Đối tượng sử dụng phần mềm CRM trong doanh nghiệp là những ai?

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất màmột doanh nghiệp nên sở hữu nó. Dù cơ cấu tổ chức, quy trình vận hành trong mỗi doanh nghiệp là hoàn toàn khác nhau nhưng mọi bộ phận trong doanh nghiệp đều có thể có được những lợi ích mà CRM mang lại. Vậy những đối tượng nào sẽ phù hợp với phần mềm CRM?

Nhiều người cho rằng CRM chỉ dành riêng cho bán hàng và tiếp thị thì bài viết sau đây sẽ chứng minh cho bạn rằng mọi bộ phận từ bán hàng, tiếp thị, nhân sự, kế toán cho đến những nhà quản lý của một doanh nghiệp đều có thể hưởng lợi từ những lợi ích của việc triển khai CRM.

ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG CRM TRONG DOANH NGHIỆP?

Thực tế rằng, mọi phòng ban trong doanh nghiệp đều có thể sử dụng phần mềm CRM để hỗ trợ cho các công việc của mình:

Nhân viên bán hàng (Sale)

Nhân viên bán hàng chính là người dùng không thể không nhắc đến khi triển khai phần mềm CRM bởi đơn giản mục đích chính của CRM là giúp doanh nghiệp tăng doanh thu và cắt giảm chi phí bằng cách hỗ trợ tốt nhất cho việc bán hàng của doanh nghiệp.

Với CRM, dữ liệu khách hàng sẽ được quản lý tập trung trên phần mềm giúp nhân viên Sale có thể nắm bắt được thông tin, tính cách, ngày sinh, những lần giao dịch, báo giá, hóa đơn, … của khách hàng từ đó giúp bạn quản lý cơ hội bán hàng (quản lý deal),quản lý sales pipeline, quản lý sales forecast, quản lý bán hàng góp phần tăng tỉ lệ chốt đơn (deal). Qua đó, nhân viên sales dễ dàng tập trung vào từng nhóm cơ hội, biến cơ hội thành doanh thu. Ngoài ra đội Sale cũng sẽ sử dụng CRM để ghi chú, gửi email, tạo nhiệm vụ và đặt cuộc họp với khách hàng dễ dàng hơn. Hơn nữa, KPI được xem như là một trong những yếu tố then chốt quyết định thành công của cả một đội Sale vì vậy phần mềm CRM luôn chú trọng đến việc quản lý KPI trên phần mềm.

Nhân viên Marketing

Nói đến tiếp thị trong thời đại 4.0 hiện nay thì không thể không nói đến những những kênh tiếp thị như Tổng đài, SMS Marketing, Email Marketing, Marketing qua mạng xã hội… Hiểu được điều đó, CRM hiện nay đã hỗ trợ tiếp thị đa kênh nhờ vào việc tích hợp đa kênh Omnichannel trên phần mềm CRM. Vì vậy, CRM không những tích hợp những kênh tiếp thị như tích hợp CRM với tổng đài IP, SMS BrandName, Email Automation Marketing và đặc biệt là tính năng Social CRM tích hợp với các kênh mạng xã hội như Facebook, Zalo...

Hơn nữa, với cơ sở dữ liệu tập trung, thông tin, lịch sử giao dịch, lịch sử liên hệ cũng như cơ hội bán hàng đều được ghi nhận trên CRM sẽ giúp nhân viên Marketing dễ dàng đưa ra những chiến dịch phù hợp nhắm đến từng đối tượng khách hàng mục tiêu. Từ đó không những hiệu quả Marketing được nâng cao mà doanh nghiệp còn tiết kiệm được một lượng lớn chi phí Marketing.

Nhà quản lý

Nhà quản lý là ban lãnh đạo, chủ doanh nghiệp, giám đốc công ty hay những nhà quản lý cấp trung. Tuy nhiên, dù ở cương vị nào đi chăng nữa thì nhiệm chính của nhà quản lý chính là quản lý và giám sát tất cả các hoạt động của một công ty, doanh nghiệp. Một trong những cách làm được sử dụng nhiều để hỗ trợ cho nhiệm vụ này chính là dựa trên những bảng báo cáo cáo giấy, word hay excel được tổng hợp và báo cáo theo tháng, theo quý, theo năm. Vậy bạn có đảm bảo rằng những bảng báo cáo đó có thực sự chính xác và đầy đủ hay không? Hay bạn có thể chắc chắn rằng chỉ cần một vài bảng báo cáo là có thể nắm được toàn bộ tình hình hoạt động của công ty, doanh nghiệp mình hay không? Câu trả lời có lẽ là không.

Tuy nhiên, câu trả lời sẽ được thay đổi nếu như doanh nghiệp bạn đã triển khai phần mềm CRM. CRM sẽ giúp những nhà quản lý có thể quản lý báo cáo, từ báo cáo mua hàng, báo cáo bán hàng, báo cáo công việc, báo cáo công nợ, báo cáo doanh thu với hơn 20 loại báo cáo theo thời gian thực. Từ đó giúp nhà quản lý nắm bắt được toàn bộ tình hình hoạt động của công ty, doanh nghiệp mình để đưa ra những chính sách, quyết định phù hợp và đúng đắn.

>>> Xem thêm: Khám phá quy trình phần mềm CRM trong quản lý và vận hành doanh nghiệp

Chăm sóc khách hàng

Bộ phận CSKH

Hiểu được tầm quan trọng của việc chăm sóc khách hàng trong suốt quá trình bán hàng, CRM luôn hỗ trợ một cách đắc lực nhất cho nhân viên chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.

Việc tích hợp phần mềm CRM với tổng đài IP, SMS BrandName, Email hay mạng xã hội (Facebook, Zalo…) không chỉ hỗ trợ bán hàng hay marketing mà còn hỗ trợ rất mạnh mẽ cho việc chăm sóc khách hàng.

Các thông tin về khách hàng từ các thông tin cơ bản, đến sở thích, trải nghiệm sản phẩm, thậm chí cả tính cách và những mối quan tâm của họ cũng sẽ được lưu trữ. Từ đó, đội ngũ sẽ có cách tiếp cận phù hợp theo từng nhóm khách hàng để đưa ra những phương án chăm sóc hiệu quả. Ngoài ra các hoạt động tương tác với khách hàng, tình trạng đơn hàng cũng sẽ được cập nhật trên hệ thống.

Hơn nữa CRM còn hỗ trợ phân tích, thống kê khách hàng vào từng nhóm đối tượng như khách hàng tiềm năng, khách hàng ưu tiên, khách hàng thân thiết… để từ đó nhân viên chăm sóc khách hàng có thể đưa ra những chiến dịch chăm sóc, kích cầu, khuyến mãi phù hợp.

Nhân viên kế toán

Bộ phận Kế toán

EXCEL có lẽ là phần mềm được ưa chuộng nhất bởi những người làm kế toán. Thế nhưng có làm lâu mới biết Excel không thực sự là một phần mềm tốt cho kế toán. Doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ và nhiều hơn thế nữa. Đó là tất cả những gì một kế toán cần nắm bắt. Hơn nữa làm công việc của kế toán cần nắm bắt được rất nhiều con số từ nhiều phòng ban khác nhau mà việc đồng bộ với Excel e rằng chẳng dễ dàng chút nào.

Vậy tại sao bạn không thử chuyển qua phần mềm CRM? Quản lý doanh thu, quản lý công nợ, quản lý hợp đồng, quản lý thu chi,... hay thậm chí là quản lý từng dự án một trên phần mềm để từ đó bạn có một bức tranh toàn cảnh nhất về thu, chi, chu kỳ thanh toán của từng dự án.

>>> Tìm hiểu thêm về: Phần mềm CRM khó không? Cách thức triển khai CRM đơn giản

Nhân sự (HR)

Quản lý nhân sự là một trong những phòng ban đóng vai trò quan trong trong một tổ chức, doanh nghiệp với nhiệm vụ chính là quản lý và bao quát toàn bộ nhân sự của công ty bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, tuyển dụng, đào tạo nhân sự… Nghe qua thì dễ nhưng bạn có biết những người làm công việc này thường phải đối mặt với những khó khăn gì không? Đó là tài liệu, hồ sơ giấy quá nhiều; mất nhiều thời gian cho việc tổng hợp chấm công, tính lương rồi khó khăn trong việc đưa ra quyết định do thiếu thông tin…

Mọi khó khăn đó sẽ được giải quyết một cách dễ dàng với phần mềm CRM. Thông tin nhân viên sẽ được lưu trữ trên phần mềm, bỏ qua những hồ sơ, tài liệu chất chồng. Mọi hoạt động của nhân viên đều được ghi nhận trên phần mềm, dễ dàng theo dõi, chấm công. Mọi báo cáo về phòng ban cho đến từng nhân viên được hiển thị theo thời gian thực, đầy đủ và trực quan giúp cho việc đưa ra quyết định dễ dàng, nhanh chóng. Hơn nữa không thể không kể đến những tính năng hỗ trợ đắc lực cho nhân sự như quản lý tuyển dụng, quản lý tiền lương, quản lý chấm công, quản lý hợp đồng lao động… mà CRM mang lại.

Tổ chức, vận hành

Cuối cùng là những nhân viên kỹ thuật, người quản trị hệ thống (administrator) - người trực tiếp điều hành, vận hành và bảo trì hệ thống để đảm bảo hệ thống CRM hoạt động một cách an toàn và không phát sinh bất kỳ vấn đề nào.

Qua đây có thể thấy được rằng dù bạn là ai trong một công ty, doanh nghiệp đi chăng nữa thì bạn đều là những người được hưởng lợi và trực tiếp sử dụng khi triển khai phần mềm CRM cho công ty, doanh nghiệp đó.