Bạn đã sẵn sàng nâng tầm trung tâm của mình với phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ chưa?
Trong thế giới đầy cạnh tranh của trung tâm ngoại ngữ ngày nay, việc duy trì mối quan hệ chặt chẽ với học viên không chỉ là chìa khóa để thành công mà còn là một nhiệm vụ phức tạp. Để giải quyết thách thức này, phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ đã trở thành một công cụ không thể thiếu.
Với khả năng tự động hóa các quy trình quản lý học viên, tối ưu hóa lịch học, và cung cấp dữ liệu phân tích quan trọng, phần mềm CRM này không chỉ giúp trung tâm ngoại ngữ tiết kiệm thời gian và công sức mà còn nâng cao hiệu suất hoạt động. Hãy cùng khám phá sâu hơn về top 16 phần mềm cho trung tâm ngoại ngữ và lợi ích mà phần mềm CRM mang lại cho trung tâm ngoại ngữ trong bài viết sau đây nhé!
>>> Giải pháp CloudEMS cho trung tâm ngoại ngữ
Những khó khăn mà các trung tâm ngoại ngữ đang phải đối mặt
Ngành giáo dục ngoại ngữ ngày càng phát triển sôi động tại Việt Nam, tuy nhiên các trung tâm ngoại ngữ cũng đang đối mặt với nhiều khó khăn, thử thách. Dưới đây là một số vấn đề tiêu biểu:
Những khó khăn của trung tâm ngoại ngữ hiện nay
Khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả 1 chiến dịch quảng cáo
Không có cách nào kiểm soát và đánh giá được hiệu quả thực sự của 1 chiến dịch quảng cáo mạng là như thế nào? Không biết chính xác có bao nhiêu học viên tiềm năng thu về, có bao nhiêu học viên đăng ký học thử,...
Khó khăn trong việc nâng cao tỷ lệ chuyển đổi
Mất nhiều chi phí cho marketing tìm kiếm khách hàng hằng năm nhưng vẫn không có sự bứt phá về doanh thu dẫn đến lợi nhuận dậm chân tại chỗ. Sales chưa có công cụ hỗ trợ cho việc tiếp cận, chăm sóc, chốt đăng ký,...
Khó khăn trong việc quản lý data học viên
Khi lượng học viên của một trung tâm bắt đầu tăng lên hay trung tâm có thêm nhiều chi nhánh thì tình trạng mất kiểm soát về mặt thông tin bắt đầu xuất hiện như sai thông tin, thiếu thông tin, thất lạc thông tin, trùng lập thông tin,…
Khó khăn về mặt giáo vụ
Một số công tác mà trung tâm thường gặp phải như chấm công giáo viên, xếp thời khoá biểu, xếp lớp - xếp lịch, tổ chức thi,... Những công tác này tuy đơn giản nhưng tốn rất nhiều thời gian và công sức.
Khó khăn trong việc chăm sóc khách hàng
Không có công cụ hỗ trợ cho việc tương tác cũng như xử lý các phản hồi từ học viên và phụ huynh. Hiện tại đa phần các tương tác với phụ huynh và gián đoạn dẫn đến khách hàng không hài lòng về trung tâm.
Khó khăn trong việc hạch toán - tính toán doanh thu - chi phí
Quản lý đơn giá, giá thành, học phí (cost per hour) và các hoạt động thu chi phát sinh liên quan tới thi thử, đăng ký học, thôi học, bảo lưu, chuyển đổi trung tâm ...là một bài toán không hề đơn giản mà các trung tâm phải giải quyết.
>>> Xem thêm: Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng với phần mềm CRM cho tuyển dụng nhân sự
16 phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ phổ biến nhất
CloudGO sẽ giới thiệu tất tần tật về 16 phần mềm được ưa chuộng nhất cả trong nước lẫn ngoài nước:
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ trong nước
Các phần mềm quản lý nội địa nổi bật nhờ thiết kế chuyên biệt cho thị trường Việt Nam. Những phần mềm này không chỉ đóng vai trò là công cụ quản lý hiệu quả mà còn là đối tác chiến lược, mang đến sự hỗ trợ tận tâm và hiểu rõ nhu cầu cụ thể của môi trường trong nước.
CloudEMS
Đây là phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ nổi bật tốt nhất hiện nay,là một phần thuộc hệ sinh thái CloudGO tích hợp đầy đủ các công cụ cần thiết trên một nền tảng duy nhất. Từ tối ưu hóa marketing đến quản lý học vụ, CloudEMS giúp nâng cao hiệu suất vận hành và tối ưu chi phí cho trung tâm của bạn.
phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ CloudEMS
Tính năng chính:
Quản lý học viên với góc nhìn 360°: Xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung, bao gồm thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch và chăm sóc.
Tích hợp đa kênh: Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, đảm bảo quản lý nhất quán và chính xác.
Marketing thông minh: Đo lường ROI, tối ưu chiến dịch, và hỗ trợ remarketing qua SMS, email, Zalo ZNS.
Quản lý tuyển sinh và học vụ: Theo dõi học viên tiềm năng, quản lý đăng ký, thu phí, công nợ và chương trình ưu đãi.
Chăm sóc học viên đa nền tảng: Tương tác qua điện thoại, SMS, email, Zalo, Messenger và chatbot. Tự động hóa kịch bản chăm sóc.
Báo cáo tự động và thông minh: Dashboard tập trung, tạo báo cáo tùy chỉnh, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi.
>>> Liên hệ để được tư vấn và báo giá: CloudEMS - Giải pháp CRM dành riêng cho trung tâm đào tạo
Phần mềm của CrmViet
CrmViet là giải pháp phần mềm quản lý trung tâm tiếng Anh mạnh mẽ, tập trung vào hệ thống CRM, giúp quản lý hiệu quả hoạt động của trung tâm với cấu trúc module tiện lợi.
Tuy nhiên, chi phí của CrmViet cao hơn so với nhiều phần mềm CRM khác và yêu cầu cam kết sử dụng lâu dài, điều này có thể không phù hợp với doanh nghiệp có ngân sách hạn chế.
Chi phí triển khai: Từ 12,500,000 đồng/ 5 người dùng.
phần mềm cho trung tâm ngoại ngữ CRMViet
Easy Edu
Easy Edu là phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ hàng đầu tại Việt Nam, được hơn 1.300 trung tâm sử dụng hàng ngày. Phần mềm giúp giảm đến 90% thời gian quản lý và 50% chi phí vận hành, đồng thời tối ưu hóa marketing, sales và CRM.
Tuy nhiên, một số tính năng của Easy Edu có khả năng tùy chỉnh hạn chế, không hoàn toàn đáp ứng nhu cầu riêng của từng trung tâm.
Chi phí triển khai: Chưa công bố
phần mềm cho trung tâm ngoại ngữ Easy Edu
Center Online
Center Online là phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ toàn diện, hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh và cung cấp tính năng đa dạng cho các phòng ban như quản lý, kế toán, tuyển sinh, tư vấn và marketing.
Tuy nhiên, một số người dùng cho rằng phần mềm có thể phát sinh các khoản phí dịch vụ bổ sung, làm tăng tổng chi phí sử dụng so với dự toán ban đầu.
Chi phí triển khai: Chưa công bố
phần mềm cho trung tâm ngoại ngữ Center Online
EduSpace
EduSpace là phần mềm quản lý dành cho trung tâm ngoại ngữ và các cơ sở bồi dưỡng văn hóa, năng khiếu, cung cấp giải pháp toàn diện cho quản lý học viên, lớp học, tài chính và nhân sự. Nó cũng hỗ trợ các tính năng CRM và marketing.
Tuy nhiên, dịch vụ hỗ trợ khách hàng được cho là chưa đủ nhanh chóng và hiệu quả, và một số tính năng nâng cao còn hạn chế.
Chi phí triển khai: Từ 390,000 đồng/ tháng/ trung tâm dưới 100 học viên
phần mềm cho trung tâm ngoại ngữ EduSpace
Faceworks
Faceworks là phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ toàn diện, hỗ trợ quản lý đa chi nhánh với các tính năng như quản lý học viên, giáo viên, lịch giảng dạy, và khóa học. Phần mềm này giúp nâng cao chất lượng phục vụ và tối ưu hóa nguồn lực.
Tuy nhiên, chi phí của Faceworks được cho là khá cao so với giá trị mang lại, làm giảm tính cạnh tranh so với các giải pháp khác.
Chi phí triển khai: Chưa công bố.
phần mềm cho trung tâm ngoại ngữ Faceworks
GetFly
GetFly CRM là phần mềm quản lý trung tâm tập trung vào chăm sóc và quản lý khách hàng, giúp tự động hóa 80% hoạt động, tiết kiệm 90% thời gian và 50% chi phí nhân sự. Nó cung cấp nhiều module hữu ích như SMS Brandname, Email marketing, Automation, và quản lý khách hàng.
Tuy nhiên, giao diện của GetFly được cho là phức tạp và không thân thiện với người dùng, làm cho người mới cần thời gian để làm quen.
Chi phí triển khai: Từ 521,00 đồng/ tháng/ 3 người dùng.
phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Getfly
Mona eLMS
Mona eLMS là hệ thống quản lý giáo dục toàn diện, hỗ trợ quản lý học viên, giảng viên, và theo dõi tiến độ học tập. Nó cung cấp nền tảng eLearning, ứng dụng di động cho cả iOS và Android, và tích hợp với website của trung tâm.
Chi phí triển khai: Chưa công bố
phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Mona eLMS
ILeader
ILeader là phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ lâu năm trên thị trường, nổi bật với nhiều module đa chức năng. Được hỗ trợ bởi đội ngũ tư vấn và kỹ thuật chuyên nghiệp, ILeader cam kết đáp ứng 99% yêu cầu của khách hàng.
Tuy nhiên, ứng dụng di động của ILeader chưa được tối ưu, hạn chế khả năng truy cập và sử dụng trên các thiết bị di động, làm giảm tính tiện lợi.
Chi phí triển khai : Chưa công bố
phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ ILeader
Halozend EduCenter
Halozend EduCenter là phần mềm quản lý toàn diện cho các trung tâm đào tạo, hỗ trợ quản lý học viên, khóa học, thời khóa biểu, và học phí. Hệ thống cũng bao gồm các tính năng nâng cao như tổng đài điện thoại ảo, tin nhắn thương hiệu, và ứng dụng hội viên.
Chi phí triển khai: Từ 219,000 đồng/ tháng/ 200 học viên
phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Halozend EduCenter
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ ngoài nước
Bên cạnh các giải pháp nội địa, phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ quốc tế nổi bật với sự kết hợp giữa công cụ quản lý và phương pháp giảng dạy chuẩn quốc tế. Những nền tảng này sẽ giúp các trung tâm Việt Nam bắt kịp xu hướng giáo dục toàn cầu và mang lại trải nghiệm học tập chuẩn quốc tế.
Litmos
Litmos là hệ thống quản lý học tập (LMS) toàn diện, cho phép tạo, quản lý, phân phối và theo dõi đào tạo với các phương thức học linh hoạt như tự học, có hướng dẫn hoặc kết hợp, và có thể truy cập trên mọi nền tảng.
Tuy nhiên, Litmos gặp khó khăn trong việc tùy chỉnh, làm giảm khả năng tạo trải nghiệm người dùng cá nhân hóa.
Chi phí triển khai: Khởi điểm là 4 USD/người dùng/tháng, trả theo năm.
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Litmos
LearnCube
LearnCube là giải pháp quản lý trung tâm ngoại ngữ chuyên biệt cho giảng dạy trực tuyến, cung cấp công cụ hiệu quả để sắp xếp lịch học, theo dõi tiến độ và xếp hạng giáo viên.
Mặc dù mạnh mẽ trong việc kết nối trung tâm với học viên, LearnCube có thể gặp khó khăn trong việc tích hợp API trên các trang web.
Chi phí triển khai: Bắt đầu từ 19 USD/ tháng
phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ LearnCube
Dynamics 365 ERP
Dynamics 365 ERP của Microsoft là bộ ứng dụng tích hợp quản lý tài nguyên doanh nghiệp và quản lý quan hệ khách hàng, cung cấp các chức năng toàn diện như bán hàng, dịch vụ khách hàng, tài chính và quản lý dự án.
Dù là công cụ mạnh mẽ cho doanh nghiệp quy mô lớn, tính đa dạng của các tính năng có thể tạo sự phức tạp, đặc biệt đối với người dùng không chuyên về công nghệ.
Chi phí triển khai: khởi điểm là 70 USD/tháng.
phần mềm cho trung tâm ngoại ngữ Dynamics 365 ERP
Gradelink
Gradelink là phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, chuyên quản lý điểm số, báo cáo và thông báo tự động. Phần mềm giúp giáo viên và phụ huynh theo dõi tiến độ học tập của học sinh một cách hiệu quả.
Chi phí triển khai : bắt đầu từ 113 USD/tháng/50 học viên.
phần mềm cho trung tâm ngoại ngữ Gradelink
Google Classroom
Google Classroom là công cụ quản lý lớp học trực tuyến tích hợp với Google Workspace, hỗ trợ giáo viên và học sinh trong việc quản lý và theo dõi bài tập.
Tuy nhiên, nó thiếu tùy chỉnh và tính năng quản lý giáo viên, hạn chế khả năng điều chỉnh cho từng trung tâm.
Chi phí triển khai: từ 3 USD/học viên/năm.
phần mềm cho trung tâm ngoại ngữ Google Classroom
SAP Business One
SAP Business One là hệ thống ERP cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, cung cấp giải pháp quản lý tài chính, bán hàng và hoạt động.
Tuy nhiên, nó có thể không đáp ứng đầy đủ nhu cầu của trung tâm ngoại ngữ và việc tùy chỉnh đòi hỏi kỹ thuật cao, điều này có thể là rào cản cho các trung tâm không có đội ngũ IT chuyên sâu.
Chi phí triển khai: Chưa công bố
phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ SAP Business One
Trên đây là 16 phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ hàng đầu hiện nay. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp bạn tìm được giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Quy trình CRM tổng quan của Trung tâm ngoại ngữ
CloudEMS - Phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ, hỗ trợ đo lường hiệu quả marketing, thúc đẩy hoạt động tuyển sinh, quản lý giáo vụ và chăm sóc học viên trên chung một nền tảng, giúp trung tâm tối nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu chi phí vận hành với quy trình:
Quy trình của phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ
Tiếp cận khách hàng
Thu thập dữ liệu đầu mối từ nhiều kênh khác nhau vào hệ thống thông qua các cổng tích hợp khác nhau được cung cấp bởi hệ thống CRM
Chăm sóc tư vấn
Lên kế hoạch chăm sóc, gọi điện, gặp mặt, email, SMS để chăm sóc hỏi thăm khách hàng.
Đánh giá triển vọng, và mức độ quan tâm của khách hàng đối với các khóa học và dịch vụ trung tâm bạn đang cung cấp
Học thử, thi đầu vào, đặt cọc
Xác định thấy học viên có nhu cầu học thử hoặc thi đầu vào. Hệ thống sẽ cung cấp cho EC những phương tiện để thêm học viên vào các lớp học thử, tổ chức thi đầu vào hoặc ghi nhận đặt cọc ban đầu
Đăng ký học
Cho phép nhân viên tạo đăng ký học mới trên phần mềm: chọn lớp, chọn gói học phí, chọn các chính sách giảm giá, khuyến mãi, voucher, tài trợ, liên kết các thanh toán, quá trình thanh toán có liên quan, cho phép đăng ký vào lớp tạm để theo dõi.
Quản lý giáo vụ
Phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ CloudEMS hỗ trợ điều hành tổ chức lớp học, phân công giảng viên, cộng tác viên tổ chức lớp, thời khóa biểu. Các công tác điểm danh, đánh giá điểm kết quả học tập của học viên
Báo cáo
Báo cáo được cá nhân hóa và trang tổng quan sẽ cung cấp cho bạn bản trình bày đồ họa về Giai đoạn bán hàng, hiệu suất bán hàng v.v...
>>> Tham khảo thêm về: Cách bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp khi ứng dụng Cloud CRM
Công việc quản lý trung tâm ngoại ngữ là làm gì?
Quản lý trung tâm ngoại ngữ đòi hỏi kỹ năng đa dạng, từ lãnh đạo đến quản lý vận hành. Họ chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược phát triển, đảm bảo chất lượng giảng dạy, và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Việc áp dụng phần mềm quản lý hiện đại là chìa khóa để nâng cao hiệu suất và trải nghiệm học viên.
Marketing và chăm sóc khách hàng là nhiệm vụ quan trọng của quản lý trung tâm. Họ cần thu hút học viên mới, giữ chân học viên hiện tại, và xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên và đối tác. Cập nhật xu hướng giáo dục và áp dụng công nghệ mới cũng là yêu cầu thiết yếu của vị trí này.
Tại Việt Nam, mức lương cơ bản cho vị trí quản lý trung tâm ngoại ngữ thường dao động từ 15 đến 30 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào quy mô trung tâm, kinh nghiệm, và địa điểm. Tại các thành phố lớn như Hà Nội và TP.HCM, mức lương có thể cao hơn, đặc biệt là ở các trung tâm lớn hoặc chuỗi trung tâm có thương hiệu.
phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ giúp ích gì?
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ giúp giải quyết vấn đề gì?
Các vấn đề thường gặp ở các trung tâm ngoại ngữ:
Thiếu, nhầm dữ liệu học viên
Quản lý lịch hẹn, lịch học không hiệu quả
Thất lạc thông tin liên lạc cho các Leads
Khó khăn trong việc theo dõi thu-chi
Không đo lường được hiệu quả các chiến dịch marketing
Thiếu sự đồng bộ giữa các hệ thống với nhau
Các phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ giải quyết 95% các vấn đề này bằng cách cung cấp một hệ thống quản lý toàn diện, hỗ trợ đo lường hiệu quả marketing, và đảm bảo đồng bộ hóa giữa các hệ thống.
Làm thế nào xác định được phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ nào phù hợp cho doanh nghiệp?
Để xác định phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ phù hợp, cân nhắc 7 yếu tố sau:
Nhu cầu thực tế: Xác định vấn đề cần giải quyết và các mục tiêu phát triển của trung tâm để chọn phần mềm đáp ứng đúng nhu cầu.
Tính năng cốt lõi: Đảm bảo phần mềm cung cấp các tính năng cần thiết và đặc thù cho trung tâm ngoại ngữ của bạn, như quản lý học viên, khóa học và điểm danh.
Khả năng tích hợp: Kiểm tra khả năng kết nối của phần mềm với hệ thống hiện có và các công cụ khác mà bạn đang sử dụng để đảm bảo sự liên kết trơn tru.
Tính dễ sử dụng: Chọn phần mềm có giao diện trực quan và dễ thao tác, giúp nhân viên dễ dàng làm quen và sử dụng hiệu quả.
Hỗ trợ kỹ thuật: Đánh giá chất lượng dịch vụ khách hàng và sự hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp để đảm bảo sự hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.
Chi phí: So sánh giá cả và xem xét cả chi phí ngắn hạn lẫn dài hạn để đảm bảo phần mềm phù hợp với ngân sách của trung tâm.
Dùng thử: Tận dụng bản dùng thử miễn phí (nếu có) để đánh giá phần mềm trong điều kiện thực tế trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Cân nhắc các yếu tố này sẽ giúp bạn chọn được giải pháp phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.
>>> Khám phá: CloudEMS - Giải pháp CRM cho trung tâm ngoại ngữ
Tạm kết
Phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ không chỉ là một công cụ, mà là một đối tác đáng tin cậy trong việc quản lý và phát triển kinh doanh. Bằng cách tận dụng các tính năng thông minh và hiệu quả của nó, trung tâm có thể tối ưu hóa mọi khía cạnh của quá trình quản lý học viên và nâng cao trải nghiệm của học viên. Đồng thời, việc sử dụng phần mềm CRM cũng giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp cho nhân viên.
Với những lợi ích rõ ràng và tiềm năng không giới hạn, không ngạc nhiên khi phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ trở thành một phần không thể thiếu của ngành giáo dục hiện đại.
Bộ công cụ hoàn hảo cho trung tâm ngoại ngữ:
CloudEMS - Giải pháp CRM dành riêng cho trung tâm đào tạo
Hơn 2500+ doanh nghiệp Việt đã lựa chọn và triển khai
