HƯỚNG DẪN GỬI EMAIL MARKETING TRÊN SUGARCRM
GỬI EMAIL MARKETING VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CHIẾN DỊCH MARKETING TRÊN SUGARCRM NHƯ THẾ NÀO?
Hiện nay trên thế giới và ở Việt Nam đã có nhiều doanh nghiệp áp dụng các công cụ Email Marketing chuyên nghiệp, ví dụ như iContact, MailChimp, Benchmark Email…Tuy nhiên, ngoài các chức năng gửi email rất chuyên nghiệp thì nhược điểm của các công cụ này là không gắn kết được với bộ phận bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng để tạo thành 1 quy trình tiếp cận – chăm sóc – bán hàng – hậu bán hàng một cách khép kín. Hoạt động marketing trên các công cụ trên mang tính chất rời rạc, tự phát là chủ yếu.
Về điểm yếu này của các công cụ trên thì SugarCRM làm rất tốt. Email Marketing Campaign trên Sugar sẽ gắn kết với quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng để tạo thành 1 quy trình khép kín: từ thu hút – tiếp cận – chăm sóc – bán hàng – hậu bán hàng.
Bài viết bên dưới đây sẽ hướng dẫn người dùng cách tạo và quản lý 1 chiến dịch email marketing trên SugarCRM. Đồng thời có đề cập tới một số lưu ý khi triển khai email marketing nói chung
I. Gửi email Marketing trên SugarCRM
- Tạo Campaign
[1] Vào admin
[2] Vào campaigns
[3] Chọn Create Campaigns Wizard
[4] Chọn Email
[5] Rồi bấm Start để bắt đầu tạo
[6] Nhập tên Campaign
[7] Status chọn Active
[8] Nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc campaign
[9] Nhập mô tả cho chiến dịch
[10] Bấm Next
[11] Nhập ngân sách cho chiến dịch (bước này có thể bỏ trống)
[12] Bấm Next
[13] Tạo link (Khi khách hàng nhận mail, nếu như không muốn tiếp tục nhận nữa sẽ bấm vào link này)
[14] Bấm Next
[15] Có thể chọn target list đã được tạo sẵn
[16] Nhập tên target list mới
[17] Bấm create để tạo mới Target
[18] Bấm Save and Continue
[19] Đặt tên cho Email Marketing
[20] Chọn CloudGO.VN
[21] Viết CloudGO.VN
[22] Viết tên người nhận email phản hồi
[23] Chọn targe tlist muốn gửi đi
[24] Tình trạng để active
[25] Chọn thời gian bắt đầu
[26] Nhập địa chỉ email gửi
[27] Nhập địa chỉ email nhận phản hồi
[28] Chọn email Template
Có 2 cách:
- Chọn email tempalte đã được tạo sẵn
- Tạo mới email template bằng cách nhấn Create
Khi chọn Create sẽ xuất hiện một màn hình Email Marketing mới
[28.1] Nhập tên email template
[28.2] Nhập mô tả
[28.3] Nhập tiêu đề email
[28.4] Soạn nội dung cho email template
[28.5] Bấm Save
Màn hình sẽ quay về
[29] Bấm next để tiếp tục
[30] Bấm Finish
Vào lại Campaigns và chọn tên Campaign vừa tạo.
[31] Chọn Send emails để gửi email vào hàng đợi
[32] Vào Admin
[33] Chọn email Queue
[34] Email đang nằm trong hàng đợi
Có 2 cách để gửi email marketing:
- Gửi tin tự động, chúng ta có thể kiểm soát quá trình Run Nightly Process Bounced của chiến dịch gửi email và chạy Mas Nightly
- Gửi thủ công
1. Gửi tự động
Kiểm soát quá trình Run Nightly Process Bounced của chiến dịch gửi email: nó sẽgửi một số thư bị trả
[35] Vào admin ==> schedulers
[36] Bấm edit
[37] Nhập tên công việc
[38] Run Nightly Process Bounced campaign email
[39] Chọn thời gian
[40] Tình trạng chọn Active
[41] Chọn giờ hoặc phút và check vào những ngày mà bạn muốn gửi email
[42] Bấm Save
2. Gửi thủ công
[43] Vào admin
[44] Vào email queue
[45] Bấm send Queued Campaign Emails
[43] Vào admin
[44] Vào email queue
[45] Bấm send Queued Campaign Emails
II. Đánh giá hiệu quả của chiến dịch Marketing
[46] Vào campaigns
[47] Chọn tên Campaigns muốn theo dõi kết quả
[48] Tại màn hình xem chi tiết chọn View Status
[49] Số mail đã gửi thành công
[50] Số email trùng
[51] Số email không tồn tại
[52] Số lượt xem email
[53] Số lượt click vào từ chối nhận email
[54] Số khách hàng tiềm năng được tạo ra qua chiến dịch này
>>Xem vieo hướng dẫn gửi email tại đây: https://www.youtube.com/watch?v=fWrdwT9ADxM
III. Một số lưu ý khi gửi email marketing
– Các lưu ý về kỹ thuật gởi:
– Không gởi số lượng mail lớn trên 1 lần gởi. Con số phù hợp sẽ nằm trong giới hạn từ 50-100 email/lần gởi. Thời gian gởi giãn cách giữa 2 lần gởi: ít nhất 5p .
Số lượng email gởi trên lần: có thể được cấu hình trong Admin > Campaign email setting
Thời gian giãn cách: có thể được cấu hình bởi Admin > Scheduler
– Email template:
+ Không quá nhiều hình ảnh, hay chỉ để 1 hình ảnh vào nội dung gởi email. > gây nặng khi gởi email, dễ bị đánh vào spam box.
+ Nội dung gởi phải có cả chữ và hình, chữ và hình cộng lại ko quá 1 trang A4, ko chèn link dạng trực tiếp mà chèn link thông qua chức năng Tracker URL của Sugar để có thể biết ai đã click vào link trong email.
– Thường xuyên kiểm tra tỷ lệ bounced email: vì tỷ lệ này càng cao thì mail gởi đi càng dễ bị đánh là spam, thậm chí email gởi đi sẽ bị chặn (vd như người dùng dùng Amazon SES để gởi email marketing chẳng hạn, thì Amazon sẽ quy định tỷ lệ Bounced Rate là bao nhiêu, nếu vượt quá con số đó thì tài khoản email gởi sẽ bị chặn không gởi được nữa)
– Thời điểm gởi:
– Nên gởi vào buổi sáng (2-6h sáng) hoặc chiều muộn 6-8h tối.
– Có thể gởi vào đầu tuần và cuối tuần hoặc mỗi ngày là tùy vào nội dung gởi và tính chất dịch vụ, sản phẩm cung cấp.
– Việc chọn thời điểm gởi email có liên quan tới thói quen (hành vi) check email của người nhận. Họ thường check mail vào đầu ngày làm việc hoặc buổi tối, khi đã ăn uống xong xuôi. Vì thế nếu gởi email vào các thời điểm này thì người nhận dễ chú ý tới nội dung email của mình hơn.
Mặt khác, vào các thời điểm trên, hệ thống sẽ nhẹ tải do ít người dùng, việc gởi email sẽ nhanh hơn ban ngày, nếu gởi email ban ngày thì có thể làm chậm server)
– Kiểm tra hiệu quả gởi:
Việc sử dụng email làm phương tiện marketing chỉ là 1 trong số nhiều kênh marketing của 1 doanh nghiệp.
Cách đo lường định lượng duy nhất về hiệu quả của việc gởi email hiện nay đó là:
+ Tổng số email được đọc (dù chưa thật sự chính xác bởi còn phụ thuộc nhiều yếu tố về công nghệ áp dụng, trình gởi và nhận email)
+ Tổng số người dùng click Remove me…,
+ Tổng số hồ sơ khách hàng tiềm năng được tạo (và sau đó trong số này thi bao nhiêu người thành khách hàng)
Ngoài ra, về mặt định tính, việc gởi email thường xuyên giúp cho người dùng nhận thức tốt về thương hiệu về sản phẩm dịch vụ của 1 cty.
Có thể ngay thời điểm người đọc nhận email họ chưa có nhu cầu, tuy nhiên sau một thời gian (được nhận các email marketing thường xuyên) thì trong đầu họ tự hình thành ý thức hay trí nhớ về thương hiệu, về sản phẩm mà họ đã từng thấy qua các email trước đây. Đây chính mục đích và mục tiêu về lâu dài của việc gởi email marketing.
Ngoài ra, để tạo thêm hiệu quả trong các đợt gởi email (tăng số lượng hồ sơ lead được tạo): Vinhome có thể thiết kế 1 form để người dùng điền thông tin vào trên website của vinhome. Form này sẽ liên kết với CRM để khi Khi người dùng submit thông tin từ website > thông tin sẽ chạy vào phần hồ sơ khách hàng tiềm năng trên CRM luôn. Người dùng CRM sẽ thấy được các hồ sơ KH tiềm năng đó và chăm sóc họ.
Để kích thích người dùng điền thông tin trên website, thì doanh nghiệp phải có chính sách cho việc điền thông tin này. Ví dụ: chiết khấu ngay 5% khi in form thông tin đăng ký trên website và cầm tới giao dịch với cty)
Ngoài ra, cũng cần phải xen kỹ các đợt gởi email marketing quảng bá sản phẩm, dịch vụ với các đợt gởi Newsletters ( một dạng nội dung tin tức chuyên đề có liên quan tới sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp) để người nhận họ không bị nhàm chán, phản cảm vì nhận liên tục 1 nội dung.
Tóm lại: Doanh nghiệp nên coi việc gởi email marketing là một cách làm marekting mang tính chiến lược, hiệu quả lâu dài về sau. Và phải kết hợp nhiều kênh marketing khác nhau (vd kết hợp với hình thức SMS marketing, Mobile Marketing, Google Ads…) để đạt được mục đích về marketing cho doanh nghiệp.
Link video hướng dẫn chi tiết: https://www.youtube.com/watch?v=fWrdwT9ADxM
Download file hướng dẫn chi tiết tại đây
Chúc quý khách hàng thành công với chức năng Email Marketing của SugarCRM!
(Ms Thơ Đoàn – CloudGO)
