Trường Cao Đẳng Sài Gòn: Đột phá hiệu suất tuyển sinh, tối ưu nguồn lead nhờ CRM CloudUNI

Mỗi mùa tuyển sinh, các trường cao đẳng và đại học tại Việt Nam phải tiếp nhận hàng nghìn lượt liên hệ từ học sinh và phụ huynh qua rất nhiều kênh khác nhau. Dữ liệu đổ về từ website, landing page, tổng đài và tin nhắn chat, nhưng tất cả lại không được gom về một nơi duy nhất. Hệ quả là phòng tuyển sinh vừa mất thời gian tổng hợp thủ công, vừa không có cơ sở để đánh giá kênh nào đang mang lại thí sinh tiềm năng nhiều nhất.

Trường Cao Đẳng Sài Gòn cũng từng đối mặt với bài toán tương tự. Bài case study này chia sẻ cách nhà trường triển khai CRM tuyển sinh CloudUNI để tập trung toàn bộ dữ liệu thí sinh, theo dõi hoạt động tư vấn có hệ thống và đánh giá hiệu suất phòng tuyển sinh trên cùng một nền tảng.

1. Trường Cao Đẳng Sài Gòn: Áp lực vận hành từ quy mô tuyển sinh ngày càng lớn

Trường Cao Đẳng Sài Gòn là cơ sở giáo dục nghề nghiệp hoạt động tại TP. Hồ Chí Minh, chuyên đào tạo đa ngành cho sinh viên trên khắp khu vực phía Nam. Với lượng thí sinh quan tâm tăng đều qua mỗi mùa tuyển sinh, nhà trường cần một hệ thống quản lý đủ mạnh để theo kịp quy mô vận hành ngày càng lớn.

2. Thực trạng phòng tuyển sinh: 4 "nút thắt" từ quy trình thủ công và rời rạc

Trước khi triển khai CRM, toàn bộ quy trình tuyển sinh của Trường Cao Đẳng Sài Gòn phụ thuộc phần lớn vào thao tác thủ công và các công cụ rời rạc không liên thông với nhau. Thực trạng này dẫn đến 4 khó khăn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành của phòng tuyển sinh.

• Dữ liệu thí sinh tiềm năng nằm rải rác trên nhiều kênh

Nhà trường tiếp nhận thông tin thí sinh từ nhiều nguồn cùng lúc, bao gồm form đăng ký trên website, landing page của từng chiến dịch quảng cáo, tin nhắn chat qua fanpage và Zalo cùng các cuộc gọi đến tổng đài tư vấn. Tuy nhiên, mỗi kênh lại được quản lý riêng biệt bằng một công cụ khác nhau, nên nhân viên tuyển sinh phải chuyển đổi liên tục giữa nhiều tab và nhiều file để tổng hợp danh sách thí sinh. Cách làm này khiến dữ liệu rất dễ bị trùng lặp, bỏ sót hoặc thất lạc ngay trong quá trình tiếp nhận ban đầu.

• Hoạt động follow up tư vấn không được ghi nhận có hệ thống

Sau khi nhận được thông tin thí sinh, nhân viên tư vấn cần liên hệ lại để giải đáp thắc mắc, hướng dẫn hồ sơ nhập học và thuyết phục thí sinh ra quyết định. Tuy nhiên, toàn bộ hoạt động follow up này chủ yếu dựa vào ghi nhớ cá nhân hoặc ghi chú trên sổ tay của từng người. Phòng tuyển sinh không có công cụ nào nhắc nhở lịch gọi lại, cũng không lưu lại lịch sử tương tác để biết thí sinh đã được tư vấn đến bước nào. Vì vậy, nhiều thí sinh tiềm năng dần "nguội" đi do không được chăm sóc kịp thời trong khoảng thời gian họ còn đang cân nhắc.

• Không xác định được nguồn nào mang lại thí sinh chất lượng

Mỗi mùa tuyển sinh, nhà trường đều đầu tư ngân sách cho nhiều kênh quảng cáo khác nhau như Facebook Ads, Google Ads và landing page chuyên biệt cho từng ngành đào tạo. Nhưng khi lead đổ về, phòng tuyển sinh lại không có cơ chế gắn nhãn nguồn hay theo dõi UTM source cho từng thí sinh. Điều này đồng nghĩa với việc không ai trả lời được câu hỏi "kênh nào đang mang lại nhiều hồ sơ nhập học nhất," và nhà trường cũng thiếu dữ liệu cần thiết để tối ưu phân bổ ngân sách cho mùa tuyển sinh tiếp theo.

• Thiếu công cụ đánh giá năng lực và hiệu suất đội ngũ tư vấn

Ban lãnh đạo nhà trường luôn muốn biết rõ mỗi nhân viên tuyển sinh đang xử lý bao nhiêu hồ sơ, tỷ lệ chuyển đổi từ liên hệ ban đầu sang nhập học thực tế đạt bao nhiêu phần trăm, ai đang làm tốt và ai cần được hỗ trợ thêm. Nhưng khi toàn bộ dữ liệu không được ghi nhận tập trung, việc đánh giá này chỉ có thể dựa vào cảm tính hoặc vào bản báo cáo tổng hợp thủ công được gửi lên cuối mỗi tháng, vốn thiếu cả tính chính xác lẫn tính kịp thời.

Khó khăn lớn nhất của Trường Cao đẳng Sài Gòn nằm ở hạng mục quản lý tuyển sinh

3. CRM CloudUNI: Giải pháp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình tuyển sinh đa kênh

Trường Cao Đẳng Sài Gòn lựa chọn triển khai CRM tuyển sinh CloudUNI cùng các giải pháp tích hợp đi kèm để giải quyết từng vấn đề đã nêu ở trên. Dưới đây là cách mà từng nhóm tính năng được áp dụng vào thực tế vận hành hằng ngày của nhà trường.

• Gom toàn bộ dữ liệu thí sinh về một nền tảng CRM duy nhất

Vấn đề dữ liệu phân tán được xử lý ngay từ gốc bằng khả năng tích hợp webform và landing page trực tiếp vào hệ thống CRM. Mỗi khi thí sinh điền form trên website hoặc trên landing page của chiến dịch tuyển sinh, thông tin sẽ tự động chảy về kho dữ liệu tập trung mà nhân viên không cần nhập tay lại.

Bên cạnh đó, giải pháp tích hợp call và chat tập trung đảm bảo rằng mọi cuộc gọi đến tổng đài và mọi tin nhắn qua các kênh chat đều được ghi nhận trên cùng nền tảng CRM. Nhờ đó, nhân viên tuyển sinh chỉ cần truy cập một giao diện duy nhất là có thể xem toàn bộ danh sách thí sinh tiềm năng, bất kể thí sinh đó đến từ kênh nào.

• Quản lý hoạt động follow up tư vấn tuyển sinh có hệ thống

CRM tuyển sinh CloudUNI cho phép nhân viên lên lịch follow up, ghi nhận kết quả từng lần tương tác và theo dõi trạng thái từng hồ sơ thí sinh trên pipeline tuyển sinh. Mỗi thí sinh sẽ được gắn một trạng thái rõ ràng tương ứng với giai đoạn hiện tại trong quy trình: mới tiếp nhận, đã liên hệ lần đầu, đang cân nhắc, đã nộp hồ sơ hoặc đã nhập học.

Với cách quản lý này, không thí sinh nào bị bỏ quên giữa quy trình. Nhân viên tư vấn biết chính xác hôm nay mình cần gọi lại cho ai, thí sinh nào đã được tư vấn bước nào và bước tiếp theo cần làm gì. Hệ thống cũng hỗ trợ nhắc nhở tự động khi đến lịch follow up, giúp phòng tuyển sinh duy trì tốc độ phản hồi nhanh ngay cả trong giai đoạn cao điểm khi lượng thí sinh đổ về nhiều nhất.

• Tracking nguồn lead và UTM source cho từng chiến dịch

Nhờ tính năng tracking nguồn và UTM source được tích hợp sẵn trong CRM, mỗi thí sinh tiềm năng khi vào hệ thống đều tự động mang theo thông tin về kênh dẫn họ đến: đó là từ Facebook Ads, Google Ads, landing page cụ thể nào hay từ cuộc gọi đến tổng đài. Toàn bộ dữ liệu này được CRM ghi nhận tự động thông qua cơ chế kết nối giữa hệ thống với webform và các kênh thu lead đa kênh mà nhà trường đang sử dụng.

Từ đây, phòng tuyển sinh có thể nhìn vào báo cáo để biết chiến dịch nào tạo ra nhiều hồ sơ nhập học nhất và kênh nào đang có chi phí trên mỗi lead thấp nhất. Những thông tin này giúp ban lãnh đạo có căn cứ để phân bổ ngân sách marketing chính xác hơn cho các mùa tuyển sinh sau.

• Đo lường hiệu suất và năng lực chuyển đổi của phòng tuyển sinh

CRM tuyển sinh cung cấp cho ban lãnh đạo báo cáo hiệu suất chi tiết theo từng nhân viên tư vấn, bao gồm số lượng thí sinh được phân bổ, số lần liên hệ đã thực hiện, số hồ sơ chuyển đổi thành công và tỷ lệ chuyển đổi tổng thể. Ban lãnh đạo có thể truy cập tất cả các chỉ số này ngay trên dashboard mà không cần chờ bất kỳ ai tổng hợp thủ công.

Khi đã có dữ liệu minh bạch và cập nhật liên tục, nhà trường có đủ căn cứ để đánh giá đúng năng lực của từng thành viên trong đội ngũ tuyển sinh. Dựa trên kết quả đó, ban lãnh đạo có thể phân bổ thí sinh phù hợp hơn cho từng nhân viên hoặc tổ chức đào tạo bổ sung cho những người cần cải thiện kỹ năng tư vấn.

Giải pháp của CloudGO đã giải quyết được 4 vấn đề mấu chốt trong hạng mục này

4. “Trái ngọt” sau chuyển đổi số: Những chuyển biến tích cực trong vận hành

Sau khi triển khai CRM tuyển sinh CloudUNI kết hợp tích hợp đa kênh, Trường Cao Đẳng Sài Gòn ghi nhận những thay đổi rõ rệt trong cách phòng tuyển sinh vận hành hằng ngày:

Nhìn chung, nhà trường đã vận hành hệ thống ổn định và quy trình tuyển sinh được số hóa xuyên suốt từ bước tiếp nhận thí sinh cho đến bước theo dõi kết quả chuyển đổi. Phòng tuyển sinh không còn phụ thuộc vào các công cụ rời rạc nữa mà thay vào đó, toàn bộ đội ngũ làm việc trên cùng một nền tảng với dữ liệu liên thông giữa các bước.

5. Vì sao CloudGO là đối tác chiến lược được Trường Cao Đẳng Sài Gòn tin tưởng?

Trên thị trường có không ít giải pháp CRM phục vụ lĩnh vực giáo dục, từ phần mềm quốc tế đến công cụ phát triển trong nước. Tuy nhiên, với một trường cao đẳng có quy trình tuyển sinh đa kênh và khối lượng thí sinh lớn mỗi mùa, việc chọn đúng đối tác công nghệ không chỉ phụ thuộc vào danh sách tính năng. Mức độ am hiểu đặc thù ngành giáo dục và khả năng đồng hành dài hạn mới là yếu tố quyết định. Ba lý do dưới đây giải thích vì sao nhà trường chọn triển khai cùng CloudGO.

1. Giải pháp được thiết kế riêng cho ngành giáo dục. CloudUNI không phải là CRM phổ thông được gắn thêm vài trường dữ liệu cho có, mà là giải pháp đã được tùy chỉnh sẵn về quy trình, giao diện và báo cáo theo đúng đặc thù tuyển sinh. Nhờ vậy, nhà trường không mất thời gian xây dựng từ đầu mà có thể triển khai nhanh, và nhân viên cũng dễ dàng làm quen với hệ thống ngay từ những ngày đầu sử dụng .
2. Tất cả các kênh tích hợp trên cùng một nền tảng. Thay vì phải dùng riêng một phần mềm tổng đài, một công cụ chat và một hệ thống webform, nhà trường chỉ cần vận hành trên một CRM duy nhất đã kết nối sẵn với tất cả các kênh đó. Dữ liệu từ mọi điểm chạm với thí sinh đều tự động đổ về một nơi, và đội ngũ tuyển sinh chỉ cần thao tác trên một giao diện cho toàn bộ công việc hằng ngày .
3. Uy tín từ hơn 15 năm kinh nghiệm phục vụ hơn 2.500 doanh nghiệp. CloudGO đã đồng hành cùng nhiều đơn vị trong lĩnh vực giáo dục, từ trường quốc tế liên cấp đến trung tâm đào tạo, trường cao đẳng và đại học. Kinh nghiệm triển khai thực tế tại các đơn vị cùng ngành giúp nhà trường yên tâm hơn khi lựa chọn.

CloudUNI là giải pháp CRM phù hợp cho các trường Đại học, Cao đẳng

Nếu đơn vị của bạn đang xử lý thông tin thí sinh trên nhiều kênh rời rạc, chưa đo lường được hiệu quả từng kênh marketing hay chưa có công cụ đánh giá năng lực đội ngũ tuyển sinh, câu chuyện của Trường Cao Đẳng Sài Gòn có thể là gợi ý hữu ích.

Khám phá giải pháp CRM theo ngành để tìm phiên bản phù hợp nhất với lĩnh vực của bạn. Đăng ký dùng thử miễn phí tại đây

CloudGO – Giải pháp CRM & AI chuyên sâu theo ngành

• Hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn