8 Cách Phần Mềm CRM Giúp Bạn Cắt Giảm Chi Phí Kinh Doanh

Kinh doanh hiệu quả hơn với phần mềm CRM

Phần mềm CRM có thể giúp bạn số hóa công việc và cắt giảm chi phí cho văn phòng của mình. Dù đã sử dụng mạng xã hội cho công việc kinh doanh trực tuyến, chúng tôi vẫn đang lãng phí rất nhiều giấy. Theo một nghiên cứu gần đây, 58% các văn phòng ở Châu Âu thích trữ giấy để sử dụng hơn là lưu dữ liệu trong một hệ thống kĩ thuật số, và 2% trong tổng số các doanh nghiệp không có bất kì thiết bị công nghệ nào để lưu trữ những thông tin liên hệ với khách hàng.

CRM là như thế nào?

Làm cách nào các doanh nghiệp có thể tạo ra được những dịch vụ vượt trội và những khách hàng trung thành khi mà phải dành thời gian và tiền bạc để quản lí giấy tờ? Việc quản lí dữ liệu số giúp bạn:

• Cải thiện quy trình kinh doanh thông qua việc truy cập và tìm kiếm thông tin nhanh chóng hơn.
• Đưa ra những quyết định tốt hơn qua việc truy cập thông tin cần thiết nhanh và chính xác.
• Cung cấp dịch vụ tốt hơn vì những thông tin liên quan có thể được cập nhật dễ dàng.
• Nhân viên của bạn sẽ tốn ít thời gian hơn cho việc tìm kiếm thông tin.
• Chi phí kinh doanh giảm xuống, khả năng cung cấp những phản ứng chính xác, đúng lúc và minh bạch tăng lên.
• Tiết kiệm chi phí từ việc sử dụng, lưu trữ, thu hồi và xử lí những hồ sơ giấy.

Tất cả mọi sự thay đổi đều bắt nguồn từ một con người, và tôi muốn chia sẻ 8 lời khuyên để bạn có thể quản lí công việc hằng ngày một cách hiệu quả hơn thông qua công nghệ.

Tôi thích bàn làm việc của mình gọn gàng và một ngày làm việc có kế hoạch. Tôi đã mất nhiều năm để nhận ra rằng điều này sẽ giúp tôi làm việc hiệu quả hơn. Tôi cũng hạn chế gây căng thẳng cho nhân viên để giúp làm giảm áp lực công việc. Trong suốt nhiều năm, tôi đã nghĩ mình có một hệ thống hoạt động khá tốt chỉ dựa trên việc quản lí giấy tờ. Năm 2008, tôi bắt đầu xây dựng hệ thống CRM và điều này đã thay đổi cuộc đời tôi mãi mãi. Hệ thống này giúp tôi lên kế hoạch quản lí ngày làm việc của mình một cách hiệu quả.

>>> Xem thêm: Top 10 lợi ích của CRM cho nhiều đối tượng phòng ban trong doanh nghiệp

8 Cách Phần Mềm CRM Giúp Bạn Cắt Giảm Chi Phí Kinh Doanh

1. Lên kế hoạch trước các công việc và hoạt động của bạn

Khi bạn có quá nhiều việc để làm, bạn không thể làm tất cả chỉ trong một lần. Với CRM, bạn có thể ngồi trước Nhật kí làm việc và lên kế hoạch cho các công việc khác nhau vào bất kì lúc nào. Bạn cũng có thể phân thứ tự ưu tiên cho từng công việc và giữ một vài chỗ trống cho những trường hợp khẩn cấp hay những công việc đột xuất.

2. Nhập vào tất cả mọi thứ

Nhật kí công việc chỉ là một công cụ tốt nếu được sử dụng một cách hiệu quả và được cập nhật liên tục. Hãy nhập vào Nhật kí công việc mọi thứ, từ việc đặt hoa cho sinh nhật một đồng nghiệp đến cuộc họp quản lí. Điều này không chỉ giúp ích cho bạn, mà nó còn cung cấp cho các đồng nghiệp của bạn một cái nhìn tổng quan về công việc trong 1 ngày hoặc 1 tuần. Hãy nhớ giữ những công việc mang tính chất riêng tư chỉ hiển thị cho một mình bạn.

3. Tránh sử dụng nút “Print”

Thực sự bạn cần in ra những gì? Tất nhiên câu trả lời có thể phụ thuộc về vai trò mà bạn đang nắm giữ. Nhưng hầu hết chúng ta không cần quá nhiều giấy. Bạn hoàn toàn có thể lưu trữ tài liệu, công việc và thư từ trong một thư mục dự án trong CRM.

4. Chia sẻ điện tử

Kết hợp CRM và một vài công cụ khác để chia sẻ dữ liệu và email, như vậy tất cả thông tin của bạn đã được lưu trữ ở một nơi có thể dễ dàng theo dõi. Thêm vào đó, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, ví dụ như thời gian gửi email cho các thành viên trong nhóm, và làm giảm nguy cơ một thông điệp quan trọng có thể bị thất lạc giữa hàng trăm những email khác. Nếu bạn cũng làm việc trong ngành đồ họa giống tôi, hãy yêu cầu các đối tác và đồng nghiệp của mình sử dụng cùng một hệ thống.

>>> Tham khảo thêm về: HIỆU QUẢ LÀM VIỆC ĐẾN 99,99% VỚI PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG CRM

5. Sử dụng các Template (mẫu văn bản) điện tử

Nhiều doanh nghiệp tốn nhiều thời gian để làm các Template cá nhân cho việc chào hàng, các mẫu quảng cáo, những lời mời công việc… Do đó nếu bạn làm một thư viện các Template điện tử có sẵn cho công ty mình, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tiền bạc. Mỗi nhân viên có thể tập trung vào công việc ban đầu của họ và không phải mất thời gian “phát minh” các mẫu email mới. Một lợi ích khác là bạn có thể đảm bảo được tính thống nhất cách sử dụng ngôn từ trong các mẫu văn bản/email gửi ra ngoài để phù hợp với định hướng công ty.

6. Báo Cáo

Bạn đã cảm thấy mệt mỏi với việc ngồi hàng giờ làm việc với những file Excel chưa? Thời buổi này tất cả mọi người đều phải làm việc với 110% hiệu suất, sau đó phải chứng minh kết quả làm việc của mình cho ban giám đốc. Để làm được điều này bạn cần phải lấy dữ liệu từ rất nhiều nguồn khác nhau, ví dụ, doanh số theo tháng/quý hoặc tỷ lệ mở thư Emarketing. Với CRM, bạn có thể biết được doanh số của mình và tất cả thông tin cần thiết đều nằm trong hệ thống.

7. Thông tin khách hàng tiềm năng

Bạn đã bao giờ sử dụng bộ máy tìm kiếm để tìm thông tin liên lạc của một công ty hoặc truy cập một trang web để tìm một cá nhân đã liên hệ? Khi doanh nghiệp không có một danh bạ hoặc một cơ sở dữ liệu nhân viên, bạn sẽ rất khó khăn để tìm thấy những thông tin chính xác. Có phải bạn nghĩ rằng tất cả các địa chỉ liên lạc quan trọng đều đã được lưu trên điện thoại di động? Hãy nhập mọi dữ liệu về công ty và các liên hệ cá nhân vào một hệ thống tập trung và bạn sẽ được hưởng lợi từ nó. Trong một hệ thống CRM, bạn có thể tìm kiếm tất cả mọi thông tin. Ví dụ như bạn có một địa chỉ email, bạn có thể tìm thấy email đó trong hệ thống và ngược lại, nếu bạn cần địa email của một khách hàng đã liên hệ, bạn cũng có thể tìm kiếm trong hệ thống. Mọi thông tin đều ở cùng một nơi.

8. Danh sách gửi thư

Có phải bạn đang mua danh sách khách hàng tiềm năng từ các nhà cung cấp bên ngoài không? Tôi khuyên bạn nên bắt đầu tự mình xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng để về lâu dài bạn có thể sở hữu một hệ thống khách hàng có nhu cầu rẻ hơn, hiệu quả hơn, chất lượng hơn. Thêm nút “Đăng ký” và những câu kêu gọi hành động (call-to-action) trên trang web của bạn, có được những người đăng kí thông qua blog hoặc các kênh truyền thông xã hội, hoặc thu thập email tại các sự kiện cộng đồng. Và tất nhiên bạn sẽ thêm các địa chỉ liên lạc cá nhân này vào cơ sở dữ liệu CRM để sau này bạn có thể lựa chọn một danh sách phù hợp để gửi thư trực tiếp.

• Tìm hiểu ngay: Tại Sao Mọi Doanh Nghiệp Vừa & Nhỏ Đều Cần Đến Phần Mềm CRM

Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp bạn có giảm đáng kể từ khi có phần mềm CRM không? Hoặc bạn đã đạt được những lợi ích gì khác?

Tác giả: Camilla Graue/SuperOffice