Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng với phần mềm CRM cho tuyển dụng nhân sự

Thấy rõ ràng rằng việc sử dụng CRM cho tuyển dụng nhân sự có thể giúp chúng ta theo dõi và quản lý mối quan hệ với ứng viên một cách hiệu quả hơn. Thay vì phải tiếp xúc với từng ứng viên thông qua email hay điện thoại một cách riêng lẻ, chúng ta có thể tự động hóa quy trình này thông qua CRM, giúp tiết kiệm thời gian và tập trung vào các ứng viên tiềm năng hơn.

Khó khăn mảng tuyển dụng nhân sự đang gặp phải

Thử tưởng tượng, một nhân viên bộ phận tuyển dụng - nhân sự điển hình sẽ như thế nào?

Ngập lụt trong cả đống CV ứng viên, các cuộc gọi, email, lịch hẹn và hàng tá nhiệm vụ hành chính liên quan tới chính sách tuyển dụng? Luôn bù đầu thống kê và tính toán để có bản báo cáo định kỳ gửi cho cấp trên? Hằng ngày bận bịu giải quyết các thắc mắc, khiếu nại về thiếu sót hồ sơ hoặc liên hệ sai đối tượng?

Những khó khăn của bộ phận tuyển dụng nhân sự

Hàng trăm đơn ứng tuyển và dữ liệu ứng viên vốn cần tiêu tốn một bộ nhớ khủng, vậy những nhân viên HR làm sao có thể quản lý thủ công? Công việc đó sẽ rất tốn thời gian, gây ra căng thẳng và những rắc rối phức tạp.

Công tác tuyển dụng của doanh nghiệp làm dịch vụ tuyển dụng thường gặp các vấn đề nhức nhối như:

• Thông tin CV lưu trữ phân tán gây khó khăn và tốn nhiều thời gian tìm ứng viên phù hợp

• Không có công cụ theo dõi nhắc nhở tình trạng tuyển dụng

• Thống kê, báo cáo thủ công tốn nhiều thời gian, số liệu không được chính xác.

• Tốn nhiều thời gian cho việc format lại CV của ứng viên để gửi cho nhà tuyển dụng.

• Thông tin khách hàng và ứng viên không được bảo mật dễ bị thất thoát

Chưa cần đến quy mô nhân sự ở mức vài trăm hay hàng nghìn, ngay cả các công ty vừa và nhỏ cũng gặp phải các trường hợp như vậy.

Điều đó đã tạo ra nhu cầu thiết yếu về một công cụ giúp tự động hoá các tác vụ thủ công để dữ liệu luôn đầy đủ, chính xác và đúng quy trình, đồng thời nhân viên có thể tập trung làm những nhiệm vụ khó khăn hơn.

Tầm quan trọng của CRM trong tuyển dụng nhân sự

CRM (Customer Relationship Management) không chỉ đơn thuần là một công cụ quản lý quan hệ khách hàng, mà còn có thể áp dụng vào quá trình tuyển dụng nhân sự. Bằng cách sử dụng CRM một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, làm tăng hiệu suất làm việc cũng như hiệu quả của chiến lược tuyển dụng nhân sự.

Lợi ích của CRM cho tuyển dụng nhân sự

Việc áp dụng phần mềm CRM trong tuyển dụng nhân sự mang lại nhiều lợi ích mà không phải ai cũng biết đến. Có thể kể đến:

• Tạo ra trải nghiệm ứng viên tốt hơn: Việc sử dụng CRM cung cấp cơ hội tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho ứng viên, từ khâu tìm kiếm thông tin, đến quá trình nộp đơn và tiếp xúc với doanh nghiệp tuyển dụng.

• Tăng cường tương tác và đồng thuận: CRM giúp cải thiện quá trình tương tác, đầu ra và việc đồng thuận giữa các bộ phận liên quan trong quá trình tuyển dụng nhân sự.

• Phân tích hiệu quả tuyển dụng: Tích hợp các công cụ phân tích, đánh giá giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của quy trình tuyển dụng nhân sự.

Quy trình CRM cho tuyển dụng nhân sự

Quy trình CRM cho lĩnh vực tuyển dụng nhân sự

Cập nhật thông tin khách hàng

• Thống kê khách hàng theo khu vực

• Thống kê khách hàng theo loại

• Thống kê khách hàng theo tình trạng

• Thống kế khách hàng theo lĩnh vực

Cập nhật thông tin yêu cầu tuyển dụng

• Lựa chọn ứng viên tự động: chương trình sẽ tự động map ứng viên vào theo những tiêu chí có sẵn

• Lựa chọn ứng viên thủ công

• Tiến hành phỏng vấn ứng viên với danh sách đã được chọn

• Nếu ứng viên đạt yêu cầu: cập nhật và chuyển trạng thái ứng viên sau đó chuyển sang

• Ứng viên không đạt yêu cầu thì cập nhật thông tin ứng viên và lưu trữ hồ sơ cho lần tuyển dụng tiếp theo.

• Báo cáo thống kê

Cập nhật công nợ theo dõi tiến độ hợp đồng

• Công nợ theo tư vấn viên

• Công nợ theo khách hàng

• Cuộc gọi bởi khách hàng

• Email cho khách hàng

• Ghi chú về khách hàng

• Lịch làm việc với khách hàng

Cập nhật thông tin ứng viên

• Xúc tiến các hoạt động chăm sóc như : Email, SMS, Call.

• Thống kê ứng viên theo keywords

• Thống kê ứng viên theo chức vụ

• Thống kê ứng viên theo tình trạng

Lựa chọn đầu việc tự động: chương trình sẽ tự động map đầu việc vào theo những tiêu chí có sẵn.

Lựa chọn đầu việc thủ công: Người quản lý xác nhận lại đầu việc

Các ví dụ và giải pháp thực tế

1. Ví dụ: Công ty Công ty Cổ phần L&A áp dụng CRM vào quy trình tuyển dụng và đạt được kết quả tốt đẹp. Giải pháp: Tích hợp hệ thống CRM đa nhiệm vụ cung cấp thông tin cần thiết và tạo ra quy trình tuyển dụng trơn tru, minh bạch.

2. Ví dụ: Công ty Công ty Alphabetalent - Recruitment and HR Consultant tận dụng CRM để cải thiện trải nghiệm ứng viên. Giải pháp: Tối ưu hóa quá trình gửi thông tin, lịch trình và tương tác với ứng viên qua hệ thống CRM.

3. Ví dụ: Doanh nghiệp CÔNG TY CP tư vấn và đào tạo nghiệp vụ ngân hàng BTC sử dụng CRM để phân tích hiệu quả tuyển dụng. Giải pháp: Sử dụng các báo cáo và công cụ phân tích CRM để đánh giá hiệu quả của chiến lược tuyển dụng nhân sự và điều chỉnh từ đó.

Dưới đây là bảng thống kê minh họa về hiệu quả của việc áp dụng CRM trong quá trình tuyển dụng nhân sự:

Tính năng đề xuất của CloudGO CRM cho Tuyển dụng nhân sự

Một số tính năng của CRM mà CloudGO CRM đề xuất cho tuyển dụng như sau:

Những tính năng của CRM cho tuyển dụng nhân sự

THÔNG TIN ỨNG VIÊN

• Giúp quản lý và phân loại thông tin ứng viên trên một hệ thống, hỗ trợ truy xuất data nhanh chóng.

• Hệ thống giúp cập nhật tất cả các thông tin về hoạt động của chăm sóc ứng viên của công ty..

• Giúp truy vấn tất cả lịch sử của công ty với ứng viên như đã gửi CV của ứng viên những nhà tuyển dụng nào? Đánh giá về ứng viên của nhà tuyển dụng, đã apply vào nhà tuyển dụng nào…

• Đảm bảo về bảo mật thông tin ứng viên qua tính năng phân quyền truy cập dữ liệu.

QUẢN LÝ TUYỂN DỤNG (JOB ORDER)

• Quản lý và theo dõi tình trạng tuyển dụng: đã gửi bao nhiêu CV cho nhà tuyển dụng, bao nhiêu CV được phỏng vấn, bao nhiêu được apply.

• Ngoài ra hệ thống còn tích hợp thuật toán tự động tìm ra được các ứng viên phù với yêu cầu tuyển dụng như số năm kinh nghiệm, vị trí đã từng làm, nơi làm việc mong muốn, mức lương mong muốn…

QUẢN LÝ NHÀ TUYỂN DỤNG (KHÁCH HÀNG)

• Giúp quản lý và phân loại thông tin khách hàng trên một hệ thống, hỗ trợ truy xuất data nhanh chóng.

• Hệ thống giúp cập nhật tất cả các thông tin về hoạt động của chăm sóc khách hàng của công ty. Hỗ trợ quản lý quan hệ khách hàng và cung cấp thông tin được xuyên suốt giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức.

• Giúp truy vấn lịch sử của tất cả các giao dịch (yêu cầu tuyển dụng) liên quan đến khách hàng. Từ đó, tiết kiệm thời gian trong theo dõi yêu cầu của khách hàng, thống kê, báo cáo doanh số, nâng cao năng suất và giảm chi phí.

• Đảm bảo về bảo mật thông tin khách hàng qua tính năng phân quyền truy cập dữ liệu.

BÁO CÁO THỐNG KÊ

• Báo cáo tình hình kinh doanh như doanh thu theo nguồn, doanh thu theo tháng, doanh thu theo nhân viên

• Báo hoạt động tuyển dụng

• Báo cáo hoạt động tổng hợp của consultant như số lượng CV gửi cho nhà tuyển dụng, số lượng CV được phỏng vấn, số lượng CV đã tuyển thành công, doanh thu mang về ..

Một số câu hỏi về CRM cho tuyển dụng nhân sự

1. CRM có thể được tích hợp với các hệ thống tuyển dụng nhân sự hiện có không?

Có, nhiều hệ thống CRM có khả năng tích hợp với các hệ thống tuyển dụng thông dụng khác.

2. Lợi ích chính của việc sử dụng CRM trong tuyển dụng nhân sự là gì?

Tận dụng CRM trong tuyển dụng giúp cải thiện trải nghiệm ứng viên, tăng cường tương tác và đồng thuận giữa các bộ phận tuyển dụng.

3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của quy trình tuyển dụng sử dụng CRM?

Đánh giá hiệu quả có thể thông qua việc sử dụng các báo cáo và công cụ phân tích tích hợp trong CRM.

4. Có nên đầu tư vào CRM cho tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ không?

Dù kích thước doanh nghiệp, việc áp dụng CRM trong tuyển dụng nhân sự mang lại nhiều lợi ích mà đáng đầu tư.

5. Có thể sử dụng CRM trong mục tiêu tuyển dụng nhân sự và xây dựng quy trình tuyển dụng hiệu quả không?

Có, CRM có thể tối ưu hoá quy trình tuyển dụng và quản lý thông tin ứng viên một cách cụ thể và hiệu quả.

Với những thông tin trên đây, hy vọng rằng bạn đã có cái nhìn sâu hơn về việc áp dụng CRM cho tuyển dụng nhân sự và có thể từ đó tối ưu quy trình tuyển dụng của mình một cách thông minh và hiệu quả nhất. Chúng tôi luôn đồng hành và hỗ trợ bạn trong việc tiến bộ và phát triển kinh doanh. Nếu cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay. Cảm ơn bạn đã theo dõi và chúc bạn thành công!

Nguồn trích dẫn:

Dưới đây là một số trích dẫn từ các nguồn uy tín về việc áp dụng CRM trong tuyển dụng nhân sự:

1. "30 phần mềm CRM tốt nhất năm 2024 để thu hút nhân tài." - People Managing People (đường link: https://peoplemanagingpeople.com/tools/best-recruiting-crm)

2. "Bạn nên dành số vốn ban đầu của mình cho CRM tuyển dụng nhân sự" - Davidsongray (đường link: https://www.davidsongray.co.uk/how-to-choose-a-recruitment-crm)

3. "Tất tần tật về CRM tuyển dụng" - Go hire (đường link: https://gohire.io/hr-terms-glossary/recruitment-crm)