Ma trận Eisenhower là gì? Ứng dụng ma trận hiệu quả giải quyết công việc “tồn đọng”

Bạn có thường xuyên cảm thấy quá tải với công việc? Bạn luôn bận rộn nhưng lại không đạt được hiệu quả như mong muốn? Nếu vậy, có lẽ bạn đang cần một công cụ để giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ một cách hợp lý. Ma trận Eisenhower chính là giải pháp mà bạn đang tìm kiếm

>>> Xem thêm:

Ma trận Eisenhower là gì? Bản chất của ma trận này như thế nào?

Ma trận Eisenhower, còn được gọi là Ma trận quan trọng - khẩn cấp, là một công cụ quản lý thời gian giúp sắp xếp và ưu tiên công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Được đặt theo tên của Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower, người nổi tiếng với khả năng ra quyết định hiệu quả, ma trận này giúp người dùng phân loại các nhiệm vụ vào bốn cấp độ khác nhau.

Bản chất của ma trận Eisenhower là việc xác định và phân loại công việc dựa trên hai tiêu chí:

1. Khẩn cấp: Những nhiệm vụ yêu cầu sự chú ý ngay lập tức, có thể có hậu quả nếu không thực hiện kịp thời.

2. Quan trọng: Những nhiệm vụ có tác động lớn đến mục tiêu dài hạn và giá trị cá nhân hoặc tổ chức, nhưng không nhất thiết phải hoàn thành ngay lập tức.

ma trận eisenhower là gì?

04 cấp độ của ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian hiệu quả, giúp chúng ta phân loại các công việc dựa trên hai yếu tố: khẩn cấp và quan trọng. Ma trận này chia công việc thành 4 cấp độ:

Góc phần tư thứ nhất – Khẩn cấp và quan trọng

Góc phần tư đầu tiên là nơi dành cho các nhiệm vụ cần phải được giải quyết ngay lập tức vì tính chất khẩn cấp và quan trọng của chúng. Những công việc này thường chiếm khoảng 15 - 20% quỹ thời gian. Khi bạn gặp một nhiệm vụ cần thực hiện ngay lập tức vì nó có hậu quả rõ ràng và ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn, hãy đặt nó vào góc này.

việc khẩn cấp và quan trọng

Những nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu trong góc phần tư này có thể được chia thành:

• Các công việc bất ngờ xuất hiện mà bạn không thể dự đoán trước.

• Các công việc đã được lên lịch trước, thường có tính chất định kỳ hoặc lặp lại.

• Các công việc sắp đến hạn nhưng chưa hoàn thành.

Để quản lý hiệu quả những công việc này, hãy lập kế hoạch trước mỗi ngày, tuần, hoặc thậm chí mỗi tháng nếu cần. Áp dụng nguyên tắc "Eat That Frog" - hoàn thành công việc khó nhất trước tiên. Khi bạn hoàn thành những nhiệm vụ khó, nó sẽ tạo động lực và sự tự tin để tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ khác, đồng thời nâng cao tính kỷ luật trong công việc. Việc chủ động sắp xếp công việc sẽ giúp giảm rủi ro và mang lại kết quả tốt hơn.

Ví dụ:

• Viết một bài blog cần đăng vào ngày mai.

• Hoàn thành một đề xuất dự án.

• Trả lời email của khách hàng.

Góc phần tư thứ 2 – Quan trọng, không khẩn cấp

Góc phần tư thứ hai là nơi dành cho các nhiệm vụ quan trọng nhưng không cần thực hiện ngay lập tức, chiếm khoảng 60 – 65% thời gian. Vì những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn nhưng không có áp lực thời gian, bạn có thể lên lịch để thực hiện chúng sau khi đã giải quyết các nhiệm vụ ở góc phần tư thứ nhất.

Sử dụng các chiến lược quản lý thời gian như nguyên tắc Pareto hoặc phương pháp Pomodoro để hoàn thành nhiệm vụ trong góc này. Tuy nhiên, vì không có sự khẩn cấp, các nhiệm vụ này dễ bị trì hoãn hoặc lơ là, dẫn đến việc các công việc quan trọng có thể bị bỏ qua hoặc không hoàn thành kịp thời, gây ảnh hưởng đến tiến trình và thành công của mục tiêu dài hạn. Việc không rõ ràng thứ tự ưu tiên giữa các nhiệm vụ có thể khiến việc sử dụng thời gian và tài nguyên kém hiệu quả.

Quan trọng, không khẩn cấp

Ví dụ:

• Đăng ký một khóa học phát triển chuyên nghiệp.

• Tham dự một sự kiện kết nối.

• Cải thiện hoạt động cá nhân trong dự án.

Góc phần tư thứ 3 – Khẩn cấp, không quan trọng

Góc phần tư thứ ba chứa các nhiệm vụ cần được hoàn thành ngay lập tức nhưng không quan trọng đối với mục tiêu dài hạn, chiếm khoảng 10 – 15% thời gian. Ví dụ như đặt vé máy bay hoặc trả lời email không quan trọng.

Vì các nhiệm vụ này không đòi hỏi sự tham gia trực tiếp của bạn và không yêu cầu bộ kỹ năng cụ thể, bạn có thể ủy thác cho người khác. Việc ủy thác không chỉ giúp bạn quản lý khối lượng công việc mà còn tạo cơ hội cho nhóm phát triển kỹ năng. Đây là phương pháp phổ biến mà nhiều nhà quản lý áp dụng khi công việc quá tải.

Khẩn cấp, không quan trọng

Ví dụ:

• Tải lên các bài blog đã viết sẵn.

• Viết lại ghi chú cuộc họp.

• Xử lý các email không quan trọng.

Góc phần tư thứ 4 – Không khẩn cấp, không quan trọng

Các nhiệm vụ trong góc phần tư cuối cùng là những việc không quan trọng và không khẩn cấp, thường chiếm khoảng 5% quỹ thời gian. Những công việc này không đóng góp cho mục tiêu dài hạn và thường chỉ là các hoạt động gây xao lãng. Bạn có thể loại bỏ hoặc giảm thiểu thời gian dành cho chúng.

Những nhiệm vụ này không cần thiết và không góp phần vào mục tiêu dài hạn của bạn. Bạn nên giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn các hoạt động này để tập trung vào những việc thực sự quan trọng.
Ví dụ:

• Lướt mạng xã hội không mục đích.

• Uống cà phê tán gẫu.

Bằng cách phân loại các công việc thành bốn cấp độ dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng, bạn có thể dễ dàng xác định những việc cần ưu tiên và những việc có thể bỏ qua. Điều này giúp bạn tập trung vào các mục tiêu quan trọng, tránh quá tải và nâng cao hiệu suất làm việc. Ví dụ, một doanh nhân có thể sử dụng ma trận này để phân loại các cuộc họp, dự án và nhiệm vụ hàng ngày, nhờ đó dành thời gian cho những hoạt động mang lại giá trị cao nhất cho công việc và cuộc sống.

>>> Xem thêm: Tìm hiểu Timesheet là gì? Lý do Timesheet quan trọng với doanh nghiệp

05 phương pháp sử dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quả

Việc sử dụng hiệu quả ma trận Eisenhower không chỉ đơn thuần là phân loại công việc mà còn đòi hỏi một quy trình làm việc bài bản. 5 phương pháp dưới đây sẽ giúp bạn:

Lên danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành

Đây là bước cơ bản để có cái nhìn toàn diện về tất cả các nhiệm vụ và công việc phải đối mặt. Khi tạo danh sách, hãy ghi lại tất cả các nhiệm vụ, công việc, hoặc mục tiêu cần hoàn thành. Điều này giúp đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào và bạn có thể dễ dàng nhìn thấy tổng quan về khối lượng công việc của mình.

Lên danh sách các nhiệm vụ hoàn thành

Sau khi tạo danh sách, hãy phân loại các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và tính khẩn cấp. Những nhiệm vụ thuộc nhóm "quan trọng và khẩn cấp" cần được ưu tiên hàng đầu. Nhiệm vụ "quan trọng nhưng không khẩn cấp" có thể lên lịch thực hiện khi có thời gian. Nhiệm vụ "khẩn cấp nhưng không quan trọng" có thể ủy thác hoặc trì hoãn. Cuối cùng, nhiệm vụ "không quan trọng và không khẩn cấp" nên được loại bỏ khỏi danh sách.

>>> Doanh nghiệp có thể sử dụng CloudWORK tạo dự án, các tác vụ cần làm, các thông tin về dự án, liên hệ, tạo cuộc gọi, cuộc hẹn, comment theo dõi tiến độ, báo cáo dự án tổng quan trên một nền tảng.

Phân loại công việc bằng màu sắc

Việc sử dụng màu sắc để đánh dấu mức độ ưu tiên sẽ giúp theo dõi và phân loại công việc một cách dễ dàng hơn. Thường thì người ta sử dụng các màu như sau để phân loại theo ma trận Eisenhower:

• Quan trọng và khẩn cấp: Màu đỏ

• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Màu xanh dương

• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Màu xanh lá cây

• Không quan trọng và không khẩn cấp: Màu vàng

Phân loại công việc bằng màu sắc

Học cách từ chối

Xác định điều gì thực sự quan trọng: Hãy cân nhắc kỹ những gì bạn coi trọng trong công việc và cuộc sống, điều này sẽ giúp bạn nhận diện những nhiệm vụ cần ưu tiên.

Hiểu rõ giới hạn thời gian và khả năng của bản thân: Khi ai đó đề nghị bạn làm gì đó, hãy cân nhắc và rõ ràng về việc bạn có thể hoặc không thể làm.

Lịch sự nhưng kiên quyết: Khi từ chối, hãy thể hiện sự tôn trọng đồng thời giữ vững lập trường của mình.

Việc học cách từ chối là kỹ năng quan trọng trong việc quản lý thời gian. Bằng cách từ chối những yêu cầu không quan trọng hoặc không cấp thiết, bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung vào những mục tiêu quan trọng hơn.

Học cách từ chối

Loại bỏ những việc không cần thiết trước khi tập trung vào nhiệm vụ quan trọng

Nhiều người thường rơi vào tình huống dành thời gian cho những công việc không thực sự quan trọng, không mang lại nhiều giá trị. Điều này thường xảy ra do cảm giác không yên khi bỏ qua chúng, hoặc nghĩ rằng chỉ cần một ít thời gian là đủ. Tuy nhiên, việc này có thể khiến bạn bị chệch giờ và mất tập trung vào các công việc quan trọng hơn.

Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower giúp bạn phân loại công việc dựa trên tính quan trọng và khẩn cấp. Những công việc quan trọng và khẩn cấp cần được thực hiện trước tiên. Những công việc không quan trọng và không khẩn cấp nên bị loại bỏ hoặc trì hoãn. Việc này không phải là sự lười biếng mà là cách bạn rèn luyện kỹ năng phán đoán và ra quyết định. Loại bỏ những nhiệm vụ không quan trọng sẽ giúp bạn có thêm thời gian để tập trung vào những công việc mang lại giá trị cao hơn.

>>> Tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự hay Excel | Đâu là giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp

Đánh giá hiệu quả công việc và mức độ hoàn thành mục tiêu

Việc đánh giá kết quả công việc là một phần không thể thiếu trong quá trình quản lý thời gian. Điều này giúp bạn nhận ra những nhiệm vụ đã hoàn thành tốt, những nhiệm vụ cần cải thiện, và những việc cần được ưu tiên trong giai đoạn tiếp theo.
Với các công việc mang tính dài hạn, nên tiến hành đánh giá theo chu kỳ nhất định như hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý. Việc này đảm bảo rằng công việc của bạn đang đi đúng hướng và đáp ứng được các mục tiêu đề ra.

đánh giá hiệu quả công việc

Đối với những nhiệm vụ chưa đạt được hiệu quả mong đợi hoặc chưa hoàn thành, hãy lên kế hoạch và phân bổ nguồn lực để tiếp tục triển khai trong thời gian tới. Việc đánh giá thường xuyên sẽ giúp bạn quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn.

Việc quản lý thời gian là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự kiên trì và nỗ lực. Hãy nhớ rằng, ma trận Eisenhower chỉ là một công cụ hỗ trợ, thành công cuối cùng phụ thuộc vào sự quyết tâm và hành động của bạn.

Cách phân biệt nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng

Khẩn cấp và quan trọng có vẻ giống nhau, nhưng khi phân tích chúng theo nguyên tắc Eisenhower, sự khác biệt giữa hai từ này là rất quan trọng. Việc phân biệt giữa khẩn cấp và quan trọng trong Ma trận Eisenhower có thể giúp bạn xác định nhiệm vụ nào nên thực hiện và nhiệm vụ nào có thể được các thành viên khác trong nhóm xử lý tốt hơn.

Nhiệm vụ khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức của bạn. Khi có việc gì đó khẩn cấp, nó phải được thực hiện ngay bây giờ và sẽ có những hậu quả rõ ràng nếu bạn không hoàn thành những nhiệm vụ này trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là những nhiệm vụ bạn không thể tránh khỏi và bạn càng trì hoãn những nhiệm vụ này lâu thì bạn càng có nhiều khả năng gặp phải căng thẳng, điều này có thể dẫn đến kiệt sức.

Ví dụ về các nhiệm vụ khẩn cấp có thể bao gồm:

• Hoàn thành một dự án với thời hạn chót vào phút chót

• Xử lý yêu cầu khẩn cấp của khách hàng

• Sửa đường ống bị vỡ trong căn hộ của bạn

Phân biệt nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng

Những nhiệm vụ quan trọng có thể không yêu cầu bạn phải chú ý ngay lập tức nhưng những nhiệm vụ này sẽ giúp bạn đạt được những mục tiêu dài hạn của mình. Chỉ vì những nhiệm vụ này ít khẩn cấp hơn không có nghĩa là chúng không quan trọng. Bạn sẽ cần lập kế hoạch chu đáo cho những nhiệm vụ này để có thể sử dụng tài nguyên của mình một cách hiệu quả.

Ví dụ về các nhiệm vụ quan trọng có thể bao gồm:

• Lập kế hoạch cho một dự án dài hạn

• Mạng lưới chuyên nghiệp để xây dựng cơ sở khách hàng

• Các công việc thường xuyên và dự án bảo trì

Khi bạn biết cách phân biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng, bạn có thể bắt đầu chia nhiệm vụ của mình thành bốn góc phần tư của Ma trận Eisenhower.

Những lợi ích tuyệt vời của ma trận Eisenhower

Lợi ích của việc sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian cho cá nhân và doanh nghiệp:

Sử dụng ma trận Eisenhower giúp tăng cường hiệu suất công việc: Quản lý thời gian một cách khoa học giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn mà vẫn đảm bảo chất lượng. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của từng cá nhân và giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng.

Phân bổ thời gian hiệu quả: Ma trận giúp bạn sắp xếp thời gian hợp lý cho các nhiệm vụ. Bạn có thể phân chia công việc theo thứ tự ưu tiên, từ những việc cần thực hiện ngay đến những việc có thể trì hoãn. Nhờ vậy, bạn có thể dành thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng, tránh lãng phí thời gian cho những công việc không cần thiết.

Xác định mục tiêu rõ ràng: Qua việc tổ chức công việc và thời gian một cách hợp lý, cá nhân và doanh nghiệp có thể xác định rõ ràng các mục tiêu cần đạt được. Điều này không chỉ tạo động lực hoàn thành nhiệm vụ mà còn giúp theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

Giảm căng thẳng, nâng cao hiệu quả: Khi không phải lo lắng về những nhiệm vụ sắp đến hạn, bạn sẽ cảm thấy thư thái và ít căng thẳng hơn. Tinh thần tốt sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, tránh tình trạng quá tải, mệt mỏi, và chán nản, giúp duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Ma trận eisenhower

Lưu ý khi áp dụng ma trận Eisenhower trong quản lý thời gian

• Phân biệt rõ giữa quan trọng và khẩn cấp: Để tránh lãng phí thời gian và nguồn lực vào những nhiệm vụ không liên quan đến mục tiêu, bạn cần hiểu rõ sự khác biệt giữa công việc quan trọng và khẩn cấp. Công việc quan trọng có tác động lâu dài đến mục tiêu và giá trị của tổ chức, trong khi công việc khẩn cấp đòi hỏi phải hoàn thành ngay lập tức để tránh hậu quả tiêu cực.
• Xác định mục tiêu rõ ràng: Khi có mục tiêu cụ thể, bạn sẽ biết rõ nhiệm vụ nào cần ưu tiên để đạt được mục tiêu đó. Ngược lại, nếu không có mục tiêu, bạn có thể dễ dàng lạc hướng và dành thời gian cho những việc không quan trọng.
• Thiết lập thời gian cho từng nhiệm vụ: Đặt ra khung thời gian cụ thể cho mỗi nhiệm vụ giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn và không bị xao nhãng bởi các yếu tố bên ngoài. Đây cũng là cách để đánh giá mức độ khẩn cấp của mỗi công việc. Nếu không thiết lập thời gian, bạn có thể dễ bị cuốn vào những công việc không quan trọng hoặc trì hoãn, khiến việc đạt mục tiêu ban đầu trở nên khó khăn.
• Theo dõi và cập nhật thường xuyên: Vì tình hình công việc có thể thay đổi, nên việc theo dõi và cập nhật các nhiệm vụ thường xuyên là cần thiết. Điều này giúp bạn điều chỉnh mức độ ưu tiên, xác định các nhiệm vụ mới và loại bỏ những công việc không còn cần thiết khỏi ma trận.

>>> Khám phá ngay: Chấm công là gì? Đã đến lúc doanh nghiệp nên sử dụng phương thức chấm công hiện đại hơn

Tạm kết

Như vậy, chúng ta đã cùng nhau khám phá cách ứng dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả. Bằng việc phân loại công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng, chúng ta có thể tập trung vào những nhiệm vụ thực sự cần thiết, từ đó tăng năng suất làm việc và đạt được nhiều mục tiêu hơn. Ma trận Eisenhower không chỉ là một công cụ, mà còn là một phương pháp tư duy giúp chúng ta sắp xếp cuộc sống một cách khoa học và hiệu quả hơn