Tân Đồng Phúc hợp nhất bán hàng đa kênh cùng CloudOCS Plus

Với doanh nghiệp sản xuất và phân phối ngành làm đẹp, một đơn hàng có thể đến từ sàn thương mại điện tử, từ tin nhắn fanpage, từ website, từ một cuộc gọi telesales, hoặc từ đơn đặt hàng của nhà phân phối, đại lý và salon. Mỗi kênh lại được quản lý bằng một công cụ khác nhau: sàn có hệ thống riêng, chat có công cụ riêng, kênh truyền thống thì phụ thuộc vào file Excel và trao đổi qua điện thoại. Kết quả là doanh nghiệp có rất nhiều dữ liệu nhưng không có một bức tranh thống nhất về khách hàng, về đại lý và về chính hiệu suất bán hàng của mình.

Công ty TNHH TM Tân Đồng Phúc cũng đứng trước bài toán tương tự khi hệ thống phân phối và tệp khách hàng ngày càng mở rộng. Ngày 24/7/2026, CloudGO và Ban dự án Tân Đồng Phúc chính thức kickoff dự án triển khai CloudOCS Plus - nền tảng DMS 2in1 thế hệ mới dành cho lĩnh vực sản xuất, phân phối, bán lẻ.

Bài viết này chia sẻ bối cảnh, các nút thắt vận hành mà dự án đặt mục tiêu xử lý, và cách CloudOCS Plus được thiết kế để hợp nhất toàn bộ hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng và quản trị kênh phân phối trên cùng một nền tảng.

1. Tân Đồng Phúc: 20 năm ngành tóc chuyên nghiệp và áp lực từ mô hình đa kênh

Công ty TNHH TM Tân Đồng Phúc là đơn vị sản xuất và phân phối các dòng sản phẩm chăm sóc, làm đẹp tóc chuyên nghiệp, phục vụ đồng thời nhiều nhóm đối tượng: nhà phân phối, đại lý, salon & người tiêu dùng cuối trên toàn quốc. Sau hơn 20 năm hoạt động với tôn chỉ "luôn đặt lợi ích khách hàng lên trên hết", doanh nghiệp đã xây dựng được nhiều thương hiệu có chỗ đứng trong ngành như Wellmate, Eleckar, Chibas, Ikachi.

Quy mô này cũng đồng nghĩa với một mô hình vận hành phức tạp. Tân Đồng Phúc bán hàng song song trên năm nhóm kênh khác nhau, phục vụ nhiều tệp khách hàng có hành vi mua hoàn toàn khác biệt, và phải duy trì quan hệ dài hạn với mạng lưới nhà phân phối, đại lý, salon. Càng mở rộng, nhu cầu về một hệ thống quản trị đủ mạnh để theo kịp quy mô càng trở nên cấp thiết.

Tân Đồng Phúc 20 năm trong ngành tóc chuyên nghiệp

2. 4 Nút thắt của mô hình sản xuất – phân phối đa kênh

Trước khi triển khai CloudOCS Plus, hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp được phân bổ trên nhiều kênh và nhiều công cụ không liên thông với nhau. Đây là bốn nhóm vấn đề mà Ban dự án hai bên xác định cần xử lý.

• Dữ liệu khách hàng phân mảnh giữa kênh online và kênh truyền thống

Một khách hàng có thể nhắn tin hỏi sản phẩm qua fanpage, sau đó đặt hàng trên sàn thương mại điện tử, rồi lần mua tiếp theo lại đến trực tiếp một salon trong hệ thống đại lý. Nhưng vì mỗi kênh được quản lý bằng một công cụ riêng, doanh nghiệp không có cách nào nhận ra đó là cùng một người. Lịch sử tương tác bị cắt vụn, dữ liệu dễ trùng lặp hoặc thất lạc, và đội ngũ bán hàng không có góc nhìn 360 độ về khách hàng khi cần tư vấn hay chăm sóc.

• Kênh phân phối thiếu công cụ quản lý tập trung theo đại lý và theo tuyến

Với mô hình sản xuất – phân phối, phần lớn doanh thu đến từ mạng lưới nhà phân phối, đại lý và salon. Tuy nhiên khi đơn hàng, công nợ, chính sách giá và tình trạng tồn kho được theo dõi rời rạc ở nhiều hệ thống cũ (không đáp ứng được theo nhu cầu mở rộng và liên thông dữ liệu của Tân Đồng Phúc),doanh nghiệp khó nắm được độ phủ thực tế của từng khu vực, đại lý nào đang tăng trưởng, đại lý nào đang chững lại và cần được hỗ trợ. Việc mở rộng độ phủ vì vậy chủ yếu dựa vào kinh nghiệm hơn là dựa trên dữ liệu.

• Sự kiện và chiến dịch chưa được tổ chức, đo lường trên cùng một hệ thống

Với ngành tóc chuyên nghiệp, sự kiện là kênh tiếp cận cốt lõi: các buổi training salon, hội thảo đại lý, chương trình giới thiệu sản phẩm mới. Nhưng khi khâu chuẩn bị, đăng ký, check-in điểm danh và phát voucher sau sự kiện được xử lý bằng những công cụ rời rạc, doanh nghiệp khó tổ chức một cách chuyên nghiệp, càng khó biết ai đã tham dự và bao nhiêu người trong số đó thực sự phát sinh đơn hàng sau đó.

Song song, các chiến dịch telesales, telemarketing, re-marketing và quảng cáo cũng chạy liên tục nhưng không gắn được nguồn cho từng khách hàng và từng đơn hàng. Doanh nghiệp vì vậy chưa có căn cứ để so sánh hiệu quả giữa các nguồn, giữa các chiến dịch, và ngân sách tiếp tục được phân bổ mà thiếu dữ liệu định lượng.

• Vận hành nội bộ và các kênh tương tác hoạt động tách rời nhau

Chat, cuộc gọi, tin nhắn và email đến từ nhiều nền tảng khác nhau, trong khi công việc nội bộ và chỉ tiêu của từng bộ phận lại được theo dõi ở một nơi khác. Nhân viên phải chuyển đổi liên tục giữa nhiều giao diện, còn ban lãnh đạo chỉ có thể đánh giá hiệu suất thông qua báo cáo tổng hợp thủ công cuối kỳ, vốn vừa mất thời gian vừa thiếu tính kịp thời.

Với một doanh nghiệp đang mở rộng, điều thiếu hụt lớn nhất là bộ KPI được xây theo đặc thù ngành và đặc thù đơn vị, đủ để đo lường hiệu suất mở rộng và mức độ thâm nhập thị trường. Thiếu bộ chỉ số này, ban lãnh đạo khó biết doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh hay chậm so với mục tiêu đề ra.

4 Nút thắt trong vận hành bán hàng đa kênh

3. CloudOCS Plus: Nền tảng DMS 2in1 hợp nhất bán hàng và chăm sóc khách hàng đa kênh

Tân Đồng Phúc lựa chọn CloudGO làm đơn vị đồng hành, với CloudOCS Plus — nền tảng DMS 2in1 thế hệ mới của CloudGO cho định hướng phát triển của doanh nghiệp. Khác với các hệ thống DMS truyền thống vốn chỉ dừng ở quản lý đơn hàng, công nợ và tồn kho theo tuyến, CloudOCS Plus mở rộng sang toàn bộ hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng đa kênh trên cùng một nền tảng dữ liệu duy nhất. Dưới đây là cách từng nhóm tính năng được đưa vào vận hành thực tế.

• Quản lý khách hàng đa kênh trên một hồ sơ duy nhất

Toàn bộ dữ liệu từ sàn thương mại điện tử, website bán hàng, fanpage Facebook,Zalo OA, Zalo cá nhân, telesales và kênh truyền thống đều được đồng bộ về một kho dữ liệu tập trung. Dù khách hàng đến từ đâu, nhân viên vẫn nhìn thấy đầy đủ trên một hồ sơ: kênh tiếp cận đầu tiên, lịch sử mua hàng, toàn bộ nội dung tương tác và trạng thái chăm sóc hiện tại.

Điều này chấm dứt tình trạng cùng một khách hàng tồn tại dưới nhiều bản ghi rời rạc ở các kênh khác nhau, đồng thời tạo nền tảng dữ liệu để khai thác lại tệp khách hàng cũ, nguồn doanh thu thường bị bỏ ngỏ trong mô hình bán hàng đa kênh.

• Quản lý hoạt động bán hàng đa kênh tập trung

Mọi đơn hàng, bất kể phát sinh từ sàn thương mại điện tử, website, mạng xã hội hay từ đại lý, đều chảy về cùng một luồng xử lý. Đội ngũ kinh doanh theo dõi trạng thái từng đơn trên một pipeline thống nhất thay vì kiểm tra lần lượt từng nền tảng.

Nhờ đó, doanh nghiệp giảm được thao tác nhập liệu thủ công, hạn chế sai lệch số liệu giữa các phòng ban và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng trong giai đoạn cao điểm.

• Quản lý kênh phân phối với phân hệ DMS chuyên nghiệp

Phân hệ DMS trong CloudOCS Plus số hóa toàn bộ hệ thống phân phối: danh sách nhà phân phối, đại lý và salon; đơn hàng theo từng điểm bán; chính sách giá và chương trình theo từng nhóm đối tượng; tình trạng tồn kho và độ phủ thị trường theo thời gian thực.

Ban lãnh đạo có thể nhìn thấy hiệu quả của từng khu vực, từng đại lý ngay trên hệ thống, từ đó có căn cứ để điều chỉnh chính sách bán hàng và mở rộng độ phủ dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.

• Quản lý sự kiện và chiến dịch tiếp thị, chăm sóc khách hàng, đại lý

CloudOCS Plus số hóa trọn vòng đời một sự kiện: từ khâu chuẩn bị, mở đăng ký, check-in điểm danh tại chỗ cho đến phát voucher và chăm sóc sau sự kiện. Các buổi training salon, hội thảo đại lý hay chương trình ra mắt sản phẩm mới nhờ đó được tổ chức chuyên nghiệp hơn, đồng thời mỗi người tham dự đều được ghi nhận vào hệ thống để tiếp tục chăm sóc.

Với các chiến dịch telesales, telemarketing, re-marketing và quảng cáo, hệ thống gắn nguồn cho từng khách hàng ngay khi họ vào hệ thống. Doanh nghiệp theo dõi được hiệu quả của từng nguồn và từng chiến dịch theo thời gian thực, thay vì chờ tổng kết cuối kỳ mới biết ngân sách đã đi về đâu.

• Tập trung toàn bộ kênh tương tác về một giao diện

Chat từ fanpage và Zalo, cuộc gọi qua tổng đài, tin nhắn và email đều được tiếp nhận trên cùng một màn hình làm việc. Nhân viên không còn phải chuyển đổi giữa nhiều tab, và mọi tương tác đều được lưu lại vào đúng hồ sơ khách hàng tương ứng.

Với đặc thù ngành làm đẹp nơi tốc độ phản hồi ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định mua việc rút ngắn thời gian phản hồi có tác động rõ rệt đến tỷ lệ chốt đơn.

• Quản trị vận hành nội bộ theo KPI và công việc

Bên cạnh hai phân hệ chính, CloudOCS Plus tích hợp sẵn các công cụ quản lý công việc, dự án và quản trị KPI/OKR, cùng hệ thống BI Report cho phép ban lãnh đạo theo dõi các chỉ số vận hành trên dashboard tập trung.

Bộ KPI được thiết lập theo đặc thù ngành và đặc thù doanh nghiệp, tập trung vào hiệu suất mở rộng và mức độ thâm nhập thị trường, giúp đo tiến độ tăng trưởng bằng số liệu thay vì cảm nhận. Hệ sinh thái này còn sẵn sàng mở rộng sang quản lý nhân sự và chấm công bằng AI Camera hay quản lý tổ chức sự kiện, để doanh nghiệp có thể bổ sung khi nhu cầu phát sinh mà không cần thay đổi nền tảng.

CloudOCS Plus – nền tảng DMS 2in1 thế hệ mới (hình mô phỏng)

4. Mục tiêu vận hành mà dự án hướng tới

Dự án chính thức khởi động ngày 24/7. Dưới đây là các chuyển biến trong vận hành mà Ban dự án hai bên đặt làm mục tiêu cho giai đoạn triển khai:

Với Tân Đồng Phúc, đây không đơn thuần là một dự án công nghệ mà là bước chuyển đổi trong cách doanh nghiệp tổ chức toàn bộ hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng, hướng tới trải nghiệm nhất quán hơn cho cả người tiêu dùng lẫn hệ thống đối tác, đại lý, salon trên toàn quốc.

5. Vì sao Tân Đồng Phúc chọn CloudGO làm đối tác triển khai?

Trên thị trường có nhiều giải pháp DMS, từ phần mềm quốc tế đến sản phẩm nội địa. Nhưng với một doanh nghiệp vừa sản xuất, vừa phân phối qua năm nhóm kênh và phục vụ hai tệp khách hàng khác biệt, việc chọn đối tác công nghệ không chỉ dừng ở danh sách tính năng. Ba lý do dưới đây lý giải quyết định của Tân Đồng Phúc sau gần một năm tìm hiểu và trao đổi.

1. Giải pháp được thiết kế riêng cho ngành sản xuất – phân phối – bán lẻ: CloudOCS Plus không phải phần mềm phổ thông được gắn thêm vài trường dữ liệu, mà là nền tảng đã tùy chỉnh sẵn quy trình, giao diện và báo cáo theo đặc thù ngành. Nhờ vậy doanh nghiệp không mất thời gian xây dựng từ đầu và đội ngũ dễ làm quen với hệ thống ngay từ những ngày đầu.
2. Một nền tảng DMS 2in1 thay cho nhiều hệ thống rời rạc: Thay vì vận hành một hệ thống cho kênh phân phối và những hệ thống khác cho bán hàng online, sự kiện và chăm sóc khách hàng rồi tìm cách đồng bộ dữ liệu giữa chúng, Tân Đồng Phúc chỉ làm việc trên một nền tảng duy nhất. Đây chính là điểm làm nên định vị DMS 2in1 thế hệ mới của CloudOCS Plus.
3. Khả năng mở rộng và kinh nghiệm triển khai thực tế: Với hơn 15 năm kinh nghiệm và hơn 2.500 doanh nghiệp đã đồng hành, CloudGO có nền tảng thực tiễn để tư vấn lộ trình phù hợp. Hệ sinh thái tích hợp sẵn các phân hệ quản trị công việc, KPI, nhân sự, sự kiện và BI Report cũng đảm bảo doanh nghiệp có thể mở rộng trong tương lai mà không phải chuyển đổi nền tảng.

Kickoff dự án CloudOCS Plus ngày 24/7

Nếu doanh nghiệp của bạn đang bán hàng qua nhiều kênh nhưng dữ liệu khách hàng vẫn nằm rải rác, hệ thống phân phối chưa được quản lý tập trung hoặc ngân sách tiếp thị đang chi mà chưa đo lường được hiệu quả, câu chuyện của Tân Đồng Phúc có thể là gợi ý hữu ích.

Khám phá giải pháp CRM theo ngành để tìm phiên bản phù hợp nhất với lĩnh vực của bạn. Đăng ký dùng thử miễn phí tại đây

CloudGO – Giải pháp CRM & AI chuyên sâu theo ngành

• Hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn