Thuế Khoán Là Gì? Những Điều Cần Biết Cho Hộ Kinh Doanh & Cá Nhân Kinh Doanh Tại Việt Nam

Tại Việt Nam, việc nắm vững các quy định về thuế là nền tảng quan trọng cho mọi hoạt động kinh doanh, đặc biệt với các hộ kinh doanh cá thể, chủ shop nhỏ hay cá nhân kinh doanh độc lập. Nhiều người mới khởi nghiệp thường băn khoăn về "thuế khoán" – một khái niệm nghe có vẻ phức tạp nhưng lại rất phổ biến. Họ lo lắng liệu mình có thuộc diện phải nộp, cách tính toán ra sao hay liệu có bỏ lỡ nghĩa vụ nào không.

CloudGO hiểu rõ những trăn trở này của doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) trong giai đoạn đầu hoặc khi mở rộng hoạt động. Với kinh nghiệm hơn 15 năm đồng hành cùng doanh nghiệp Việt, chúng tôi nhận thấy việc thiếu thông tin đáng tin cậy về thuế có thể dẫn đến những sai sót không đáng có. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện, dễ hiểu về thuế khoán, từ định nghĩa cơ bản, đối tượng áp dụng, cách phân biệt với các loại hình thuế khác, đến các nguyên tắc kê khai, giúp bạn vững tâm hơn trên hành trình kinh doanh.

1. Thuế khoán là gì?

Thuế khoán là một phương pháp tính thuế đơn giản do cơ quan thuế ấn định, áp dụng chủ yếu cho các hộ kinh doanh cá thể và cá nhân kinh doanh không thực hiện hoặc không đáp ứng đủ điều kiện để thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo quy định. Về bản chất, cơ quan thuế sẽ dựa trên các yếu tố như doanh thu ước tính, ngành nghề, địa bàn kinh doanh, quy mô hoạt động và các thông tin thu thập được để đưa ra một mức doanh thu chịu thuế và mức thuế cố định phải nộp trong một kỳ (thường là quý hoặc năm).

Điểm đặc trưng của thuế khoán là sự đơn giản hóa, giảm thiểu gánh nặng hành chính cho người nộp thuế. Thay vì phải kê khai chi tiết từng khoản doanh thu và chi phí phát sinh, người nộp thuế chỉ cần nộp một số tiền cố định đã được ấn định. Điều này đặc biệt phù hợp với các mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, có số lượng giao dịch nhiều nhưng giá trị từng giao dịch không lớn, hoặc những người không có chuyên môn về kế toán.

Thuế khoán

Ví dụ: Một quán phở gia đình nhỏ, hoạt động ổn định, có thể được cơ quan thuế ấn định mức doanh thu chịu thuế hàng tháng là 30 triệu đồng, từ đó tính ra mức thuế khoán phải nộp theo quy định của nhà nước cho từng loại thuế (như thuế GTGT, thuế TNCN). Mức thuế này sẽ cố định trong kỳ, giúp chủ quán dễ dàng dự toán chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Ai phải nộp loại thuế này?

Thuế khoán được thiết kế dành riêng cho một số đối tượng nhằm đơn giản hóa quy trình và khuyến khích các hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ tuân thủ nghĩa vụ thuế. Các đối tượng chính phải nộp thuế khoán theo quy định hiện hành bao gồm:

• Hộ kinh doanh cá thể: Bao gồm các cửa hàng ăn uống nhỏ, quán cà phê, tiệm tạp hóa, tiệm cắt tóc, tiệm nail, cửa hàng bán lẻ quần áo, phụ kiện… Đây là những chủ thể kinh doanh do một cá nhân hoặc một nhóm người thuộc cùng một gia đình làm chủ, tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình và không có con dấu riêng.
• Cá nhân kinh doanh: Các freelancer (người làm nghề tự do) như thiết kế đồ họa, lập trình viên, viết nội dung, tư vấn cá nhân, hoặc những người bán hàng online nhỏ lẻ, kinh doanh qua các sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki…) mà không đăng ký thành lập doanh nghiệp.
• Cá nhân có hoạt động cho thuê tài sản: Ví dụ cá nhân cho thuê nhà ở, đất đai, phương tiện vận tải hoặc các tài sản khác mà không thành lập doanh nghiệp.

Điều kiện quan trọng: Theo quy định hiện hành (Cụ thể là Thông tư 40/2021/TT-BTC),hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống sẽ được miễn thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Nếu doanh thu trên 100 triệu đồng/năm, họ sẽ phải nộp thuế khoán (bao gồm cả GTGT và TNCN) dựa trên tỷ lệ phần trăm doanh thu thực tế hoặc doanh thu ấn định.

Các đối tượng chính phải nộp thuế khoán theo quy định hiện hành

Ví dụ: Chị Lan mở một tiệm nail nhỏ, dự kiến doanh thu hàng năm là 120 triệu đồng. Với mức doanh thu này, chị Lan sẽ thuộc diện nộp thuế khoán, bao gồm cả thuế GTGT và thuế TNCN, dựa trên tỷ lệ phần trăm doanh thu chịu thuế theo quy định. Ngược lại, nếu doanh thu ước tính chỉ 90 triệu đồng/năm, chị Lan sẽ được miễn hai loại thuế này.

Tại sao cần có thuế khoán?

Sự ra đời và duy trì của thuế khoán không phải ngẫu nhiên mà xuất phát từ những lợi ích thiết thực cho cả cơ quan quản lý nhà nước và chính cộng đồng hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ.

Lợi ích cho Nhà nước:

• Đơn giản hóa công tác quản lý thuế: Với hàng triệu hộ kinh doanh và cá nhân hoạt động trên cả nước, việc kiểm soát chi tiết từng hóa đơn, chứng từ cho tất cả sẽ là gánh nặng khổng lồ. Thuế khoán giúp cơ quan thuế tập trung nguồn lực vào các đối tượng lớn hơn, đồng thời vẫn đảm bảo thu được một phần ngân sách từ khối kinh tế phi chính thức này.
• Tránh thất thu thuế: Nhiều hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ khó kiểm soát doanh thu, chi phí một cách minh bạch. Việc ấn định mức thuế giúp giảm thiểu tình trạng bỏ sót nghĩa vụ thuế, đảm bảo công bằng giữa các đối tượng kinh doanh.
• Khuyến khích các cá nhân, hộ kinh doanh thực hiện nghĩa vụ thuế: Bằng cách đơn giản hóa quy trình, thuế khoán tạo điều kiện thuận lợi hơn để các cá nhân, hộ kinh doanh tự nguyện đăng ký và thực hiện nghĩa vụ thuế, góp phần minh bạch hóa nền kinh tế.

Lợi ích cho Hộ kinh doanh/Cá nhân:

• Giảm gánh nặng về thủ tục kế toán: Đây là ưu điểm lớn nhất. Hộ kinh doanh không cần phải thuê kế toán, không cần lưu giữ hóa đơn, chứng từ phức tạp, cũng không phải lập báo cáo tài chính hàng tháng/quý. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian.
• Dễ dàng thực hiện nghĩa vụ thuế: Với mức thuế cố định đã được ấn định, người nộp thuế biết rõ số tiền mình cần đóng, giúp chủ động hơn trong việc quản lý dòng tiền và kế hoạch tài chính.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc khởi nghiệp quy mô nhỏ: Khi mới bắt đầu kinh doanh, các hộ cá thể thường chưa có nhiều kinh nghiệm về quản lý tài chính hay pháp lý. Thuế khoán loại bỏ rào cản về sự phức tạp của hệ thống thuế, giúp họ tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Lợi ích của thuế khoán

Nhìn chung, thuế khoán là một chính sách mang tính thực tiễn cao, phản ánh sự thấu hiểu môi trường kinh doanh tại Việt Nam, đặc biệt là đối với phân khúc SME và các hoạt động kinh tế nhỏ.

2. Phân biệt Thuế khoán với các hình thức thuế khác

Trong hệ thống thuế Việt Nam, bên cạnh thuế khoán, còn có nhiều hình thức kê khai và nộp thuế khác nhau. Việc hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp bạn xác định đúng nghĩa vụ của mình, tránh nhầm lẫn và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Chúng ta sẽ cùng so sánh thuế khoán với hai hình thức phổ biến khác: kê khai theo doanh thu thực tế và kê khai theo hóa đơn.

Thuế khoán so với kê khai theo doanh thu thực tế

Để giúp bạn hình dung rõ hơn, bảng dưới đây sẽ so sánh hai hình thức này dựa trên các tiêu chí quan trọng:

Ví dụ thực tế: Một chủ shop online bán hàng thủ công với doanh thu khoảng 150 triệu/năm, không có nhiều hóa đơn đầu vào, thường chọn hình thức thuế khoán để đơn giản thủ tục. Trong khi đó, một công ty startup công nghệ với doanh thu hàng tỷ đồng, có nhiều hợp đồng, hóa đơn đầu vào/đầu ra rõ ràng và cần theo dõi lợi nhuận chính xác, sẽ phải kê khai thuế theo doanh thu thực tế.

Dù lựa chọn hình thức nào, việc quản lý doanh thu hiệu quả và các hoạt động bán hàng là cực kỳ quan trọng. Các giải pháp CRM như CloudGO có thể giúp doanh nghiệp theo dõi khách hàng, quản lý đơn hàng, và tổng hợp dữ liệu doanh thu một cách hệ thống, làm nền tảng cho việc kê khai thuế minh bạch hơn, dù là ấn định hay thực tế.

Thuế khoán so với kê khai theo hóa đơn

Kê khai theo hóa đơn (hay kê khai theo từng lần phát sinh) cũng là một hình thức nộp thuế dành cho cá nhân, nhưng có sự khác biệt rõ rệt so với thuế khoán:

Ví dụ minh họa: Một freelancer thiết kế đồ họa nhận các dự án liên tục từ nhiều khách hàng, có doanh thu ổn định hàng tháng, sẽ phù hợp với việc nộp thuế khoán. Ngược lại, nếu một cá nhân không kinh doanh thường xuyên, nhưng được một công ty mời thi công một dự án nội thất duy nhất và cần xuất hóa đơn giá trị gia tăng, họ sẽ phải kê khai thuế theo từng lần phát sinh hóa đơn cho dự án đó.

Việc hiểu rõ các hình thức này giúp doanh nghiệp tránh sai sót. Đặc biệt đối với các freelancer hoặc agency, việc quản lý hợp đồng và dự án một cách hiệu quả không chỉ giúp bạn theo dõi doanh thu mà còn đảm bảo việc tuân thủ các quy định về hóa đơn, chứng từ khi cần thiết.

3. Nguyên tắc kê khai & nộp thuế khoán

Việc kê khai và nộp thuế khoán, dù được đơn giản hóa, vẫn tuân thủ những nguyên tắc và thời điểm nhất định để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.

Nguyên tắc tự khai, tự nộp, cơ quan thuế ấn định (nếu cần):

• Tự khai: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chủ động kê khai thông tin về doanh thu ước tính, ngành nghề, địa điểm kinh doanh và các yếu tố liên quan để cơ quan thuế có cơ sở tính toán.
• Cơ quan thuế ấn định: Dựa trên thông tin kê khai, dữ liệu ngành nghề, địa bàn và các nguồn thông tin khác (như cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế, khảo sát thực tế),cơ quan thuế sẽ xem xét và ấn định mức doanh thu và mức thuế khoán phải nộp.
• Tự nộp: Người nộp thuế có trách nhiệm nộp đủ số tiền thuế đã được ấn định vào ngân sách nhà nước theo đúng thời hạn.

Thời điểm kê khai và nộp thuế:

• Kê khai đầu năm: Thông thường, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sẽ phải thực hiện kê khai thuế khoán vào cuối năm trước cho năm sau, hoặc trong những ngày đầu của năm kinh doanh mới. Ví dụ, kê khai cho năm 2024 thường diễn ra vào tháng 12/2023 hoặc tháng 1/2024.
• Nộp thuế định kỳ: Mức thuế khoán đã ấn định thường được chia nhỏ và nộp theo quý hoặc theo tháng, tùy theo quy định của từng địa phương và tình hình thực tế. Thời hạn nộp thuế thường là ngày 20 của tháng liền kề sau kỳ tính thuế (đối với nộp tháng) hoặc ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý liền kề (đối với nộp quý).

Cơ sở ấn định mức doanh thu và thuế khoán được ấn định dựa trên:

• Doanh thu và mức thuế của năm trước liền kề (nếu có).
• Tài liệu kê khai của hộ kinh doanh.
• Cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế.
• Phỏng vấn trực tiếp người nộp thuế.
• Thông tin từ bên thứ ba (chợ, khu phố…).

Lưu ý quan trọng:

• Điều chỉnh mức thuế: Nếu trong quá trình kinh doanh, doanh thu thực tế của hộ kinh doanh có sự biến động lớn (tăng hoặc giảm) so với mức đã ấn định ban đầu, hộ kinh doanh có quyền đề nghị cơ quan thuế điều chỉnh mức doanh thu và mức thuế khoán cho phù hợp. Điều này đòi hỏi người nộp thuế phải chủ động theo dõi và quản lý thời gian và công việc hiệu quả để không bỏ lỡ các mốc thời gian quan trọng.
• Lưu giữ thông tin: Mặc dù không yêu cầu sổ sách phức tạp, việc lưu giữ các thông tin cơ bản về doanh thu, chi phí chính vẫn rất hữu ích để đối chiếu khi cần hoặc khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.

Việc nắm rõ các nguyên tắc này giúp hộ kinh doanh chủ động trong việc tuân thủ nghĩa vụ thuế, tránh các rủi ro không đáng có.

4. Những câu hỏi thường gặp về thuế khoán (FAQs)

Trong quá trình tìm hiểu về thuế khoán, nhiều hộ kinh doanh và cá nhân thường có những băn khoăn chung. Dưới đây là giải đáp cho một số câu hỏi phổ biến nhất.

Trường hợp nào được miễn/giảm thuế khoán?

Việc miễn hoặc giảm thuế khoán là một chính sách hỗ trợ từ Nhà nước, giúp giảm gánh nặng tài chính cho một số đối tượng nhất định:

Miễn thuế khoán:

• Doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế: Đây là trường hợp phổ biến nhất. Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống sẽ được miễn thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
• Miễn trong các trường hợp đặc biệt: Có thể có các chính sách miễn thuế khác theo từng thời kỳ, ví dụ như miễn thuế cho cá nhân kinh doanh ở vùng sâu, vùng xa, hải đảo có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn, hoặc các đối tượng thuộc diện ưu đãi xã hội theo quy định của pháp luật.

Giảm thuế khoán:

• Đối tượng thuộc diện ưu đãi: Một số đối tượng đặc biệt như người khuyết tật đang kinh doanh, người dân tộc thiểu số… có thể được xem xét giảm thuế theo quy định cụ thể của từng địa phương hoặc luật thuế.
• Thiệt hại do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ: Nếu hộ kinh doanh bị thiệt hại nặng nề về tài sản, cơ sở vật chất do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ… gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất kinh doanh, họ có thể nộp hồ sơ xin giảm thuế (thường là giảm theo tỷ lệ phần trăm của số thiệt hại so với nghĩa vụ thuế).
• Điều kiện khác: Trong một số trường hợp đặc biệt khác do Chính phủ quyết định để hỗ trợ nền kinh tế hoặc các ngành nghề cụ thể.

Để biết chính xác mình có thuộc diện được miễn/giảm hay không, người nộp thuế cần tham khảo các văn bản pháp luật hiện hành và liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý để được tư vấn cụ thể.

Trường hợp được miễn/giảm thuế khoán

Thuế khoán có phải là gánh nặng cho hộ kinh doanh nhỏ?

Đây là một câu hỏi thường trực và có nhiều góc nhìn khác nhau từ cộng đồng hộ kinh doanh.

Góc nhìn về thách thức (Gánh nặng):

• Mức thuế ấn định có thể không linh hoạt: Trong những thời điểm kinh doanh khó khăn, doanh thu sụt giảm đột ngột hoặc khi mới khởi nghiệp và chưa có nguồn thu ổn định, mức thuế khoán đã được ấn định có thể trở thành một gánh nặng tài chính, vì hộ kinh doanh vẫn phải nộp đủ dù lợi nhuận không cao hoặc thậm chí thua lỗ.
• Có thể cao hơn lợi nhuận thực tế: Một số hộ kinh doanh cảm thấy mức thuế ấn định không phản ánh đúng lợi nhuận thực tế của họ, đặc biệt nếu chi phí đầu vào cao nhưng không thể kê khai khấu trừ.
• Thiếu động lực mở rộng: Nỗi lo về việc tăng thuế khi doanh thu vượt ngưỡng có thể khiến một số hộ kinh doanh ngần ngại mở rộng quy mô hoặc ghi nhận đầy đủ doanh thu.

CloudGO hiểu rằng việc quản lý tài chính hiệu quả là chìa khóa để "gánh nặng" thuế trở nên nhẹ nhàng hơn. Bằng cách quản lý dòng tiền và doanh thu một cách có hệ thống, các hộ kinh doanh có thể dự báo tốt hơn, chủ động điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo khả năng thanh toán thuế và tối ưu hóa lợi nhuận. Khi doanh nghiệp phát triển đến quy mô cần kê khai thực tế, việc có sẵn một hệ thống quản trị dữ liệu khách hàng và bán hàng mạnh mẽ sẽ là nền tảng vững chắc.

5. Tóm tắt nhanh: 3 điều bạn cần nhớ về thuế khoán

Để tổng kết lại những thông tin quan trọng về thuế khoán, dưới đây là 3 điểm cốt lõi mà mọi hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam cần ghi nhớ:

1. Đơn giản & Ước tính: Thuế khoán là hình thức thuế được cơ quan thuế ấn định một mức cố định dựa trên doanh thu ước tính và các yếu tố kinh doanh. Mục đích chính là đơn giản hóa thủ tục, giảm gánh nặng hành chính cho người nộp thuế.
2. Đối tượng phổ biến: Chủ yếu áp dụng cho các hộ kinh doanh cá thể và cá nhân kinh doanh có doanh thu nhỏ (thường trên 100 triệu đồng/năm),không có điều kiện hoặc không thực hiện chế độ kế toán phức tạp.
3. Linh hoạt và có điều kiện: Hộ kinh doanh cần kê khai đúng thời điểm và có thể được miễn hoặc giảm thuế trong các trường hợp cụ thể (ví dụ: doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm được miễn thuế GTGT và TNCN) hoặc khi gặp khó khăn bất ngờ.

Nắm rõ các nguyên tắc này sẽ giúp bạn tự tin hơn trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế và tập trung vào phát triển kinh doanh. Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả, tối ưu hóa quy trình bán hàng, marketing và chăm sóc khách hàng, đồng thời nắm bắt mọi cơ hội trong hành trình chuyển đổi số, đừng bỏ lỡ các giải pháp CRM và quản trị công việc tùy chỉnh từ CloudGO. Chúng tôi tự hào là đối tác chiến lược, đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trên con đường phát triển bền vững!

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/