Tất cả các chi phí khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài IP

Tổng đài từ lâu đã là một trong những kênh liên hệ phổ biến nhất của doanh nghiệp. Qua quá trình phát triển của công nghệ và kỹ thuật, ngày nay hầu hết các doanh nghiệp đều dần chuyển sang việc sử dụng tổng đài ảo (tổng đài IP) thay thế cho tổng đài vật lý truyền thống.

Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết đến công nghệ tổng đài mới này hoặc vẫn còn lo ngại về chi phí cho việc sử dụng nên chưa thể triển khai cho doanh nghiệp của mình. Bài viết này CloudGO sẽ giúp doanh nghiệp tổng hợp lại tất cả các chi phí khi triển khai một hệ thống tổng đài IP.

Tùy theo quy mô nhân sự, mục đích sử dụng, cơ sở hạ tầng, yêu cầu tính năng,... mà chi phí cho từng hạng mục của các doanh nghiệp có sự khác biệt rất lớn.

1. Chi phí mua đầu số khi sử dụng phần mềm tổng đài

Để sử dụng được tổng đài thì việc đầu tiên doanh nghiệp cần phải trang bị cho mình một đầu số tổng đài. Đầu số hay số hotline chính là “gương mặt” đại diện, điểm tiếp xúc đầu tiên với doanh nghiệp của bạn. Đầu số mà bạn lựa chọn sẽ xuất hiện trên website, Facebook, Email,...và tất cả các ấn phẩm truyền thông đến khách hàng.

Một số loại đầu số trên thị trường hiện nay như:

• Đầu số 1900: thường được dùng cho tổng đài chăm sóc khách hàng, bán hàng, tư vấn,... khách hàng sẽ phải trả phí theo quy định khi gọi vào đầu số 1900.
• Đầu số 1800: đầu số gọi miễn phí khi khách hàng gọi cho doanh nghiệp . Thường dành để doanh nghiệp chăm sóc khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật, các tổ chức hỗ trợ xã hội,...
• Đầu số cố định (024, 028,...): đầu số này có gắn với mã vùng và đáp ứng được nhiều cuộc gọi đồng thời, vừa có thể chăm sóc khách hàng, vừa gọi ra tư vấn và telesales.
• Đầu số di động: là đầu số được đăng ký chuyển đổi thành đầu số SIP để cùng lúc có thể thực hiện và tiếp nhận nhiều cuộc gọi đồng thời, được sử dụng như số tổng đài chăm sóc khách hàng, bán hàng.

2. Chi phí sử dụng phần mềm tổng đài.

Khác với tổng đài truyền thống, tổng đài IP có phần mềm để quản lý và sử dụng. đây là yếu tố quyết định hiệu quả hoạt động của tổng đài. Vậy bạn cần lựa chọn phần mềm với chi phí như thế nào cho phù hợp?

Trên thị trường có nhiều nhà cung cấp phần mềm tổng đài với các mức giá khác nhau. Bảng giá của các doanh nghiệp cũng được niêm yết rõ ràng, đầy đủ thông tin trên website của các nhà cung cấp. Thông thường chi phí phần mềm tổng đài sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố sao:

• Số lượng người dùng: đây là con số ban đầu mà bạn dễ dàng thống kê để làm cơ sở tính toán mức chi phí bạn cần đầu tư. Thông thường các nhà cung cấp rất thoải mái trong việc mở rộng số lượng người dùng nên bạn không cần phải cân nhắc quá kỹ về số lượng người dùng.
• Các tính năng trong hệ thống: các nhà cung cấp thường đưa ra các mức giá cho gói sản phẩm khác nhau dựa trên sự phong phú của tính năng bên trong. Tuỳ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp mà cần lựa chọn những tính năng hợp lý cho hệ thống tổng đài của mình.
• Chi phí bổ sung: các nhà cung cấp phần mềm tổng đài thường có quy định về dung lượng lưu trữ, thời gian lưu trữ các file ghi âm tối đa hay chi phí khi đấu nối API... Bạn cần so sánh nhu cầu của mình với những quy định này để chủ động nắm được các chi phí phát sinh thêm khi nhà cung cấp đưa ra mức phí bổ sung cho yêu cầu vượt quá định của họ.
• Dịch vụ hỗ trợ: Khi hệ thống của bạn đang phục vụ hàng chục đến hàng trăm khách hàng, bạn sẽ luôn mong muốn những sự cố/bảo trì/hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp sớm nhất có thể. Chính vì vậy, các doanh nghiệp có kinh nghiệm luôn sẵn sàng trả mức giá cao hơn cho những nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ tốt trong bảo trì, xử lý sự cố 24/7 thay vì mua phần mềm tổng đài giá rẻ nhưng thời gian xử lý vấn đề kéo dài, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

3. Chi phí phần cứng

Chi phí phần cứng thông thường sẽ bao gồm các chi phí về nền tảng hạ tầng và các thiết bị đầu cuối khi sử dụng phần mềm tổng đài.

Khi sử dụng phần mềm tổng đài trên nền tảng đám mây như phần mềm tổng đài IP, doanh nghiệp sẽ chỉ cần đầu tư các chi phí để mua tai nghe kết nối với máy tính hoặc sử điện thoại IP và phần mềm tổng đài.

Phần mềm tổng đài IP còn đồng bộ hoạt động của tổng đài giữa các nền tảng khác nhau. Nhân viên tổng đài có thể cài đặt ứng dụng trên di động của mình để tiếp nhận và gọi ra cho khách hàng. Đây là giải pháp rất phù hợp với xu hướng làm việc từ xa, giúp tăng hiệu quả làm việc và cắt giảm tối đa các chi phí đầu tư phần cứng cho doanh nghiệp.

4. Cước phí viễn thông hàng tháng.

Cũng giống như sử dụng điện thoại thông thường, doanh nghiệp cũng cần phải chi trả cho cước phí viễn thông hàng tháng của mình.

Cước phí viễn thông không phải vẫn đề lớn với các doanh nghiệp sử dụng đầu số 1900, 1800, hay chỉ để tiếp nhận cuộc gọi vào từ khách hàng. Tuy nhiên, đây là khoản chi phí đáng kể với những doanh nghiệp có nhu cầu gọi ra lớn như telesales, tư vấn, bán hàng, xác nhận đơn hàng… Để tiết kiệm chi phí này doanh nghiệp có thể đăng ký tính năng tự động nhận diện và chuyển đổi đầu số gọi ra ứng với nhà mạng của khách hàng.

Phía trên là 4 loại chi phí mà doanh nghiệp cần phải quan tâm khi muốn triển khai một hệ thống tổng đài IP cho doanh nghiệp của mình. Hy vọng CloudGO đã phần nào giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này và lập được cho mình kế hoạch triển khai một hệ thống tổng đài IP phù hợp nhất.

Để tìm hiểu thêm về các tính năng và bảng giá chi tiết về việc triển khai hệ thống tổng đài Ip bạn có thể xem thêm tại: Giải pháp CloudGO + Tổng đài IP.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ với CloudGO qua số Hotline: 1900 29 29 90 để được tư vấn và hỗ trợ sớm nhất.