Bạn băn khoăn về mô hình triển khai CRM có cần đội ngũ chuyên môn không?

Bạn đang băn khoăn và cân nhắc trong việc triển khai mô hình CRM có cần đội ngũ chuyên môn không? Lợi ích nếu có đội ngũ chuyên môn mang lại là gì và làm thế nào để có đội ngũ triển khai bài bản.

Có thể tự triển khai CRM mà không cần chuyên môn không?

Chúng tôi hiểu mong muốn của bạn muốn tự vận hành mô hình CRM để có thể toàn quyền quản lý và bảo mật được những thông tin dữ liệu quan trọng. Nhưng đội ngũ chuyên môn là nhân vật chính trong vai trò vận hành và sửa những lỗi phát sinh và nhiều vấn đề để giúp người quản lý sử dụng được CRM hiệu quả.

Vậy liệu có thể triển khai CRM mà không cần đội ngũ chuyên môn? Câu trả lời là CÓ THỂ. Hiện tại có nhiều phần mềm CRM miễn phí mã nguồn mở để bạn có thể dành công sức để triển khai.

Nhưng hãy nghĩ xem bạn định bỏ bao nhiêu thời gian để xây dựng được một hệ thống đầy lỗi, rồi sau đó tự lên quy trình đào tạo lại cho nhân viên của mình. Mà nên có một mô hình triển khai CRM chuẩn hóa sẵn có, còn nếu bạn tài chính mạnh thì cân nhắc việc mua luôn cả phần mềm CRM.

>>Bạn có thể hiểu ngay phần mềm CRM là gì?

Có thể tự triển khai CRM mà không cần đội ngũ chuyên môn?

Còn để tiết kiệm chi phí và thời gian bạn có thể chọn giải pháp thuê thay vì tạo nên một mô hình CRM chỉ có bạn mới hiểu được cách thức vận hành. Mô hình CRM là để quản lý và điều hành được nhân viên, tổ chức thay vì phải chú tâm để xây dựng CRM.

Lý do cần đội ngũ chuyên môn để triển khai mô hình CRM

5 Lý do cần đội ngũ chuyên môn để triển khai mô hình CRM

Có hiểu biết chuyên môn sâu về lĩnh vực CRM

Việc hiểu và thực hiện được các tác vụ trên CRM đòi hỏi có kiến thức và bề dày kinh nghiệm về CRM, bao gồm các nguyên tắc, trường dữ liệu, chiến lược, quy trình và công nghệ liên quan. Đánh giá được những tính năng nào là thực sự cần thiết cho từng lĩnh vực chứ không phải là mua một hệ thống thật nhiều tính năng rồi lại vứt không động đến.

Khả năng cài đặt và cấu hình hệ thống

Cài đặt cấu hình và hệ thống đòi hỏi kỹ năng lập trình ở một số ngôn ngữ để có thể đảm bảo cài đặt chính xác và hiệu quả.

Đội ngũ chuyên môn có thể: Cài đặt đúng theo hướng dẫn của nhà cung cấp, Cấu hình đáp ứng những tính năng theo nhu cầu doanh nghiệp. Bên cạnh đó còn đảm bảo giữ cho hệ thống hoạt động ổn định và an toàn.

Hỗ trợ lỗi hoặc vấn đề phát sinh cặn kẽ

Đương nhiên trong quá trình sử dụng chắc chắn sẽ có phát sinh những lỗi (bug) không mong muốn. Đội ngũ chuyên môn lúc này sẽ có vai trò là người bảo trì giải quyết từ những lỗi vặt đến lỗi ảnh hưởng lớn nhanh chóng và hiệu quả.

Tối ưu hóa quy trình CRM

Sau khi triển khai thì bước này sẽ đánh giá và phản ảnh được mô hình triển khai CRM của bạn có thực hiện hiệu quả hay chưa? Quy trình CRM cần được dõi theo, đánh giá và cải tiến liên tục.

Đội ngũ chuyên môn còn có thể phân tích, tập hợp dữ liệu xác định điểm yếu và đề xuất những cải tiến cho hệ thống.

Bảo trì và bảo mật hệ thống

Hệ thống CRM nó như là một cái phễu thu hút rất nhiều thông tin dữ liệu từ khách hàng và là nơi lưu trữ một lượng lớn dữ liệu. Nên cần đảm bảo hoạt động ổn định và an toàn.

Hoặc nếu bạn sử dụng nhiều hay đã từng sử dụng CRM thì sẽ gặp những vấn đề như loading chậm, treo, hoặc lỗi nhập trường dữ liệu lúc này bạn sẽ nhờ đến ai? Đó là đội ngũ chuyên môn triển khai.

Vì một khi gặp vấn đề thì bạn không chỉ mất thời gian nguồn lực và mất khách hàng. Mà còn là mất tiền và uy tín của doanh nghiệp.

4 Lợi ích khi có đội ngũ chuyên môn cho việc triển khai

4 lợi ích sau đây sẽ dựa trên kinh nghiệm của chúng tôi đút rút ra được. Sẽ có những ý có phần khá giống ở trên hy vọng bạn có thể dễ dàng phân biệt và hiểu được.

4 Lợi ích khi có đội ngũ chuyên môn cho việc triển khai

Triển khai siêu nhanh phù hợp với từng ngành nghề

Mặc dù là bạn thường nghe rằng hãy sử dụng CRM của bên này bên kia đi nó tốt lắm,... Nhưng hãy nhớ CRM tốt khi nó phù hợp với từng lĩnh vực nhất định không phải cứ CRM là chuẩn cho tất cả mọi lĩnh vực.

Vì có những lĩnh vực đòi hỏi những tính năng đặc thù riêng. Ví dụ như trong lĩnh vực y tế bệnh viện đòi hỏi phải có chức năng đặt lịch hẹn, sắp xếp lịch khám với bác sĩ, nhắc nhở bệnh nhân tái tái khám qua email, SMS, cuộc gọi,...

Những tính năng này cũng cần đội ngũ để tùy chỉnh phù hợp với phòng khám.

Hỗ trợ và đào tạo được người dùng

Vấn đề này là vấn đề rất nhiều doanh nghiệp đang gặp phải và chúng tôi cũng đã gặp một số trường hợp như vậy nhiều doanh nghiệp tổ chức mua về đã đào tạo, nhưng nội bộ doanh nghiệp không có đội ngũ chuyên sâu để hướng dẫn cho những nhân viên mới. Rồi ngày này qua tháng nọ, mua về nhưng không sử dụng thật sự rất lãng phí.

Nếu bạn có một đội ngũ chuyên môn hỗ trợ dù là thuê ngoài (outsource) hay nội bộ (inhouse) sẽ giúp bạn không phải dành nhiều công sức đào tạo-hướng dẫn.

Tránh sai sót

Nhiều đơn vị triển khai phần mềm đưa ra được rất nhiều tính năng mới lạ thậm chí là chưa có đơn vị nào triển khai, mà quên đi mất người dùng cuối cùng.

Đội ngũ chuyên môn sẽ hiểu được điều này về hành vi người dùng cuối, họ không chỉ tạo nên một hệ thống CRM mà còn tạo nên giải pháp giúp ích cho doanh nghiệp.

Giải pháp hữu ích là: giải pháp tăng trưởng doanh thu, tiết giảm chi phí, tối ưu hóa tự động quy trình kinh doanh và tăng hiệu quả làm việc.

Bên cạnh đó, còn tránh sai sót trong quá trình lập trình hệ thống thông tin CRM.

Tùy chỉnh và tích hợp khi doanh nghiệp có nhu cầu

Không phải lúc nào bạn cũng chỉ cần đúng một số tính năng cố định từ khi sử dụng CRM, tin tôi đi cũng giống như việc chẳng có doanh nghiệp nào muốn ở mãi một chỗ, rồi sẽ phải đến lúc cần mở rộng quy mô doanh nghiệp.

Nhiều nhân viên hơn, nhiều mặt hàng hơn, nhiều bộ phận,... Thời điểm này mà nếu giải pháp CRM bạn sẵn có không có khả năng tích hợp hay mở rộng tính năng sẽ là một điểm trừ kéo doanh nghiệp bạn đi xuống.

Làm thế nào để có đội ngũ triển khai CRM hiệu quả?

Bạn muốn sở hữu đội ngũ triển khai mô hình CRM bài bản? chúng tôi sẽ đưa ra 2 lựa chọn chính là Xây dựng đội ngũ nội bộ và Thuê đơn vị triển khai:

Xây dựng đội ngũ nội bộ:

• Tuyển dụng nhân viên phải phù hợp: Lựa chọn nhân viên có kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm đủ lâu trong lĩnh vực phần mềm, ưu tiên sự học hỏi và có trách nhiệm trong công việc. Nếu bạn có kinh nghiệm trong lĩnh vực thì quá dễ dàng trong việc tuyển dụng, còn nếu không bạn có thể tham khảo mô tả công việc từ các nguồn tuyển dụng.

• Đào tạo thật bài bản: Cần cung cấp thông tin, tài liệu về hệ thống CRM và quy trình triển khai.

• Chính sách lương thưởng phù hợp: Mức lương cho các vị trí lập trình php, Dev Ops, Tech lead,... bạn có thể tham khảo trên các trang tuyển dụng.

• Phân định vai trò và nhiệm vụ: Lựa chọn người có năng lực và kinh nghiệm nhất sẽ là người dẫn dắt đội ngũ, phân chia công việc, nhiệm vụ đúng theo kinh nghiệm từng thành viên.

• Vận hành và giám sát: Cần giám sát và theo dõi liên tục trong quá trình sử dụng phần mềm.

Thuê đơn vị triển khai: Như đã đề xuất nhiều ở bên trên thuê đơn vị là giải pháp giúp bạn có thể loại bỏ được phần lớn nguồn lực tập trung thay vào đó có thể sử dụng nguồn lực đó để khai thác tạo mối quan hệ với khách hàng tiềm năng và bán hàng một cách đầy giá trị.

Nếu tôi được đề xuất thì nếu doanh nghiệp bạn vẫn có tài chính giới hạn thì nên lựa chọn phương án thuê đơn vị triển khai lâu năm, vì những đơn vị này có nền tảng phần mềm đã được chứng minh hiệu quả qua thời gian bởi nhiều doanh nghiệp tin dùng.

Mô hình triển khai phần mềm CRM

Người sử dụng phần mềm là như Internal User, Telesale,... sẽ kết nối với hệ thống nội bộ (CMS, DMS, PMS,...) thông qua mạng WAN/LAN. Còn khách hàng sẽ sử dụng internet để điền thông tin cũng như tương tác đa kênh trên internet và dữ liệu sau đó sẽ truyền về hệ thống nội bộ (CMS, DMS, PMS,..) xử lý, tổng hợp, phản hồi.

Sau đây sẽ là mô hình triển khai CRM cho doanh nghiệp:

Mô hình triển khai CRM cho doanh nghiệp

Tạm kết

Hi vọng qua bài viết ngắn này đã phần nào giải đáp được câu hỏi “Có cần đội ngũ chuyên môn để triển khai mô hình CRM hay không?” qua những đề xuất, lý do, lợi ích mang lại và cách để có một đội ngũ triển khai. Ngoài ra, nếu bạn có vấn đề nào băn khoăn chưa giải quyết được có thể liên hệ ngay CloudGO để giải đáp ngay nhé!

Bài viết liên quan mô hình CRM:

• 11 bước để lập kế hoạch triển khai CRM thành công
• ĐIỀU KIỆN CẦN ĐỂ TRIỂN KHAI CRM THÀNH CÔNG
• BÍ QUYẾT TRIỂN KHAI CRM CHO DOANH NGHIỆP NHỎ