10 Ứng dụng AI trong công việc nâng cao hiệu suất phổ biến nhất năm 2025

Trong bối cảnh chuyển đổi số phát triển nhanh chóng, trí tuệ nhân tạo (AI) đang trở thành công cụ giúp nâng cao hiệu suất nhờ ứng dụng vào trong công việc. Theo báo cáo nghiên cứu từ Ngân hàng Dự trữ Liên bang St. Louis cho thấy người lao động sử dụng AI tiết kiệm trung bình 5.4% thời gian làm việc mỗi tuần, tương đương khoảng 2.2 giờ. AI không chỉ hỗ trợ tìm kiếm thông tin và phân tích dữ liệu mà còn giúp tự động hóa các quy trình, tối ưu hóa quản lý thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc nhóm….

Bài viết này sẽ giới thiệu 10 ứng dụng AI để trong công việc phổ biến nhất năm 2025, phù hợp cho từng đầu mục công việc, giúp bạn nâng cao hiệu suất một cách tối ưu nhất.

1. Ứng dụng AI để quản lý công việc cá nhân và tập thể

Quản lý công việc bằng phương pháp thủ công truyền thống thường dẫn đến tình trạng quên nhiệm vụ quan trọng hoặc tiến độ chậm, gây ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả công việc. Đã từng có rất nhiều người gặp khó khăn trong công việc theo dõi tiến độ và phân tích công việc, đặc biệt trong môi trường làm việc nhóm phức tạp.

Tuy nhiên, cũng có không ít người tiết kiệm được kha khá thời gian kể từ khí tích hợp AI. Chúng giúp giải quyết các công thức này bằng cách tự động phân loại và ưu tiên nhiệm vụ theo mức độ quan trọng, nhắc nhở thời hạn và phân công công việc hợp lý, tối ưu hóa quản lý thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc nhóm đáng kể.

Một số phần mềm như Asana AI thì sẽ có khả năng tự động phân loại nhiệm vụ và những điểm nghẽn được mong đợi trong dự án hay Trello AI có thể hỗ trợ tổ chức thông tin và mẹo cải thiện quy trình làm việc cho tập thể.

Quản lý công việc cá nhân và tập thể bằng AI sẽ thúc đẩy tiến độ công việc tốt hơn

2. Ứng dụng AI để phân tích báo cáo tài chính

Trong thực tế, việc tổng hợp và phân tích dữ liệu tài chính thủ công thường dẫn đến sai sót và tiêu tốn rất nhiều thời gian do nhân viên kế toán phải đối mặt với khối lượng lớn dữ liệu phức tạp, gây mệt mỏi và nhầm lẫn trong quá trình xử lý. AI giải quyết vấn đề này bằng cách tăng độ chính xác trong phân tích dữ liệu tài chính, tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực nhân sự, đồng thời cải thiện khả năng dự báo và ra quyết định tài chính một cách khoa học.

Các công cụ như Power BI với tính năng AI tích hợp giúp tạo báo cáo trực quan và phân tích xu hướng tự động, Tableau hỗ trợ phân tích dữ liệu phức tạp với thuật toán machine learning, và Zoho Analytics cung cấp giải pháp phân tích tài chính toàn diện cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Bộ phận kế toán nên ứng dụng AI trong việc phân tích báo cáo tài chính để chính xác hơn

3. Ứng dụng AI để tra cứu thông tin nội bộ

Đối với các bộ phận như kế toán hay nhân sự, tìm kiếm thông tin cần thiết trong hệ thống tài liệu nội bộ phức tạp là công việc tiêu tốn rất nhiều thời gian mà đôi khi còn xảy ra sai sót. Từ đó cũng giảm đáng kể năng suất làm việc và ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên.

Nhưng nếu biết cách ứng dụng AI vào quá trình này, nhân viên sẽ dễ tìm kiếm và tóm tắt thông tin nội bộ một cách nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ trả lời câu hỏi ngay lập tức, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc một cách đáng kể.

Để tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong việc tra cứu, phần mềm Notion AI cho phép tìm kiếm thông minh trong cơ sở dữ liệu và tự động tóm tắt nội dung, còn Microsoft Copilot sẽ giúp tích hợp sâu vào hệ sinh thái Office để hỗ trợ xử lý thông tin toàn diện.

Việc tra cứu thông tin nội bộ sẽ chóng hơn nếu các bộ phận ứng dụng AI

4. Ứng dụng AI vào chăm sóc khách hàng

Bộ phận chăm sóc khách hàng trong nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam thường quá tải với số lượng lớn yêu cầu và thắc mắc từ khách hàng, tạo áp lực lớn cho đội ngũ nhân viên khác và với chính bản thân họ. Điều này có thể khiến việc phản hồi chậm trễ và không nhất quán, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm khách hàng và uy tín thương hiệu của doanh nghiệp.

AI mang lại giải pháp hiệu quả bằng cách tự động trả lời các câu hỏi thường gặp một cách chính xác, phân tích cảm xúc khách hàng qua các kênh giao tiếp và đề xuất giải pháp phù hợp, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và giảm tải đáng kể cho bộ phận hỗ trợ. Không dừng lại ở đó, một số công nghệ AI hiện đại còn có thể tự động tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng. Phối hợp với các hệ thống nội bộ của doanh nghiệp như CRM, để phân công cho nhân viên xử lý và phản hồi tự động cho khách hàng tình trạng xử lý thông qua đa kênh.

Hiện nay có 1 số công cụ AI cung cấp chatbot phản hồi thông minh, phân tích tình cảm khách hàng, hỗ trợ tự động hóa hành trình khách hàng như Zendesk AI, Intercom hoặc Chat GPT.

Sự hài lòng khách hàng được tăng cao do tận dụng được tính năng của AI

5. Ứng dụng AI khi ghi chép nội dung cuộc gọi

Việc ghi chép nội dung cuộc gọi bằng tay nếu không tập trung cao độ sẽ dễ xảy ra tình trạng thiếu thông tin quan trọng và khó khăn trong công việc hoàn thành toàn bộ cuộc thảo luận. Ngoài ra cũng sẽ có khó khăn trong việc lưu trữ, tổ chức và chia sẻ cuộc họp thông tin một cách hiệu quả với các thành viên trong nhóm.

Ngày nay, khi AI đã cách mạng hóa quá trình này bằng cách tự động ghi âm, tóm tắt nội dung cuộc gọi và chuyển đổi giọng nói thành văn bản thì độ chính xác cũng cao hơn, giúp dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ thông tin, đồng thời giảm bớt nhiều sai sót hơn.

Một số phần mềm như Otter, Firefly… đều có khả năng phiên âm thời gian thực và tạo tự động tóm tắt với khả năng nhận dạng người nói, phổ biến cuộc gọi video nền tảng và cung cấp phân tích về cuộc họp.

Các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian khi AI hỗ trợ ghi chép cuộc gọi

6. Ứng dụng AI để theo dõi dự án và phân bổ công việc

Để 1 dự án hiệu quả, đúng tiến độ thì xác định mục tiêu chính xác và phân bổ công việc hợp lý là yêu cầu cơ bản. Tuy nhiên, khi quản lý dự án bằng phương pháp thủ công thường dẫn đến tình trạng tiến độ chậm và phân bổ nguồn lực không hiệu quả, gây lãng phí thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Người quản lý dự án thường gặp khó khăn trong công việc theo dõi tiến độ thời gian thực và phân tích công việc bổ sung phù hợp với năng lực của từng thành viên trong nhóm.

Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp hoặc người quản lý có thể thử ứng dụng AI để theo dõi tiến trình dự án một cách chi tiết, phân bổ nguồn năng lượng tối ưu và dự đoán rủi ro tiềm ẩn. Từ đó dự án có thể sẽ hoàn thành đúng hạn và đạt hiệu quả cao nhất.

Monday.com hay ClickUp là 2 trong những phần mềm có ​​tính năng tích hợp AI cung cấp bảng thông tin thông tin và phân tích dự đoán cho quản lý dự án, tự động hóa phân công nhiệm vụ và theo dõi thời gian, giúp phân bổ khối lượng công việc tối ưu.

AI có thể hoàn thành tốt trong việc theo dõi và phân bổ công việc nếu ứng dụng đúng

7. Ứng dụng AI để phân tích văn bản

Ngoài các email, báo cáo, hợp đồng thì những thông tin cá nhân hay phản hồi của khách hàng là những văn bản cần có đủ kỹ năng và chuyên môn để phân tích chuẩn xác. Nhưng rất ít người có thể hoàn thành số lượng lớn tài liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng do tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức. Họ thường bị bỏ qua thông tin quan trọng, thiếu thời gian để hiểu sâu nội dung hoặc đánh giá cảm xúc, ngữ cảnh.

Vì thế, việc ứng dụng AI là giải pháp tối ưu nhất hiện nay. Chúng vận hành bằng cách giúp tóm tắt, phân loại văn bản một cách thông minh, phân tích cảm xúc và tìm ra các thông tin chi tiết quan trọng, giúp tiết kiệm đến 60% thời gian đọc và xử lý văn bản.

Nổi bật là công cụ Chat GPT với khả năng tóm tắt và phân tích văn bản với độ chính xác cao hoặc có MonkeyLearn cũng được xem chuyên gia về phân tích văn bản và phân tích tình cảm. Ngoài ra cũng có IBM Watson NLP mang lại giải pháp cấp doanh nghiệp cho việc xử lý ngôn ngữ tự nhiên phức tạp.

AI ngày nay được tối ưu NLP nên phân tích văn bản cũng được trau chuốt hơn

8. Ứng dụng AI vào lên lịch làm việc

Trong quá trình làm việc, nếu không có kế hoạch tối ưu lịch trình thì chắc chắn sẽ dẫn đến lịch công việc bị xung đột, mất thời gian điều chỉnh. Đôi khi cũng có thể gây sót những việc ưu tiên hoặc nhầm lẫn deadline.

Mem AI, Notion AI là những phần mềm có thể giải quyết những vấn đề này bằng cách tự động dò lịch miễn phí của các bên liên quan để đề xuất thời gian tối ưu nhất cho tất cả mọi người, mẹo cần làm dựa trên thời hạn và mức độ ưu tiên, đồng thời đề xuất sắp xếp lịch trình thông minh giữa công việc và nghỉ ngơi.

Ứng dụng AI để lên lịch làm việc sẽ hạn chế việc sót task hoặc trễ hạn

9. Ứng dụng AI để tóm tắt nội dung cuộc họp

Theo lối hoạt động truyền thống của các doanh nghiệp, trong mỗi cuộc họp thường có 1 thư ký với nhiệm vụ ghi chép và tóm tắt nội dung cuộc họp. Tuy nhiên, nếu có quá nhiều cuộc họp diễn ra liên tiếp, thư ký khó có thể đáp ứng hoặc dễ quên nội dung cuộc thi quan trọng, tốn nhiều thời gian để viết bản tóm tắt chi tiết. Điều này dẫn đến tình trạng dễ quên công việc được giao, thiếu thứ tự sắp xếp ưu tiên xóa hoặc lặp lại các tác vụ không cần thiết, ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể của công việc.

Thế nên, AI mang lại giải pháp toàn diện bằng cách ghi âm hoặc ghi chú cuộc họp tự động, tóm tắt nội dung chính xác và dễ hiểu cho tất cả thành viên. Các doanh nghiệp có thể tham khảo các phần mềm như Otter, Firefly, Fathom hay Sembly để trải nghiệm các tính năng tuyệt vời cho công cuộc tóm tắt nội dung cuộc họp.

AI sẽ tóm tắt nội dung cuộc họp nhanh chóng hơn cách truyền thống

10. Ứng dụng AI để tra soát số liệu ký duyệt online trong doanh nghiệp

Quy trình ký duyệt tài liệu yêu cầu phải kiểm tra thủ công và xác thực thông tin một cách tỉ mỉ. Nhưng nếu mãi áp dụng tra soát theo cách truyền thống sẽ dễ dẫn đến lỗi trong quá trình kiểm tra, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ công việc và hiệu quả hoạt động tổng thể. Khi ứng dụng AI vào việc tra soát, nó sẽ giúp người triển khai tối ưu bằng cách tự động kiểm tra tính hợp lệ của tài liệu, xác thực chữ ký điện tử và phát hiện gian lận, đảm bảo quy trình diễn ra nhanh chóng và an toàn tuyệt đối.

Bạn có thể tham khảo phần mềm DocuSign AI do có khả năng xác thực chữ ký thông minh và phát hiện bất thường trong tài liệu. Trong khi đó, phần mềm Adobe Sign sẽ tích hợp AI giúp tự động hóa quy trình phê duyệt và đảm bảo tính bảo mật cao cho các giao dịch quan trọng.

Các doanh nghiệp ứng dụng AI để tra soát số liệu ký duyệt sẽ tiết kiệm thời gian hơn

Ngày nay, AI đã trở thành một phần không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại, mang lại những giải pháp tối ưu cho hầu hết các thách thức trong quản lý công việc. Xu hướng ứng dụng AI trongvào quản lý công việc không chỉ là một lựa chọn mà đã trở thành nhu cầu tất yếu để doanh nghiệp và cá nhân duy trì khả năng cạnh tranh trong thời đại số. Hãy bắt đầu thử nghiệm ít nhất 1-2 công cụ AI được đề cập trong bài viết này để trải nghiệm sự khác biệt và nâng cao hiệu suất công việc của bạn ngay hôm nay.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Địa chỉ: Số 13 Đường 37 - Vạn Phúc City, P. Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, TP. HCM
• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/
• Map: https://www.google.com/maps?cid=16122953290831912914