Đại học Thái Bình Dương chuẩn hóa tuyển sinh đa kênh và hỗ trợ sinh viên với CloudUNI

Tuyển sinh đa kênh càng mở rộng, dữ liệu thí sinh càng khó kiểm soát. Đây là thực tế mà Trường Đại học Thái Bình Dương đối mặt khi Zalo, website, hotline cùng hoạt động song song nhưng không có điểm tổng hợp nào. Thí sinh liên hệ rồi biến mất, ngân sách marketing chạy mà không biết kênh nào ra hồ sơ thật.

Sau khi triển khai CloudUNI, TBD lần đầu tiên nhìn thấy toàn bộ hành trình thí sinh trên một nền tảng từ lần liên hệ đầu tiên đến khi xác nhận nhập học.

1. Giới thiệu về Trường Đại học Thái Bình Dương

Trường Đại học Thái Bình Dương (TBD) là trường đại học ngoài công lập đầu tiên tại tỉnh Khánh Hòa và khu vực duyên hải miền Trung, được thành lập năm 2008 và tọa lạc tại TP. Nha Trang.

TBD đào tạo đa ngành gồm Kỹ thuật, Công nghệ thông tin, Kinh tế, Ngoại ngữ, Du lịch, Luật và Sức khỏe với mô hình giáo dục khai phóng 70% thực hành, mạng lưới hơn 200 doanh nghiệp đối tác và cam kết 100% cơ hội việc làm cho sinh viên tốt nghiệp.

Trong bối cảnh tuyển sinh ngày càng cạnh tranh, nơi tốc độ tư vấn và chất lượng theo dõi hồ sơ ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ nhập học, TBD cần một hệ thống có khả năng tổng hợp dữ liệu thí sinh đa kênh, kiểm soát tiến trình tư vấn và chuẩn hóa quy trình hỗ trợ sinh viên trên quy mô toàn trường.

Để giải quyết bài toán này, TBD lựa chọn CloudUNI nhằm tập trung dữ liệu tuyển sinh, chuẩn hóa pipeline tư vấn và theo dõi sự vụ sinh viên realtime trên một nền tảng vận hành thống nhất.

Trường Đại học Thái Bình Dương

2. Những điểm nghẽn TBD gặp phải trong quản lý tuyển sinh và hỗ trợ sinh viên

Với đặc thù tiếp nhận thí sinh từ nhiều kênh đồng thời và vận hành hỗ trợ sinh viên xuyên suốt quá trình học, TBD cần đảm bảo không có thí sinh tiềm năng nào bị bỏ lỡ và không có sự vụ sinh viên nào bị xử lý chậm trễ.

Tuy nhiên trước khi triển khai CloudUNI, TBD vẫn gặp nhiều điểm nghẽn trong quản lý tuyển sinh đa kênh và hỗ trợ sinh viên tập trung.

• Dữ liệu thí sinh phân tán, không có điểm tổng hợp

TBD tiếp nhận thí sinh qua nhiều kênh website tuyển sinh, Zalo OA, fanpage và hotline nhưng dữ liệu từ mỗi kênh tồn tại độc lập, không được tổng hợp về một nơi.

Khi một thí sinh liên hệ qua nhiều kênh khác nhau, đội tư vấn không có cách nào biết đây là cùng một người đã từng tương tác trước đó. Toàn bộ lịch sử tư vấn phụ thuộc vào ghi chép thủ công của từng nhân sự, dẫn đến tình trạng thí sinh tiềm năng bị bỏ lỡ mà không ai hay biết.

• Ngân sách marketing chạy nhưng không biết kênh nào đang ra hồ sơ thật

TBD triển khai nhiều chiến dịch tuyển sinh song song nhưng không có dữ liệu để đánh giá chiến dịch nào đang thực sự chuyển đổi thành hồ sơ xét tuyển.

Ngân sách tiếp tục được phân bổ mà không có căn cứ theo từng kênh và từng giai đoạn. Đến cuối đợt tuyển sinh, câu hỏi "kênh nào hiệu quả nhất?" vẫn không có câu trả lời rõ ràng.

• Sự vụ sinh viên tiếp nhận rời rạc, không theo dõi được đến khi xử lý xong

Sau nhập học, sinh viên TBD gửi phản ánh và yêu cầu hỗ trợ qua nhiều kênh khác nhau nhưng không có hệ thống nào theo dõi từng sự vụ từ lúc tiếp nhận đến khi giải quyết hoàn tất.

Sinh viên phải liên hệ nhiều lần cho cùng một vấn đề. Nhà trường không có dữ liệu tổng hợp để biết bộ phận nào đang quá tải hay vấn đề nào đang lặp lại nhiều nhất.

3. CloudUNI giúp TBD chuẩn hóa tuyển sinh và kiểm soát hỗ trợ sinh viên như thế nào?

Để giải quyết các điểm nghẽn trong quản lý tuyển sinh và hỗ trợ sinh viên, CloudUNI được triển khai theo hướng ưu tiên tổng hợp dữ liệu thí sinh đa kênh trước, sau đó chuẩn hóa pipeline tư vấn và tự động hóa quy trình tiếp nhận sự vụ trên cùng một nền tảng tập trung.

Tổng hợp dữ liệu thí sinh từ mọi kênh về một hồ sơ duy nhất

CloudUNI được kết nối trực tiếp với website tuyển sinh và Mini App Zalo của TBD, giúp toàn bộ dữ liệu đăng ký được tự động đồng bộ vào hệ thống mà không cần nhập liệu thủ công.

Dù thí sinh liên hệ qua kênh nào, đội tư vấn vẫn nhìn thấy đầy đủ trên một hồ sơ duy nhất:

• Kênh tiếp cận đầu tiên
• Lịch sử tương tác
• Nội dung trao đổi
• Trạng thái tư vấn hiện tại

Điều này chấm dứt tình trạng dữ liệu thí sinh tồn tại rời rạc giữa nhiều kênh như trước.

Tổng hợp dữ liệu thí sinh từ mọi kênh về một hồ sơ duy nhất (hình mô phỏng)

Chuẩn hóa pipeline tư vấn tuyển sinh từ tiếp cận đến nhập học

Toàn bộ hành trình của thí sinh được số hóa theo từng giai đoạn từ tiếp cận, tư vấn ngành học, nộp hồ sơ xét tuyển đến xác nhận nhập học trên một pipeline tập trung trong CloudUNI.

Đội tư vấn có thể theo dõi:

• Thí sinh đang ở giai đoạn nào
• Ai cần được follow up
• Hồ sơ nào đang chờ xử lý
• Tiến độ tổng thể của đợt tuyển sinh

Ngay trên một màn hình mà không cần quản lý thủ công qua bảng tính.

Chuẩn hóa pipeline tư vấn tuyển sinh từ tiếp cận đến nhập học (hình mô phỏng)

Đo lường hiệu quả marketing theo từng chiến dịch và từng kênh

CloudUNI hỗ trợ TBD lập kế hoạch, triển khai và theo dõi hiệu quả từng chiến dịch tuyển sinh theo thời gian thực.

Thay vì chờ tổng kết cuối đợt, đội marketing có thể theo dõi ngay trong quá trình triển khai:

• Chiến dịch nào đang mang về lượt đăng ký tư vấn
• Kênh nào đang chuyển đổi thành hồ sơ xét tuyển thực sự
• Ngân sách đang phân bổ có đúng hướng không

Điều này giúp TBD tối ưu ngân sách marketing ngay trong đợt tuyển sinh thay vì sau khi đợt kết thúc.

Kiểm soát sự vụ sinh viên và theo dõi tiến độ xử lý realtime

CloudUNI tiếp nhận toàn bộ yêu cầu hỗ trợ từ sinh viên qua mọi kênh, tự động phân loại theo loại sự vụ và gán cho đúng bộ phận xử lý.

Trạng thái từng yêu cầu được theo dõi đến khi giải quyết hoàn tất. Sinh viên không cần liên hệ lại nhiều lần cho cùng một vấn đề.

Theo dõi toàn bộ chỉ số tuyển sinh và hỗ trợ qua dashboard tập trung

CloudUNI cung cấp hệ thống dashboard giúp ban lãnh đạo TBD theo dõi:

• Tỷ lệ chuyển đổi từ thí sinh tiếp cận sang hồ sơ xét tuyển
• Hiệu quả từng kênh marketing
• Tiến độ xử lý sự vụ sinh viên
• Hiệu suất từng bộ phận hỗ trợ

Thay vì chờ tổng hợp thủ công cuối đợt tuyển sinh, ban lãnh đạo theo dõi dữ liệu realtime để đưa ra quyết định kịp thời hơn.

Theo dõi toàn bộ chỉ số tuyển sinh và hỗ trợ qua dashboard tập trung (hình mô phỏng)

Sau khi triển khai CloudUNI, TBD từng bước chuẩn hóa quy trình tuyển sinh và hỗ trợ sinh viên trên cùng một nền tảng vận hành tập trung.

Đội tư vấn có đầy đủ lịch sử tương tác trước mỗi cuộc gọi, trong khi bộ phận hỗ trợ sinh viên có thể chủ động theo dõi tiến độ xử lý từng sự vụ. Nhờ đó, toàn bộ chất lượng vận hành tuyển sinh được theo dõi minh bạch hơn và giảm đáng kể sự phụ thuộc vào thao tác thủ công.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn