Thúc đẩy khả năng quản lý hiệu quả hơn với mẫu bảng phân chia công việc nhóm khoa học

Lãnh đạo giỏi không phải là người làm tất cả công việc, mà là người biết trao quyền để cả đội cùng phát triển. Chìa khóa để quản lý đội nhóm là biết cách biến mỗi cá nhân thành một phần quan trọng của bức tranh lớn hơn.

Đừng để đoàn đội của bạn lơ là với công việc nhóm, hãy thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của họ thông qua những nguyên tắc và cách thức thiết lập mẫu bảng phân chia công việc nhóm hiệu quả dưới đây.

>>> Xem thêm: Chiến lược mới cho việc thay thế quản lý công việc bằng Excel

Tại sao cần thiết lập bảng phân chia công việc trong một nhóm?

“Công việc nhóm” một cụm từ tuy quen thuộc nhưng luôn đem lại “cảm giác áp lực” cho đại đa số mọi người. Bởi lẽ việc hoạt động và phân công trách nhiệm trong nhóm luôn là vấn đề đau đầu cho các nhà quản lý/trưởng nhóm. Các trưởng nhóm phải hội tụ đủ các kỹ năng và yếu tố lãnh đạo cần thiết để thực hiện việc quản lý và phân chia công việc đội nhóm, để đảm bảo quá trình làm việc nhóm được diễn ra công bằng và hiệu quả nhất.

Vậy tại sao cần có một bảng phân chia công việc rõ ràng cho các thành viên trong một nhóm thì quá trình làm việc mới trở nên hiệu quả? Điều này nói lên điều gì?

Tại sao cần thiết lập bảng phân chia công việc trong một nhóm?

Thứ nhất, công việc mang tính chất đội nhóm là công việc cần lượng lớn nguồn nhân lực và thời gian phối hợp với nhau để hoàn thành, công việc nhóm khác với công việc cá nhân, một người không thể nào hoàn thành tất cả các tasks có trong công việc nhóm. Các thành viên trong nhóm thường coi trách nhiệm cho việc đảm bảo tiến độ công việc nhóm là của nhóm trưởng vì thế họ có xu hướng lơ là với công việc và điều này càng cho thấy việc xuất hiện của bảng phân chia công việc nhóm là cần thiết để giảm bớt gánh nặng công việc cho nhà quản lý.

Liên hệ với lý do thứ nhất, nói về tinh thần trách nhiệm của mỗi thành viên đối với công việc nhóm, chúng ta có lý do thứ hai để trả lời cho câu hỏi vì sao cần có bảng phân chia công việc. Bảng phân chia công việc sẽ là công cụ thể hiện trực quan phần trách nhiệm của mỗi người trong quá trình thực hiện và hoàn thiện dự án, đồng thời nó cũng là căn cứ để xét duyệt đến mức độ đóng góp và hợp tác của các thành viên, từ đó có những biện pháp thưởng/phạt hợp lý.

Và cuối cùng, lý do thứ ba cần có bảng phân chia công việc nhóm là để tăng tính công bằng, minh bạch trong quá trình làm việc, với bảng công việc được công khai sẽ hạn chế được các tình trạng “lười nhác”, “thiên vị”, góp phần nâng cao tính kỷ luật tại môi trường công sở.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc như thế nào là “thỏa mãn” nhu cầu của doanh nghiệp?

Nguyên tắc khi thiết lập bảng phân chia công việc nhóm

Với mục đích nêu cao tinh thần trách nhiệm của các thành viên trong một nhóm với công việc và tăng tính công bằng tại nơi công sở, việc thiết lập bảng phân chia công việc nhóm cần tuân thủ các nguyên tắc như sau:

1. Người trưởng nhóm cần công tư phân minh, không lạm dụng chức quyền để thiên vị cho bất kỳ cá nhân nào.

2. Bảng phân chia công việc nhóm cần được công khai, minh bạch cho tất cả các thành viên trong nhóm.

3. Lượng công việc cần được phân chia đồng đều, quá trình phân chia cần linh hoạt, khuyến khích sự hợp tác đa dạng giữa các thành viên.

4. Nên phân công công việc phù hợp với năng lực của các thành viên để phát huy tối đa các thế mạnh.

5. Bảng phân công phải được trình bày cụ thể, chi tiết các công việc và thời hạn hoàn thành, đồng thời phải rõ ràng và dễ hiểu.

Việc tuân thủ các nguyên tắc này sẽ giúp bảng phân chia công việc nhóm trở nên hiệu quả, tạo nền tảng cho sự phối hợp và đạt được kết quả tối ưu.

Luôn có những nguyên tắc khi lập bảng phân chia công việc nhóm

Một số mẫu bảng phân chia công việc nhóm

Mẫu bảng phân chia công việc cơ bản

Mẫu bảng phân chia công việc nhóm chi tiết

Mẫu bảng phân chia công việc nhóm theo phương pháp Kanban

Kanban là thuật ngữ có nguồn gốc từ Nhật Bản và được sử dụng lần đầu tiên bởi hãng xe Toyota. Trong tiếng Nhật, Kanban mang ý nghĩa là “bảng thông tin”, nhưng để nói cụ thể hơn thì từ “kan” mang hàm ý là “thẻ” còn từ “ban” có nghĩa là “tín hiệu”. Phương pháp Kanban giúp doanh nghiệp kiểm soát những gì được sản xuất, số lượng cũng như là thời gian với nhiệm vụ là đảm bảo việc sản xuất sẽ diễn ra chính xác như những yêu cầu đã được đề ra.

>> Tìm hiểu thêm về phương pháp Kanban và cách thức ứng dụng phương pháp hiệu quả tại đây

Dựa theo phương pháp Kanban, CloudGO đã phát triển phần mềm CloudWORK - Giải pháp quản lý dự án chuyên nghiệp theo mô hình Kanban view.

CloudWORK với màn hình Kanban view

Nhân viên có thể dễ dàng tạo lịch làm việc theo ngày, tuần, tháng cho bản thân. Đặc biệt, hệ thống có thể theo dõi tất cả các loại dữ liệu có kiểu ngày tháng trên màn hình “Lịch của tôi” ví dụ như ngày bắt đầu dự án, ngày ký kết hợp đồng, ngày đặt hàng, ngày sinh nhật liên hệ, ngày thành lập công ty,… không chỉ đơn thuần là ngày bắt đầu của lịch hẹn, lịch gọi hay tác vụ như các chức năng lịch thông thường.

>>> Dùng thử miễn phí trong vòng 14 ngày tại đây

Mẫu bảng phân chia công việc trong lĩnh vực truyền thông, sự kiện

Mẫu checklist công việc sự kiện

Mẫu timeline phân chia công việc trong sự kiện

>>>> Tham khảo thêm và tải về các mẫu bảng phân chia công việc nhóm tại đây

Những lưu ý trong quá trình làm việc theo bảng phân chia công việc nhóm

Để quá trình thiết lập bảng phân chia công việc nhóm được diễn ra có tính kỷ luật nhất, ngoài các nguyên tắc cần tuân thủ nêu trên, các trưởng nhóm/nhà quản lý cũng cần lưu ý thêm một số điều sau đây:

Sau khi công khai bảng phân chia công việc nhóm, cần có bảng quy tắc đi kèm, trong đó nên nêu rõ những hình thức thưởng/phạt đối với cá nhân thực hiện hoặc không thực hiện tốt công việc được giao, điều này nhằm đảm bảo lượng công việc được hoàn thành đúng tiến độ và nâng cao tinh thần trách nhiệm của các thành viên.

Bên cạnh đó, các trưởng nhóm cũng cần xây dựng một văn hóa nhóm đoàn kết, có sự tôn trọng lẫn nhau. Không chỉ trích gay gắt, thay vào đó là góp ý xây dựng, đồng thời cũng thường xuyên dành những lời động viên và công nhận với những cá nhân hoàn thành tốt công việc.

Nguyên tắc khi làm việc theo bảng phân chia công việc nhóm

Tạm kết

Khi thực hiện được những điều trên, đội nhóm của bạn sẽ không chỉ làm việc hiệu quả mà còn trở nên vững mạnh, tinh thần và sức sáng tạo trong công việc cũng được nâng cao. Hãy áp dụng ngay những mẫu bảng phân chia công việc nhóm và phần mềm hỗ trợ giúp quá trình phân chia công việc nhóm của bạn được hiệu quả và tối ưu.

TÌM HIỂU THÊM VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN, CSKH, VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP:

Phần mềm CRM

Phần mềm chăm sóc khách hàng

Phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý doanh nghiệp

Tổng đài voip giá rẻ