Đại Á chuẩn hóa quản lý dự án và KPI nội bộ toàn công ty với CloudWORK

Doanh nghiệp cung cấp thiết bị kỹ thuật cho các ngành trọng điểm như hàng hải, năng lượng và quốc phòng thường vận hành nhiều dự án phức tạp cùng lúc với sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau. Trong môi trường đó, thiếu một hệ thống theo dõi tiến độ tập trung đồng nghĩa với việc lãnh đạo luôn ở thế bị động, chỉ nắm được tình hình khi đã phát sinh vấn đề. Đó là thực trạng Đại Á International Technologies quyết định giải quyết triệt để khi triển khai CloudWORK để số hóa toàn bộ hoạt động quản lý dự án và KPI nội bộ.

1. Đại Á International Technologies là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực nào?

Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Đại Á (Dai A International Technologies) có trụ sở tại TP.HCM, hoạt động trong lĩnh vực cung cấp thiết bị và vật tư kỹ thuật cho bốn ngành trọng điểm gồm Hàng hải, Năng lượng, Công nghiệp và An ninh Quốc phòng. Với mạng lưới đối tác quốc tế gồm các thương hiệu kỹ thuật hàng đầu thế giới như Baudouin, Schaeffer, Safran, Infiniti và Henriksen, Đại Á định vị là đơn vị phân phối và cung ứng giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật khắt khe trong các dự án quy mô lớn. Mỗi dự án Đại Á tham gia đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận và đặt ra yêu cầu cao về năng lực quản lý tiến độ, nguồn lực và mục tiêu vận hành nội bộ.

2. Bức tranh vận hành của Đại Á trước khi triển khai CloudWORK

Trước khi triển khai CloudWORK, Đại Á đang đối mặt với ba vấn đề cụ thể trong vận hành quản lý dự án và công việc nội bộ.

• Về quản lý dự án và công việc: Các dự án kỹ thuật của Đại Á thường có nhiều giai đoạn và liên quan đến nhiều bộ phận cùng tham gia. Tuy nhiên việc phân công, theo dõi tiến độ và cập nhật trạng thái công việc chưa được thực hiện trên một hệ thống tập trung. Mỗi bộ phận tự quản lý công việc theo cách riêng, dẫn đến tình trạng lãnh đạo không nắm được bức tranh tổng thể về tiến độ từng dự án mà không phải trực tiếp hỏi từng người.
• Về quản lý KPI và mục tiêu: Việc thiết lập và theo dõi KPI của từng bộ phận và từng cá nhân trong công ty chưa có công cụ hỗ trợ bài bản. Mục tiêu được đặt ra nhưng không có hệ thống theo dõi mức độ hoàn thành theo thời gian thực, khiến việc đánh giá hiệu suất vào cuối kỳ thiếu dữ liệu cụ thể và khó điều chỉnh kịp thời trong quá trình thực hiện.
• Về báo cáo vận hành nội bộ: Không có dữ liệu tổng hợp tự động về tình trạng công việc và mức độ hoàn thành KPI theo từng bộ phận. Ban lãnh đạo phải chờ báo cáo thủ công định kỳ để nắm tình hình, trong khi đặc thù của doanh nghiệp cung cấp giải pháp kỹ thuật đòi hỏi khả năng phản ứng nhanh với từng thay đổi trong tiến độ dự án.

3. Cách CloudWORK tháo gỡ từng điểm nghẽn của Dai A International Technologies

CloudGO đề xuất triển khai CloudWORK, giải pháp quản lý công việc và KPI được cấu hình phù hợp với đặc thù vận hành dự án kỹ thuật của Đại Á. Bốn tính năng được triển khai đồng thời để giải quyết lần lượt từng điểm nghẽn.

• Quản lý dự án trong CloudWORK cho phép tạo và theo dõi từng dự án với đầy đủ thông tin về giai đoạn, tiến độ, nguồn lực được phân bổ và trạng thái hoàn thành theo thời gian thực. Lãnh đạo nhìn thấy tổng quan tất cả dự án đang triển khai trên một dashboard duy nhất mà không cần hỏi qua từng bộ phận.
• Quản lý công việc cho phép phân công nhiệm vụ cụ thể đến từng cá nhân trong từng dự án, thiết lập deadline và mức độ ưu tiên, đồng thời theo dõi trạng thái xử lý từng đầu việc. Nhân viên biết rõ mình cần làm gì và đến bao giờ, trong khi quản lý trực tiếp theo dõi tiến độ mà không cần tổ chức họp kiểm tra thường xuyên.
• Quản lý KPI và mục tiêu nội bộ của công ty được thiết lập trong CloudWORK với các chỉ số mục tiêu theo từng bộ phận và từng cá nhân. Hệ thống theo dõi mức độ hoàn thành KPI liên tục, cho phép cả nhân viên lẫn lãnh đạo nhìn thấy khoảng cách giữa kết quả hiện tại và mục tiêu đặt ra, từ đó điều chỉnh kịp thời thay vì chờ đến cuối kỳ đánh giá.
• Báo cáo phân tích tổng hợp tự động các chỉ số vận hành nội bộ gồm tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn, mức độ đạt KPI theo từng bộ phận và tiến độ tổng thể của từng dự án. Ban lãnh đạo theo dõi trực tiếp trên dashboard mà không cần chờ nhân viên tổng hợp báo cáo thủ công.

Với CloudWORK, Đại Á đã xây dựng được hệ thống quản lý nội bộ tập trung cho toàn bộ hoạt động dự án và vận hành, đảm bảo mọi đầu việc được theo dõi đến khi hoàn tất và mọi mục tiêu KPI được đo lường liên tục thay vì chỉ đánh giá cuối kỳ.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang vận hành nhiều dự án song song và cần công cụ quản lý công việc, KPI tập trung trên một nền tảng, CloudGO sẵn sàng tư vấn giải pháp phù hợp với đặc thù vận hành thực tế của bạn.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn