Trường Cao Đẳng Bách Khoa: Nâng tầm trải nghiệm thí sinh và vận hành số nhờ CRM CloudUNI & EMS ONE

Cuộc đua tuyển sinh giữa các trường cao đẳng tại Việt Nam ngày càng khốc liệt. Khi thí sinh có quá nhiều lựa chọn, trường nào phản hồi nhanh hơn, chăm sóc sát hơn và vận hành chuyên nghiệp hơn sẽ giành được lợi thế. Nhưng muốn làm được điều đó, nhà trường cần một hệ thống quản lý tuyển sinh đủ mạnh để kết nối dữ liệu, tự động hóa thông báo và đồng bộ với hạ tầng công nghệ sẵn có.

Trường Cao Đẳng Bách Khoa nhận ra điều này và quyết định triển khai CRM tuyển sinh CloudUNI cùng EMS ONE để đưa toàn bộ hoạt động tuyển sinh lên nền tảng số. Bài case study dưới đây ghi lại hành trình đó: từ những khó khăn ban đầu, giải pháp được áp dụng cho đến kết quả mà nhà trường đạt được sau khi vận hành hệ thống.

1. Trường Cao Đẳng Bách Khoa: Áp lực nâng tầm quản lý trước làn sóng tuyển sinh số

Trường Cao Đẳng Bách Khoa là cơ sở giáo dục nghề nghiệp chuyên đào tạo nhiều chuyên ngành kỹ thuật và dịch vụ, phục vụ nhu cầu học nghề của học sinh tốt nghiệp THPT và người lao động muốn nâng cao trình độ. Với lượng thí sinh quan tâm ngày càng lớn qua mỗi mùa tuyển sinh, nhà trường cần một cách quản lý chuyên nghiệp hơn để không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào.

2. 3 Thách thức cốt lõi khiến quy trình tuyển sinh truyền thống bị "nghẽn mạch"

Trường Cao Đẳng Bách Khoa không thiếu thí sinh quan tâm, nhưng cách quản lý hoạt động tuyển sinh tại thời điểm đó chưa theo kịp quy mô và tốc độ tăng trưởng. Ba vấn đề cốt lõi dưới đây chính là động lực thôi thúc nhà trường tìm kiếm một giải pháp công nghệ phù hợp.

Hoạt động tuyển sinh thiếu một hệ thống quản lý xuyên suốt

Toàn bộ quy trình tuyển sinh, từ bước tiếp nhận thông tin thí sinh, phân bổ cho nhân viên tư vấn, theo dõi tiến trình hồ sơ cho đến xác nhận nhập học, đều được xử lý thủ công qua nhiều công cụ rời rạc. Nhân viên tuyển sinh ghi chép trên file Excel hoặc sổ tay cá nhân, trong khi ban quản lý thì rất khó nắm được bức tranh tổng thể: bao nhiêu thí sinh đang ở giai đoạn nào, ai chưa được liên hệ và đâu là điểm nghẽn khiến hồ sơ bị ách lại. Khi không có một hệ thống tập trung, mỗi nhân viên làm theo cách riêng của mình và dữ liệu bị cắt khúc giữa các bước trong quy trình.

Thông báo đến thí sinh và phụ huynh chưa đồng bộ giữa các kênh

Trong suốt hành trình từ lúc đăng ký tìm hiểu đến khi nhập học chính thức, thí sinh cần nhận nhiều loại thông báo khác nhau: xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ, lịch phỏng vấn hoặc kiểm tra, kết quả xét tuyển và hướng dẫn thủ tục nhập học. Trước đây, nhà trường gửi các thông báo này bằng tay qua từng kênh riêng lẻ mà không có sự phối hợp giữa các kênh với nhau. Có thí sinh nhận được tin nhắn Zalo nhưng lại không nhận email, và cũng có trường hợp thông báo bị gửi trễ hoặc bỏ sót vì nhân viên quên cập nhật trạng thái hồ sơ. Sự thiếu đồng bộ này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của thí sinh ngay từ những điểm chạm đầu tiên với nhà trường.

Hệ thống CPN nội bộ chưa kết nối được với quy trình tuyển sinh

Trường Cao Đẳng Bách Khoa đã vận hành hệ thống CPN để phục vụ các nghiệp vụ nội bộ từ trước đó. Tuy nhiên, hệ thống này hoạt động hoàn toàn độc lập và không liên thông với quy trình tuyển sinh. Khi thí sinh hoàn tất thủ tục nhập học, nhân viên phải nhập lại toàn bộ thông tin từ đầu vào hệ thống CPN, và cách làm này vừa gây trùng lặp dữ liệu vừa tốn thời gian. Bất kỳ thay đổi nào ở phía tuyển sinh cũng không tự động phản ánh sang CPN và ngược lại, nên nhà trường rất khó quản lý thông tin sinh viên liền mạch từ giai đoạn tuyển sinh sang giai đoạn đào tạo.

Giải pháp CRM của CloudGO đã giải quyết dứt điểm 3 khó khăn của nhà trường

3. CRM CloudUNI & EMS ONE: Hệ sinh thái đột phá giúp số hóa và liên thông dữ liệu

Sau khi đánh giá nhu cầu thực tế, CloudGO phối hợp cùng nhà trường triển khai CRM tuyển sinh CloudUNI làm nền tảng chính, kết hợp EMS ONE và các tích hợp đa kênh để phủ kín toàn bộ quy trình. Mỗi vấn đề mà nhà trường đang gặp được giải quyết bằng một nhóm giải pháp cụ thể.

CRM CloudUNI đã số hóa toàn bộ quy trình tuyển sinh trên một nền tảng duy nhất

CRM tuyển sinh CloudUNI trở thành trung tâm điều phối mọi hoạt động tuyển sinh của nhà trường. Thí sinh đăng ký qua website tuyển sinh hoặc landing page đều được hệ thống tự động tiếp nhận và lưu trữ tập trung. Song song đó, tích hợp chat tập trung gom toàn bộ tin nhắn từ các kênh trò chuyện về cùng một giao diện, giúp nhân viên tư vấn không phải chuyển đổi liên tục giữa nhiều nền tảng.

Trên CRM, mỗi hồ sơ thí sinh được theo dõi theo từng giai đoạn trên pipeline tuyển sinh. Ban quản lý nhìn thấy ngay đang có bao nhiêu thí sinh ở mỗi bước, nhân viên nào đang phụ trách hồ sơ nào và hồ sơ nào cần được ưu tiên xử lý. Quy trình tuyển sinh từ bước tiếp nhận đến bước xác nhận nhập học được quản lý trên cùng một hệ thống thay vì phân tán trên nhiều file và nhiều công cụ như trước.

Đồng bộ thông báo đa kênh từ một nền tảng duy nhất

Vấn đề thông báo thiếu đồng bộ được xử lý khi CRM tuyển sinh kết hợp với EMS ONE. Nhà trường cấu hình các mốc thông báo quan trọng trong hành trình tuyển sinh: xác nhận tiếp nhận hồ sơ, nhắc lịch hẹn, thông báo kết quả xét tuyển, hướng dẫn nhập học. Khi hồ sơ thí sinh chuyển sang trạng thái mới trên CRM, hệ thống tự động gửi thông báo qua các kênh phù hợp mà không cần nhân viên thao tác thủ công từng kênh riêng lẻ.

Nhờ cơ chế này, thí sinh và phụ huynh nhận được thông tin đúng lúc, đúng nội dung. Nhà trường cũng kiểm soát được thông báo nào đã gửi, thông báo nào chưa, tránh tình trạng bỏ sót hoặc gửi trùng lặp.

Kết nối CRM tuyển sinh với hệ thống CPN hiện có

Thay vì buộc nhà trường thay đổi toàn bộ hạ tầng công nghệ, CloudGO thực hiện tích hợp giữa CRM tuyển sinh, EMS ONE và hệ thống CPN đang vận hành. Khi thí sinh hoàn tất thủ tục nhập học trên CRM, dữ liệu được đồng bộ sang hệ thống CPN mà không cần nhân viên nhập lại từ đầu. Thông tin sinh viên chảy liền mạch từ giai đoạn tuyển sinh sang giai đoạn quản lý đào tạo, loại bỏ tình trạng trùng lặp và đứt gãy dữ liệu giữa hai hệ thống.

Việc tích hợp này đặc biệt quan trọng vì nhà trường không phải bỏ đi hệ thống CPN mà mình đã đầu tư vận hành. CRM CloudUNI đóng vai trò bổ sung và kết nối, giúp dữ liệu lưu thông thống nhất trên toàn bộ hạ tầng công nghệ của trường.

Giải pháp CRM của CloudGO đã giải quyết dứt điểm 3 khó khăn của nhà trường

4. “Trái ngọt” chuyển đổi số: Vận hành trơn tru, trải nghiệm thí sinh nhất quán

Trường Cao Đẳng Bách Khoa ghi nhận sự thay đổi rõ nét trong cách phòng tuyển sinh làm việc hằng ngày sau khi hệ thống CRM, EMS ONE và các tích hợp đa kênh được đưa vào sử dụng.

Nhà trường vận hành hệ thống ổn định, phòng tuyển sinh chuyển từ phương thức quản lý thủ công sang quy trình số hóa đồng bộ. Dữ liệu thí sinh được ghi nhận xuyên suốt từ điểm chạm đầu tiên trên website cho đến khi thông tin được chuyển sang hệ thống CPN phục vụ giai đoạn đào tạo.

5. Vì sao CloudGO là đối tác chiến lược được Trường Cao Đẳng Bách Khoa lựa chọn?

Quyết định chọn đối tác công nghệ cho bài toán tuyển sinh không đơn giản là so sánh bảng giá hay đếm số tính năng. Trường Cao Đẳng Bách Khoa cần một đơn vị vừa hiểu nghiệp vụ giáo dục, vừa có năng lực tích hợp với hạ tầng đang vận hành mà không gây gián đoạn. Sau quá trình đánh giá, nhà trường xác định ba yếu tố then chốt dẫn đến quyết định hợp tác với CloudGO.

1. CRM "may đo" cho giáo dục thay vì giải pháp phổ thông gắn thêm nhãn ngành. CloudUNI được xây dựng sẵn quy trình tuyển sinh, trường dữ liệu đặc thù và báo cáo theo nghiệp vụ giáo dục. Nhà trường không cần mất hàng tháng để tùy chỉnh từ một CRM tổng quát, rút ngắn đáng kể thời gian triển khai.
2. Khả năng tích hợp với hệ thống sẵn có. Yêu cầu kết nối CRM với hệ thống CPN là bài toán mà không phải nhà cung cấp nào cũng đáp ứng được. CloudGO có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ tích hợp, đảm bảo dữ liệu liên thông giữa các hệ thống mà nhà trường không phải thay thế hạ tầng công nghệ đã đầu tư. Đây cũng là điểm mạnh mà CloudGO đã chứng minh qua hơn 15 năm phục vụhơn 2.500 doanh nghiệp thuộc nhiều ngành khác nhau.
3. Kinh nghiệm triển khai thực tế trong lĩnh vực giáo dục. CloudGO đã đồng hành cùng nhiều đơn vị đào tạo, từtrường quốc tế liên cấp đến trung tâm ngoại ngữ, trường cao đẳng và đại học. Mỗi dự án giáo dục tích lũy thêm hiểu biết về đặc thù ngành, giúp CloudGO tư vấn và triển khai sát với thực tế vận hành hơn.

Giải pháp CRM CloudUNI để dứt điểm vấn đề về tuyển sinh và chăm sóc học viên

Nếu trường của bạn đang quản lý tuyển sinh trên nhiều công cụ rời rạc, gửi thông báo thủ công qua từng kênh hay loay hoay kết nối hệ thống cũ với giải pháp mới, hành trình của Trường Cao Đẳng Bách Khoa cho thấy bài toán này hoàn toàn có lời giải.

Tìm hiểu thêm vềCRM tuyển sinh CloudUNI hoặc khám phá giải pháp thu lead đa kênh để tối ưu từ bước đầu tiên trong phễu tuyển sinh. Đăng ký dùng thử miễn phí tại đây

CloudGO – Giải pháp CRM & AI chuyên sâu theo ngành

• Hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn