CloudUNI chuẩn hóa tuyển sinh và hỗ trợ sinh viên chương trình liên kết quốc tế cho Viện Đào tạo Quốc tế (UEB - SITE

Tuyển sinh chương trình liên kết quốc tế có đặc thù khác biệt hoàn toàn so với tuyển sinh đại trà: thí sinh cần nhiều thời gian cân nhắc hơn, đặt nhiều câu hỏi hơn và yêu cầu chất lượng tư vấn cao hơn trước khi ra quyết định. Sau khi nhập học, sinh viên lại tiếp tục phát sinh nhiều sự vụ đặc thù liên quan đến trường đối tác nước ngoài mà các quy trình hỗ trợ thông thường chưa đủ đáp ứng. Nhận ra hai thách thức đó, UEB-SITE quyết định triển khai CloudUNI của CloudGO để vận hành toàn bộ hành trình từ thí sinh đến sinh viên trên một nền tảng duy nhất.

1. Viện Đào tạo Quốc tế (UEB - SITE)

Viện Đào tạo Quốc tế (SITE - School of International Training and Education) trực thuộc Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội (UEB). Với gần 20 năm đào tạo đại học và sau đại học chính quy liên kết quốc tế, UEB-SITE là đơn vị đào tạo chương trình liên kết quốc tế hàng đầu tại ĐHQGHN.

Điểm khác biệt cốt lõi của UEB-SITE nằm ở mô hình "Học tại Việt Nam, nhận bằng cử nhân chuẩn Mỹ": sinh viên theo học chương trình liên kết với Đại học Troy (Troy University) và Đại học St. Francis (University of St. Francis) tại Hoa Kỳ, nhận bằng cử nhân do hai trường đại học Mỹ cấp và được Bộ Giáo dục và Đào tạo Việt Nam công nhận, với chi phí tối ưu hơn nhiều so với du học trực tiếp. Đội ngũ tư vấn tuyển sinh của UEB-SITE đã nhận chứng chỉ tư vấn viên từ cả hai đại học đối tác Mỹ, đảm bảo chất lượng tư vấn theo đúng tiêu chuẩn quốc tế.

Viện Đào tạo Quốc tế (UEB - SITE)

2. Bức tranh vận hành của Viện Đào tạo Quốc tế (UEB - SITE) trước khi triển khai CloudUNI

Trước khi triển khai CloudUNI, UEB-SITE đang đối mặt với ba vấn đề cụ thể trong vận hành tuyển sinh và hỗ trợ sinh viên.

• Về quản lý dữ liệu và quy trình tuyển sinh: Thí sinh tiếp cận qua nhiều kênh khác nhau gồm website tuyển sinh, Zalo OA, SMS, fanpage và các sự kiện tư vấn trực tiếp nhưng dữ liệu chưa được tổng hợp về một nơi tập trung. Với đặc thù của chương trình liên kết quốc tế là chu kỳ cân nhắc của thí sinh thường kéo dài từ vài tuần đến vài tháng do học phí và yêu cầu tiếng Anh cao hơn chương trình thông thường, việc thiếu hệ thống theo dõi hành trình thí sinh tập trung khiến nhiều cơ hội tuyển sinh bị bỏ lỡ giữa chừng.
• Về đo lường hiệu quả marketing tuyển sinh: UEB-SITE triển khai các chiến dịch truyền thông đa kênh trong mùa tuyển sinh nhưng không có công cụ theo dõi chiến dịch nào đang thực sự chuyển đổi từ thí sinh quan tâm sang hồ sơ đăng ký xét tuyển. Trong bối cảnh cạnh tranh tuyển sinh ngày càng gay gắt, việc phân bổ ngân sách marketing thiếu căn cứ dữ liệu là bất lợi đáng kể.
• Về hỗ trợ sinh viên sau nhập học: Sinh viên chương trình liên kết quốc tế có nhiều câu hỏi đặc thù liên quan đến chương trình học tiếng Anh, thủ tục với trường đối tác Mỹ, cơ hội trao đổi quốc tế và điều kiện chuyển tiếp du học. Các sự vụ này được tiếp nhận qua nhiều kênh rời rạc và chưa có hệ thống theo dõi trạng thái xử lý tập trung, dẫn đến sinh viên phải liên hệ nhiều lần và trải nghiệm hỗ trợ thiếu nhất quán.

3. Cách CloudUNI tháo gỡ từng điểm nghẽn của Viện Đào tạo Quốc tế (UEB - SITE)

CloudGO đề xuất triển khai CloudUNI, giải pháp CRM được cấu hình phù hợp với đặc thù tuyển sinh và vận hành của chương trình đào tạo liên kết quốc tế. Tám tính năng được triển khai đồng thời để giải quyết lần lượt từng điểm nghẽn.

• Quản lý dữ liệu học sinh đa kênh tổng hợp toàn bộ thông tin thí sinh từ mọi điểm tiếp nhận về một hồ sơ duy nhất trong CloudUNI. Dù thí sinh liên hệ qua kênh nào và ở giai đoạn nào trong quá trình cân nhắc, đội ngũ tư vấn đều có đầy đủ lịch sử tương tác để tiếp nối tự nhiên mà không cần hỏi lại thông tin đã cung cấp trước đó.
• Quản lý quy trình tư vấn tuyển sinh số hóa toàn bộ hành trình của thí sinh từ giai đoạn tiếp cận ban đầu, tư vấn chi tiết về chương trình và chi phí, nộp hồ sơ xét tuyển cho đến xác nhận nhập học và bàn giao sang bộ phận hỗ trợ sinh viên. Pipeline tập trung cho phép đội ngũ tư vấn theo dõi đồng thời nhiều hồ sơ mà không bị bỏ sót ở bất kỳ giai đoạn nào.
• Quản lý các chiến dịch marketing cho phép lập kế hoạch, triển khai và theo dõi hiệu quả từng chiến dịch tuyển sinh theo thời gian thực. UEB-SITE biết chính xác chiến dịch nào và kênh nào đang dẫn về hồ sơ đăng ký thực sự, làm căn cứ tối ưu ngân sách truyền thông theo từng giai đoạn tuyển sinh.
• Quản lý các sự vụ sinh viên đa kênh tiếp nhận toàn bộ yêu cầu hỗ trợ từ sinh viên qua mọi kênh, tự động phân loại và gán cho đúng bộ phận xử lý. Trạng thái từng yêu cầu được theo dõi đến khi giải quyết hoàn tất, đặc biệt quan trọng với các thủ tục liên quan đến trường đối tác Mỹ vốn có nhiều bước xử lý song song.
• Tích hợp Website tuyển sinh kết nối trực tiếp kênh tiếp nhận thí sinh chính vào CloudUNI. Dữ liệu đăng ký tư vấn từ website được đẩy tự động vào hệ thống ngay khi thí sinh hoàn tất form, giảm thời gian phản hồi và loại bỏ nhập liệu thủ công.
• Tích hợp Zalo OA, ZNS, ZBS và SMS cho phép UEB-SITE gửi thông báo tuyển sinh, nhắc lịch sự kiện tư vấn, thông báo kết quả xét tuyển và các cập nhật chương trình đến thí sinh và sinh viên qua nhiều kênh nhắn tin tự động và có lịch trình, tận dụng các kênh liên lạc phổ biến nhất với đối tượng học sinh THPT và sinh viên hiện tại.
• Tích hợp Mini App cung cấp điểm truy cập tiện lợi để thí sinh đăng ký tư vấn và sinh viên theo dõi thông tin hỗ trợ ngay trên điện thoại mà không cần truy cập website riêng, phù hợp với thói quen sử dụng di động của nhóm đối tượng trẻ.
• Báo cáo phân tích tổng hợp tự động các chỉ số tuyển sinh và hỗ trợ sinh viên, bao gồm tỷ lệ chuyển đổi từ thí sinh tiếp cận sang hồ sơ xét tuyển, hiệu quả từng kênh marketing và chất lượng xử lý sự vụ sinh viên. Ban lãnh đạo theo dõi trực tiếp trên dashboard và có dữ liệu thực tế để cải tiến liên tục.

Với CloudUNI, UEB-SITE đã chuẩn hóa được toàn bộ quy trình tuyển sinh và hỗ trợ sinh viên chương trình liên kết quốc tế trên một nền tảng duy nhất, đảm bảo mỗi thí sinh tiềm năng được chăm sóc liên tục trong suốt hành trình cân nhắc dài và mỗi sinh viên nhập học được hỗ trợ nhất quán xuyên suốt quá trình học.

Nếu cơ sở giáo dục của bạn đang vận hành chương trình liên kết quốc tế hoặc các chương trình tuyển sinh đặc thù với chu kỳ tư vấn dài và yêu cầu hỗ trợ sinh viên chuyên sâu, CloudGO sẵn sàng tư vấn để đánh giá giải pháp phù hợp.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn