HRC Education System: Chuyển đổi số toàn diện với giải pháp CRM tích hợp AI từ CloudGO

HRC Education System, đơn vị giáo dục có mạng lưới hoạt động rộng từ đào tạo liên thông đến tư vấn du học, đang tăng trưởng mạnh mẽ và cần một hệ thống vận hành đủ linh hoạt để vừa mở rộng quy mô, vừa giữ được sự cá nhân hóa trong chăm sóc học viên. Trước yêu cầu đó, HRC đã lựa chọn giải pháp CRM từ CloudGO để thiết lập một nền tảng quản trị tập trung, nơi toàn bộ quy trình marketing, tư vấn và chăm sóc khách hàng được kết nối và tối ưu trên cùng một hệ thống.

Bài toán vận hành trước chuyển đổi

Trước khi triển khai CRM, HRC vận hành trên nhiều nền tảng rời rạc, dẫn đến dữ liệu bị phân mảnh giữa các bộ phận. Đội ngũ marketing, tư vấn và chăm sóc khách hàng gặp khó khăn trong việc chia sẻ thông tin, gây ra chậm trễ và sai lệch trong quy trình xử lý hồ sơ. Hơn nữa, hành trình của học viên – từ khi để lại thông tin đến lúc đăng ký, học tập và sau đào tạo – không được quản lý thống nhất, dẫn đến trải nghiệm thiếu liền mạch.

Việc thiếu các công cụ tự động hóa khiến đội ngũ mất nhiều thời gian cho những thao tác thủ công như nhắc lịch, gửi thông tin hoặc tổng hợp báo cáo. Điều này đặc biệt gây áp lực khi số lượng hồ sơ tăng lên theo mùa tuyển sinh. Thêm vào đó, doanh nghiệp không thể đo lường hiệu quả tư vấn của từng nhân sự, khiến việc phân bổ nguồn lực và đào tạo nội bộ thiếu cơ sở dữ liệu đáng tin cậy.

Giải pháp từ CloudGO: Số hóa toàn diện theo hướng dữ liệu

CloudGO đã thiết kế và triển khai một hệ thống CRM chuyên biệt cho HRC, tập trung vào 3 trụ cột công nghệ quan trọng: quản trị khách hàng, tổng đài ảo và trợ lý AI thông minh.

Crm Cho markeitng – Bán hàng – CSKH

Nền tảng CRM cho phép HRC phân bổ khách hàng tự động theo từng nguồn như website, Zalo, Facebook hay hotline, đồng thời theo dõi trạng thái xử lý theo từng giai đoạn – từ tư vấn, gửi hồ sơ, thanh toán, chuyển đổi đến hậu mãi. Các kênh liên lạc như email, Zalo OA và SMS được tích hợp trực tiếp vào CRM, giúp đội ngũ dễ dàng tương tác và quản lý mọi trao đổi trong một giao diện duy nhất. Mỗi học viên sở hữu một hồ sơ điện tử thống nhất, lưu trữ toàn bộ lịch sử tư vấn, tài liệu đính kèm và các thông tin liên quan.

Tổng đài ảo tích hợp

Tổng đài ảo tích hợp cho phép đội ngũ HRC thực hiện cuộc gọi, ghi âm và cập nhật dữ liệu ngay trong CRM. Với hệ thống IVR linh hoạt, cuộc gọi được định tuyến theo chương trình học hoặc thị trường du học phù hợp. Bên cạnh đó, báo cáo chi tiết theo từng tư vấn viên giúp ban điều hành theo dõi năng suất làm việc, tỷ lệ phản hồi và thời gian xử lý trung bình, từ đó tối ưu hiệu quả nguồn lực.

AI Agent – Trợ lý ảo 24/7

Đặc biệt, AI Agent – trợ lý ảo hoạt động 24/7 đã giúp HRC tự động hóa việc phản hồi các câu hỏi thường gặp về điều kiện tuyển sinh, học phí, học bổng hay lộ trình hồ sơ. Công cụ này không chỉ hỗ trợ tiếp nhận thông tin sơ bộ từ khách hàng, mà còn được huấn luyện bằng chính dữ liệu thực tế và tài liệu đào tạo nội bộ, đảm bảo tính chính xác và đồng bộ khi trả lời.

Hiệu quả rõ rệt sau triển khai

Chỉ sau thời gian ngắn vận hành hệ thống mới, HRC đã ghi nhận một số kết quả đáng chú ý

• Tăng 45% năng suất tư vấn, nhờ tổng đài tích hợp và phân luồng lead tự động.

• Tăng 25% từ khách quan tâm sang đăng ký chính thức nhờ khả năng phản hồi nhanh và cá nhân hóa nội dung chăm sóc.

• Hơn 70% các câu hỏi cơ bản được AI Agent xử lý hoàn toàn tự động, giúp bộ phận CSKH tập trung vào những yêu cầu phức tạp hơn.

• Toàn bộ dữ liệu khách hàng được quản lý tập trung, truy xuất nhanh, chính xác.

Cam kết đồng hành cùng giáo dục

Dự án CRM giữa CloudGO và HRC Education không chỉ là triển khai công nghệ, mà là sự kết hợp giữa năng lực hệ thống và thấu hiểu đặc thù ngành giáo dục. CloudGO không đơn thuần cung cấp công cụ, mà trực tiếp đồng hành trong đào tạo đội ngũ, thiết kế quy trình và xây dựng văn hóa vận hành dựa trên dữ liệu.

Với nền tảng CRM mới, HRC đang từng bước chuyển đổi toàn diện mô hình hoạt động của mình từ vận hành rời rạc sang kết nối thống nhất, từ chăm sóc thủ công sang tự động hóa thông minh, từ quyết định cảm tính sang phân tích dựa trên dữ liệu. Đây không chỉ là một dự án công nghệ, mà là một quá trình tái định hình cách tiếp cận khách hàng và phát triển bền vững trong lĩnh vực giáo dục hiện đại.