CRM cho giáo dục - Phần mềm hỗ trợ quản lý thông tin hiệu quả

CRM - Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng, hiện nay không đơn thuần chỉ phù hợp với các doanh nghiệp bán các sản phẩm/dịch vụ B2B hay B2C. Mà còn ứng dụng được cho cả giáo dục. Nhưng hiện tại nhiều cơ sở giáo dục vẫn chưa quyết định đầu từ vào phần mềm này, do còn lo ngại, mơ hồ về lợi ích của nó. Hãy cùng CloudGO tìm hiểu những ứng dụng của CRM cho giáo dục dưới đây!

Tình hình hiện tại của lĩnh vực giáo dục trong quản lý thông tin

Ngành giáo dục hiện đang chịu sự biến đổi đáng kể do sự tiến triển nhanh chóng của công nghệ và sự đa dạng ngày càng gia tăng trong mô hình học tập. Đồng thời, lượng lớn thông tin từ học viên và hệ thống giáo dục đặt ra những thách thức lớn về quản lý và hiệu quả sử dụng thông tin:

Đa dạng hóa mô hình giáo dục

Với sự xuất hiện của các hình thức học tập trực tuyến, đào tạo nghề, và các mô hình giáo dục linh hoạt, ngành giáo dục ngày nay trở nên đa dạng hóa hơn bao giờ hết. Từ đó, đặt ra những thách thức lớn về việc quản lý thông tin trong bối cảnh mỗi mô hình đòi hỏi các yêu cầu riêng biệt.

Mô hình học trực tuyến khá phổ biến hiện nay

Yêu cầu cao về tương tác và thông tin cá nhân

Học viên ngày nay không chỉ đơn thuần là người học, mà họ là những khách hàng đòi hỏi trải nghiệm tương tác cá nhân hóa. Việc này tạo ra áp lực không nhỏ trong quản lý bảo mật thông tin. Đồng thời cung cấp được trải nghiệm cá nhân hóa đáp ứng kỳ vọng của mỗi cá nhân.

Thách thức lớn về quản lý thông tin

Với sự đa dạng và sự phức tạp ngày càng tăng, việc quản lý thông tin đúng cách trở nên khó khăn. Thiếu một hệ thống quản lý mối quan hệ (CRM) hiệu quả có thể dẫn đến mất mát thông tin quan trọng, làm suy giảm chất lượng tư vấn và hỗ trợ. Cũng như gây khó khăn trong việc đánh giá và theo dõi hiệu suất của các chiến lược giáo dục.

Công nghệ đã len lỏi trong mọi ngách của xã hội, ảnh hưởng đến sự phát triển của giáo dục đương thời. Đòi hỏi, bắt buộc các cơ sở giáo dục phải thay đổi để thích nghi với sự tiên tiến ấy. Nếu như cứ đứng yên, giữ phong cách truyền thống thì có thể sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển, ươm mầm cho thế hệ trẻ tương lai của đất nước.

>>> Xem thêm: Lựa chọn phương án triển khai CRM: nên THUÊ, MUA hay TỰ PHÁT TRIỂN?

Phần mềm CRM giúp nhà trường quản lý những gì?

Để đối mặt với những biến đổi đầy thách thức này, sự hỗ trợ từ một hệ thống CRM cho giáo dục trở thành chìa khóa để mở ra cánh cửa với cái nhìn toàn diện về thông tin trong lĩnh vực này. Phần mềm Quản lý CRM giúp cho các trung tâm, nhà trường có thể:

04 ứng dụng của CRM cho giáo dục

Thu thập và lưu trữ thông tin người học trên cùng hệ thống

CRM giúp trung tâm vừa thu thập thông tin đa kênh, vừa lưu trữ tất cả dữ liệu: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, Gmail, … tập trung trên cùng hệ thống. Đồng thời có thể thống kê chi tiết nguồn học viên đã đăng ký vào.

Trong các chiến dịch thu hút học viên trên nhiều kênh như website, Facebook, Google, Coccoc,.. Nhờ triển khai CRM cho giáo dục, nhà quản lý có thể phân tích số lượng đăng ký và mức độ quan tâm cụ thể từ mỗi nguồn. Điều này giúp họ hiểu rõ hơn về hiệu suất của từng chiến dịch và đưa ra quyết định thông minh về cách thức thu hút học viên hiệu quả.

CRM cho giáo dục không chỉ giúp nhà quản lý đánh giá tỷ lệ khai thác khách hàng tiềm năng, mà còn hỗ trợ trong việc trả lời nhiều câu hỏi về các kênh thu hút học viên. Đồng thời, nó tạo ra một nền tảng lưu trữ dữ liệu tập trung, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định thông minh dựa trên dữ liệu chính xác và đầy đủ từ mọi phía của tổ chức.

Chăm sóc, duy trì mối quan hệ trong và sau khóa học

Doanh nghiệp cần duy trì mối quan hệ tích cực với các đối tượng khách hàng nhằm chuyển họ thành học viên tiềm năng cho tổ chức. Việc này đòi hỏi sự hiểu rõ về nhu cầu của khách hàng để xây dựng kịch bản kết nối thường xuyên.

Sử dụng các công cụ marketing tự động như SMS brandname hay Email marketing tích hợp trên CRM, doanh nghiệp có thể tạo ra các kịch bản chăm sóc cá nhân hóa cho từng học viên. Ví dụ, hệ thống có thể tự động gửi lời chúc mừng vào ngày sinh nhật của học viên.

Ngoài ra, với việc tích hợp nền tảng đa kênh, CRM cho phép các cơ sở giáo dục có thể tương tác kịp thời với học viên của mình. Người học có thể tiếp cận nhanh chóng, được giải đáp thắc mắc qua kênh liên lạc nào tiện nhất. Việc này giúp nâng cao trải nghiệm tốt hơn và củng cố mối quan hệ giữa cơ sở giáo dục và người học.

Quản lý học viên, cán bộ giảng viên, tư vấn viên ở trường, trung tâm

Hệ thống thông tin CRM không chỉ cung cấp chức năng quản lý giáo viên, học viên, khóa học, và chương trình học, mà còn tích hợp ứng dụng quản lý CRM trên điện thoại để mang lại sự thuận tiện trong việc theo dõi đối với học viên, phụ huynh và giáo viên.

Đồng thời, CRM cho giáo dục có khả năng theo dõi và phân tích chỉ số học viên, cũng như đánh giá mức độ hiệu quả của từng bộ phận. Những thông tin này giúp nhà quản lý xem xét và đề xuất các biện pháp cải thiện phù hợp. Thông qua việc lưu trữ lịch sử hoạt động tư vấn của các tư vấn viên, nhà quản lý có thể theo dõi và nâng cao quá trình tư vấn một cách hiệu quả hơn.

Mặt khác, các hoạt động của bộ phận tư vấn cũng được thống kê và sắp xếp, tránh bỏ sót hay sai sót trong các công việc. Giúp các cơ sở giáo dục tăng cường khả năng quản lý và theo dõi hiệu suất công việc của nhân viên. Từ đó nhằm đảm bảo rằng mọi hoạt động đều diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Thống kê, báo cáo vấn đề thu chi, học phí

Đối với CRM cho giáo dục, phần mềm sẽ hỗ trợ trong việc phân tích, cũng như thống kê báo cáo các tình hình thu chi theo các giai đoạn cụ thể. Nó không chỉ thống kê chi tiết về các chiến lược và cơ hội để tăng cường hiệu suất bán hàng, mà còn làm rõ những nguyên nhân đằng sau sự sụt giảm trong doanh thu.

Các thông tin về thu chi và công nợ được tổ chức một cách có hệ thống, đồng thời cung cấp nhắc nhở để tránh việc vượt quá hạn mức thanh toán. Quản lý đơn giá, học phí và các giao dịch thu chi phát sinh đồng thời trở nên dễ dàng hơn khi sử dụng phần mềm CRM.

Điều này giúp doanh nghiệp duy trì sự kiểm soát chặt chẽ và đồng thời giảm thiểu rủi ro liên quan đến quản lý tài chính, mang lại sự linh hoạt và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.

Có thể thấy được những lợi ích của CRM dành cho lĩnh vực giáo dục là rất nhiều, vừa thu thập thông tin, lưu trữ và tạo mối quan hệ bền vững với khách hàng.

>>> Tìm hiểu thêm: So sánh CRM và ERP : sự khác biệt giữa 2 giải pháp

CloudPRO - Giải pháp chuyên sâu theo ngành nghề giáo dục

CloudPRO - Giải pháp CRM chuyên sâu theo ngành với nhiều sản phẩm dành riêng cho các trung tâm ngoại ngữ, viện đào tạo. Giúp quản lý kết nối, tương tác, chăm sóc học viên hiệu quả từ việc tạo ra quy trình chăm sóc tự động trên cùng một hệ thống như:

• CloudEMS - CRM cho các trung tâm dạy ngoại ngữ

• CloudEIC - Giải pháp CRM cho trung tâm tư vấn du học nước ngoài

• CloudUNI - Ứng dụng CRM cho tư vấn tuyển sinh của các Trường, các Trung tâm

CloudPRO - Một giải pháp CRM cho ngành giáo dục

Phần mềm tích hợp các tính năng CRM cho giáo dục đầy đủ gồm:

• Quản lý đăng ký học: Quản lý đầu vào, sắp xếp theo trình độ; quản lý học thử; quản lý quá trình chăm sóc, tư vấn, ngành học, chỉ tiêu tuyển sinh, tổ hợp điểm, …

• Quản lý giáo vụ, học phí: Quản lý và tổ chức lớp học; tổ chức xếp lớp - xếp lịch; quản lý chương trình đào tạo, lịch học, lịch dạy; quản lý kỳ thi, kết quả thi; quản lý giáo viên; quản lý đơn giá, học phí, công nợ; …

• Báo cáo: Báo cáo kinh doanh; vấn đề thu - chi; báo cáo hiệu quả chiến dịch

• Kết nối đa kênh: Website, Zalo OA, … đồng bộ dữ liệu học sinh về CRM. Ngoài ra, người dùng có thể nhập dữ liệu hàng loạt từ các file excel lên hệ thống phần mềm. Đồng thời phân quyền bảo mật dữ liệu học sinh tối đa cho nhà trường. Gắn ticket phân nhóm học sinh/sinh viên/học viên theo các tiêu chí khác nhau. Cung cấp chân dung người học toàn diện, dễ dàng theo dõi.

• …

CloudPRO có chính sách 14 ngày dùng thử miễn phí để có thể trải nghiệm trọn bộ tính năng dành cho Trung tâm ngoại ngữ, du học và tư vấn tuyển sinh. Liên hệ ngay hotline 1900 29 29 90 để được tư vấn chi tiết.

Các trường học và tổ chức giáo dục đã ứng dụng thành công các sản phẩm của CloudGO

Với 13 năm triển khai CRM cho các doanh nghiệp đa lĩnh vực, ngành nghề, CloudGO cũng đã triển khai cho rất nhiều trường đại học, trung tâm giáo dục, và nhận được nhiều feedback chất lượng từ các cơ sở. Có thể kể đến như:

Phòng Chăm sóc khách hàng - Đại học Kinh tế TPHCM

Ngày 28/10/2020, Phòng Chăm sóc và hỗ trợ người học (DSA) của Trường Đại học Kinh tế TPHCM được thành lập theo Quyết định số 2889/QĐ-ĐHKT-QTNNL của Hiệu trưởng Trường. Phòng Chăm sóc và hỗ trợ này được sáp nhập lại bởi các phòng: Công tác chính trị, bộ phận Hỗ trợ sinh viên và một số đầu việc của mảng Công tác sinh viên của Trường.

DSA là mô hình đầu tiên trong hệ thống đại học công lập Việt Nam tập trung phục vụ và chăm sóc người học.

CloudGO đã triển khai CRM cho phòng CSKH của Trường Đại học Kinh tế TPHCM

Nhận thấy sự phát triển của công nghệ, cũng như cần có phần mềm hỗ trợ trong quá trình tư vấn, chăm sóc sinh viên, DSA đã tìm đến CloudGO để triển khai CRM cho giáo dục.

CloudGO đã giúp Phòng CSKH của UEH tiếp cận và chăm sóc sinh viên của mình từ đa kênh: Zalo, Facebook, Website, Tổng đài, … hoặc sinh viên đến gặp tư vấn trực tiếp. Đồng thời, công ty cũng triển khai tự động hóa các hoạt động tuyển sinh một số quy trình như:

• Bước 1: Ghi danh

• Bước 2: Kiểm tra theo trình tự số lượng đầu vào

• Bước 3: Thông báo đến phụ huynh

• Bước 4: Nhập học theo trình tự

Ngoài ra, cũng tổng hợp và cập nhật đầy đủ các báo cáo cho công tác tuyển sinh và quản lý sinh viên như: Quản lý số lượng sinh viên đã đăng ký, số lượng sinh viên cần tư vấn hay số lượng sinh viên đã trúng tuyển, … Email Marketing của CloudGO hỗ trợ DSA cá nhân hóa nội dung, quản lý chiến dịch và báo cáo thống kê.

Áp dụng phần mềm CRM của CloudGO đã giúp DSA của UEH tiết kiệm được nguồn nhân lực, thời gian và giảm thiểu chi phí.

>>> Tham khảo ngay: Phần mềm CRM khó không? Cách thức triển khai CRM đơn giản

Công ty Táo Vàng Toàn Cầu

Công ty được sáng lập bởi Kỷ lục gia thế giới Trần Quốc Phúc. Công ty đặt dưới sự chỉ đạo của Trung ương Hội Kỷ lục gia VN, Tổ chức Kỷ lục Việt Nam và Tổ chức Kỷ lục VN toàn cầu. Tập đoàn Táo Vàng Toàn Cầu được sáng lập với sứ mệnh: Nâng cao chất lượng cuộc sống cho người Việt trên toàn cầu. Để thực hiện sứ mệnh này, công ty đã thực hiện nhiều dự án cả online lẫn offline cho mọi người tiếp cận.

Công ty Táo Vàng Toàn Cầu cũng sử dụng phần mềm CRM của CloudGO

Trước khi sử dụng sản phẩm của CloudGO, Công ty Táo Vàng đã sử dụng một số phần mềm như: Pushsale, Pancake, Bitrix24, Ladiflow… nhưng vẫn chưa giải quyết được vấn đề. Công ty muốn có một giải pháp CRM cho giáo dục hỗ trợ marketing và CSKH qua đa kênh như Website, Email, Facebook, Zalo, Telesales, … Cũng như quản lý học viên, khóa học, học phí nhằm tối ưu hoạt động quản trị của mình.

CloudGO đã triển khai giải pháp cho Táo Vàng, giải quyết các thách thức chính trong hoạt động kinh doanh như sau:

• Quảng cáo và Tiếp thị: Quản lý chiến dịch quảng cáo và tiếp thị, cung cấp thống kê hiệu suất chi tiết để đánh giá và cải thiện hiệu quả các chiến dịch.

• Chăm sóc Khách hàng: Hệ thống giúp thu thập và lưu trữ phản hồi từ học viên, hỗ trợ xác định nhu cầu và ý kiến để định rõ hướng phát triển và nâng cao chất lượng dịch vụ.

• Quản lý Bán hàng: Tích hợp quản lý khóa học đa dạng. Sau khi học viên đồng ý tham gia khóa học, hệ thống tự động xử lý đăng ký, tạo hóa đơn thanh toán, và ghi danh học viên vào khóa học tương ứng.

POLY English

POLY English, một hệ thống Anh ngữ được đầu tư 100% từ nước ngoài, là thành viên của tổ chức KOREAPOLYSCHOOL - đơn vị giáo dục hàng đầu tại Hàn Quốc từ năm 1999.

Trong hơn 20 năm, POLY English đã triển khai chương trình giảng dạy theo mô hình Bắc Mỹ (Common Core Standards),mang đến nền tảng tiếng Anh vững vàng cho hàng nghìn học sinh châu Á, giúp họ thành công trong các kỳ thi quốc tế như Cambridge YLE, TOEFL iBT, IELTS, …

Triển khai CRM giáo dục cho POLY English

Khi chưa sử dụng giải pháp CRM cho giáo dục với CloudGO, POLY đã xây dựng hệ thống quản lý giáo vụ và học tập. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu mở rộng và tối ưu hóa quản lý doanh nghiệp, họ đã chuyển đến giải pháp quản lý khách hàng CloudGO - Một bộ giải pháp chuyển đổi số linh hoạt cho trung tâm ngoại ngữ.

Giải pháp CloudGO trong lĩnh vực marketing giúp POLY tự động hóa công cụ tiếp thị, quản lý và đánh giá chiến dịch. Với tích hợp đa kênh, trung tâm có thể liên kết với website, landing page, Zalo, Facebook, tổng đài, và Mautic.

Trong quá trình tích hợp, dữ liệu khách hàng được đồng bộ, phân loại và chuẩn hóa nhanh chóng, tạo nên tập dữ liệu chất lượng để hỗ trợ quá trình bán hàng và chăm sóc khách hàng. Hệ thống còn hỗ trợ lưu trữ giai đoạn chăm sóc, giúp nhân viên đưa ra quyết định và cung cấp phương pháp chăm sóc phù hợp.

Với phương châm đặt giá trị cốt lõi: Chân thành & Nhiệt tình; Tinh gọn & Tốc độ; Sáng tạo & Khác biệt; Đoàn kết & Cống hiến lên hàng đầu, CloudGO luôn cố gắng phát triển phần mềm, điều chỉnh thích hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đem lại trải nghiệm khách hàng hiệu quả, chất lượng khi sử dụng phần mềm CRM cho lĩnh vực giáo dục.

>>> Xem thêm: 9 tiêu chí lựa chọn phần mềm CRM cho doanh nghiệp

Tạm kết

Nhà trường có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, theo sát quá trình học của học sinh/sinh viên. Tạo nên một môi trường học tập hiện đại, chuyên nghiệp hơn bao giờ hết khi ứng dụng CRM cho giáo dục. Phần mềm sẽ góp phần đóng vai trò quan trọng trong quản lý hệ thống và nâng cao chất lượng cơ sở giáo dục đào tạo.