Phần mềm chuyển đổi số hiện tại có phù hợp với doanh nghiệp?

Lựa chọn phần mềm chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp như thế nào?

Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều chạy trên các bộ phần mềm cũ. Hệ thống của họ không còn phù hợp với nhu cầu của thế giới làm việc từ mọi nơi. Thậm chí tệ hơn, chúng không được tích hợp tốt, gây ra việc nhân viên dành thêm nhiều thời gian các nhân để hoàn thành công việc. Phần mềm chuyển đổi số giúp tạo nên quy trình kinh doanh được đơn giản hoá và quản lý dễ dàng hơn. Trên hết, phần mềm cũ làm giảm mối quan hệ giữa nhà cung cấp và khách hàng, bởi vì nó làm cho việc tiến hành hoạt động kinh doanh trở nên khó khăn hơn.

Không có gì ngạc nhiên khi nhiều nhân viên không thích các công cụ phần mềm cũ mà họ làm việc. Một cuộc khảo sát với hơn 500 chuyên gia bán hàng đã tiến hành làm sáng tỏ lý do tại sao. Các nhân viên nói rằng họ thường xuyên mở tối đa tám màn hình hoặc cửa sổ cùng một lúc để thu thập và tìm nguồn dữ liệu cần thiết để thực hiện công việc của họ trong bán hàng, tiếp thị và dịch vụ. Đáng chú ý, các bộ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) chỉ xếp thứ năm về mức độ phổ biến so với các hệ thống xử lý văn bản, email và mạng xã hội có mục đích chung.

Tất cả những điều này tạo ra những vấn đề nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Làm thế nào các công ty có thể mong đợi cạnh tranh trong thời đại số với các hệ thống lỗi thời mà không ai muốn sử dụng? Làm thế nào nhân viên có thể phục vụ khách hàng đúng cách khi thực hiện ngay cả những chức năng cơ bản cũng gây khó chịu?

Nhiều doanh nghiệp đang cố gắng cập nhật hệ thống của họ để giải quyết những vấn đề này, nhưng họ không thực sự hiểu cách xây dựng một tổ chức / doanh nghiệp số ngay từ đầu. Họ muốn trải qua một cuộc chuyển đổi số, nhưng họ không hiểu điều đó đòi hỏi việc gì. Đơn giản chỉ cần mua phần mềm mới sẽ không tạo ra sự khác biệt nếu những công cụ đó không phù hợp, không thể tích hợp và hoạt động tốt với nhau. Trong bài viết này, chúng tôi xem xét lý do tại sao việc hình thành một chiến lược gắn kết để tích hợp hệ thống và quản lý dữ liệu là rất quan trọng để tạo ra trải nghiệm hấp dẫn cho khách hàng và chính nhân viên của bạn.

Giải quyết vấn đề quá tải phần mềm

Ngày nay, chiến thắng trong cuộc chiến khác biệt hóa trong kinh doanh đã đi từ một điều gì đó gần với quyền bất khả xâm phạm của một công ty lớn - bắt nguồn từ sức mạnh thị trường - sang cuộc chiến để trở thành người đầu tiên đưa ra giải pháp đáng tin cậy với mức giá và ưu đãi phù hợp. Về cơ bản, phần mềm chuyển đổi số là làm cho các tổ chức nhanh hơn và dễ dàng thích ứng hơn khi đối mặt với sự cạnh tranh tàn nhẫn từ mọi phía.

Tốc độ và khả năng thích ứng chỉ có thể xảy ra đối với các doanh nghiệp đã xây dựng hoặc triển khai hệ thống phần mềm được tích hợp tốt và dễ sử dụng. Tính linh hoạt đến từ nền tảng phần mềm cho phép nhiều ứng dụng hoạt động với cùng một dữ liệu, cũng như hỗ trợ các chức năng như khả năng tích hợp, quy trình làm việc, phân tích, lập bản đồ hành trình và quản lý nội dung. Quan trọng nhất, các hệ thống này phải hỗ trợ tạo mã dễ dàng kết hợp tất cả các thành phần lại với nhau. Ngoài ra còn có nghệ thuật liên quan đến việc sử dụng tất cả chúng một cách khôn ngoan.

Nếu không có kho dữ liệu tập trung, nơi dữ liệu từ hệ thống này chảy sang hệ thống khác, thông tin của doanh nghiệp sẽ ở vào nhiều nơi khác nhau. Các kho thông tin này phải được cấu hình lại và xây dựng như một hệ thống có tổ chức duy nhất, nơi thông tin có thể nhanh chóng lưu chuyển khắp doanh nghiệp. Trước đây, việc tích hợp và quản lý dữ liệu được xây dưng kém, một số doanh nghiệp cũng không cố gắng triển khai để xây dựng nó.

Làm thế nào để thành công với sự chuyển đổi của bạn

Enrique Ortegon, Bộ phận Bán hàng tại Salesforce chia thành công chuyển đổi số thành ba thành phần quan trọng. Oretegon nói rằng thành công của một tổ chức số dựa trên một vài ý tưởng đơn giản. “Khách hàng của bạn phải có trải nghiệm khác biệt và tốt hơn khi giao dịch với bạn.” Nói cách khác, “Khách hàng phải là người thụ hưởng chính công nghệ”. Tuy nhiên, nhân viên sử dụng công nghệ mới cũng phải đạt được những lợi ích tương tự, chẳng hạn như năng suất được cải thiện từ những thứ như quy trình xử lý tốt hơn và truy cập thông tin dễ dàng hơn. Ví dụ: “Nhân viên bán hàng phải thấy rằng họ đang dành ít thời gian hơn cho các công việc hành chính”. Cuối cùng, lãnh đạo cao nhất cũng phải sử dụng công nghệ. Ortegon nói: “Nếu nó không được quản lý chấp nhận và thúc đẩy, nó có khả năng thất bại.”

Chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Trong khi những ý tưởng này hầu như không mới - các chuyên gia trong ngành đã chỉ ra tầm quan trọng của chúng trong nhiều thập kỷ. Chúng không thể thiếu đối với cách chúng ta điều hành doanh nghiệp của mình, đến nỗi ngày nay các giám đốc điều hành hầu như không thể điều hành công ty của họ mà không theo dõi chặt chẽ thông tin mà các phần mềm chuyển đổi số đưa ra.

Câu hỏi đặt ra là: “Làm cách nào để có được những khách hàng tiềm năng chất lượng khi sử dụng phần mềm chuyển đổi số?”. Câu trả lời trực tiếp là sử dụng tính năng phân tích để hiển thị các khách hàng tiềm năng tốt nhất và đề xuất các hành động tốt nhất tiếp theo của họ, nhưng tất cả những điều đó phải được tích hợp bởi một nền tảng phần mềm tạo giúp thu thập dữ liệu, phân tích và trình bày thông tin kết quả cho người dùng một cách dễ dàng, trực quan.

Tìm nền tảng phần mềm lý tưởng

Vì vậy, thành công trong chuyển đổi số bắt đầu từ việc lựa chọn nền tảng - tìm đúng phần mềm chuyển đổi số cơ bản cộng với khả năng tích hợp nhanh chóng, không có lỗi, chạy để hỗ trợ các quy trình thay đổi của doanh nghiệp - nhưng đây không phải là chuyện một sớm một chiều.

Một bước khác để chuyển đổi số thành công thường ít được thảo luận hơn nhưng vẫn quan trọng: thực hiện phân tích nhu cầu của mọi bộ phận và nhóm bạn định áp dụng chuyển đổi. Điều này nghe có vẻ không dễ dàng nhưng nó cần thiết và ở đây các công ty nhỏ hơn có thể có lợi thế hơn vì họ có thể có ít nhân viên và bộ phận hơn. Bạn cũng có thể bài học chuyển đổi số thành công thông qua việc tìm hiểu nguyên nhân thất bại khi thực hiện quá trình này.

Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

Bản chất của việc chuyển đổi là đi từ mô hình hoặc cách làm việc này sang mô hình hoặc cách làm việc khác, vì vậy việc không ghi lại điểm xuất phát của bạn sẽ khiến bạn rất khó biết liệu kết quả có đạt được bất kỳ mục tiêu nào hay không. Lập kế hoạch không khó, và có thể tóm gọn lại hai câu hỏi: Chúng ta không thể làm gì bây giờ? Và chúng ta muốn làm gì trong tương lai?

Cùng với những câu hỏi đó, hãy hỏi cách bạn sẽ đo lường thành công của mình bằng phép toán đơn giản. Các phép đo đó sẽ tạo cơ sở cho các chỉ số đo lượng hiệu quả công việc, như thời gian để thực hiện giao dịch đầu tiên và một số sẽ trở thành các thước đo mà bạn quản lý. Vì vậy, đừng bỏ qua điều này. Trên thực tế, hãy đảm bảo thu hút sự tham gia của nhân viên của các phòng ban vào quá trình quyết định vì họ sẽ có những thông tin chi tiết mà bạn có thể không nghĩ đến.

Một phần mềm mới cho sự chuyển đổi

Cách tiếp cận truyền thống thường liên quan đến việc mua hàng dẫn đầu thị trường hoặc ít nhất là tìm một giải pháp công nghệ cung cấp khoảng 80% nhu cầu của bạn. Trong cả hai trường hợp, việc đạt được một giải pháp hữu dụng có nghĩa là phải lập trình xung quanh những khiếm khuyết với nhân viên nội bộ hoặc các đối tác bên ngoài được thuê cho nhiệm vụ.

Giải pháp tích hợp dữ liệu hệ thống qua API

Trước khi có nền tảng phần mềm chuyển đổi số, các doanh nghiệp bị hạn chế bởi các ứng dụng thương mại được mặc định các tính năng sẵn có, không có khả năng tuỳ chỉnh. Vì mỗi doanh nghiệp sẽ có mục tiêu, chiến lược và nhu cầu khác nhau, nên khả năng tuỳ chỉnh phần mềm chuyển đổi số là rất cần thiết trong thời đại công nghệ hiện nay cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp trong các ngành hàng riêng biệt như spa, trường học, bán lẻ, … có thể tham khảo phần mềm quản lý chuyên sâu theo ngành và tuỳ chỉnh một vài tính năng để phù hợp với chiến lược mà doanh nghiệp đang hướng đến.
Cuối cùng, hãy chắc chắn bạn đã tìm kiếm được phần mềm chuyển đổi số tinh gọn, có khả năng tuỳ chỉnh để phù hợp với doanh nghiệp của bạn, đảm bảo các tiêu chí về kho dữ liệu tập trung, khả năng tích hợp hiệu quả và xuất các báo cáo động giúp nhân viên tại các phòng ban tiết kiệm được thời gian và sẵn sàng hưởng ứng vào công cuộc chuyển đổi số của doanh nghiệp.