Tầm quan trọng của đào tạo trong giải pháp CRM

Giải pháp phần mềm CRM - Tầm quan trọng của đào tạo

Hãy tưởng tượng bạn mua 1 chiếc xe hơi trước khi có bằng lái, sau đó bạn ngồi phía sau vô lăng và cố tìm ra cách để bạn và chiếc xe về nhà. Chắc chắn bạn sẽ thất bại với ý tưởng đó, mua xe trước khi học lái xe và mang nó về nhà. Không chỉ vậy, bạn có thể sẽ gặp tai nạn vì tông vào xe của người khác, hoặc 1 bức tường, hoặc người đi đường với mật độ dày đặc như ở Việt Nam. Sẽ là 1 tổn thất lớn đối với bạn. Vấn đề là làm cách nào để học lái xe trước khi mua xe. Bạn có tiền nhưng chưa hẳn bạn đã làm chủ được mọi thứ.

Điều này tương tự với việc học hay điều hành một hệ thống. Bạn cần được đào tạo một cách bài bản trước khi được “thả tự do” trên một thiết bị, hệ thống tốn kém, những máy móc tinh vi, hoặc các chương trình phần mềm phức tạp và tốn tiền. Không có sự khác nhau khi ta nói đến ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng (CRM),chẳng hạn như phân hệ CRM của phần mềm ERP của Oracle hay SAP, phần mềm vtiger CRM, SugarCRM hay các hệ thống khác sẽ là không đủ nếu chỉ việc bỏ ra một vài tiếng đồng hồ với một người nào đó hiểu tường tận về hệ thống và giải pháp CRM.

Đào tạo nhân viên cũng quan trong không kém việc triển khai CRM

Nhân viên của bạn cần phải được đào tạo dựa vào nhu cầu và cũng như nghiệp vụ chăm sóc và quản lý khách hàng. Dĩ nhiên, sẽ có một chuẩn chung ở một chừng mực nào đó, nhưng chắc rằng nhân viên của bạn cần phải được đào tạo để đáp ứng được yêu cầu từ phía công ty và từ phía hệ thống.

Có thể điều này có nghĩa họ sẽ không được đào tạo 1 vài tính năng của hệ thống CRM. Lý do chính là do công ty của bạn không yêu cầu sử cho module nào đó của hệ thống CRM, và dĩ nhiên việc đào tạo cho họ hiểu rõ và sử dụng các module đó là không thực sự cần thiết và là một sự lãng phí thời gian từ phía họ và phía công ty cung cấp giải pháp CRM.

Bạn sẽ có được một giải pháp CRM phù hợp với công ty của mình khi bạn đã có trong tay một kế hoạch thích hợp để triển khai giải pháp CRM. Đại loại là bạn cần phải có những câu hỏi để nội bộ công ty tham gia trả lời và làm rõ các vấn đề trước khi định nghĩa và tạo ra chiến lược CRM để áp dụng phần mềm CRM và giải pháp của nó vào mô hình hoạt động của công ty. Những câu hỏi này có thể liên quan đến lý do như sản phẩm của công ty, đối tượng khách hàng, đối thủ cạnh tranh, và các nỗ lực tiếp thị hiện hành có mang lại hiệu quả…

Bước tiếp theo để đảm bảo một phần việc đào tạo sử dụng phần mềm quản lý là tìm một công ty tư vấn CRM tốt. Họ sẽ phân tích cẩn thận các nhu cầu của công ty bạn, họ cũng sẽ dự kiến và phát hiện ra các quy trình liên quan đến doanh số bán hàng và hoạt động tiếp thị của công ty bạn.

Bất kỳ một công ty tư vấn CRM tốt nào cũng phải làm rõ các yêu cầu của doanh nghiệp một cách chính xác, từ đó họ sẽ lập ra các kế hoạch, chiến lược cũng như tùy chỉnh lại phần mềm nhằm đạt được kết quả tốt trong quá trình đào tạo giải pháp phần mềm CRM cho doanh nghiệp. Một khi nhà cung cấp giải pháp, phần mềm CRM được trang bị các thông tin chuẩn xác và phù hợp thì họ có thể đưa ra một chương trình đào tạo cũng như tùy chỉnh sản phần phần mềm CRM sao cho phù hợp với doanh nghiệp như đã trình bày ở trên.

Việc này vô cùng quan trong trong giai đoạn thu thập thông tin, để đảm bảo rằng mọi thứ được đảm bảo chạy đúng, và trùng khớp dữ liệu từ phía doanh nghiệp và giải pháp CRM. Cho dù phần mềm CRM hoàn toàn có thể tùy chỉnh để phù hợp với dữ liệu khách hàng ngay tức thời, nhưng cũng cần phải làm rõ mọi thông tin. Sự phối hợp là điều không thể thiếu trong quá trình triển khai giải pháp và phần mềm quản lý khách hàng. Sẽ có một lợi thế rất lớn sau khi giai đoạn thu thập thông tin và xử lý thông tin hoàn tất. Nó cho phép chúng tôi đào tạo nhân viên của bạn trên một dữ liệu thực, và một môi trường phần mềm CRM thực sự, sẽ dễ dàng hơn cho việc tiếp nhận thông tin với những dữ liệu khách hàng đã có từ trước đó. Mọi thứ sẽ giống như việc ôn tập lại bài cũ.

Nhân viên tham gia đào tạo sử dụng phần mềm CRM sẽ chỉ sử dụng 4 tiếng làm việc/1 ngày của mình để truyền đạt và hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM bao gồm các ứng dụng dựa trên nền tảng WEB hay FORM thay vì phải đào tạo cả ngày. Điều này là hợp lý vì chúng tôi cũng nghiên cứu và hiểu được chiều sâu của giải pháp và sự chú ý của nhân viên công ty. Việc đào tào sẽ khó khăn nếu kéo dài 3 hoặc 4 tiếng đồng hồ, sự chú ý và tập trung sẽ tỉ lệ nghịch với độ dài thời gian trong 1 buổi tư vấn đào tạo. Một đơn vị triển khai CRM tốt là một đơn vị hiểu việc truyền đạt ngắn gọn, dễ hiểu, lôi cuốn sẽ làm cho thông tin trở nên có giá trị và được giữ lại theo cách này.

Bất kỳ công ty tư vấn giải pháp có kinh nghiệm nào khi tiến hành đào tạo, họ sẽ biết cách, và cẩn thận quan sát tất cả các nhân viên trong khi họ đang được đào tạo, và do đó có thể cung cấp cho bạn những lời khuyên giá trị như cần thiết để tiếp tục đào tạo nữa hay không, nhằm giảm thiểu chi phí đào tạo cho doanh nghiệp bạn.