Khi teamwork mất tiếng nói chung: Bước cải thiện ngay hiệu suất công việc đội nhóm
“Một hạt cát không làm nên sa mạc, một vì sao không tạo thành dãy ngân hà.”
Một tổ chức nếu muốn thành công thì đòi hỏi phải có sự phối hợp giữa các thành viên lại với nhau. Đó không phải là một điều dễ dàng bởi vì mỗi cá nhân mang mỗi tính cách khác nhau điều này sẽ dẫn đến teamwork không hiệu quả. Ai cũng biết được điều đó nhưng không phải bất kỳ nhà lãnh đạo cũng có thể quản lý tốt đội nhóm của mình, làm sao để tạo ra môi trường làm việc tốt, làm sao để cho các cá nhân phát triển đúng lĩnh vực mà họ giỏi... hàng loạt câu hỏi được các nhà lãnh đạo đặt ra để phát triển đội nhóm của họ.
>>> Quản lý hiệu quả với bảng phân chia công việc nhóm
Teamwork kém hiệu quả - Nguyên nhân đang cản trở sự phát triển của đội nhóm bạn là?
Ngày nay, "teamwork" không còn là khái niệm xa lạ với bất kỳ ai. Từ học sinh, sinh viên cho đến nhân viên văn phòng hay lãnh đạo cấp cao, hầu hết mọi người đều đã từng trải qua trải nghiệm làm việc nhóm. Khi tham gia phỏng vấn xin việc, những ứng viên thể hiện được khả năng làm việc nhóm thường được nhà tuyển dụng ưu ái hơn. Điều này chứng minh rằng, để bất kỳ tổ chức nào đạt được thành công, sự phối hợp hiệu quả giữa các cá nhân trong tập thể là yếu tố không thể thiếu.
Trong cuốn sách “05 điểm chết trong Teamwork” của Patrick Lencioni đã mang đến cho độc giả những điểm chết trong teamwork của một tổ chức. James H. Amos Jr., Chủ tịch kiêm CEO của Mail Boxes Etc., từng nhận định rằng đây là "một cuốn sách mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng nên đọc, bởi không ai có thể phát triển, chứ chưa nói đến thành công, một cách đơn độc.
Hãy cùng khám phá 5 điểm chết mà Patrick Lencioni đề cập đến và tìm cách khắc phục chúng. Theo tác giả, những điểm chết này không tồn tại độc lập mà kết nối chặt chẽ với nhau. Chỉ cần một yếu tố không được giải quyết, nó có thể làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến thành công của cả đội.
Nhận diện được 05 điểm chết là một lợi thế trong xây dựng teamwork hiệu quả. Tuy nhiên, để tạo nên đội ngũ xuất sắc, nhà lãnh đạo không chỉ dừng lại ở việc nhận ra những hạn chế mà còn tìm ra phương pháp cải thiện và tối ưu cách các thành viên phối hợp với nhau.
Điểm chết thứ nhất: Niềm tin
Niềm tin là yếu tố cốt lõi để xây dựng một đội nhóm gắn kết và teamwork hiệu quả. Khi thiếu niềm tin, tinh thần đồng đội khó có thể hình thành. Sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm không chỉ là sự kỳ vọng vào ý định tốt của nhau mà còn là sự thoải mái khi thừa nhận những điểm yếu và hạn chế của bản thân mà không sợ bị đánh giá hay dè chừng.
Mất niềm tin đội nhóm
Nếu đội nhóm không đạt được sự tin tưởng này, cái giá phải trả sẽ rất lớn. Những nhóm teamwork thiếu niềm tin thường lãng phí thời gian và năng lượng vào việc giám sát, kiểm soát hành vi của nhau hoặc giữ khoảng cách thay vì tập trung vào mục tiêu chung. Các thành viên thường lo ngại rằng các buổi họp sẽ không hiệu quả hoặc không muốn nhờ vả hay hỗ trợ đồng nghiệp vì sợ bị từ chối hoặc mất thể diện.
Hậu quả của việc thiếu niềm tin trong nhóm là tinh thần teamwork giảm sút, dẫn đến năng suất và tỷ lệ nghỉ việc cao. Khi mọi người không tin tưởng lẫn nhau, họ có thể khó giao nhiệm vụ hoặc hợp tác hiệu quả, dẫn đến các dự án đình trệ và kết quả kém chất lượng. Cuối cùng cả đội cũng phải chịu trách nhiệm trước những thất bại này.
Điểm chết thứ hai: sợ xung đột
Để duy trì và phát triển bền vững, mọi mối quan hệ đều cần trải qua những xung đột mang tính tích cực. Điều này đúng với hôn nhân, gia đình, bạn bè, và đặc biệt là trong kinh doanh. Tuy nhiên, không ít trường hợp, xung đột lại bị coi là điều không nên có, nhất là trong môi trường làm việc. Càng giữ vai trò cao, bạn càng dễ tránh né những cuộc thảo luận căng thẳng, mặc dù chúng ta rất cần thiết để có hoạt động teamwork hiệu quả. Vì vậy, cần phân biệt rõ ràng giữa xung đột mang tính xây dựng và những hành vi tiêu cực như gây hấn thao túng.
Những đội nhóm hiệu quả hiểu rằng mục tiêu chính của các cuộc thảo luận là tìm ra giải pháp tối ưu trong thời gian ngắn nhất. Họ thẳng thắn bàn luận, giải quyết vấn đề nhanh chóng và toàn diện hơn, và không cảm thấy áp lực sau các cuộc thảo luận sôi nổi. Thay vào đó, họ có thể sẵn sàng đối mặt với những thách thức tiếp theo với tinh thần hợp tác tích cực.
Sợ xung đột đội nhóm
Ngược lại các đội nhóm tranh luận vì lo ngại làm mất lòng nhau thường rơi vào tình trạng rối loạn và kém hiệu quả. Khi các thành viên không thoải mái chia sẻ ý kiến hoặc bất đồng một cách công khai, họ có xu hướng bàn tán sau lưng, tạo ra bầu không khí tiêu cực. Điều này còn gây hại hơn việc đối diện trực tiếp và giải quyết mâu thuẫn ngay từ đầu.
Điểm chết thứ ba: thiếu cam kết
Trong một đội nhóm, cam kết được hình thành từ hai yếu tố chính: sự rõ ràng và sự đồng thuận. Những đội nhóm xuất sắc luôn đưa ra các quyết định minh bạch, kịp thời, và tiến hành thực hiện với sự nhất trí của toàn bộ thành viên, kể cả những người từng phản đối quyết định đó. Khi rời khỏi cuộc họp, họ đều tin tưởng rằng không ai trong nhóm còn nghi ngờ hay miễn cưỡng hỗ trợ các kế hoạch đã được thống nhất.
Thiếu cam kết đội nhóm luôn khiến teamwork gặp nhiều khó khăn
Hai lý do chính khiến các đội nhóm khi teamwork với nhau thường thiếu cam kết là mong muốn đạt được sự đồng thuận tuyệt đối và nhu cầu đảm bảo chắc chắn:
Sự đồng thuận: Những đội nhóm hiệu quả nhận thức rõ rủi ro của việc cố gắng tìm kiếm sự đồng thuận hoàn toàn. Thay vào đó, họ ưu tiên đạt được sự chấp nhận, ngay cả khi không thể khiến tất cả mọi người đồng ý 100%. Điều quan trọng là mỗi thành viên cảm thấy ý kiến của mình đã được lắng nghe và xem xét một cách công bằng. Khi ý kiến của tất cả được cân nhắc, các thành viên sẽ sẵn sàng ủng hộ quyết định của nhóm. Nếu nhóm gặp bế tắc, người lãnh đạo sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng.
Sự chắc chắn: Một đội nhóm mạnh mẽ luôn sẵn sàng cam kết hành động ngay cả khi không có gì đảm bảo rằng quyết định của họ là chính xác. Họ hiểu rằng việc đưa ra quyết định, dù có rủi ro, vẫn tốt hơn là trì hoãn. Họ chấp nhận điều chỉnh sau nếu cần thiết, thay vì mất thời gian chờ đợi để đạt được sự chắc chắn tuyệt đối.
Ngược lại, các đội nhóm mắc phải vấn đề này thường e ngại rủi ro, trì hoãn quyết định cho đến khi họ có đầy đủ dữ liệu để đảm bảo không sai lầm. Tuy nhiên, sự trì hoãn này gây ra tác động tiêu cực lớn hơn bất kỳ "điểm chết" nào khác. Khi ban lãnh đạo không đồng lòng, kể cả trong những vấn đề nhỏ, sự bất đồng đó sẽ lan rộng xuống các cấp nhân viên. Các kế hoạch không thống nhất giữa các phòng ban sẽ dẫn đến xung đột, khiến những khác biệt nhỏ ở cấp lãnh đạo trở thành vấn đề nghiêm trọng trong tổ chức, giống như một cơn lốc xoáy ngày càng lớn.
>>>> Hiểu nhân viên hơn thông qua bài test MBTI là gì?
Điểm chết thứ tư: Sự né tránh trách nhiệm
Tình trạng này thể hiện sự khó chịu mà các thành viên phải trải qua khi đối mặt với căng thẳng cá nhân và xung đột giữa các đồng nghiệp, dẫn đến xu hướng né tránh những cuộc đối thoại khó khăn. Ngay cả những nhóm làm việc với mối quan hệ bền vững cũng có thể rơi vào bế tắc này. Các thành viên, dù thân thiết, thường ngại giao phó thêm trách nhiệm cho nhau vì lo ngại ảnh hưởng đến mối quan hệ cá nhân.
Tuy nhiên, chính sự né tránh này lại khiến mối quan hệ trong teamwork trở nên căng thẳng hơn, khi các thành viên bắt đầu thất vọng vì không đạt được kỳ vọng và tiêu chuẩn làm việc của nhóm bị giảm sút. Để duy trì hiệu suất cao và tinh thần đồng đội mạnh mẽ, áp lực từ các đồng đội là giải pháp hiệu quả nhất. Hơn bất kỳ quy trình hay chính sách nào, sự e ngại làm đồng nghiệp thất vọng chính là động lực mạnh mẽ thúc đẩy mỗi người nỗ lực cải thiện công việc.
Điểm chết thứ năm: Sự tập trung
Để đánh giá hiệu quả của mình, các nhóm cần tập trung toàn diện vào những mục tiêu cụ thể và kết quả rõ ràng. Những kết quả này không chỉ giới hạn ở các chỉ tiêu tài chính như lợi nhuận, doanh thu mà còn bao gồm các mục tiêu rõ ràng phải đạt được trong thời gian nhất định. Dù lợi ích đạt được có thể là chỉ số cuối cùng để đánh giá hiệu quả của tổ chức, các mục tiêu và cột mốc quan trọng mà nhà quản lý đặt ra trong hành trình đạt được kết quả đó chính là minh chứng cho những gì nhóm cần hướng đến.
Sự tập trung trong đội nhóm
Những mục tiêu này không chỉ dẫn dắt nhóm đến với kết quả cuối cùng mà còn đảm bảo các lợi ích mong muốn được thực hiện. Dù điều này nghe có vẻ hiển nhiên và ai cũng hiểu cần phải tránh sự thiếu tập trung vào kết quả, thực tế cho thấy nhiều nhóm vẫn chỉ tập trung vào việc duy trì trạng thái hiện tại thay vì nỗ lực đạt được những mục tiêu ý nghĩa hơn.
Sự thiếu ý chí chiến thắng không thể được bù đắp bằng sự tin tưởng, xung đột, hay thậm chí là cam kết trong nhóm. Do đó, cách duy trì tinh thần đồng đội và tiêu chuẩn cao một cách hiệu quả nhất là tạo áp lực tích cực giữa các thành viên. Chính sự lo ngại làm đồng nghiệp thất vọng là động lực mạnh mẽ để mỗi cá nhân cố gắng nâng cao hiệu suất làm việc, vượt qua bất kỳ chính sách hay hệ thống nào khác.
Các bước cải thiện hiệu quả quản lý team
Để hạn chế năm điểm chết ấy khi teamwork, người lãnh đạo phải biết cách quản lý hiệu quả bằng cách:
Trao đổi thông tin cá nhân
Cả nhóm dự án trước khi teamwork, có thể bắt đầu xây dựng niềm tin chỉ trong vòng chưa đầy một giờ đồng hồ bằng cách áp dụng một phương pháp đơn giản và an toàn này. Phương pháp này yêu cầu các thành viên chia sẻ một số thông tin cá nhân trong các cuộc họp cụ thể. Những câu hỏi được đặt ra nên tránh các vấn đề nhạy cảm hoặc quá riêng tư. Các thành viên có thể hỏi nhau về quê quán, những kỷ niệm đáng nhớ thời thơ ấu, sở thích cá nhân, hoặc kinh nghiệm từ công việc đầu tiên và công việc tệ nhất từng làm.
Tìm hiểu, trao đổi thông tin cá nhân để hiểu nhau hơn
Khi chia sẻ những câu chuyện và thông tin không gây tổn hại này, các thành viên trong nhóm sẽ bắt đầu hiểu rõ nhau hơn, xây dựng mối quan hệ cá nhân và cảm nhận đối phương không chỉ là đồng nghiệp mà còn là những cá nhân với những trải nghiệm thú vị trong cuộc sống. Điều này góp phần gia tăng sự đồng cảm và thấu hiểu, đồng thời giảm thiểu những hiểu lầm hoặc định kiến không đáng có. Chỉ cần một chút chia sẻ cũng có thể giúp gắn kết mọi người lại gần nhau hơn và tạo ra sự gắn bó thân thiết
Đánh giá tính hiệu quả của đội
Hoạt động này được thiết kế với tính kỷ luật cao hơn, đòi hỏi sự phức tạp và mang tính rủi ro lớn hơn. Trong quá trình này, các thành viên được yêu cầu xác định những đóng góp nổi bật nhất mà mỗi cá nhân đã mang lại cho nhóm, đồng thời chỉ ra những điểm yếu cần khắc phục hoặc loại bỏ để mang lại lợi ích chung cho toàn đội.
Đánh giá tính hiệu quả của đội nhóm
Đây là những nhận xét cụ thể kèm theo các đề xuất mang tính xây dựng, nhằm giúp mỗi thành viên nhận diện rõ ràng điểm mạnh và điểm yếu của mình mà không gây ra bất kỳ tác động tiêu cực nào. Sau khi từng thành viên hoàn thành phần chia sẻ, mọi người sẽ lần lượt trả lời. Thông thường, người lãnh đạo nhóm sẽ là người khởi động trước để tạo không khí cởi mở và làm gương.
>>>> Quản lý nhân viên cứng đầu sao cho hiệu quả
Xem xét tính cách và xu hướng hành vi cá nhân
Có nhiều phương pháp để thực hiện việc này, nhưng hầu hết đều dựa trên những phân tích khoa học và thực tế về cách các thành viên suy nghĩ, cảm nhận, nói và hành động. Thông qua đó, các thành viên có thể hiểu nhau sâu sắc hơn, tăng cường sự đồng cảm và giảm bớt khoảng cách giữa họ.
Trải nghiệm các hoạt động nhóm
Dù không phải lúc nào cũng áp dụng được trong công việc hàng ngày, nhưng các hoạt động nhóm ngoài trời yêu cầu sự hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau có thể giúp tăng cường tinh thần đồng đội. Những phương pháp này có thể mang lại tác động tích cực đến sự xây dựng lòng tin trong thời gian ngắn, nhưng để duy trì, cần phải tiếp tục củng cố thông qua các hành động thực tiễn trong công việc hàng ngày. Ngay cả trong một nhóm teamwork mạnh, những xao lãng cũng có thể dần dần làm suy yếu lòng tin nếu không được kiểm soát.
Khai thác xung đột
Việc đầu tiên là thừa nhận rằng xung đột là một phần không thể thiếu và có thể mang lại lợi ích khi teamwork. Nếu các thành viên trong nhóm vẫn xem xung đột là điều tiêu cực hoặc không cần thiết, thì khó có thể khai thác nó hiệu quả. Để biến xung đột thành công cụ hữu ích, đôi khi cần có một "người khai phá" – người sẵn sàng tìm ra những bất đồng tiềm ẩn trong nhóm và đưa chúng ra thảo luận. Người này phải đủ dũng cảm và tự tin để nêu lên các vấn đề nhạy cảm và dẫn dắt cuộc thảo luận đến khi đạt được giải pháp. Trong một số trường hợp, nhóm có thể chỉ định ai đó đảm nhiệm vai trò này trong các cuộc họp cụ thể.
Cho phép đúng thời điểm
Các thành viên cần học cách không né tránh những tranh luận mang tính xây dựng khi teamwork giải quyết vấn đề với nhau. Một cách đơn giản để thực hiện là nhận biết khi ai đó cảm thấy không thoải mái trong một cuộc tranh luận và khích lệ họ tiếp tục, nhấn mạnh rằng điều đó mang lại lợi ích cho nhóm. Sau mỗi cuộc họp, cần nhắc lại với các thành viên rằng việc tham gia thảo luận là cần thiết và không nên ngại đối mặt với bất đồng trong tương lai.
Truyền đạt thông tin
Sau khi kết thúc cuộc họp, nhóm nên tổng kết rõ ràng những quyết định quan trọng đã được thống nhất và thống nhất cách truyền đạt những nội dung này đến các nhân viên hoặc bên liên quan. Quá trình này giúp các thành viên hiểu rằng không phải ai cũng tiếp nhận thông tin theo cùng một cách, đồng thời làm rõ những nội dung cần giữ kín và những gì cần được truyền đạt rộng rãi để tránh gây hiểu lầm.
Đặt ra thời hạn
Để đảm bảo sự cam kết trong khi teamwork, một công cụ hiệu quả là thiết lập các thời hạn rõ ràng và tuân thủ nghiêm ngặt. Điểm chết của một nhóm thường bắt nguồn từ sự mơ hồ trong việc ra quyết định. Việc nhanh chóng thảo luận các kế hoạch dự phòng và xác định tình huống xấu nhất có thể xảy ra sẽ giúp các thành viên giảm bớt lo lắng, bởi họ hiểu rằng hậu quả của một quyết định sai lầm không quá đáng sợ như họ nghĩ.
Công khai mục tiêu, tiêu chuẩn và ghi nhận thành tích
Sự mơ hồ là kẻ thù lớn nhất của tinh thần trách nhiệm trong teamwork. Dù nhóm đã cam kết với các kế hoạch hoặc tiêu chuẩn cụ thể, việc công khai những thỏa thuận này là cần thiết để không ai có thể phớt lờ chúng. Chuyển từ việc khen thưởng cá nhân sang khen thưởng thành tích tập thể sẽ giúp xây dựng văn hóa trách nhiệm trong đội. Điều này tạo ra môi trường mà nhóm không chấp nhận sự trì trệ hay thất bại chỉ vì một cá nhân thiếu nỗ lực.
Công nhận thành tích cá nhân, đội nhóm
>>> Gắn kết nhân viên không hề khó
Tạm kết
“Không phải tài chính, chiến lược, công nghệ mà kỹ năng teamwork mới là lợi thế cạnh tranh hàng đầu.” – Tác giả Patrick Lencioni viết trong lời mở đầu cuốn sách “5 Điểm chết trong Teamwork” cho hay.
Chính vì vậy người quản lý phải thấu cảm những điểm chết trong quản lý đội nhóm để vận hành tốt hơn.
XEM THÊM VỀ QUẢN LÝ VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP:
CloudGO - Giải pháp quản lý tiếp thị, bán hàng
và chăm sóc khách hàng toàn diện
Hơn 2500+ doanh nghiệp Việt đã lựa chọn và triển khai
