Giải pháp tổng đài IP doanh nghiệp: Tăng tốc như siêu xe

Còn chờ đợi gì nữa mà bạn không áp dụng ngay giải pháp tổng đài IP doanh nghiệp, hãy tận dụng tốc độ tăng trưởng theo cấp số nhân của công nghệ để biến nó thành sức mạnh và ưu thế cạnh tranh cho doanh nghiệp bạn.

Bài viết này sẽ giới thiệu cho bạn về giải pháp tổng đài IP là gì? Cách mà giải pháp tổng đài IP giúp cho việc kinh doanh của bạn tăng tốc như một chiếc siêu xe như thế nào?

Tổng đài ip là gì? Khác biệt gì so với tổng đài truyền thống?

Tổng đài IP, hay còn được gọi là tổng đài tổng đài voice ip (Voip) và viết tắt cho cụm từ ( Internet Protocol Private Branch Exchange) là mạng điện thoại riêng sử dụng bằng giao thức IP (internet portocal).

Để dễ hiểu hơn, thì đây là tổng đài cho phép liên lạc thông qua kết nối internet, nội dung cuộc gọi sẽ được chuyển thành các gói dữ liệu và được chuyển qua mạng LAN/WAN, chỉ cần có tín hiệu internet là bạn có thể triển khai loại tổng đài này.

Tổng đài truyền thống sử dụng tín hiệu analog qua cáp và dây lõi đồng, thường được dùng trong TV, radio cổ điển. Tín hiệu được truyền qua điện áp, nhưng thường xảy ra gián đoạn do cản trở từ các vật và tín hiệu khác.

>>Tìm hiểu sự khác nhau giữa tổng đài analog và tổng đài IP

Và công nghệ giải pháp tổng đài IP doanh nghiệp đã ra đời để giải quyết những vấn đề còn tồn đọng ở tổng đài analog.

Tổng đài IP là gì? Khác biệt gì so với tổng đài truyền thống

Cơ chế hoạt động của giải pháp tổng đài IP

Tổng đài voice ip hoạt động như sau:

Các thiết bị đầu cuối (liên lạc) sẽ được kết nối với nhau qua một đầu số tổng đài. Dữ liệu từ thiết bị đầu vào sẽ được truyền qua mạng WAN/LAN sau đó được đưa lên internet và thông tin sẽ được mã hóa để truyền tải đến thiết bị cuối với tốc độ siêu nhanh.

Cơ chế hoạt động của giải pháp IP

Tổng đài IP phù hợp cho doanh nghiệp nào

Tổng đài IP có thể phù hợp cho cả doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc hoạt động trên nhiều địa điểm khác nhau, từ công ty khởi nghiệp nhỏ đến các doanh nghiệp đa quốc gia. Tùy biến mở rộng vô hạn mà vẫn đáp ứng được nhu cầu cá nhân hóa.

Chúng tôi sẽ đưa ra cho bạn một vài gợi ý cho những doanh nghiệp nên sử dụng giải pháp tổng đài IP doanh nghiệp như sau:

• Doanh nghiệp đa văn phòng: Các văn phòng có nhiều chi nhánh được đặt trụ sở ở nhiều nơi, các văn phòng có thể liên lạc với nhau không cần các kết nối có dây nội bộ, nhưng vẫn đảm bảo được quyền riêng tư và sự ổn đinh đường truyền. Ngoài ra, còn cho phép gọi nội bộ miễn phí.

• Doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa: Nhân viên có thể sử dụng bất kỳ loại thiết bị nào như (điện thoại thông minh, máy tính, điện thoại bàn,...) để kết nối với văn phòng làm việc từ một nơi xa.

• Doanh nghiệp đang cần một tổng đài duy nhất: Cho phép kết nối với một số điện thoại tổng đài duy nhất, là một tổng đài ảo một sever tiếp nhận đường truyền vào và ra.

• Doanh nghiệp đang cần mở rộng với các giải pháp của phần mềm CRM: Có thể kết hợp với nhiều hệ thống và phần mềm khác để hỗ trợ việc bán hàng đa kênh như facebook, zalo, SMS,... Hơn thế nữa, với CloudCALL còn có thể mở rộng các chức năng cũng như phạm vi ứng dụng một cách nhanh chóng bằng việc kết hợp với các giải pháp khác trong hệ sinh thái số của CloudGO như CloudSALES, CloudCARE, CloudWORK...

• Doanh nghiệp sử dụng thiết bị liên lạc đa dạng: Bên cạnh sử dụng những thiết bị thông minh giải pháp tổng đài IP còn cho phép bạn sử dụng với các thiết bị khác như điện thoại có dây, điện thoại không dây, phần mềm gọi điện miễn phí cho các thiết bị thông minh.

Giải pháp tổng đài IP giúp được cho doanh nghiệp của bạn

• Tích hợp với khả năng mở rộng đa dạng: Như đã đề cập ở trên thì sẽ cho phép kết hợp với nhiều giải pháp CRM khác để tăng cường độ hiệu quả.

• Cho phép gọi nội bộ với chi phí bằng 0: Đối với doanh nghiệp có nhiều cơ sở văn phòng và chi nhánh cần sự liên lạc với tần suất cao thì việc tối ưu chi phí cuộc gọi nội bộ là vấn đề cầnd được giải quyết. Và giải pháp tổng đài IP doanh nghiệp ra đời đã giải quyết được vấn đề này, khi cho phép gọi nội bộ miễn phí.

• Tối ưu được chi phí: Xu hướng giờ đây doanh nghiệp dần chuyển sang tổng đài IP, bời vì chi phí lắp đặt vận hành, bảo trì giờ đây đã cắt giảm được chi phí cuộc gọi ở mức thấp nhất.

• Kiểm soát được công việc nhân viên: Hệ thống tổng đài cho phép ghi âm lại cuộc gọi, theo dõi, và giám sát được hiệu quả công việc của nhân viên gọi qua điện thoại. Việc chăm sóc và kiểm tra hiệu suất chăm sóc khách hàng sẽ hiệu quả hơn và chất lượng phục vụ sẽ được cải tiến rõ ràng.

• Hơn thể nữa, giải pháp CloudCALL của CloudGO còn cho phép lọc các số liên lạc trùng, tạo lời chào mẫu và lên kịch bản sẵn cho cuộc gọi.

Điểm mạnh và điểm yếu của tổng đài IP

Điểm mạnh và điểm yếu của tổng đài IP

Công nghệ giải pháp tổng đài IP doanh nghiệp ngày càng được áp dụng phổ biến trong việc quản lý cuộc gọi và xử lý cuộc gọi. Tuy nhiên, bạn cũng cần nhận thức về điểm mạnh và điểm yếu của tổng đài IP này:

Điểm mạnh của tổng đài IP

• Cho phép tích hợp đa chức năng: tổng đài voice ip cho phép tích hợp nhiều dịch vụ, bao gồm luôn cả cuộc gọi và tin nhắn và chia sẽ dữ liệu. Từ đó, tăng cường hiệu suất làm việc và tương tác trong tổ chức và khách hàng với nhau.

• Tiết kiệm chi phí: So với các loại tổng đài truyền thống, thì tổng đài IP sử dụng internet là chủ yếu và sử dụng một hạ tầng mạng duy nhất nên sẽ giảm bớt chi phí vận hành và bảo trì.

• Linh hoạt và khả năng mở rộng hơn: Tổng đài IP cho phép linh hoạt mở rộng số lượng người dùng và nhiều tính năng đa dạng. Dễ dàng hơn cho doanh nghiệp khi ra quyết định muốn thay đổi và nâng cấp hệ thống theo nhu cầu thực tế.

• Ghi âm cuộc gọi: Ghi âm lại nội dung cuộc gọi, lịch sử gọi để lưu trữ và cải tiến chất lượng khi cần thiết.

• Hoạt động mọi lúc mọi nơi: Có thể kết nối tổng đài qua nhiều thiết bị, thậm chí cả điện thoại cá nhân cho phép một nhân viên có thể tiếp nhận và đàm thoại khi không có mặt ở văn phòng làm việc.

Điểm yếu

• Vẫn phải phụ thuộc vào mạng internet: Tổng đài voice ip hoạt động ổn định hay không? và tốc độ có nhanh hay không? còn phụ thuộc vào đường truyền Internet phải mạnh và tốc độ cao mới đảm bảo được chất lượng cuộc gọi.

• Vấn đề bảo mật thông tin: Tổng đài IP đặt ra nhiều thách thức cho vấn đề bảo mật, do dữ liệu được truyền qua internet. Doanh nghiệp cần chắc chắn rằng hệ thống tổng đài IP được bảo mật và được bảo vệ khỏi các cuộc tấn công thông tin từ bên ngoài.

• Phụ thuộc vào nguồn điện: Để bảo đảm tổng đài hoạt động liên tục ngoài đảm bảo phải có internet thì còn có nguồn điện duy trì ngay cả khi mất điện thì tổng đài vẫn hoạt động bằng các thiết bị cung cấp nguồn điện.

Bảo mật tổng đài Voice IP liệu có an toàn?

Bảo mật tổng đài Voice IP liệu có an toàn?

Bảo mật dữ liệu là yếu tố cần thiết khi triển khai tổng đài. Sẽ có một số giải phấp an toàn cho hệ thống này như sau:

• Mã hóa nội dung dữ liệu cuộc gọi: Đảm bỏ rằng dữ liệu truyền qua tổng đài sẽ được mã hóa thành các đoạn mã vô nghĩa để chặn kẻ xấu lấy thông tin.

• Xác minh người dùng: đặt mật khẩu mạnh cho đối tượng sử dụng, hay các mã OTP để đảm bảo chỉ người có một số nhân sự mới có quyền được truy cập vào hệ thống.

• Liên tục giám sát: Theo dõi hoạt động và cách thức của hệ thống tổng đài IP để phát hiện kịp thời và ngăn chặn các vấn đề bất thường.

• Cập nhập phần mềm: Đảm bảo rằng hệ thống tổng đài IP được cập nhập mới nhất với các bản sửa lỗi và nâng cao hơn về các lỗ hổng bảo mật.

Tổng đài IP trong xu hướng tương lai sẽ đi về đâu?

Trong tương lai gần giải pháp tổng đài cần phải chạy đua về cả tốc độ nhanh hơn và ổn định hơn, dự đoán sẽ vẫn còn phát triển trong tương lai, sau đây sẽ là một số xu hướng cho tổng đài IP:

Tăng cường sự tương tác

Tăng khả năng tương tác và tiếp cận khách hàng. Thông qua các giải pháp CRM mở rộng, có thể tự động thực hiện cuộc gọi lại, gọi video 3D và gọi video call, hoặc gọi video chờ,...

Đồng bộ thông tin liên lạc

Tổng đài sẽ đồng bộ thông tin liên lạc qua nhiều kênh, từ điện thoại đến các tin nhắn mạng xã hội, video call và SMS. Điều này giúp doanh nghiệp tạo ra trãi nghiệm quá trình tiếp cận khách hàng một cách toàn diện đa kênh và nhất quán.

Trí tuệ nhân tạo

Trí tuệ nhân tạo đang làm sóng làm gió dạo thời gian gần đây cũng là một nhân tố quan trọng cho cho bước chuyển đổi mới nên, và tổng đài IP cũng sẽ có xu hướng tích hợp tự động hóa các tác vụ và cung cấp hỗ trợ khách hàng thông minh hơn.

Kết luận

Hy vọng, thông qua bài viết bạn đã hiểu hơn về “tổng đài ip là gì”. Giải pháp tổng đài IP doanh nghiệp hiện tại có rất nhiều tiềm năng để phát triển mang nhiều lợi ích, đây sẽ là giải pháp đắc lực để thúc đẩy mối quan hệ khách hàng, từ đó tốc độ tăng trưởng doanh thu từ việc chăm sóc khách hàng sẽ được cải thiện đáng kể hơn.