Phần mềm CRM khó không? Cách thức triển khai CRM đơn giản

Khi mới bắt đầu ứng dụng sản phẩm công nghệ vào quy trình kinh doanh, bất kì doanh nghiệp nào cũng sẽ có chung một câu hỏi về tính thiết thực của sản phẩm. Và loay hoay về cách thức sử dụng chúng. Đối với giải pháp CRM cũng vậy. “Phần mềm CRM khó không?” có lẽ là câu hỏi thắc mắc nhiều nhất khi doanh nghiệp tiếp cận giải pháp này.

Bản chất của phần mềm CRM

Để trả lời cho câu hỏi “Phần mềm CRM khó không” đầu tiên chúng ta phải hiểu bản chất của phần mềm crm là một phần mềm được doanh nghiệp dùng để hỗ trợ trong quản lý quan hệ khách hàng. Phần mềm này tổng hợp tất cả các nguồn dữ liệu cần thiết để cung cấp cho các nhà quản trị một cái nhìn tổng thể về khách hàng của mình. Dựa trên những yếu tố đã phân tích cụ thể.

CRM được coi là phần mềm chiến lược. Sử dụng để hiểu về nhu cầu, hành trình của khách hàng. Qua đó có thể tạo dựng và phát triển mối quan hệ tốt hơn với khách hàng của mình. CRM là sản phẩm công nghệ nhưng không đơn thuần chỉ là sản phẩm. Nó như một “cái túi lớn” lưu trữ một khối lượng thông tin khổng lồ, toàn diện về khách hàng.

Ứng dụng của phần mềm CRM mang lại cho doanh nghiệp như: Quản lý khách hàng, nhân viên hiệu quả, tối ưu chi phí vận hành cũng như nâng cao dịch vụ khách hàng…Vậy câu hỏi “phần mềm CRM khó không” sẽ không còn là trở ngại đối doanh nghiệp vì lợi ích mà nó đem lại cho doanh nghiệp là cực kỳ to lớn

>>> Xem thêm: Dịch vụ triển khai và tư vấn CRM cho doanh nghiệp

Đối tượng sử dụng phần mềm CRM

Việc triển trai phần mềm crm khó không? Và nó có phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ không? Hay chỉ các doanh nghiệp lớn mới sử dụng được?

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn đang đặt ra các câu hỏi tương tự như trên và lầm tưởng rằng phần mềm CRM là một sản phẩm lớn lao, vượt tầm khả năng của họ. Chỉ phù hợp cho doanh nghiệp lớn, tập đoàn đa quốc gia và những nhà quản trị có tầm hiểu biết thì mới sử dụng được.

Nhưng thực tế, CRM lại phù hợp với tất cả mọi bộ phận trong doanh nghiệp. Ai cũng có thể sử dụng khi đã nắm chắc, hiểu rõ về tính năng và quy trình hoạt động phần mềm CRM:

Cấp quản trị

• Theo dõi, thống kê, phân tích tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

• Theo dõi, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.

• Dựa vào số liệu được tổng hợp, phân tích, đưa ra những chiến lược triển khai phù hợp.

Sale bán hàng

• Giao diện trực quan, nắm bắt trọn vẹn tất cả thông tin của khách hàng.

• Quản lý cơ hội, quy trình và dự báo bán hàng. Góp phần tăng doanh thu và tối ưu chi phí.

• Gửi email MKT, sắp xếp lịch họp với khách, ghi chú, tạo nhiệm vụ, …

• Quản lý KPI

Nhân viên phòng marketing

• Từ dữ liệu tổng hợp từ Sale, có những chiến dịch marketing phù hợp với từng khách hàng mục tiêu.

• Thuận lợi trong triển khai tiếp thị đa kênh ngay trên chính nền tảng.

Bộ phận CSKH

• Lưu trữ thông tin hoạt động tương tác với khách hàng.

• Thống kê, phân nhóm khách hàng phù hợp. Từ đó, đưa ra phương pháp chăm sóc hiệu quả với từng đối tượng mục tiêu của từng nhóm.

Kế toán viên

• Quản lý: Doanh thu, công nợ, thu chi, dự án, … để có góc nhìn tổng thể về các khoản thu chi của từng dự án.

Phòng nhân sự

• Lưu trữ tổng thể những thông tin của nhân viên

• Quản lý: Chấm công, tiền lương, hợp đồng lao động, tuyển dụng.

Nhân viên quản trị hệ thống

• Tạo cơ sở dữ liệu, cài đặt hệ thống CRM (CRM system)

• Thiết lập cấu hình, cài đặt tham số hệ thống

• Thiết lập phân nhóm và người sử dụng

• Bảo trì hệ thống

>>> Tìm hiểu thêm: Phần mềm CRM là gì? Tối ưu hóa chiến lược kinh doanh với phần mềm crm

05 cách triển khai CRM giúp doanh nghiệp giải quyết câu hỏi “phần mềm crm khó không”

Vậy việc xây dựng một kế hoạch triển khai phần mềm CRM khó không? Tùy thuộc vào quy mô và ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp sẽ có lộ trình triển khai riêng. Tuy nhiên, quy trình triển khai CRM cơ bản thường bao gồm 5 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Hình thành đội ngũ triển khai CRM với mục tiêu cụ thể

Đội ngũ này cần có những chuyên gia về quản lý khách hàng, hoạt động kinh doanh và công nghệ. Sau đó, lập kế hoạch mức độ ưu tiên và đặt mốc thời gian để đạt được mục tiêu. Mục tiêu cần được cụ thể, rõ ràng và có khả năng đo lường. Đồng thời phù hợp với từng giai đoạn để tối đa hóa hiệu quả.

Bước 2: Dự đoán ngân sách triển khai CRM

Khi đánh giá tổng chi phí triển khai, cần xem xét các yếu tố như chi phí phần mềm, sử dụng thời gian của nhân viên và tính năng không cần thiết. Ngân sách phải được phân bổ một cách hợp lý để thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Bước 3: Tiêu chuẩn hóa quy trình hiện có

Các doanh nghiệp cần đánh giá xem có cần điều chỉnh quy trình kinh doanh để triển khai phần mềm một cách hiệu quả. Nếu cần, công ty phải thực hiện các cải tiến hoặc sửa đổi trước khi xây dựng hệ thống CRM. Bao gồm chuẩn bị dữ liệu và tài liệu đầu vào, phân quyền sử dụng và giám sát hoạt động triển khai.

Bước 4: Đánh giá hệ thống

Sau một thời gian triển khai thực tế, doanh nghiệp cần theo dõi các hoạt động trên hệ thống CRM và đánh giá hiệu quả của chúng. Các chỉ số quan trọng để đánh giá bao gồm hoạt động CRM, log ghi lại hoạt động, chất lượng đầu vào và đầu ra, và số liệu kinh doanh. Dựa trên đánh giá này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hệ thống và cách sử dụng nó.

>>> Xem thêm: 9 dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp đang cần CRM

Bước 5: Xây dựng kế hoạch triển khai CRM dài hạn

Ngoài việc đánh giá hệ thống, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược toàn diện để nâng cao hiệu quả của hệ thống. Chiến lược này có thể được chia thành giai đoạn ngắn hạn và dài hạn và có thể điều chỉnh linh hoạt dựa trên đặc điểm và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, ngay cả trong quá trình triển khai.

Tạm kết

Việc triển khai phần mềm sẽ không khó nếu doanh nghiệp có một kế hoạch chi tiết, một kiến thức chuyên sâu về crm.

Hi vọng qua những thông tin ở trên, doanh nghiệp đã giải đáp được cho mình câu hỏi “phần mềm CRM khó không?”. Để từ đó có thể khai thác, ứng dụng triệt để tài nguyên của giải pháp công nghệ nổi bật này.