triển khai cho tất cả các phòng cùng lúc, mà có thể bắt đầu từ bộ phận cần nhất hiện tại rồi mở rộng dần ra các phòng còn lại trên cùng một nền tảng.

CloudGO – Giải pháp CRM & AI chuyên sâu theo ngành

• Hotline: 1900 29 29 90

• Email: support@cloudgo.vn

• Website: https://cloudgo.vn