12 Mẫu bản bàn giao công việc chuẩn & hướng dẫn áp dụng cho SME

Trong bối cảnh thị trường biến động không ngừng, việc thay đổi nhân sự, luân chuyển công việc, hay áp lực chuyển đổi số đang ngày càng trở nên phổ biến tại các doanh nghiệp Việt Nam. Làm sao để đảm bảo công việc không bị gián đoạn, không thất thoát thông tin hay tài sản khi có sự chuyển giao?

Biên bản bàn giao công việc chính là lời giải cho bài toán này, đóng vai trò then chốt trong việc chuẩn hóa quy trình, đảm bảo tính minh bạch, tránh tranh chấp và duy trì hiệu suất hoạt động liên tục. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ biên bản bàn giao công việc là gì, những nội dung chuẩn cần có, và tổng hợp 12 mẫu biên bản thông dụng nhất, giúp doanh nghiệp bạn dễ dàng áp dụng và tối ưu quy trình này.

1. Biên bản bàn giao công việc là gì?

Biên bản bàn giao công việc là một văn bản hành chính, mang tính pháp lý, ghi nhận quá trình chuyển giao trách nhiệm, khối lượng công việc, hồ sơ, tài liệu, tài sản, thông tin từ người bàn giao (người cũ) sang người tiếp nhận (người mới) tại một thời điểm cụ thể. Nó không chỉ là một thủ tục thông thường mà còn là minh chứng quan trọng cho việc hoàn thành nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên.

Mục đích chính của biên bản bàn giao công việc là:

• Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ: Đảm bảo người bàn giao đã chuyển giao đầy đủ các hạng mục theo quy định trước khi rời vị trí hoặc kết thúc nhiệm vụ.
• Giúp người kế nhiệm tiếp nhận công việc nhanh chóng: Cung cấp thông tin tổng quan và chi tiết, giúp người nhận nắm bắt tình hình, giảm thiểu thời gian làm quen và duy trì liên tục hoạt động.
• Tránh tranh chấp sau này: Là căn cứ pháp lý rõ ràng để đối chiếu, giải quyết mọi vấn đề phát sinh liên quan đến công việc, tài sản, hoặc trách nhiệm giữa các bên.
• Đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh: Đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp SME, nơi sự gián đoạn nhỏ cũng có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu quả vận hành.

Yêu cầu đối với một biên bản bàn giao công việc chuẩn:

• Minh bạch thông tin, đầy đủ và có thể đối chiếu: Mọi hạng mục phải được ghi rõ ràng, chính xác và có thể kiểm chứng.
• Tuân thủ nghĩa vụ: Nội dung phải phù hợp với quy định của pháp luật lao động và quy chế nội bộ của công ty.
• Có xác nhận và ràng buộc trách nhiệm: Có chữ ký của người bàn giao, người nhận và đại diện công ty để làm cơ sở pháp lý.
• Thông tin phải thống nhất giữa các bên liên quan: Tránh tình trạng mỗi bên hiểu một kiểu, gây khó khăn trong việc thực hiện sau này.
• Có giá trị pháp lý và chứng cứ: Khi cần, biên bản có thể được sử dụng làm bằng chứng trước cơ quan có thẩm quyền.

Biên bản bàn giao công việc là tài liệu bắt buộc khi có sự thay đổi về vị trí và chức vụ

Hiểu rõ bản chất và các yêu cầu cơ bản này là nền tảng để xây dựng một biên bản bàn giao hiệu quả. Vậy, một biên bản chuẩn cần những nội dung cụ thể nào để đảm bảo tính chặt chẽ và đầy đủ nhất?

2. Biên bản bàn giao công việc cần những nội dung gì?

Một biên bản bàn giao công việc chuẩn xác không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là công cụ quản lý rủi ro và đảm bảo tính liên tục của doanh nghiệp. Để đạt được điều đó, cần đảm bảo các thông tin sau được ghi nhận đầy đủ, minh bạch và có tính pháp lý:

• Thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm, lý do bàn giao: Ghi rõ ngày, giờ, địa điểm lập biên bản. Nêu cụ thể lý do bàn giao (ví dụ: nghỉ việc, chuyển công tác, bàn giao dự án, nghỉ thai sản, v.v.) để làm cơ sở cho các bước tiếp theo.
• Thông tin của người bàn giao, người nhận: Họ tên, chức vụ, phòng ban, thông tin liên hệ (số điện thoại, email) của cả người bàn giao, người tiếp nhận và người chứng kiến (thường là quản lý trực tiếp hoặc đại diện phòng HCNS) để xác định rõ vai trò và trách nhiệm.
• Mô tả chi tiết công việc, tài liệu, tài sản bàn giao: Phần mô tả nội dung bàn giao cần ghi nhận đầy đủ và rõ ràng các hạng mục liên quan như danh sách công việc đang thực hiện kèm theo tình trạng, thời hạn, kết quả đã đạt được và các đầu việc còn tồn đọng hoặc cần ưu tiên. Đồng thời, biên bản phải liệt kê các tài liệu, hồ sơ quan trọng và chỉ rõ vị trí lưu trữ để thuận tiện tra cứu. Các tài sản công ty đang sử dụng cũng cần được thống kê cụ thể, nêu rõ tình trạng và mã số nhằm đảm bảo việc bàn giao minh bạch và dễ đối chiếu.
• Danh sách tài khoản và quyền truy cập: Bao gồm các tài khoản email công ty, tài khoản phần mềm quản lý (CRM, ERP, PM, kế toán),hệ thống nội bộ, và cách thức chuyển giao quyền truy cập (ví dụ: thay đổi mật khẩu, gán lại quyền). Đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong môi trường làm việc số hiện nay.
• Hướng dẫn, quy trình liên quan: Các quy trình làm việc chuẩn, hướng dẫn sử dụng phần mềm, danh sách liên hệ đối tác/khách hàng quan trọng để người nhận dễ dàng tiếp cận và vận hành.
• Cam kết và chữ ký xác nhận: Chữ ký của người bàn giao, người nhận và đại diện công ty (quản lý trực tiếp, trưởng phòng HCNS) là bắt buộc để xác nhận tính chính xác của thông tin và ràng buộc trách nhiệm pháp lý.
• Số bản và nơi lưu trữ để dễ đối chiếu: Ghi rõ số lượng biên bản được lập và mỗi bên giữ bao nhiêu bản. Chỉ định nơi lưu trữ bản gốc (ví dụ: phòng HCNS giữ bản gốc, các bên liên quan giữ bản sao).

Nội dung cần có trong biên bản bàn giao công việc

Nắm vững các nội dung cốt lõi này sẽ giúp bạn xây dựng một biên bản hoàn chỉnh, tránh bỏ sót thông tin quan trọng. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chuẩn hóa, CloudGO đã tổng hợp 12 mẫu biên bản bàn giao công việc thông dụng nhất, sẵn sàng cho bạn tải về và sử dụng ngay.

3. Tổng hợp 12 mẫu biên bản bàn giao công việc chuẩn, dễ áp dụng

Việc tìm kiếm và tùy chỉnh một mẫu biên bản bàn giao phù hợp có thể tốn nhiều thời gian và công sức. Dưới đây là 12 mẫu biên bản bàn giao công việc được thiết kế chi tiết, dễ dàng chỉnh sửa và áp dụng cho nhiều tình huống khác nhau, giúp doanh nghiệp bạn chuẩn hóa quy trình này một cách nhanh chóng, hiệu quả và đảm bảo tính pháp lý.

Mẫu biên bản bàn giao công việc (mẫu chung)

Đây là mẫu biên bản cơ bản và linh hoạt nhất, có thể điều chỉnh để phù hợp với hầu hết các trường hợp bàn giao công việc tổng quát khi không có yêu cầu quá đặc thù về ngành nghề hay vị trí. Điểm mấu chốt của mẫu này là cấu trúc rõ ràng, dễ hiểu, tập trung vào các mục chính như thông tin chung về các bên, danh mục công việc, tài liệu, và tài sản, cho phép người dùng dễ dàng thêm bớt các hạng mục tùy theo nhu cầu cụ thể.

Link tải: TẠI ĐÂY

Biên bản bàn giao công việc

Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc

Mẫu này đặc biệt quan trọng khi nhân sự chấm dứt hợp đồng lao động. Biên bản bàn giao khi nghỉ việc giúp đảm bảo mọi nghĩa vụ, tài sản công ty, thông tin mật được chuyển giao đầy đủ, tránh phát sinh tranh chấp hoặc thất thoát thông tin sau này. Mẫu này nhấn mạnh vào việc thanh lý hợp đồng, bàn giao tài sản, tài khoản truy cập, và các cam kết bảo mật thông tin sau khi nhân viên đã thôi việc, đồng thời yêu cầu chi tiết về tình trạng công việc còn tồn đọng hoặc đã hoàn thành.

Link tải: TẠI ĐÂY

Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc

Mẫu biên bản bàn giao công việc khi chuyển công tác

Dành cho trường hợp nhân viên được điều chuyển nội bộ sang phòng ban, vị trí khác hoặc công ty con trong cùng hệ thống. Mẫu biên bản này tập trung vào việc chuyển giao trách nhiệm, quyền hạn từ vị trí cũ sang người kế nhiệm, đồng thời ghi nhận các nhiệm vụ mới (nếu có) để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ. Quá trình bàn giao này thường có sự tham gia và chứng kiến của quản lý trực tiếp từ cả hai phòng ban liên quan.

Link tải: TẠI ĐÂY

Biên bản bàn giao công việc khi chuyển công tác

Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ thai sản

Được sử dụng để đảm bảo công việc vẫn được duy trì liên tục khi nhân viên tạm thời vắng mặt trong thời gian dài do nghỉ thai sản. Mẫu này liệt kê chi tiết các công việc cần bàn giao, trạng thái, hướng dẫn liên hệ trong trường hợp khẩn cấp, và thời gian dự kiến quay lại làm việc. Việc bàn giao cần có sự phối hợp kỹ lưỡng giữa người bàn giao và người nhận để đảm bảo không có bất kỳ gián đoạn nào.

Link tải: TẠI ĐÂY

Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ thai sản

Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán

Mẫu này cực kỳ quan trọng đối với các nghiệp vụ tài chính, số liệu nhạy cảm của doanh nghiệp. Biên bản bàn giao công việc kế toán chi tiết các báo cáo tài chính, sổ sách, hóa đơn, tài khoản ngân hàng, mật khẩu phần mềm kế toán, danh sách đối tác/nhà cung cấp, và tình trạng công nợ. Yêu cầu sự chính xác tuyệt đối, có sự đối chiếu kỹ lưỡng từ các bên liên quan và đại diện ban lãnh đạo để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.

Link tải: TẠI ĐÂY

Biên bản bàn giao công việc kế toán

Mẫu biên bản bàn giao công việc nhân sự

Phù hợp khi bàn giao các công việc liên quan đến quản lý nhân sự, hồ sơ, chế độ phúc lợi. Mẫu này bao gồm hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, quy trình tuyển dụng, đào tạo, tính lương, bảo hiểm xã hội, chính sách phúc lợi, tài khoản phần mềm HRIS (nếu có). Việc bàn giao cần đảm bảo tính bảo mật cao đối với thông tin cá nhân của nhân viên.

Link tải: TẠI ĐÂY

Biên bản bàn giao công việc nhân sự

Mẫu biên bản bàn giao công việc dự án

Dùng khi chuyển giao trách nhiệm quản lý một dự án đang triển khai hoặc khi dự án kết thúc một giai đoạn và chuyển sang giai đoạn khác, hoặc khi có sự thay đổi người phụ trách dự án. Mẫu này tập trung vào trạng thái hiện tại của dự án, các mốc quan trọng (milestone) đã hoàn thành, công việc còn tồn đọng, các rủi ro tiềm ẩn, nguồn lực, ngân sách, và thông tin liên hệ của khách hàng/đối tác dự án.

Link tải: TẠI ĐÂY

Biên bản bàn giao công việc dự án

Trong bối cảnh quản lý dự án ngày càng phức tạp, việc bàn giao công việc thủ công tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót và tốn thời gian. CloudWORK, giải pháp quản trị công việc toàn diện từ CloudGO, không chỉ giúp bạn theo dõi tiến độ dự án theo thời gian thực mà còn tích hợp tính năng tạo và xác nhận biên bản bàn giao công việc trực tiếp trên hệ thống. Điều này đảm bảo mọi thông tin dự án được chuyển giao minh bạch, nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu gián đoạn và tối ưu hóa hiệu suất làm việc nhóm.

Mẫu biên bản bàn giao công việc cho giám đốc

Thường dùng trong các trường hợp thay đổi cơ cấu lãnh đạo, bổ nhiệm giám đốc mới hoặc giám đốc tạm quyền. Mẫu này sẽ bao gồm các báo cáo chiến lược, kế hoạch kinh doanh, hồ sơ pháp lý công ty, các quyết định quan trọng, danh sách đối tác chiến lược, thông tin về đội ngũ quản lý cấp cao và các vấn đề trọng yếu cần được quán triệt.

Link tải: TẠI ĐÂY

Biên bản bàn giao công việc cho giám đốc

Mẫu biên bản bàn giao công việc cho ban lãnh đạo

Tương tự mẫu cho giám đốc nhưng ở quy mô rộng hơn, liên quan đến các thành viên ban lãnh đạo phụ trách nhiều mảng khác nhau. Mẫu này tập trung vào các mảng chiến lược tổng thể, các báo cáo tổng quan về tình hình kinh doanh, tài chính, nhân sự, vận hành, cùng các kế hoạch và định hướng phát triển dài hạn của doanh nghiệp.

Link tải: TẠI ĐÂY

Biên bản bàn giao công việc cho ban lãnh đạo

Mẫu biên bản bàn giao công việc và hồ sơ, tài liệu

Dùng khi công việc chính liên quan đến quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan trọng của công ty. Mẫu này liệt kê chi tiết tên tài liệu, mã số, số lượng, tình trạng, vị trí lưu trữ (vật lý/điện tử),và mức độ bảo mật của từng loại tài liệu. Đảm bảo không có tài liệu quan trọng nào bị thất lạc.

Link tải: TẠI ĐÂY

Biên bản bàn giao công việc và hồ sơ, tài liệu

Mẫu biên bản bàn giao tài sản và dụng cụ lao động

Dùng khi cần chuyển giao các tài sản hữu hình mà công ty cung cấp cho nhân viên để phục vụ công việc. Mẫu này liệt kê tên tài sản, số lượng, tình trạng hiện tại, mã số tài sản, ngày bàn giao, và giá trị (nếu cần). Mục đích là để đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài sản cố định của doanh nghiệp.

Link tải: TẠI ĐÂY

Biên bản bàn giao tài sản và dụng cụ lao động

Mẫu biên bản bàn giao tài khoản (email, phần mềm, hệ thống…)

Cực kỳ quan trọng trong thời đại số, nơi các tài khoản và quyền truy cập là tài sản vô hình nhưng có giá trị cao và mang tính bảo mật. Mẫu này liệt kê tên tài khoản, đường dẫn, vai trò/quyền hạn truy cập, người quản lý, và phương thức chuyển giao quyền truy cập an toàn (ví dụ: thay đổi mật khẩu, gán lại quyền cho người mới). Yêu cầu đặc biệt về bảo mật dữ liệu và thông tin.

Link tải: TẠI ĐÂY

Biên bản bàn giao tài khoản

Với các mẫu biên bản đa dạng này, bạn đã có công cụ sẵn sàng để triển khai. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải biết chính xác khi nào cần sử dụng chúng để đảm bảo hiệu quả quản lý tối ưu và tránh lãng phí nguồn lực.

4. Khi nào doanh nghiệp cần lập biên bản bàn giao công việc?

Việc sử dụng biên bản bàn giao công việc không phải là thủ tục cho mọi sự thay đổi nhân sự hay công việc. Tuy nhiên, việc nắm rõ các tình huống cụ thể yêu cầu lập biên bản sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong quản lý nhân sự và vận hành, tránh bỏ sót các quy trình quan trọng có thể gây ra rủi ro. Dưới đây là những trường hợp phổ biến mà doanh nghiệp nên sử dụng biên bản bàn giao công việc:

Khi đã xác định được trường hợp cần bàn giao, việc tiếp theo là thực hiện quy trình một cách bài bản. CloudGO sẽ chia sẻ các bước chi tiết để tạo một biên bản bàn giao chuẩn xác, tránh mọi sai sót có thể xảy ra.

5. Quy trình 4 bước lập biên bản bàn giao công việc chuẩn

Tạo một biên bản bàn giao công việc chuẩn xác không chỉ đơn thuần là điền vào một mẫu có sẵn, mà là một quy trình có hệ thống, đòi hỏi sự phối hợp và minh bạch từ các bên liên quan. Mục đích là để đảm bảo rằng mọi khía cạnh công việc, tài sản, và thông tin đều được chuyển giao một cách đầy đủ và rõ ràng nhất, tránh những rủi ro phát sinh sau này.

• Bước 1: Xác định các nội dung chính cần bàn giao

Đây là bước khởi đầu cũng là nền tảng quan trọng nhất trong quá trình lập biên bản bàn giao công việc. Ở bước này, người bàn giao cần lập danh sách đầy đủ và rõ ràng tất cả các hạng mục liên quan, bao gồm công việc đang thực hiện, đã hoàn thành hoặc còn dang dở kèm theo tình trạng và mức độ ưu tiên. Đồng thời, cần thống kê toàn bộ tài liệu, hồ sơ, tài sản công ty đang sử dụng, các tài khoản và quyền truy cập hệ thống, cũng như thông tin liên hệ của đối tác, khách hàng quan trọng. Các nội dung nên được phân loại theo trạng thái để người nhận dễ theo dõi và tiếp nhận.

• Bước 2: Chuẩn bị tài liệu và tài sản liên quan

Sau khi có danh sách, bước tiếp theo là chuẩn bị sẵn sàng các hạng mục thực tế. Đây là giai đoạn chuyển danh sách bàn giao thành các hạng mục sẵn sàng đối chiếu. Người bàn giao cần thu thập và sắp xếp toàn bộ tài liệu, hồ sơ cả bản cứng lẫn bản điện tử theo danh sách đã lập, đồng thời kiểm kê kỹ lưỡng tài sản công ty và ghi nhận tình trạng sử dụng. Các dự án, công việc đang phụ trách cũng cần được cập nhật trạng thái mới nhất trên hệ thống quản lý nội bộ. Trước khi bàn giao, cần kiểm tra lại độ chính xác của thông tin, sao lưu dữ liệu quan trọng và đảm bảo việc chuyển giao tài khoản, quyền truy cập được thực hiện an toàn, có kiểm soát.

• Bước 3: Tổ chức cuộc họp bàn giao công việc

Ở bước này, doanh nghiệp cần sắp xếp cuộc họp có sự tham gia của người bàn giao, người nhận và đại diện quản lý hoặc phòng HCNS. Tại đây, người bàn giao trình bày lần lượt từng hạng mục theo danh sách, trong khi người nhận trực tiếp kiểm tra, đối chiếu và đặt câu hỏi để làm rõ các nội dung chưa rõ ràng. Việc có người chứng kiến giúp đảm bảo tính minh bạch, đồng thời các thỏa thuận, cam kết hoặc vấn đề tồn đọng cũng cần được ghi nhận đầy đủ trong biên bản.

• Bước 4: Đối chiếu, hoàn tất bàn giao và lưu trữ

Bước cuối cùng này nhằm đảm bảo biên bản bàn giao có giá trị pháp lý và có thể sử dụng khi cần thiết. Sau khi các bên đã thống nhất toàn bộ nội dung, người bàn giao, người nhận và đại diện công ty sẽ ký xác nhận vào biên bản. Biên bản nên được lập thành nhiều bản gốc để mỗi bên lưu giữ, đồng thời kiểm tra kỹ chữ ký, dấu mộc để tránh sai sót hoặc tẩy xóa. Cuối cùng, doanh nghiệp cần lưu trữ biên bản cả bản cứng và bản mềm tại bộ phận phụ trách, thường là phòng HCNS, nhằm thuận tiện cho việc tra cứu sau này.

Quy trình 4 bước để tạo biên bản bàn giao công việc chuẩn chỉnh

Quy trình chuẩn xác là quan trọng, nhưng để thực hiện bàn giao một cách suôn sẻ và tránh mọi rắc rối tiềm ẩn, cần phải nắm rõ những lưu ý quan trọng mà các doanh nghiệp SME Việt thường bỏ qua.

6. Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản bàn giao công việc

Trong quá trình bàn giao công việc, không ít doanh nghiệp SME gặp phải những phát sinh ngoài ý muốn, từ việc thiếu hụt thông tin đến tranh chấp trách nhiệm không đáng có. Để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ, minh bạch và hiệu quả, người soạn thảo cũng như các bên liên quan cần đặc biệt lưu ý những điểm sau:

• Làm rõ phạm vi công việc và trách nhiệm: Mô tả cụ thể từng đầu việc, dự án, kết quả đạt được và nội dung còn tồn đọng, tránh diễn đạt chung chung.
• Đảm bảo số liệu chính xác: Các hạng mục liên quan đến tài chính, bán hàng, tồn kho, công nợ cần được kiểm tra, đối chiếu và có tài liệu chứng minh kèm theo.
• Chỉ định bộ phận hỗ trợ đối chiếu: Xác định rõ người quản lý hoặc các phòng ban liên quan (kế toán, nhân sự, IT) chịu trách nhiệm xác nhận thông tin bàn giao.
• Có trách nhiệm hướng dẫn người nhận: Dành thời gian bàn giao kiến thức, giải đáp thắc mắc để người mới tiếp nhận công việc thuận lợi.
• Đảm bảo tính pháp lý của biên bản: Biên bản phải có chữ ký, dấu mộc hợp lệ và không chỉnh sửa sau khi ký nếu chưa được các bên đồng thuận.
• Thông báo và lưu trữ đầy đủ: Thông tin kịp thời cho các bên liên quan và lưu trữ song song bản cứng, bản mềm để dễ tra cứu.

Những điều cần lưu ý khi tạo biên bản bàn giao công việc

Quản lý quy trình bàn giao thủ công dễ phát sinh lỗi và tốn nhiều thời gian. Với sự phát triển của công nghệ, các phần mềm quản lý công việc như CloudWORK của CloudGO đã trở thành công cụ đắc lực, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện việc này nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Biên bản bàn giao công việc không chỉ là thủ tục hành chính mà là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp SME đảm bảo tính minh bạch, tránh gián đoạn và giảm thiểu rủi ro khi có sự thay đổi nhân sự hay trách nhiệm công việc. Thông qua việc hiểu đúng khái niệm, nắm rõ nội dung cần có, lựa chọn mẫu phù hợp và thực hiện quy trình bàn giao bài bản, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa quản trị và vận hành hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn tối ưu toàn bộ quy trình bàn giao và quản lý công việc trên một nền tảng số thống nhất, các giải pháp từ CloudGO sẽ là bước tiếp theo đáng cân nhắc.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Websitehttps://cloudgo.vn/