Cập nhật lần cuối: 23/10/2024 240 lượt xem

Chiến lược mới cho việc thay thế quản lý công việc bằng Excel

Bạn có đang quản lý công việc bằng Excel không? Công cụ này có đang là nỗi sợ và “nỗi ám ảnh công sở” của bạn chỉ vì không biết cách áp dụng vào quá trình quản lý công việc sao cho hiệu quả chưa? Đừng trốn tránh mà hãy đối diện với nỗi sợ đó vì trong thời đại số hóa như hiện nay luôn đòi hỏi những phương pháp quản lý và giải quyết công việc được tối ưu nhất.

Hãy biến Excel từ nỗi sợ thành người bạn đồng hành trong quản lý công việc của bạn bằng những thông tin hữu ích bên dưới

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc như thế nào là “thỏa mãn” nhu cầu của doanh nghiệp?

Excel - Người bạn đồng hành trong quản lý công việc

Excel là một công cụ quen thuộc với nhiều người và linh hoạt để quản lý công việc. Với các tính năng bảng tính, công thức và biểu đồ, Excel giúp người dùng tổ chức, theo dõi và phân tích công việc một cách hiệu quả. Hơn hết, Excel thường được coi là một công cụ sẵn có vì nó là một phần của Microsoft Office mà các doanh nghiệp hay thậm chí các cá nhân khi dùng máy tính đều mua kèm gói Office này.

Quản lý công việc bằng excel

Quản lý công việc bằng excel

Khi quản lý công việc bằng Excel, người dùng có thể thiết kế và tạo lập đa dạng các loại bảng để phục vụ nhiều mục đích khác nhau như: Quản lý dự án, quản lý nhân sự, quản lý công việc hàng ngày,...

Mẫu quản lý công việc cá nhân: Dành cho cá nhân muốn theo dõi công việc hàng ngày, có thể bao gồm các nhiệm vụ và tiến độ công việc.
Mẫu quản lý dự án: Cho các dự án phức tạp hơn với nhiều công việc, nhiều người tham gia. Bao gồm việc quản lý nhiệm vụ, thời gian, tài nguyên và báo cáo tiến độ.
Mẫu quản lý công việc theo thời gian cụ thể: Giúp bạn theo dõi nhiệm vụ hàng ngày/tuần, lập kế hoạch và đánh giá công việc vào cuối mỗi cột mốc thời gian đề ra.

Hơn hết, với tư cách như một người bạn đồng hành của dân công sở trong quản lý công việc, chúng ta còn có thể mở rộng khả năng quản lý công việc của mình thông qua nhiều tính năng khác của Excel như:

Sơ đồ Gantt là một công cụ thể hiện thời gian bắt đầu và kết thúc của một công việc, khi áp dụng cho một dự án có nhiều đầu việc, nó sẽ là danh sách các chuỗi công việc có tính liên kết với nhau, cụ thể là ngày kết thúc của đầu việc này sẽ là ngày bắt đầu của đầu việc khác. Sơ đồ Gantt có thể dễ dàng thực hiện thông qua các phần mềm hỗ trợ như: Microsoft Project, Excel, Google Sheets,... Các bước cụ thể để thiết lập một sơ đồ Gantt là: Tạo dự án mới; Thiết lập thông tin dự án; Tùy biến lịch biểu; Tạo danh sách công việc; Thiết lập quan hệ giữa các công việc; Tạo báo cáo
Các hàm và công cụ phân tích để theo dõi tiến độ, tạo biểu đồ và báo cáo:Conditional Formatting (Định dạng các ô theo điều kiện để dễ dàng nhìn thấy các nhiệm vụ sắp đến hạn hoặc bị trễ); Data Validation (Sử dụng tính năng này để tạo danh sách thả xuống cho các cột như “Trạng thái” hoặc “Ưu tiên”, giúp dễ dàng nhập dữ liệu hơn); Pivot Table (Nếu có nhiều dữ liệu, bạn có thể sử dụng Pivot Table để tạo báo cáo và phân tích tiến độ công việc nhanh chóng); Filter và Sort (Dễ dàng lọc hoặc sắp xếp công việc theo trạng thái, ngày hoàn thành hoặc mức độ ưu tiên); Phân tích What-if (Mô phỏng các tình huống khác nhau để đưa ra quyết định tốt hơn); Sử dụng các phím tắt (Tăng tốc độ làm việc).

Việc kết hợp tất cả các hàm, công cụ và phím tắt sẽ giúp cho quá trình quản lý công việc bằng Excel của bạn, giảm thiểu lỗi, nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả hơn bao giờ hết vì nó sẽ tự động tính toán khi được gắn hàm công thức cụ thể, hay tự tạo lập thành các biểu đồ trực quan khi được cung cấp dữ liệu đầy đủ.

>> Xem thêm: Quản lý công việc bằng Google: Liệu có còn hiệu quả với mọi tổ chức?

Tuy nhiên khi quản lý công việc bằng Excel sẽ hạn chế cách bạn quản lý tối ưu hơn

Tuy biết cách vận dụng Excel vào quản lý công việc nhưng chắc rằng tất cả mọi người đã không ít lần gặp phải nhiều vấn đề trục trặc với công cụ này và một trong số đó chính là việc tự động sao lưu dữ liệu, sẽ ra sao nếu mọi kế hoạch được lập trong Excel đều chưa được lưu trữ nhưng máy tính của bạn gặp vấn đề dẫn đến việc phải tắt nguồn và khởi động lại, điều này khó tránh khỏi nhưng cũng rất thường xuyên xảy ra nhất là khi bạn đang hăng say cho việc lập kế hoạch mà quên bấm lưu sau mỗi lần cập nhật dữ liệu.

Hơn hết, việc quản lý công việc bằng Excel còn gặp rất nhiều hạn chế nhất là trong việc chia sẻ dữ liệu và đồng bộ hóa các thao tác trên cùng một tệp tin, quá trình sẽ bị kéo dài và phức tạp nếu bạn đang phải lập một báo cáo hoặc kế hoạch với nhóm, cần sự đóng góp của nhiều người và đặc biệt là báo cáo này cần phải được chỉnh sửa nhiều lần thông qua sự kiểm duyệt của cấp trên. Và cứ mỗi lần hoàn thành sau đó nhận được bản nhận xét yêu cầu chỉnh sửa từ cấp trên bạn đều phải tải đi tải lại những tập tin đó để biết được những điểm được yêu cầu sửa chữa, điều này sẽ làm quá trình càng phức tạp hơn và việc lưu trữ các tập dữ liệu cũng không được hiệu quả, khoa học và tối ưu.

Quản lý công việc bằng Google Sheet

Với sự phát triển của công nghệ thì ngày càng nhiều công cụ và giải pháp đổi mới, tân tiến hơn được ra đời, tiêu biểu là Google Sheet - một loại công cụ với các tính năng giống Excel nhưng hoạt động trực tuyến và có thể phát huy tốt hơn ở việc tự động sao lưu và chia sẻ dữ liệu dễ dàng, cụ thể:

Tính năng cộng tác trực tuyến: Nhiều người có thể cùng làm việc trên cùng một bảng tính. Ngoài ra, bạn còn không phải lo lắng về độ bảo mật của dữ liệu vì bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh quyền chỉnh sửa bằng cách chọn cấp quyền cho người khác xem, chỉnh sửa hoặc bình luận.
Tự động lưu trữ: Mọi thay đổi được tự động lưu và dễ dàng truy cập từ bất kỳ thiết bị nào. Việc lưu trữ trên đám mây giúp cho việc chia sẻ tài liệu với các đồng nghiệp hoặc thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

>> Tìm hiểu thêm: Kanban là gì? Công cụ mà CEO dùng quản lý công việc

Kết hợp với phần mềm để thấy rõ hiệu quả trong việc quản lý công việc

Việc quản lý công việc bằng Excel hay các công cụ miễn phí trực tuyến như Google Sheet tuy tiện lợi và tiết kiệm chi phí nhưng luôn bị hạn chế nhiều tính năng, nhất là khi doanh nghiệp của bạn đang cần một giải pháp để quản lý công việc chuyên sâu. Hiệu được điều đó, CloudGO đã nghiên cứu và cho ra mắt giải pháp CloudWORK - một ứng dụng vừa tích hợp những tính năng của Excel vừa nâng cấp và tùy chỉnh theo nhu cầu chuyên biệt của từng doanh nghiệp.

CloudWORK - Giải pháp quản lý công việc, dự án tinh gọn. Với CloudWORK - phần mềm được tích hợp AI chuyên về việc giám sát và theo dõi thời gian hoàn thành dự án sẽ giúp các doanh nghiệp quản lý rủi ro dự án về thời gian và tiến trình thực hiện công việc, đồng thời theo dõi hiệu suất làm việc của các nhân viên trực thuộc công ty.

Quản lý công việc bằng phần mềm CloudWORK

CloudWORK cho phép nhà quản lý tạo dự án, add các nhân sự cùng làm dự án, cập nhật các file tài liệu, comment tiến độ dự án. Người quản lý có thể theo dõi được tác vụ dự án nào đã hoàn thành, chưa hoàn thành, trễ hạn và biết được nguyên nhân do đâu. Đồng thời có thể book lịch họp, tạo các cuộc gọi ngay trên phần mềm. Đặc biệt, tùy tình hình tiến độ công việc, dự án mà hệ thống sẽ tự động nhắc nhở, cảnh báo nhân viên bằng nhiều hình thức như notification/danh sách ngoài dashboard/email/SMS,… Với CloudWORK, doanh nghiệp có thể tải xuống các báo cáo phân tích trực quan, giúp đo lường hiệu quả công việc nhân sự.

>>> Dùng thử miễn phí trong vòng 14 ngày tại đây

Tham khảo những mẫu quản lý công việc bằng Excel ở đây

Như đã đề cập, Excel có thể được vận dụng để quản lý đa dạng các loại hình công việc, dự án với nhiều mục đích khác nhau. Dưới đây là mẫu bảng và hình ảnh minh họa về các file quản lý công việc bằng Excel:

Bảng quản lý công việc bằng excel theo tiến độ (Timeline)

STT	Công việc	Người phụ trách	Mức độ ưu tiên	Ngày bắt đầu	Ngày kết thúc	Tiến độ	Tình trạng	Vấn đề cần giải quyết
1	Nghiên cứu thị trường	Nguyễn Văn A	Cao	01/10/2024	05/10/2024	80%	Đang thực hiện	Cần thêm dữ liệu từ đối tác
2	Xây dựng kế hoạch kinh doanh	B	Trung bình	05/10/2024	10/10/2024	50%	Đang thực hiện	Chờ thông tin từ phòng Marketing
3	Lập kế hoạch marketing	C	Thấp	02/10/2024	09/10/2024	100%	Hoàn thành	Đã gửi báo cáo cho cấp trên
4	Phát triển sản phẩm mới	D	Cao	01/10/2024	15/10/2024	60%	Đang thực hiện	Cần thêm nhân lực