Chuyển đổi số: Đừng để "mất bò" mới lo “làm chuồng”

Câu “mất bò mới lo làm chuồng” là một thành ngữ tiếng Việt ám chỉ những người trong cuộc sống không biết lo liệu đề phòng trước, để có sự việc, hậu quả rồi mới tìm cách đối phó. Thành ngữ này hình thành dựa vào một câu chuyện ngụ ngôn kể về một người chủ nhà mua được một con bò đẹp nhưng không có chuồng để ngăn kẻ trộm. Anh ta chỉ buộc bò vào gốc tre, nên nửa đêm bị trộm dắt đi mất. Và khi bị mất bò, anh ta mới cuống cuồng đi làm chuồng, nhưng đã quá muộn vì bò đã không còn nữa. Thành ngữ này răn dạy con người, làm gì cũng phải biết suy nghĩ cẩn thận, suy tính mọi việc trước khi làm, đừng để khi có hậu quả nghiêm trọng mới đi lo liệu..

Vậy câu “mất bò mới lo làm chuồng” trong chuyển đổi số có ý nghĩa như thế nào với một doanh nghiệp? Doanh nghiệp cần làm gì để không vướng vào tình cảnh “mất bò” mới lo “làm chuồng”?

Trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau thảo luận một số biện pháp ngăn chặn doanh nghiệp rơi vào tình huống trên.

Trong chuyển đổi số câu "mất bò mới lo làm chuồng" có ý nghĩa thế nào?

Chuyển đổi số có thực sự cần thiết?

Nói về chuyển đổi số ngày nay, hầu hết tất cả doanh nghiệp đều nhận thức được sự quan trọng và bắt buộc của chuyển đổi số. Chuyển đổi số đã trở thành xu thế tất yếu và là nhân tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình vận hành, tiết kiệm chi phí, gia tăng doanh thu, tạo ra trải nghiệm mới và mô hình kinh doanh mới. Về dài hạn, chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra các lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ trên thị trường. Chính vì thế, chuyển đổi số sẽ là con đường bắt buộc mà không sớm thì muộn doanh nghiệp sẽ phải đi qua. Doanh nghiệp nào nhạy bén, hành động dứt khoát trong hành trình này thì sẽ có nhiều ưu thế để cạnh tranh hơn so với đối thủ, từ đó sớm trở thành người tiên phong trên thị trường.

“Con bò” & “Cái chuồng” trong chuyển đổi số là gì?

Hình ảnh con bò và cái chuồng trong thực tế rất quen thuộc, gần gũi với bất kỳ người Việt nào. Ngày xưa, con bò, con trâu là những con vật có giá trị, là tài sản lớn của 1 gia đình. Còn cái chuồng thì chính là nơi để nuôi nhốt, giữ gìn những con vật ấy. Tuy nhiên hình ảnh “con bò” và “cái chuồng” trong doanh nghiệp được dùng để ám chỉ điều gì thì chúng ta thử cùng phân tích.

Đối với doanh nghiệp, “con bò” là hình ảnh ẩn dụ được ví như những tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Hình ảnh “con bò” ngoài đại diện cho các giá trị vật chất như tiền bạc, tài sản hữu hình thì còn đại diện cho những tài sản vô hình khác như: dữ liệu khách hàng, quy trình bán hàng, bí kíp kinh doanh, các hệ thống quản trị, hệ thống website với nhiều lượt truy cập, hệ thống fanpage, hệ thống Zalo OA có nhiều lượt like, lượt quan tâm v.v… Rộng hơn nữa, “con bò” còn đại diện cho thị phần hay các lợi thế cạnh tranh mà doanh nghiệp có được trên thị trường.

Về phần “cái chuồng”: “cái chuồng” trong doanh nghiệp có thể được hiểu là tầm nhìn, sứ mệnh, hệ thống giá trị cốt lõi; các quy trình, quy định, quy chế; các hệ thống quản lý; các hệ thống cảnh báo, giám sát, kiểm soát; các hệ thống phân tích, đo lường, báo cáo…Tất cả “cái chuồng” được tạo ra với mục đích là giúp doanh nghiệp duy trì, gìn giữ và phát triển những “con bò”, “đàn bò”.

Có thể nói, trong quản trị doanh nghiệp nói chung và chuyển đổi số nói riêng, “con bò” và “cái chuồng” có quan hệ mật thiết với nhau, tương trợ nhau và không thể tách rời. Không có “cái chuồng” thì doanh nghiệp sẽ khó mà gìn giữ và phát triển được “đàn bò”, nguy cơ “mất bò” chỉ là sớm muộn. Còn không có “con bò” thì dù có làm “cái chuồng” cho thật hoành tráng cũng không để làm gì cả.

Vì thế, phát triển và gìn giữ “đàn bò” là mục tiêu hướng tới sau cùng của các doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp để mất đi các “con bò” thì sẽ không chỉ là mất đi các tài sản hữu hình, vô hình mà còn là mất đi các lợi thế cạnh tranh, mất đi thị phần so với đối thủ. Vậy liệu có dấu hiệu nào giúp doanh nghiệp sớm nhận ra mình đang bị “mất bò”, tránh việc đang bị “mất bò” mà không biết mình bị “mất bò”?

Những dấu hiệu chứng tỏ doanh nghiệp đang bị “mất bò”

Có vấn đề về dữ liệu

Đây là dấu hiệu phổ biến nhất cho câu chuyện “mất bò”: dữ liệu bị phân mảnh, bị trùng lặp, dữ liệu rác, dữ liệu kém bảo mật, dữ liệu không phân loại, phân nhóm được … đều là những biểu hiện rất rõ rằng doanh nghiệp đang bị “mất bò” nhưng hầu hết đều không được để ý. Ngày nay dữ liệu được coi như là “mạch máu” của doanh nghiệp và nếu “mạch máu” của doanh nghiệp có vấn đề mà không được kiểm tra, khắc phục sớm thì sẽ gây hậu quả khôn lường.

Có vấn đề về khách hàng

Khách hàng hay complaint, phàn nàn; tỷ lệ khách quay lại mua hàng thấp; trải nghiệm khách hàng kém… đều là những dấu hiệu nghiêm trọng cho việc doanh nghiệp đang bị “mất bò”. Khách hàng là “nồi cơm” của doanh nghiệp, do đó nếu doanh nghiệp không có giải pháp cải thiện các vấn đề liên quan tới khách hàng thì “nồi cơm” của doanh nghiệp chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng.

Có vấn đề về quy trình

Quy trình cồng kềnh nhiều bước, không thể hoặc khó có thể thay đổi cũng là một trong những dấu hiệu chứng tỏ doanh nghiệp đang bị “mất bò”. Quy trình không sẵn sàng thay đổi để phù hợp với yêu cầu mới là một trong những nguyên nhân thất bại hàng đầu tại các dự án chuyển đổi số ngày nay. Do đó, muốn thành công trong chuyển đổi số thì doanh nghiệp cần xác định tinh thần sẵn sàng thay đổi quy trình khi cần thiết.

Có vấn đề về tự động hóa

Tăng cường tự động hóa để tiết kiệm thời gian, chi phí đang là một trong những ưu tiên hàng đầu của các chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong đa phần các doanh nghiệp hiện nay thì số lượng thao tác thủ công còn rất nhiều trong các hoạt động như tiếp thị, bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản trị vận hành… Và nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp phải tình trạng này thì đó cũng là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang bị “mất bò” một cách thầm lặng mà mình không hề hay biết..

Có vấn đề về hiệu quả / hiệu suất

Hầu hết những doanh nghiệp mà chúng tôi có cơ hội làm việc đều đang gặp phải 1 trong 2 hoặc cả 2 vấn đề: hiệu quả và hiệu suất làm việc. Hiệu suất kém và hiệu quả không cao là một trong các dấu hiệu chứng tỏ doanh nghiệp đang bị “mất bò”. Doanh nghiệp cần chú trọng tối ưu quy trình, cải thiện phương pháp làm việc; tăng cường đào tạo đi đôi với áp dụng các công nghệ nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu suất công việc.

Có vấn đề về lợi thế cạnh tranh

Điểm dễ nhận thấy nhất của dấu hiệu này là doanh nghiệp không có lợi thế cạnh tranh nào rõ rệt ngoài lợi thế cạnh tranh về giá - một trong những điều tối kỵ nhất trong số các chiến lược cạnh tranh hiện đại ngày nay. Do đó, nếu doanh nghiệp của bạn thực sự không có được sự khác biệt nào rõ rệt ngoài giá thì đó chính là dấu hiệu rõ nhất cho việc doanh nghiệp đang bị hoặc sẽ bị “mất bò” (ở đây là thị phần) trong một tương lai không xa.

Những dấu hiệu chứng tỏ doanh nghiệp đang bị “mất bò”

Nguyên nhân dẫn đến doanh nghiệp bị “mất bò”

Trong phần này và phần cuối của bài viết, chúng ta sẽ tìm hiểu vậy thì nguyên nhân nào khiến doanh nghiệp bị “mất bò” và có cách nào để ngăn điều đó xảy ra?

Khi nói về nguyên nhân khiến doanh nghiệp bị “mất bò” thì có rất nhiều, tuy nhiên dựa theo quan sát và kinh nghiệm hơn 12 năm tư vấn và triển khai các dự án chuyển đổi số thì chúng tôi nhận thấy có một số nguyên nhân tiêu biểu như sau:

Thiếu tầm nhìn

Thiếu tầm nhìn được xem là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến doanh nghiệp “mất bò”. Doanh nghiệp làm chuyển đổi số mà không xác định được tầm nhìn thì hệt như tham gia một cuộc đua mà không biết đích đến. Doanh nghiệp cứ làm mãi, đi mãi nhưng không bao giờ tới đích.

Xác định tầm nhìn về chuyển đổi số sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định rõ các mục tiêu, lộ trình cần làm trong 1 năm, 3 năm….sắp tới là gì? Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì và làm như thế nào để đạt được những điều ấy?

Hành động chậm

Có một câu nói rằng: “Khi mình đang suy nghĩ thì người khác đã hành động và khi mình hành động thì người khác đã về đích” nhằm nhắc nhở chúng ta rằng: suy nghĩ kỹ trước khi hành động là rất quan trọng nhưng hành động quyết liệt, hành động nhanh chóng còn quan trọng hơn.

Thực tế, với sự phát triển đa dạng của các dịch vụ, giải pháp công nghệ ngày nay, thì việc doanh nghiệp chỉ phải bỏ ra một vài triệu (thậm chí một vài trăm ngàn)/tháng là đã có thể bắt đầu hành trình chuyển đổi số của mình là rất khả thi. Điều này có nghĩa, doanh nghiệp không cần phải có tiền, rất nhiều tiền mới có thể làm chuyển đổi số mà doanh nghiệp có thể bắt đầu chuyển đổi số ngay bất kỳ khi nào miễn là thấy cần thiết.

Không thích nghi với sự thay đổi

Không dám thay đổi hay chậm thay đổi cũng là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến cho doanh nghiệp bị “mất bò”. Trong chuyển đổi số, doanh nghiệp chậm thay đổi dễ đưa mình vào trạng thái “ngủ đông”, khi nghĩ rằng mình vẫn ở trong cuộc chơi, vẫn nhận thức được nó, vẫn nắm bắt được các xu hướng của nó. Tuy nhiên, điều duy nhất họ không làm là không dám hành động để thay đổi điều gì cả. Chỉ đến khi nhận thấy thị phần dần mất đi, lợi thế cạnh tranh không còn nữa, giật mình “tỉnh giấc” thì đã quá muộn.

Lựa chọn phương pháp tiếp cận không phù hợp với nguồn lực hiện có

Nhiều chủ doanh nghiệp hiện nay vẫn có những nhìn nhận hay cách làm chưa đúng về chuyển đổi số và bị “mất bò” một cách đáng tiếc. Điển hình như tư duy làm “all-in-one” thay vì chia nhỏ thành nhiều hệ thống khi nguồn lực chưa đủ; tư duy chuyển đổi số phải có nhiều tiền, chuyển đổi số chỉ dành cho những nhà giàu hay chuyển đổi số là việc riêng của IT …

Thực ra, với nhu cầu chuyển đổi số sẽ có những giải pháp và phương án phù hợp khác nhau cho các giai đoạn khác nhau của doanh nghiệp. Vì thế, giải pháp đang cân nhắc chỉ cần đáp ứng được các nhu cầu cơ bản (tối thiểu trên 70%); có chi phí hợp lý; phù hợp với tầm nhìn, định hướng; kết nối được dữ liệu, nghiệp vụ với các hệ thống hiện có (hoặc dự kiến có trong tương lai) thì đã có thể cân nhắc lựa chọn, tránh việc cầu toàn quá sẽ gây chậm trễ kế hoạch hành động.

Nguyên nhân dẫn đến doanh nghiệp bị “mất bò”

Doanh nghiệp cần “làm chuồng” như thế nào để không bị “mất bò”?

Xác định rõ tầm nhìn, mục tiêu của doanh nghiệp

Nếu xem hành trình chuyển đổi số như một cuộc đua đường trường thì tầm nhìn của doanh nghiệp giống như đích đến cuối cùng. Việc xác định rõ mục tiêu, đích đến cuối cùng của doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số sẽ giúp cho doanh nghiệp chủ động trong việc chuẩn bị nguồn lực, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện. Tầm nhìn và mục tiêu rõ ràng cũng sẽ giúp cho các nhân sự tham gia dự án, đơn vị cung cấp giải pháp phối hợp thuận lợi và hiệu quả, bảo đảm không đi chệch mục tiêu đặt ra ban đầu.

Xác định bộ khung năng lực số tối thiểu

Có rất nhiều doanh nghiệp hiện tại tham gia vào hành trình chuyển đổi số như một trào lưu. Thậm chí làm theo kiểu “tay không bắt giặc”, không có sự chuẩn bị cơ bản về các năng lực số (bao gồm tư duy, kiến thức và kỹ năng số). Chính vì điều này mà tỷ lệ doanh nghiệp chuyển đổi số thành công tại Việt Nam không cao. Chuyển đổi số chỉ thực sự thành công và mang lại hiệu quả bền vững khi kết hợp được cả 2 yếu tố: năng lực số cần thiết và công cụ / giải pháp phù hợp. Thiếu 1 trong 2 yếu tố thì sẽ rất khó thành công, nhất là về năng lực số. Tuy nhiên, để doanh nghiệp hoàn thiện đầy đủ, toàn diện về năng lực số sẽ cần rất nhiều thời gian. Vậy nên doanh nghiệp cần xem xét, xác định cho mình một bộ khung năng lực số tối thiểu, phù hợp với yêu cầu đang đặt ra là gì để có kế hoạch chuẩn bị trước. Ngoài việc thúc đẩy nhân viên tự chủ, nỗ lực học tập hoàn thiện bản thân thì doanh nghiệp cũng có thể tổ chức thêm các hoạt động bổ trợ như cử nhân viên đi học các lớp kỹ năng, tham gia các hội thảo chuyên đề, mời chuyên gia đào tạo in-house….để cải thiện thêm về năng lực số cho nhân viên.

Xây dựng thói quen hành động

Năng lực hành động là chính là yếu tố chính tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp ngày nay. Để doanh nghiệp không trì trệ, doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình một văn hóa hành động. Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến khả năng hành động của một doanh nghiệp như năng lực đội ngũ, năng lực tài chính, quy trình nghiệp vụ hay văn hóa doanh nghiệp…Vì vậy, để cải thiện khả năng hành động thì doanh nghiệp cần phải cải thiện những yếu tố này. Trong đó chủ doanh nghiệp phải là người tiên phong, nêu cao tinh thần quyết tâm vượt khó, luôn sẵn sàng hành động nhằm thích nghi với mọi sự thay đổi đặt ra.

Xây dựng bộ tiêu chí lựa chọn giải pháp phù hợp

Trong chuyển đổi số sẽ không có giải pháp tốt nhất mà chỉ có giải pháp phù hợp nhất. Phù hợp với khả năng, năng lực và hiện trạng của doanh nghiệp. Sai lầm của doanh nghiệp là cứ đi tìm một giải pháp tốt nhất, vừa tốn tiền, tốn thời gian lại không cần thiết. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, để lựa chọn được một giải pháp phù hợp thì doanh nghiệp cần chủ động tính toán và xây dựng cho mình những tiêu chí đánh giá cơ bản như sau:

• Về tính năng: cần đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu cần thiết hiện tại (nhấn mạnh là nhu cầu cần & thiết, tức là cần và thiết yếu = Must have to)
• Về chi phí: có chi phí vừa túi tiền, chi phí phù hợp (không ham rẻ cũng không sính ngoại vì đa phần lãng phí không cần thiết)
• Về khả năng tích hợp: sẵn sàng tích hợp (cả về dữ liệu và nghiệp vụ) với các hệ thống khác bao gồm các hệ thống bên ngoài như website, landing page, fanpage, Zalo OA, tổng đài … hoặc các hệ thống bên trong (bao gồm cả các hệ thống hiện có hoặc dự kiến có trong tương lai) như CRM, ERP, phần mềm kế toán, HRM, DMS, WMS…
• Về khả năng mở rộng: có khả năng mở rộng (được theo cả chiều ngang và chiều dọc khi cần)
• Về khả năng tự động hóa: có khả năng thiết lập các luồng quy trình nghiệp vụ tự động, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành.
• Về khả năng bảo mật, phân quyền: có các cơ chế bảo mật dữ liệu, nghiệp vụ để tránh thất thoát dữ liệu trên hệ thống.

Xây dựng bộ tiêu chí lựa chọn giải pháp phù hợp

Ngoài các tiêu chí kể trên, nếu giải pháp lựa chọn đáp ứng thêm được các tiêu chí khác như: giao diện thân thiện, dễ sử dụng (lưu ý: chúng tôi không đưa tiêu chí này thành tiêu chí bắt buộc ở trên vì lý do là tiêu chí này dễ bị cảm tính: dễ dùng với người này nhưng lại khó dùng với người kia); hỗ trợ đa nền tảng đa thiết bị; thường xuyên nâng cấp tính năng; dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng…thì cũng sẽ là một điểm cộng cần lưu ý thêm.

Doanh nghiệp cần “làm chuồng” như thế nào để không bị “mất bò”?

⇒ Tham khảo thêm các bài viết sau để có thêm thông tin:

• 09 tiêu chí lựa chọn 1 CRM tốt
• Phương pháp chuyển đổi số thành công: Think Big - Do Small

Kết luận

“Mất bò mới lo làm chuồng” chỉ là một câu nói giản dị nhưng lại có ý nghĩa vô cùng quan trọng không chỉ với chuyển đổi số nói riêng mà còn cho cả công tác quản trị - vận hành một doanh nghiệp nói chung.

Ngày nay, chuyển đổi số đã không còn là trào lưu, vật trang trí hay thứ làm cho vui nữa mà chuyển đổi số đã được xem như là một cuộc đua đường trường bắt buộc mỗi doanh nghiệp phải tham gia.

Để thành công trong chuyển đổi số, doanh nghiệp không chỉ cần một tầm nhìn xa, sự nhiệt huyết và lòng quyết tâm cao mà doanh nghiệp còn cần phải có một kế hoạch hành động cụ thể và hành động nhanh hơn. Doanh nghiệp nào hành động nhanh hơn, quyết liệt hơn, bền bỉ hơn thì sẽ là người chiến thắng sau cùng.

Chính vì điều này cộng với những gì chúng tôi đã thực hiện và đút rút được trong suốt nhiều năm qua, chúng tôi có lời khuyên thực lòng với các doanh nghiệp rằng, nếu bản thân doanh nghiệp đang cảm thấy rất ổn và thực sự rất ổn thì không-nhất-thiết-phải-thay-đổi-điều-gì-cả, không cần phải chạy theo đám đông làm gì cả, cứ giữ nguyên như vậy sẽ tốt hơn. Còn ngược lại, đối với các doanh nghiệp đã xác định được vấn đề và mục tiêu rõ ràng cho hành trình chuyển đổi số của mình rồi thì cần phải hành động và hành động ngay thôi!

Đừng để doanh nghiệp rơi cảnh “mất bò” mới lo “làm chuồng”, đến khi nhận thấy cần phải thay đổi điều gì đó thì đã quá muộn.

CloudGO (tiền thân là Online CRM) - là đơn vị chuyên tư vấn và cung cấp các dịch vụ, giải pháp chuyển đổi số tổng thể và toàn diện cho các doanh nghiệp tại Việt Nam và Đông Nam Á.

Sau hơn 12 năm có mặt trên thị trường, thực hiện triển khai chuyển đổi số cho nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ với các quy mô và lĩnh vực ngành nghề khác nhau, CloudGO đã tìm ra được con đường và triết lý chuyển đổi số thành công cho riêng mình, gói gọn trong hai từ: “Tinh và Gọn”.

Với triết lý “Chuyển đổi số tinh gọn” ấy, CloudGO chúng tôi đã áp dụng và chuyển đổi số thành công cho rất nhiều khách hàng của mình, giúp khách hàng của mình cải thiện được nhiều vấn đề như: tập trung hóa, số hóa dữ liệu khách hàng; xây dựng tầm nhìn 360 độ về khách hàng; cung cấp các công cụ hỗ trợ cho các nghiệp vụ trước - trong và sau bán hàng; tăng cường tự động hóa, online hóa; tối ưu quy trình quản trị, vận hành của doanh nghiệp; hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng các trải nghiệm khách hàng mới hay các mô hình kinh doanh mới…

Ngoài ra, với khả năng tích hợp đa nền tảng, khả năng mở rộng linh hoạt của mình, CloudGO luôn sẵn sàng cho việc cải tiến, mở rộng theo nhu cầu nghiệp vụ chuyên sâu của từng lĩnh vực, ngành nghề và tích hợp với hệ thống khác để hình thành nên một hệ thống khép kín, đồng bộ cả về nghiệp vụ và dữ liệu cho các doanh nghiệp.

Quý khách hàng có nhu cầu, vui lòng tham khảo các dịch vụ và giải pháp chuyển đổi số tinh gọn của CloudGO:

• Video giới thiệu giải pháp CloudGO.
• Các giải pháp CloudGO: www.clougo.vn.

Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn CloudGO

Xem thêm các bài viết khác:

• 10 nguyên nhân thất bại trong chuyển đổi số mà doanh nghiệp cần biết.
• 5 Giai đoạn lớn trong hành trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp.
• 6 trụ cột chuyển đổi số mà doanh nghiệp nên triển khai.