Cao đẳng Văn Lang Sài Gòn triển khai CloudUNI theo mô hình tuyển sinh là tuyển dụng

Tuyển sinh theo mô hình "Tuyển sinh là Tuyển dụng" đòi hỏi nhiều hơn việc chỉ tiếp cận đúng thí sinh mỗi hồ sơ cần được theo dõi và chăm sóc bài bản từ lần liên hệ đầu tiên đến khi xác nhận nhập học.

Đây là tiêu chuẩn Cao đẳng Văn Lang Sài Gòn đặt ra nhưng với dữ liệu thí sinh phân tán qua nhiều kênh và không có điểm tổng hợp, tiêu chuẩn đó khó đảm bảo trong thực tế vận hành.

Sau khi triển khai CloudUNI, VLSC lần đầu tiên có thể theo dõi toàn bộ hành trình thí sinh trên một nền tảng từ kênh tiếp cận đầu tiên đến trạng thái hồ sơ hiện tại.

1. Giới thiệu về Cao đẳng Văn Lang Sài Gòn

Cao đẳng Văn Lang Sài Gòn (VLSC) là cơ sở giáo dục nghề nghiệp kế thừa từ hệ sinh thái giáo dục của Trường Đại học Văn Lang, hiện tuyển sinh 38 ngành học với hơn 80% thời lượng thực hành và mạng lưới hơn 500 doanh nghiệp đối tác.

Điểm khác biệt cốt lõi của VLSC là mô hình "Tuyển sinh là Tuyển dụng" xem cơ hội việc làm sau tốt nghiệp là mục tiêu trọng tâm ngay từ khi sinh viên bước vào trường, với cam kết 100% sinh viên tốt nghiệp được giới thiệu việc làm.

Mô hình này đặt ra yêu cầu cao hơn với vận hành tuyển sinh: không chỉ cần tiếp cận đúng thí sinh mà còn cần theo dõi và chăm sóc bài bản từng hồ sơ từ lần liên hệ đầu tiên đến khi xác nhận nhập học. Đây chính là bài toán VLSC cần giải trước khi triển khai CloudUNI.

Cao đẳng Văn Lang Sài Gòn

2. Những điểm nghẽn VLSC gặp phải trong quản lý tuyển sinh và hỗ trợ sinh viên

Với đặc thù vận hành theo mô hình "Tuyển sinh là Tuyển dụng", VLSC cần đảm bảo không có thí sinh tiềm năng nào bị bỏ lỡ và mỗi sinh viên nhập học đều được hỗ trợ kịp thời trong suốt quá trình học.

Tuy nhiên trước khi triển khai CloudUNI, VLSC vẫn gặp nhiều điểm nghẽn trong quản lý tuyển sinh đa kênh và hỗ trợ sinh viên tập trung.

• Dữ liệu thí sinh phân tán, không có điểm tổng hợp

VLSC tiếp nhận thí sinh qua website tuyển sinh, Zalo OA và hotline nhưng dữ liệu từ mỗi kênh tồn tại độc lập, không được tổng hợp về một nơi.

Đội tư vấn không có công cụ theo dõi tiến trình từng hồ sơ theo từng giai đoạn. Thí sinh đang cân nhắc lựa chọn trường dễ bị bỏ lỡ chỉ vì không có ai biết họ đang ở bước nào và cần được follow up lúc nào.

• Ngân sách marketing chạy nhưng không biết kênh nào đang ra hồ sơ thật

VLSC triển khai nhiều chiến dịch tuyển sinh song song nhưng không có dữ liệu để đánh giá chiến dịch nào đang thực sự chuyển đổi thành hồ sơ xét tuyển.

Ngân sách tiếp tục được phân bổ thiếu căn cứ, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tuyển sinh mỗi mùa.

• Sự vụ sinh viên tiếp nhận rời rạc, không theo dõi được đến khi xử lý xong

Sau nhập học, sinh viên VLSC gửi phản ánh và yêu cầu hỗ trợ qua nhiều kênh khác nhau nhưng không có hệ thống nào theo dõi từng sự vụ từ lúc tiếp nhận đến khi giải quyết hoàn tất.

Sinh viên phải liên hệ nhiều lần cho cùng một vấn đề. Nhà trường không có dữ liệu để đánh giá chất lượng hỗ trợ theo thời gian.

3. CloudUNI giúp VLSC vận hành tuyển sinh theo mô hình Tuyển sinh là Tuyển dụng như thế nào?

Để giải quyết các điểm nghẽn trong quản lý tuyển sinh và hỗ trợ sinh viên, CloudUNI được triển khai theo hướng ưu tiên tổng hợp dữ liệu thí sinh đa kênh trước, sau đó chuẩn hóa pipeline tư vấn và tự động hóa quy trình tiếp nhận sự vụ trên cùng một nền tảng tập trung.

Tổng hợp dữ liệu thí sinh từ mọi kênh về một hồ sơ duy nhất

CloudUNI được kết nối trực tiếp với website tuyển sinh và Zalo OA của VLSC, giúp toàn bộ dữ liệu đăng ký được tự động đồng bộ vào hệ thống mà không cần nhập liệu thủ công.

Dù thí sinh liên hệ qua kênh nào, đội tư vấn vẫn nhìn thấy đầy đủ trên một hồ sơ duy nhất:

• Kênh tiếp cận đầu tiên
• Lịch sử tương tác
• Nội dung trao đổi
• Trạng thái tư vấn hiện tại

Điều này chấm dứt tình trạng dữ liệu thí sinh tồn tại rời rạc giữa nhiều kênh như trước.

Tổng hợp dữ liệu thí sinh từ mọi kênh về một hồ sơ duy nhất (hình mô phỏng)

Chuẩn hóa pipeline tư vấn tuyển sinh từ tiếp cận đến nhập học

Toàn bộ hành trình của thí sinh được số hóa theo từng giai đoạn từ tiếp cận, tư vấn ngành học, nộp hồ sơ xét tuyển đến xác nhận nhập học trên một pipeline tập trung trong CloudUNI.

Đội tư vấn có thể theo dõi:

• Thí sinh đang ở giai đoạn nào
• Ai cần được follow up
• Hồ sơ nào đang chờ xử lý
• Tiến độ tổng thể của đợt tuyển sinh

Ngay trên một màn hình mà không cần quản lý thủ công qua bảng tính.

Chuẩn hóa pipeline tư vấn tuyển sinh từ tiếp cận đến nhập học (hình mô phỏng)

Đo lường hiệu quả marketing theo từng chiến dịch và từng kênh

CloudUNI hỗ trợ VLSC lập kế hoạch, triển khai và theo dõi hiệu quả từng chiến dịch tuyển sinh theo thời gian thực.

Thay vì chờ tổng kết cuối đợt, đội marketing có thể theo dõi ngay trong quá trình triển khai:

• Chiến dịch nào đang mang về lượt đăng ký tư vấn
• Kênh nào đang chuyển đổi thành hồ sơ xét tuyển thực sự
• Ngân sách đang phân bổ có đúng hướng không

Điều này giúp VLSC tối ưu ngân sách marketing ngay trong đợt tuyển sinh thay vì sau khi đợt kết thúc.

Kiểm soát sự vụ sinh viên và theo dõi tiến độ xử lý realtime

CloudUNI tiếp nhận toàn bộ yêu cầu hỗ trợ từ sinh viên qua mọi kênh, tự động phân loại theo loại sự vụ và gán cho đúng bộ phận xử lý.

Trạng thái từng yêu cầu được theo dõi đến khi giải quyết hoàn tất. Sinh viên không cần liên hệ lại nhiều lần cho cùng một vấn đề.

Theo dõi toàn bộ chỉ số tuyển sinh và hỗ trợ qua dashboard tập trung

CloudUNI cung cấp hệ thống dashboard giúp ban lãnh đạo VLSC theo dõi:

• Tỷ lệ chuyển đổi từ thí sinh tiếp cận sang hồ sơ xét tuyển
• Hiệu quả từng kênh marketing
• Tiến độ xử lý sự vụ sinh viên
• Hiệu suất từng bộ phận hỗ trợ

Thay vì chờ tổng hợp thủ công cuối đợt, ban lãnh đạo theo dõi dữ liệu realtime để đưa ra quyết định kịp thời hơn.

Theo dõi toàn bộ chỉ số tuyển sinh và hỗ trợ qua dashboard tập trung (hình mô phỏng)

Sau khi triển khai CloudUNI, VLSC từng bước chuẩn hóa quy trình tuyển sinh và hỗ trợ sinh viên trên cùng một nền tảng vận hành tập trung phù hợp với mô hình "Tuyển sinh là Tuyển dụng" mà nhà trường theo đuổi.

Đội tư vấn có đầy đủ lịch sử tương tác trước mỗi cuộc gọi, trong khi bộ phận hỗ trợ sinh viên có thể chủ động theo dõi tiến độ xử lý từng sự vụ. Nhờ đó, không có thí sinh tiềm năng nào bị bỏ lỡ và không có sinh viên nào phải chờ đợi câu trả lời quá lâu.

Nếu cơ sở giáo dục của bạn đang quản lý tuyển sinh nhưng thiếu điểm tổng hợp dữ liệu thí sinh tập trung, gặp khó khăn trong việc đo lường hiệu quả từng kênh marketing hoặc quy trình hỗ trợ sinh viên đang phân tán giữa nhiều kênh CloudUNI có thể hỗ trợ chuẩn hóa toàn bộ quy trình tuyển sinh và vận hành hỗ trợ trên một nền tảng tập trung.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn