Cao Đẳng Sài Gòn triển khai CloudUNI chuẩn hóa tuyển sinh đa kênh và hỗ trợ sinh viên có hệ thống

Tuyển sinh giáo dục nghề nghiệp đang ngày càng cạnh tranh khi thí sinh có nhiều lựa chọn hơn và hành trình cân nhắc kéo dài hơn trước. Trường nào phản hồi nhanh hơn, theo dõi liên tục hơn và chăm sóc bài bản hơn trong suốt quá trình đó thường là trường thí sinh chọn cuối cùng. Cao đẳng Sài Gòn nhận ra rằng lợi thế cạnh tranh về học phí và đối tác doanh nghiệp là chưa đủ nếu quy trình tuyển sinh vẫn vận hành thủ công và rời rạc. Đó là lý do nhà trường quyết định triển khai CloudUNI của CloudGO.

1. Trường Cao đẳng Sài Gòn đào tạo theo định hướng như thế nào?

Trường Cao đẳng Sài Gòn được thành lập năm 2001 và tọa lạc tại Lô 14, Đường số 5, Công viên Phần Mềm Quang Trung, TP.HCM. Với gần 25 năm kinh nghiệm đào tạo, trường là một trong những cơ sở giáo dục nghề nghiệp uy tín tại TP.HCM, định hướng theo triết lý "Thực học – Thực nghề" với 70% đến 80% thời lượng chương trình là thực hành.

Trường đào tạo hơn 30 chuyên ngành thuộc bốn khối ngành mũi nhọn gồm Kinh tế, Du lịch và Nhà hàng Khách sạn, Công nghệ Thông tin, và Ngôn ngữ cùng Nghệ thuật. Học phí từ 3,6 triệu đồng mỗi học kỳ cùng chính sách xét tuyển học bạ linh hoạt và mạng lưới hơn 500 doanh nghiệp đối tác đảm bảo giới thiệu việc làm sau tốt nghiệp là những lợi thế cạnh tranh rõ ràng của Cao đẳng Sài Gòn trong bối cảnh tuyển sinh ngày càng cạnh tranh.

Trường Cao đẳng Sài Gòn

2. Bức tranh vận hành của Cao đẳng Sài Gòn trước khi triển khai CloudUNI

Trước khi triển khai CloudUNI, Cao đẳng Sài Gòn đang đối mặt với ba vấn đề cụ thể trong vận hành tuyển sinh và hỗ trợ sinh viên.

• Về quản lý dữ liệu và quy trình tuyển sinh: Thí sinh tiếp cận qua nhiều kênh gồm website tuyển sinh, Zalo OA, tổng đài điện thoại và các kênh trực tiếp nhưng dữ liệu chưa được tổng hợp về một nơi tập trung. Đội ngũ tư vấn tuyển sinh thiếu công cụ theo dõi tiến trình từng hồ sơ theo từng giai đoạn từ lúc tiếp cận đến khi xác nhận nhập học, dẫn đến nhiều thí sinh tiềm năng không được chăm sóc liên tục trong quá trình cân nhắc chọn trường kéo dài nhiều tuần.
• Về đo lường hiệu quả chiến dịch marketing tuyển sinh: Cao đẳng Sài Gòn triển khai nhiều chiến dịch marketing song song nhưng không có công cụ đo lường gắn dữ liệu thí sinh đăng ký tư vấn với kết quả nhập học thực tế theo từng chiến dịch. Không có thông tin đó thì việc phân bổ ngân sách marketing cho mỗi mùa tuyển sinh thiếu căn cứ dữ liệu cụ thể.
• Về tiếp nhận và xử lý sự vụ sinh viên: Các yêu cầu hỗ trợ của sinh viên gồm thắc mắc về học vụ, học phí, chương trình học và các phản ánh khác được tiếp nhận qua nhiều kênh rời rạc. Không có hệ thống theo dõi trạng thái xử lý tập trung dẫn đến sinh viên phải liên hệ nhiều lần cho cùng một vấn đề và nhà trường thiếu dữ liệu để đánh giá chất lượng hỗ trợ theo thời gian.

3. Cách CloudUNI tháo gỡ từng điểm nghẽn của Cao đẳng Sài Gòn

CloudGO đề xuất triển khai CloudUNI, giải pháp CRM được cấu hình cho đặc thù vận hành của cơ sở giáo dục nghề nghiệp, phục vụ cả quy trình tuyển sinh lẫn hỗ trợ sinh viên trong suốt quá trình học. Dưới đây là 7 tính năng được triển khai để giải quyết lần lượt từng điểm nghẽn của Cao đẳng Sài Gòn:

• Quản lý dữ liệu học sinh đa kênh tổng hợp toàn bộ thông tin thí sinh từ mọi điểm tiếp nhận về một hồ sơ duy nhất trong CloudUNI. Dù thí sinh liên hệ qua kênh nào, đội ngũ tư vấn đều có đầy đủ lịch sử tương tác trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện và không cần hỏi lại thông tin đã cung cấp trước đó.
• Quản lý quy trình tư vấn tuyển sinh số hóa hành trình của thí sinh từ giai đoạn tiếp cận, tư vấn ngành học, nộp hồ sơ xét tuyển cho đến xác nhận nhập học trên một pipeline tập trung. Đội ngũ tư vấn biết rõ từng thí sinh đang ở bước nào và cần hành động gì tiếp theo.
• Quản lý các chiến dịch marketing cho phép lập kế hoạch, triển khai và theo dõi hiệu quả từng chiến dịch tuyển sinh theo thời gian thực. Nhà trường biết chính xác chiến dịch nào và kênh nào đang mang về lượt đăng ký tư vấn và hồ sơ xét tuyển thực sự, làm căn cứ phân bổ ngân sách hợp lý cho từng mùa tuyển sinh.
• Quản lý các sự vụ sinh viên đa kênh tiếp nhận toàn bộ yêu cầu hỗ trợ từ sinh viên qua mọi kênh, tự động phân loại theo loại sự vụ và gán cho đúng bộ phận xử lý. Trạng thái từng yêu cầu được theo dõi đến khi giải quyết hoàn tất, sinh viên không cần liên hệ nhiều lần cho cùng một vấn đề.
• Tích hợp Website tuyển sinh kết nối trực tiếp kênh tiếp nhận thí sinh chính vào CloudUNI. Dữ liệu đăng ký từ website được đẩy tự động vào hệ thống mà không cần nhập liệu thủ công, giảm thời gian xử lý và loại bỏ sai sót do nhập tay.
• Tích hợp Zalo OA, ZNS, ZBS cho phép Cao đẳng Sài Gòn gửi thông báo tuyển sinh, nhắc hạn nộp hồ sơ và cập nhật kết quả xét tuyển đến thí sinh qua Zalo một cách tự động và có lịch trình. Bên cạnh đó, tích hợp tổng đài VoiP24 đồng bộ dữ liệu cuộc gọi vào hồ sơ thí sinh trong CloudUNI, đảm bảo mọi tương tác qua điện thoại đều được ghi nhận và lưu trữ tập trung.
• Báo cáo phân tích tổng hợp tự động các chỉ số tuyển sinh và hỗ trợ sinh viên, bao gồm tỷ lệ chuyển đổi từ thí sinh tiếp cận sang hồ sơ xét tuyển, hiệu quả từng kênh marketing và chất lượng xử lý sự vụ sinh viên theo từng bộ phận.

Với CloudUNI, Cao đẳng Sài Gòn đã chuẩn hóa được toàn bộ quy trình từ lúc tiếp cận thí sinh đến khi sinh viên hoàn thành chương trình học, vận hành tập trung trên một nền tảng duy nhất với dữ liệu đo lường cụ thể để nhà trường liên tục cải thiện hiệu quả tuyển sinh và chất lượng hỗ trợ sinh viên.

Nếu cơ sở giáo dục của bạn đang vận hành tuyển sinh đa kênh và cần hệ thống quản lý tập trung từ thí sinh đến sinh viên, CloudGO sẵn sàng tư vấn để đánh giá giải pháp phù hợp.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn