Phần mềm CRM là gì? Tối ưu hóa chiến lược kinh doanh với phần mềm CRM

Phần mềm CRM là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng và tạo ra mối quan hệ chặt chẽ hơn với họ. Để thành công trong thời đại số hóa ngày nay, việc hiểu rõ "Phần mềm CRM là gì?" và cách tối ưu hóa chiến lược kinh doanh bằng cách sử dụng phần mềm CRM đỉnh cao là vô cùng quan trọng. Hãy cùng CloudGO tìm hiểu: Phần mềm CRM là gì? Lợi ích cũng như các lưu ý khi sử dụng phần mềm CRM để giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất về phần mềm CRM.

Phần mềm CRM là gì?

Phần mềm CRM (Customer Relationship Management) là phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng sao cho hiệu quả, từ họ tên, địa chỉ, số điện thoại, tất cả các thông tin của khách hàng đều được phần mềm CRM quản lý hiệu quả.

Bên cạnh đó, ta còn có thể tích hợp các công nghệ như gọi điện cho khách hàng trên máy tính, gửi email hàng loạt cho khách hàng, nhắn tin quảng cáo, online marketing tất cả đều có thể thao tác trên một phần mềm duy nhất là phần mềm CRM của CloudGO.

Ngày nay, các doanh nghiệp, dù hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực nào: giáo dục, dịch vụ tài chính, viễn thông, bán lẻ, công nghệ cao, bất động sản... đều hiểu rằng thành công chỉ đến khi dịch vụ họ mang lại cho các khách hàng hay đối tác của mình là tốt nhất.

Ứng dụng phần mềm CRM quản lý thông tin khách hàng là biện pháp cần thiết để nâng cấp dịch vụ khách hàng trong mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn ra một giải pháp, phần mềm CRM phù hợp với bản thân doanh nghiệp không dễ dàng, luôn có những thách thức với hầu hết doanh nghiệp; đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Các tính năng của một phần mềm CRM chuyên nghiệp

• Quản lý thông tin khách hàng: Lưu trữ và quản lý thông tin chi tiết về khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, lịch sử mua hàng, ghi chú và các tương tác trước đó.
• Tích hợp kênh liên lạc: Hỗ trợ tích hợp nhiều kênh liên lạc như email, điện thoại, tin nhắn, trang web và mạng xã hội để dễ dàng theo dõi và phản hồi nhanh chóng.
• Tạo và quản lý chiến dịch tiếp thị: Cho phép tạo, theo dõi và quản lý các chiến dịch tiếp thị đa kênh để tăng cường tương tác và tương tác hiệu quả với khách hàng.
• Bán hàng và quản lý đơn hàng: Hỗ trợ quản lý toàn bộ quá trình bán hàng từ việc tạo báo giá, đặt hàng, quản lý hợp đồng đến theo dõi tiến độ giao hàng và thanh toán.
• Quản lý dịch vụ và hỗ trợ khách hàng: Theo dõi yêu cầu hỗ trợ, quản lý phiếu hỗ trợ, lên lịch sửa chữa và cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng.
• Tối ưu hoá quy trình kinh doanh: Cung cấp tính năng tự động hóa các quy trình kinh doanh, giúp tăng năng suất và giảm thiểu lỗi nhân công.
• Báo cáo và phân tích: Cung cấp báo cáo và phân tích dữ liệu để đo lường hiệu quả các hoạt động kinh doanh và định hướng cho quyết định chiến lược.
• Quản lý dữ liệu khách hàng: Bảo vệ và quản lý dữ liệu khách hàng một cách an toàn và tuân thủ quy định bảo mật.
• Tích hợp với ứng dụng khác: Cho phép tích hợp với các ứng dụng khác trong doanh nghiệp như hệ thống kế toán, quản lý kho, email marketing, và nhiều ứng dụng khác.
• Trích xuất dữ liệu: Hỗ trợ xuất dữ liệu dễ dàng và linh hoạt để sử dụng và phân tích bên ngoài phần mềm CRM

<< Xem thêm: 10 lợi ích của CRM đối với doanh nghiệp

Những tính năng này giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tăng cường quan hệ khách hàng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng cường cạnh tranh trên thị trường.

Sự khác biệt giữa 2 loại phần mềm crm: Onpremise và Cloud

Các bước để triển khai phần mềm CRM thành công cho doanh nghiệp

Các bước để triển khai phần mềm CRM thành công cho doanh nghiệp

Bước 1. Xác định mục tiêu triển khai

Trước khi bắt đầu triển khai phần mềm CRM, hãy xác rõ mục tiêu mà bạn muốn đạt được. Xem xét những lợi ích mà phần mềm CRM có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn. Ví dụ như: tăng doanh số, cải thiện quản lý khách hàng hay nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng. Định hình mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn xác định các yếu tố cần thiết và lập kế hoạch triển khai phù hợp và hạn chế rủi ro nhất có thể.

Bước 2. Lựa chọn phần mềm CRM phù hợp

Thị trường hiện nay cung cấp nhiều loại phần mềm CRM với tính năng và giá cả đa dạng. Hãy đánh giá cẩn thận từng loại CRM dựa trên mục tiêu đã định và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Hãy đảm bảo phần mềm bạn chọn tích hợp và tương thích tốt với các hệ thống hiện có trong doanh nghiệp để tối ưu hóa quy trình làm việc. Dưới đây là những yếu tố cần xem xét khi lựa chọn phần mềm CRM phù hợp

Xác định nhu cầu kinh doanh cho doanh nghiệp: Đầu tiên, hãy xác định rõ nhu cầu kinh doanh của bạn. Mục tiêu của việc triển khai CRM là gì? Bạn cần nâng cao hiệu suất bán hàng, tối ưu hóa quản lý khách hàng hay cải thiện tương tác và dịch vụ khách hàng? Hiểu rõ những gì bạn muốn đạt được sẽ giúp bạn tìm ra phần mềm CRM phù hợp.

Tính năng và khả năng mở rộng: Xem xét các tính năng và khả năng của phần mềm CRM. Các tính năng quan trọng như quản lý khách hàng, quản lý tương tác, báo cáo và phân tích dữ liệu phải được ưu tiên. Ngoài ra, hãy xem xét khả năng mở rộng của phần mềm để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

Tích hợp hệ thống: Đánh giá khả năng tích hợp của phần mềm CRM với các hệ thống hiện có trong doanh nghiệp. Phần mềm CRM nên có khả năng kết nối với hệ thống email, trang web, công cụ tiếp thị và các ứng dụng khác để tối ưu hóa quy trình làm việc và tương tác khách hàng.

Giao diện người dùng thân thiện: Vấn đề về giao diện người dùng của phần mềm CRM cần được ưu tiên. Phần mềm crm nên dễ sử dụng, trực quan và linh hoạt để nhân viên trong doanh nghiệp có thể nhanh chóng tiếp cận và sử dụng một cách hiệu quả. Đồng thời, hãy đảm bảo rằng phần mềm cung cấp đầy đủ tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ cho người dùng.

Bảo mật và quản lý dữ liệu: Yếu tố bảo mật của dữ liệu luôn được ưu tiên và đặt lên hàng đầu. Đảm bảo rằng phần mềm CRM tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật và quản lý dữ liệu. Dữ liệu khách hàng là tài sản quý giá của doanh nghiệp, vì vậy hệ thống CRM cần đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin cá nhân của khách hàng.

Giá cả và chi phí triển khai: Cuối cùng, xem xét giá cả và chi phí triển khai của phần mềm CRM. Hãy so sánh giữa các lựa chọn khác nhau và xác định xem phần mềm có phù hợp với ngân sách và nhu cầu của bạn hay không. Hãy chú ý đến cả chi phí triển khai ban đầu và các chi phí duy trì hàng tháng.

• Tham khảo ngay những phần mềm CRM tốt nhất hiện nay

• Xem qua Giá phần mềm CRM

Bước 3. Chuẩn bị dữ liệu và đào tạo nhân viên

Trước khi triển khai, đảm bảo dữ liệu khách hàng hiện có của bạn đã được làm sạch và hoàn chỉnh. Điều này giúp bạn tránh mất thông tin quan trọng và tránh nhập dữ liệu trùng lặp vào hệ thống mới.

Đồng thời, đào tạo nhân viên về việc sử dụng phần mềm CRM một cách hiệu quả cũng rất quan trọng. Một chương trình đào tạo toàn diện sẽ giúp nhân viên hiểu rõ cách sử dụng các tính năng, tận dụng những lợi ích mà CRM mang lại và đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi.

Bước 4. Tùy chỉnh và tích hợp với phần mềm CRM

Để phù hợp với yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, thường cần tùy chỉnh và tích hợp phần mềm CRM vào quy trình làm việc hiện tại. Hãy đảm bảo rằng các trường thông tin, quy trình làm việc và báo cáo đã được tùy chỉnh sao cho phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Đồng thời, tích hợp phần mềm CRM với các hệ thống khác như email marketing, trang web và mạng xã hội sẽ giúp bạn tăng cường tương tác và quản lý khách hàng một cách hiệu quả.

Bước 5. Theo dõi và đánh giá hiệu quả

Cuối cùng, để đảm bảo rằng triển khai CRM của bạn thành công, hãy thiết lập các chỉ số hiệu quả (KPIs) và theo dõi chúng theo thời gian. Xem xét các chỉ số như tăng trưởng doanh số bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng hoặc sự tăng cường tương tác khách hàng để đánh giá hiệu quả của phần mềm CRM. Dựa trên đánh giá này, bạn có thể điều chỉnh và tối ưu hóa chiến lược của mình để đạt được kết quả tốt nhất.

Phần mềm CRM và nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp

Lợi ích của phần mềm CRM

Dưới đây là một số lợi ích của phần mềm CRM giúp doanh nghiệp quản lý và tương tác với khách hàng hiệu quả nhất:

• Quản lý thông tin khách hàng: Phần mềm CRM giúp tổ chức và lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng, bao gồm lịch sử mua hàng, tương tác trước đó, thông tin liên hệ và các thông tin cá nhân khác. Từ đó sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu, sở thích và hành vi của khách hàng, từ đó tạo ra các chiến lược tiếp thị và bán hàng hiệu quả hơn.

• Nâng cao tương tác khách hàng: Để giúp doanh nghiệp tương tác với khách hàng, tạo dựng mối quan hệ và nâng cao độ hài lòng cho khách hàng, việc sử dụng phần mềm CRM là rất cần thiết. Phần mềm crm cho phép doanh nghiệp tạo ra và quản lý các chiến dịch tiếp thị, chăm sóc khách hàng và hỗ trợ khách hàng. Ngoài ra, phần mềm crm còn cung cấp các công cụ để gửi email, tin nhắn, cuộc gọi và tạo lịch hẹn với khách hàng.

• Tối ưu hóa quy trình bán hàng: Phần mềm CRM giúp tổ chức và quản lý quy trình bán hàng từ giai đoạn tiếp cận khách hàng đến hoàn tất giao dịch. Cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ bán hàng, theo dõi khách hàng tiềm năng, xác định các cơ hội bán hàng và phân tích hiệu suất bán hàng. Điều này giúp nâng cao hiệu quả và khả năng dự đoán trong quá trình bán hàng.

• Tối ưu hóa dịch vụ khách hàng: Phần mềm CRM hỗ trợ việc quản lý yêu cầu hỗ trợ và giải quyết khiếu nại từ khách hàng. Nó cho phép doanh nghiệp tạo và theo dõi các yêu cầu hỗ trợ, ghi lại lịch sử tương tác và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Thông qua đó sẽ giúp cho dịch vụ khách hàng được tốt hơn, tăng cường lòng trung thành của khách hàng.

• Phân tích dữ liệu và báo cáo: Phần mềm CRM cung cấp khả năng phân tích dữ liệu và tạo báo cáo tự động về hoạt động doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng các công cụ phân tích tích hợp sẵn, CRM cho phép doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất kinh doanh, đo lường thành công của chiến dịch tiếp thị, tìm ra các xu hướng và mô hình mua hàng của khách hàng, và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.

Top 4 phần mềm CRM phổ biến và được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay

1. Salesforce: Salesforce là một trong những hệ thống CRM hàng đầu thế giới. Với nhiều tính năng mạnh mẽ, nó cung cấp quản lý thông tin khách hàng, quản lý bán hàng, tiếp thị, dịch vụ khách hàng, và tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng bên ngoài. Phần mềm hỗ trợ việc theo dõi và quản lý mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng một cách hiệu quả. Nhờ tích hợp nền tảng CRM mạnh mẽ, nó cho phép theo dõi tiến trình tương tác, lịch sử mua hàng và các thông tin liên hệ khác của khách hàng. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và cải thiện trải nghiệm của khách hàng trong việc tương tác với doanh nghiệp

2. HubSpot CRM: Một trong những điểm mạnh của HubSpot là tính năng quản lý khách hàng. Hệ thống giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin khách hàng một cách dễ dàng và tổ chức chúng một cách hợp lý. Bạn có thể ghi lại chi tiết liên hệ, lịch sử tương tác, ghi chú và các giao dịch quan trọng với khách hàng. Nhờ vào tính năng này, việc theo dõi thông tin về khách hàng trở nên thuận tiện và giúp tạo một hồ sơ đầy đủ và chính xác về mỗi khách hàng.

3. Zoho CRM: Zoho là một hệ thống CRM đa chức năng với các tính năng bán hàng, tiếp thị, dịch vụ khách hàng, tích hợp email, lịch và nhiều tính năng khác. Nó thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

4. CloudGO: Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn là một hệ thống tích hợp thông minh và đáng tin cậy, cung cấp đầy đủ các giải pháp số cần thiết cho các hoạt động tiếp thị, bán hàng, chăm sóc khách hàng và tổ chức vận hành của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả và hiệu suất, tối ưu hóa quy trình kinh doanh và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Tham khảo chi phí của phần mềm CloudGO: Tại đây

• Tham khảo thêm: Chi phí triển khai của 1 phần mềm CRM là bao nhiêu?