GONSA hợp nhất bán hàng đa kênh và quản lý phân phối dược trên CloudOCS

GONSA bán hàng cùng lúc trên sàn thương mại điện tử, nhà thuốc bán lẻ, kênh bệnh viện – đấu thầu và bán sỉ. Mỗi kênh một quy trình, một bảng giá, một loại chứng từ. Quản lý tập trung bằng cách thủ công là bài toán không nhỏ. GONSA chọn CloudOCS (Omnichannel System) hệ thống DMS (quản lý phân phối) 2in1 của CloudGO, hợp nhất kênh phân phối truyền thống và bán hàng đa kênh. Kết quả: đội đi tuyến, đơn hàng đa kênh và dịch vụ kho vận về chung một hệ thống.

1. GONSA là ai

GONSA là doanh nghiệp phân phối dược phẩm bán hàng trên nhiều kênh cùng lúc. Bên cạnh phân phối, GONSA còn cung cấp dịch vụ kho vận cho đối tác.

Đặc thù của GONSA là mỗi kênh có một cách xử lý riêng: giá, khuyến mãi, điều kiện mua và chứng từ đều khác nhau. Đội ngũ thị trường đi tuyến tới từng điểm bán, trong khi đơn hàng lại đổ về từ nhiều nguồn.

2. Bài toán vận hành khi bán hàng trên nhiều kênh

Bốn bài toán dưới đây là thách thức điển hình của một nhà phân phối dược nhiều kênh, và là phần việc dự án CloudOCS tập trung xử lý cho GONSA.

1. Nhiều kênh, mỗi kênh một kiểu - dữ liệu phân mảnh: Đơn hàng đổ về từ sàn EC, nhà thuốc OTC, kênh ETC và bán sỉ. Mỗi nhóm kênh có quy trình, chứng từ và điều kiện mua riêng. Quản lý tập trung bằng cách thủ công rất dễ sót và sai.
2. Đội đi tuyến khó minh bạch: Trình dược viên ghé nhiều điểm bán mỗi ngày. Nếu không có bằng chứng vị trí và thời gian, doanh nghiệp khó biết nhân viên có thật sự tới điểm bán và làm đủ việc tại đó hay không.
3. Giá, khuyến mãi và hạn mức phức tạp: Giá thay đổi theo kênh, theo khách và theo hợp đồng. Khuyến mãi nhiều tầng. Bán chịu phải kiểm soát công nợ. Khi nhân viên nhớ và nhập tay, đơn dễ sai giá, chồng khuyến mãi hoặc vượt hạn mức tín dụng.
4. Đổi - trả - thu hồi và dịch vụ kho vận nhiều tình huống: Ngành dược phát sinh nhiều nghiệp vụ trả hàng, đổi hàng, thu hồi bán thẳng, kèm dịch vụ thuê kho và vận chuyển. Mỗi nghiệp vụ sinh ra bộ chứng từ riêng, khó theo dõi khi làm rời rạc.

Bài toán vận hành khi bán hàng trên nhiều kênh

3. Giải pháp CloudOCS triển khai cho GONSA

CloudOCS gom cả bốn bài toán trên vào một hệ thống, chia làm hai phần: bản web quản trị (CRM) cho khối văn phòng và ứng dụng di động (App) cho nhân viên đi tuyến.

Đi tuyến và chấm công có bằng chứng

Mỗi nhân viên có lịch ghé điểm bán rõ ràng theo tần suất đã định. App ghi nhận chấm công đầu và cuối ngày kèm vị trí. Mỗi lần ghé điểm bán đều check-in, check-out và chụp hình biển hiệu, trưng bày ngay tại chỗ.

Hệ thống tự đối chiếu hoạt động trong ngày với tiêu chí đã đặt để chấm ngày công. Quản lý được điều chỉnh kết quả sau khi máy chấm — máy chấm trước, người quyết sau.

Xử lý bài toán 2. Chỉ số theo dõi được: độ phủ điểm bán, tần suất ghé (F2/F4),tỉ lệ ghé có đơn.

Dữ liệu điểm bán được làm sạch ngay tại hiện trường

Nhân viên tạo điểm bán mới ngay trên app theo các bước hướng dẫn. Bản ghi vào hệ thống ở trạng thái chờ duyệt, quản lý duyệt trước khi dùng chính thức. Khi địa chỉ hay toạ độ sai, nhân viên gửi yêu cầu sửa kèm ảnh, quản lý duyệt là dữ liệu chuẩn lại.

Kết quả: Dữ liệu thị trường sạch và có người chịu trách nhiệm, thay vì danh sách điểm bán trùng, sai địa chỉ.

Lên đơn đa kênh — hệ thống tự áp giá, khuyến mãi và kiểm soát rủi ro

Nhân viên lên đơn ngay tại điểm bán trên app, hoặc khối văn phòng lên đơn trên web theo từng kênh. Khi lên đơn, hệ thống tự làm bốn việc:

• Tự áp đúng giá cho từng khách, từng kênh, từng đơn vị tính nhân viên không phải nhớ, không nhập tay.
• Tự tính khuyến mãi nhiều tầng ngay trên đơn, theo đúng điều kiện và mức thưởng đã cấu hình.
• Kiểm tra điều kiện mua hàng theo hồ sơ khách (ví dụ: giấy phép với mặt hàng có kiểm soát trong ngành dược).
• Kiểm tra công nợ và hạn mức tín dụng của khách trước khi cho đơn đi tiếp.

Hệ thống còn đặt trần giảm giá: nhân viên không thể tự ý phá giá để chốt đơn.

Xử lý bài toán 1 và 3. Chỉ số theo dõi được: tỉ lệ đơn sai giá, tỉ lệ đơn vượt trần giảm giá, thời gian xử lý đơn.

Xử lý đơn hàng phức tạp theo đặc thù phân phối

Một đơn có thể cần tách theo hợp đồng, theo nhà cung cấp hoặc theo điều kiện vận chuyển và tồn kho. CloudOCS xử lý tách đơn theo các tiêu chí này, duyệt đơn hàng loạt hoặc tự động theo quy định đã cấu hình. Đơn nhập sai vẫn sửa được, không phải huỷ làm lại từ đầu.

Xử lý bài toán 1. Chỉ số theo dõi được: thời gian trung bình duyệt đơn, tỉ lệ đơn phải làm lại.

Đổi – trả – thu hồi và quản lý dịch vụ kho vận trên cùng hệ thống

Các nghiệp vụ trả hàng, đổi hàng và thu hồi bán thẳng được quản lý theo quy trình chứng từ rõ ràng, có theo dõi tình trạng xử lý từ đầu tới cuối. Dịch vụ thuê kho và vận chuyển được quản lý cùng chỗ, gắn với tồn kho và hạn mức bán hàng.

Xử lý bài toán 4. Kết quả: mỗi nghiệp vụ đổi – trả – dịch vụ đều có chứng từ và trạng thái, không còn theo dõi rời rạc.

Ghi nhận ý kiến khách hàng tới khi đóng

Nhân viên ghi nhận phản ánh từ điểm bán kèm ảnh trên app. Hệ thống tạo ticket gắn đúng điểm bán và lần viếng thăm. Quản lý phân công, phản hồi và theo tới khi đóng ticket.

Kết quả: phản ánh từ điểm bán không còn nói miệng rồi trôi.

Báo cáo và phân quyền theo cây tổ chức

Cây tổ chức bán hàng được dựng đúng như mô hình thật của GONSA. Mỗi cấp quản lý chỉ thấy đúng dữ liệu thuộc phạm vi mình phụ trách, báo cáo tự cộng lên theo cấp. Bộ báo cáo gồm đi tuyến theo nhân viên, đi tuyến theo cấp quản lý, và bán hàng theo sản phẩm, tất cả đều phân quyền theo cây tổ chức.

Kết quả: quản lý xem kết quả đi tuyến và bán hàng theo ngày, không còn ai xem được số của người khác.

Giải pháp CloudOCS triển khai cho GONSA

4. Thách thức điển hình và cách CloudOCS xử lý

Bảng dưới đối chiếu các thách thức thường gặp của một nhà phân phối dược nhiều kênh với cách CloudOCS xử lý. Cột thách thức mô tả bài toán phổ biến của ngành, không phải hiện trạng cụ thể của GONSA.

5. CloudOCS khớp với mô hình phân phối dược đa kênh ở đâu

• Một hệ thống cho cả kênh truyền thống lẫn online: GONSA bán trên sàn thương mại điện tử, nhà thuốc, kênh bệnh viện và bán sỉ. CloudOCS gom tất cả về một chỗ, không phải ghép số từ nhiều nơi.
• Nghiệp vụ đặc thù ngành dược xử lý ngay trong hệ thống: Điều kiện mua theo giấy phép, hạn mức tín dụng, hợp đồng, đổi – trả – thu hồi bán thẳng và dịch vụ kho vận đều nằm trong CloudOCS, không phải làm ngoài.
• Đồng hành từ khảo sát, đặc tả tới triển khai: Đội CloudGO cùng ban dự án GONSA triển khai theo giai đoạn, kết nối CloudOCS với các hệ thống lõi sẵn có.

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng bán hàng trên nhiều kênh và cần quản lý cả đội đi tuyến lẫn kênh phân phối trên một hệ thống, CloudOCS là nơi nên bắt đầu. Tìm hiểu thêm cách CloudOCS quản lý bán hàng đa kênh và phân phối tạitrang giải pháp CloudOCS

Đặt lịch demo CloudOCS miễn phí

CloudGO – Giải pháp CRM & AI chuyên sâu theo ngành

• Hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn